GESTIONE PROTOCOLLO INFORMATICO D.P.R. 445 / 2000

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1 GESTIONE PROTOCOLLO INFORMATICO D.P.R. 445 / 2000 Lo Studio K S.r.l. offre un prodotto in grado di soddisfare con estrema flessibilità quanto previsto dal quadro normativo vigente in materia di Protocollo Informatico. Grazie ad un completo sistema di gestione autorizzazioni all accesso unito all assenza di vincoli inerenti il numero di postazioni utilizzabili, si presta ad essere uno strumento utilizzabile sia da Enti di piccole dimensioni che da Enti di medie dimensioni, indipendentemente dal modello organizzativo adottato (centralizzato, parzialmente o interamente decentrato). La struttura modulare del Software permette ad ogni Ente di scegliere il gradi di completezza d uso sulla base del proprio livello di informatizzazione Tabelle Tabelle Titolario Sottoclassi Massimario di scarto Pianta organica Tipo documenti Tipo spedizione Masrio di Procedimenti Amministrativi Gestione Scadenze, Iter e Stato Pratiche Movimento Uffici Registri Particolari Fascicolazione Stampe Registri Etichette Prospetti Elenchi... Protocollo Gestione Documenti Ordinanze Firma Digitale Decisioni Interne Interlocutori Allegati Annotazioni Legami Atti Presa in carico Posta Elettronica Protocollo Nucleo Minimo Registrazione, classificazione, fascicolazione, assegnazione degli atti; ricerche, stampe, registri, distinte; Posta Elettronica, Registri Particolari, Tabelle storicizzate Gestione documenti Memorizzazione degli allegati informatici prodotti con i più diffusi strumenti di office-automation ed acquisizione ottica documenti tramite scanner Firma Digitale Integrazione coi dispositivi di Firma Digitale; verifica della validità delle firme degli atti ricevuti via PEC; interoperabilità tra Pubbliche Amministrazioni Workflow Gestione dell iter completo delle pratiche Riconoscimento Barcode Acquisizione Ottica con riconoscimento Codice a Barre Protocollo d Emergenza Gestione informatizzata del Registro d Emergenza Progetto Doc Area Totale conformità al progetto Hammingbird della regione Emilia Romagna Progetto B2-Toscana Certificazione al progetto E-Toscana della regione Toscana TCS Total Consulting System S.r.l. Via Erminia Frezzolini, ROMA Tel / Fax pag. 1

2 Le stampe principali Stampa Registro Protocollo Stampa Accompagnatoria Stampa Registro Movimenti Stampa Distinta Postale Stampa Log di protocollazione Stampe Statistiche Stampa Indice dei Fascicoli Stampa Fascicoli Stampa etichetta indirizzo destinatari Stampa etichetta di segnatura Stampa ricevuta Stampa Risultati di ogni ricerca Elenco atti in scadenza Tutte le stampe sono facilmente personalizzabili in autonomia dall operatore, poiché prodotte con strumenti flessibili e di uso comune quali Microsoft Word o Open Office Pubblicazione dei protocolli in Internet, con accesso da parte dei cittadini accreditati IL PROTOCOLLO INFORMATICO NUCLEO MINIMO Un efficace sistema di gestione dei permessi, consente di definire per ciascun operatore le modalità di lavoro all interno della procedura ed i diritti di accesso ai dati, nel rispetto della legge sulla Privacy. Parte integrante di questo sistema è la pianta organica, una struttura che permette di memorizzare l organigramma dell ente coi suoi settori, uffici, dipendenti e di storicizzare i cambiamenti che lo stesso assume nel corso del tempo. Ugualmente storicizzabili sono le tabelle del Titolario e quelle ad esso correlate (massimario di scarto, fascicoli, sottoclassi). Gli archivi sono strutturati in modo che l utente possa eseguire ricerche parametriche su tutti i campi gestiti, rendendo la ricerca stessa uno strumento estremamente efficace. Le tabelle principali Titolario compresivo di categorie, classi, sottoclassi e massimario di scarto (possibilità di importazione automatica dell ultimo titolario ANCI) Indice dei fascicoli Pianta organica storicizzata Interlocutori (possibilità di aggiornamento automatico coi dati pubblicati sull IPA) Tipologia di documenti Tipologia di corrispondenza Codici liberi di raggruppamento Oggetti tipo Oltre ai dati del Protocollo Generale, il pacchetto consente di gestire un numero illimitato di registri particolari, completi di stampe e ricerche, che possono essere sia correlati che svincolati dall archivio Protocollo Poniamo in evidenza a titolo di esempio il registro delle Ordinanze e il Registro delle Decisioni Interne Collegamento Anagrafe La gestione del protocollo permette la completa manutenzione di tutta la corrispondenza di un ente. Per mezzo di una maschera di caricamento estremamente intuitiva, l operatore è guidato nella protocollazione degli atti, nella loro classificazione, fascicolazione e assegnazione agli uffici di competenza, nonché nell inserimento di ulteriori informazioni aggiuntive a seconda del grado di informatizzazione dell ente. Per consentire l utilizzo funzionale della procedura in relazione alle reali esigenze dell Ente è data la possibilità di decidere autonomamente, operatore per operatore, il tipo di dettaglio della maschera di caricamento del protocollo con cui si desidera lavorare, consentendo all utente di omettere informazioni per lui superflue. Tutte le modalità di lavoro garantiscono in ogni caso l aderenza alle caratteristiche minime richieste dal legislatore e forniscono le funzionalità tecniche atte a ottimizzarne la gestione. TCS Total Consulting System S.r.l. Via Erminia Frezzolini, ROMA Tel / Fax pag. 2

3 LA GESTIONE DEI DOCUMENTI Il modulo Gestione Documenti, completamente integrato con le funzionalità standard dell applicativo, permette di memorizzare un numero illimitato di documenti per ogni singolo protocollo, nei formati elettronici più diffusi sul mercato (TIF, JPG, GIF, BMP, PCX, DOC RTF, XLS, PDF-A, HTML, ASCII, PKCS#7 per i documenti firmati). E comunque possibile memorizzare qualsiasi tipologia di file, aggiungendo nelle impostazioni parametriche del programma il nuovo formato, indicando il relativi programma di consultazione. Per la digitalizzazione dei documenti prevenuti in forma cartacea, è prevista la gestione automatica dello scanner in modalità Twain, ultile all acquisizione della copia del documento nel formato multipagina TIFF. A garanzia dell integrità di ciascun allegato inserito nel protocollo, sia esso nativo informatico, sia esso copia digitalizzata di un originale cartaceo, la procedura all atto della registrazione definitiva del numero di protocollo, calcola l impronta digitale per ciascun singolo file associato al singolo numero. Esempio di un documento acquisito da scanner. Nella fase di consultazione di un singolo atto, è possibile visualizzare ed eventualmente stampare tutti i documenti ad esso allegati. Un apposito motore di ricerca parametrico, consente l individuazione degli atti e la loro visualizzazione sulla base delle differenti chiavi di aggregazione previste (es:numero protocollo, Data, Interlocutore, Ufficio Interessato, Tipologia documento, Tipologia corrispondenza, Firmatario, Classificazione, Fascicolo). La visualizzazione del risultato della ricerca mediante struttura ad albero, rende estremamente semplice l accesso al contenuto dell atto, sia per quanto riguarda gli estremi di registrazione, sia per i files allegati. Oltre agli strumenti di ricerca sopra descritti utili agli operatori per una facile individuazione e consultazione degli atti di propria competenza, è prevista all interno del Software Protocollo Informatico la funzione di distribuzione posta protocollata tramite individuale. Ciascun utente potrà ricevere direttamente sulla propria casella di posta elettronica un messaggio contenente sia gli estremi dell atto a lui destinato, sia copia degli allegati ad esso associati, abbattendo di fatto i tempi di distribuzione della posta in arrivo e rendendo non vincolante l uso della procedura per la ricerca dei documenti a loro destinati. Esempio di ricerca tramite la tipica visualizzazione ad albero; ogni singolo documento può essere visualizzato con un doppio click sull icona specifica TCS Total Consulting System S.r.l. Via Erminia Frezzolini, ROMA Tel / Fax pag. 3

4 LA FIRMA DIGITALE Il software è in grado supportare tutte le funzionalità utili alla gestione della Firma Digitale. Unitamente al modulo Gestione Documenti, il modulo Firma Digitale è elemento indispensabile all applicazione per quanto previsto dalla normativa riguardante l Interoperabilità tra Pubbliche Amministrazioni. Il modulo non permette solo di apporre la firma sui documenti, l eventuale controfirma e/o marca temporale, ma verifica la validità della firma posta sui documenti pervenuti tramite PEC. Da ogni postazione di lavoro gli utenti possono sottoscrivere Cos è la Firma Digitale? i propri documenti prima o durante la protocollazione, in La firma digitale è l equivalente completa autonomia. Gli operatori ai quali non è stato elettronico di una firma apposta su carta installato il programma di protocollo, potranno comunque e ne assume lo stesso valore legale. La sottoscrizione digitale è l unico sistema sottoscrivere i propri documenti direttamente dalla loro per attribuire validità giuridica a un postazione e inviarli, già firmati, all ufficio protocollo, che documento informatico, poiché ne provvederà alla loro registrazione. certifica la provenienza, l integrità, E prevista anche un utility che raccoglie in un apposito l autenticità e la non riproducibilità archivio diversi documenti da firmare, in modo che a ogni sottoscrittore vengano proposti in cascata tutti i documenti di sua competenza per l apposizione della firma: si tratta di un valido strumento utilizzato soprattutto da quei firmatari che devono sottoscrivere molti documenti predisposti da altri, come il sindaco o il segretario comunale. Il protocollo gestisce al suo interno l invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica certificata in modo del tutto automatico e nel rispetto delle specifiche tecniche che la normativa ha dettato in materia d Interoperabilità tra Pubbliche Amministrazioni. La postazione centrale del Protocollo Informatico potrà così effettuare con estrema facilità sia lo scarico della posta in ingresso sia l invio dei documenti protocollati in uscita che transitano tramite la Casella di Posta Istituzionale dell Ente. Il programma di gestione della posta effettua in automatico tutti i controlli di conformità sia per quella in uscita che per quella in entrata (presenza dell allegato firmato, controllo della validità della firma, presenza del file di Esempio della composizione di un protocollo inviato via PEC: il messaggio è formato da vari allegati e da una serie di ricevute prodotte sia dai gestori PEC sia dal sistema di protocollo dell Ente ricevente segnatura e verifica della conformità dello stesso alla legge, creazione di eventuali messaggi di Eccezione, Conferma, Aggiornamento, Annullamento, ecc ). Esiste inoltre un sistema di archiviazione di tutte le ricevute prodotte dai gestori della PEC e dei messaggi generati dal sistema di protocollo ricevente (interoperabilità) Cos è la Marca Temporale? La marca temporale è un certificato elettronico che associata data e ora a un documento informatico. Serve a dimostrare che la sottoscrizione è avvenuta durante il periodo di validità della firma stessa. TCS Total Consulting System S.r.l. Via Erminia Frezzolini, ROMA Tel / Fax pag. 4

5 RICONSCIMENTO BARCODE A completamento dell acquisizione ottica presente nel modulo Gestione Documenti, è stata prevista una funzione che permette la scannerizzazione del documento mediante il riconoscimento di un codice a barre stampato sull etichetta di segnatura dell Atto protocollato e applicata sull originale. Questa possibilità consente all operatore del Protocollo Informatico, nei casi di particolare afflusso di persone allo sportello, di registrare velocemente la documentazione presentata, provvedendo poi all acquisizione dei documenti originali, in un unica soluzione e non documento per documento. Le etichette, per produrre le quali si consiglia una stampante a trasferimento termico, riportano sia il codice a barre, sia i dati di registrazione protocollo (denominazione dell Ente, numero e anno di protocollo, eventuale classificazione) e possono essere utilizzate in alternativa al classico timbro ad impatto per la segnatura dell Atto PROTOCOLLO D EMERGENZA Non appena il Protocollo Informatico sarà nuovamente utilizzabile, sarà possibile riversarvi tutti i documenti registrati in emergenza, grazie ad una procedura completamente automatica. Come prescritto dalla normativa infatti, al ripristino del sistema è obbligatorio riportare nel Registro Generale tutti i documenti gestiti in emergenza, indicando anche il numero assegnato all Atto in emergenza. Svolgere manualmente questa fase espone di fatto a rischi di eccessivo accumulo di attività. Nel caso in cui, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo nella sua interezza, l Ente è tenuto ad utilizzare un Registro d Emergenza che può essere cartaceo o informatico (Art.63 DPR 445/2000) Studio K mette a disposizione dei propri clienti il Registro d Emergenza Informatico: si tratta di una procedura installabile su qualsiasi computer delll Ente su cui registrare non solo le informazioni minime necessarie alla registrazione di un atto, tutti gli estremi previsti dalla legge nel caso si verifichi una sospensione del servizio (causa; data e ora di inizio dell'interruzione; data ed ora del ripristino della funzionalità del sistema). E possibile per ciascuna giornata nella quale si è manifestata l emergenza, produrre un registro con il numero totale delle registrazioni. TCS Total Consulting System S.r.l. Via Erminia Frezzolini, ROMA Tel / Fax pag. 5

6 WORKFLOW Il Workflow Management è la disciplina che studia come automatizzare i processi aziendali al fine di garantire un maggior controllo sui singoli procedimenti. Il modulo Workflow definisce, per ogni atto registrato a protocollo, la tipologia del procedimento ad esso associato, l iter procedurale che deve seguire e la descrizione dettagliata delle attività da svolgere in relazione a una determinata pratica. La flessibilità del prodotto lo rende uno strumento indispensabile per compiere un monitoraggio completo sull attività documentale dell ente e sui carichi di lavoro dei singoli operatori. Le maschere di ricerca che forniscono dati in tempo reale sull esatta collocazione della pratica e sullo stato della stessa, risultano essere un valido strumento di consultazione adottabile anche dall URP. Una volta definito il procedimento amministrativo sarà quindi possibile attivare la pratica già all atto della protocollazione, gestirne l iter completo assegnando i documenti ai singoli referenti (uffici o operatori) e monitorarne i tempi di evasione tramite opportune ricerche e/o statistiche. Per ogni tipologia di pratica attivata, è data la possibilità di organizzare e gestire un numero illimitato di modelli di documenti che aggregano automaticamente i dati provenienti dall archivio con report personalizzabili autonomamente dagli utenti accreditati. E prevista anche la completa integrazione coi pacchetti Microsoft Office. La gestione amministrativa dei flussi documentali non può prescindere dalla componente temporale; a tal fine tutti gli oggetti gestiti dal modulo vengono memorizzati indicandone sempre i periodi di validità. Con l agenda di settore tutti i procedimenti sono sempre sotto controllo TCS Total Consulting System S.r.l. Via Erminia Frezzolini, ROMA Tel / Fax pag. 6

7 PROGETTO B2-TOSCANA Il progetto E-Toscana è compreso nel programma straordinario pluriennale degli investimenti strategici della Regione Toscana e raccoglie gli investimenti per lo sviluppo dell'e-goverment e della società dell'informazione in Toscana. Il progetto intende costruire l'infrastruttura per l'interoperabilità degli scambi di messaggi protocollati fra le pubbliche amministrazioni. E' esteso anche a cittadini e imprese tramite l integrazione con sistemi di posta certificata che consentano e garantiscano la trasmissione telematica di documenti con valore legale. Questa infrastruttura tecnologica ed applicativa consentirà di rendere superflua la trasmissione per via tradizionale della documentazione cartacea che attualmente, in molti procedimenti amministrativi, avviene a sola "garanzia" della trasmissione telematica. Studio K ha deciso di diventare partner della Regione Toscana adeguando il software del protocollo secondo le specifiche tecniche dettate dal progetto E-Toscana. Il sistema di Posta Elettronica Certificata realizzato nell ambito del progetto E-Toscana, pur se logicamente simile a quello della normale Interoperabilità tra Pubbliche Amministrazioni, si differenzia tecnicamente per le modalità di trasmissione e ricezione delle informazioni. Il servizio utilizza infatti una serie di Web Services residenti su un server Internet anziché la classica modalità di invio tramite i classici protocolli POP3/SMTP SSL. Dal punto di vista dell utilizzatore, si è cercato di ridurre al minimo possibile le differenze tra la soluzione classica e la soluzione E-Toscana PROGETTO DOC-AREA Panta Rei è la denominazione di un progetto e-government, il cui ente coordinatore è la Provincia di Bologna e a cui hanno aderito circa 250 Pubbliche Amministrazioni, che si pone come obiettivo la comunicazione digitale nell'ente e fra Enti. Panta Rei è evoluto successivamente, cambiando anche denominazione in DOCAREA, con un'estensione in ambito europeo nel quadro del Piano di Azione e-europe DOCAREA ha come oggetto "La comunicazione digitale nell'ente e tra enti - I flussi documentali e la gestione dei processi, la rete degli sportelli unici per l'impresa, la rete degli URP. Studio K ha accolto favorevolmente l'iniziativa ed ha sottofirmato una convenzione con il network Panta Rei, per l'integrazione del proprio pacchetto Protocollo con la piattaforma documentale Hummingbirg prevista nel progetto. L'applicativo protocollo è stato integrato con il sistema di gestione documentale EDMS Hummingbird DM, utilizzando Servizi Web realizzati e resi disponibili da Hummigbird. I documenti, protocollati e non, sono archiviati sul repository Hummingbird, che viene quindi assunto come unico archivio corrente/deposito per i documenti in formato elettronico; tali documenti devono essere completi di tutti gli attributi di classificazione che il sistema Hummingbird richiede affinché sia possibile eseguire ricerche anche tramite le maschere di ricerca native del sistema Hummingbird. Il sistema protocollo comunica al sistema Hummingbird tutti i dati necessari affinché le ACL dei L'archivio corrente e di deposito sono costituiti da fascicoli, ognuno dei quali contiene tutti i documenti (sia protocollati che no) inerenti il medesimo affare. L'utente che naviga all'interno del repository documentale Hummingbird ha l'opportunità di avere una visione completa ed esaustiva di tutti i documenti relativi ad uno. specifico affare. E prevista una funzionalità di "emergenza" nel caso in cui il sistema documentale Hummingbird non sia accessibile. singoli documenti nel sistema Hummingbird siano sincronizzate con le ACL dei relativi metadati contenuti nel sistema protocollo. TCS Total Consulting System S.r.l. Via Erminia Frezzolini, ROMA Tel / Fax pag. 7

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