Manuale sull utilizzo del Nuovo Sistema di Gestione dei Grant Agreement in Horizon SyGMa. versione 1.0 in aggiornamento.

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1 Manuale sull utilizzo del Nuovo Sistema di Gestione dei Grant Agreement in Horizon 2020 SyGMa versione 1.0 in aggiornamento Raffaella Beroldo (*) (*) Consiglio Nazionale delle Ricerche - Istituto di studi sui sistemi intelligenti per l'automazione (ISSIA) in collaborazione con l Ufficio Relazioni Europee e Internazionali (UREI)

2 Indice Contenuti del nuovo sistema di gestione dei Grant Agreement (SyGMa)... 3 Navigazione... 8 Come accedere ai documenti Come accedere ai messaggi Processo di preparazione del contratto Firma elettronica Emendamenti al contratto Reportistica R. Beroldo 2

3 Contenuti del nuovo sistema di gestione dei Grant Agreement (SyGMa) La schermata sottostante appare nel momento in cui, accedendo al nuovo Portale dei Partecipanti, ci si collega al nuovo sistema di Gestione dei Grant Agreement, tramite cui è possibile seguire anche la propria proposta progettuale. Il sistema che gestisce i servizi di gestione del Grant Agreement si compone di tre livelli di informazione: 1. Informazioni relative al Progetto 2. Informazioni relative al Processo 3. Informazioni relative alle Azioni da completare R. Beroldo 3

4 1. Informazioni relative al Progetto Le informazioni chiave relative al Progetto sono riassunte nella parte sinistra della schermata Dati chiave del progetto: 1. Call 2. Type of Action 3. Acronym 4. Current Phase 5. Number 6. Duration 7. Start Date 8. Estimated Project Cost 9. Requested EU Contribution 10. Contact Click on See all data to see more than just the key information. Click on Process List to see all current processes regarding your project. Click on Planning (not implemented yet) Click on Document Library to see all relevant documents regarding your project Click on Message to start using the message service R. Beroldo 4

5 2. Informazioni relative al Processo Questa sezione contiene mostra lo stato dei processi relativi al Progetto. Ciascun processo è identificato tramite una casella gialla, blu, rossa o nera. Spiegazione dei colori La casella gialla indica le azioni che devono essere intraprese dal Consorzio. La casella blu indica che non ci sono azioni che debbano essere intraprese dal Consorzio. La casella rossa indica che un azione non è stata intrapresa e che il Consorzio è in ritardo. La casella nera indica che il processo è ultimato. Sezioni Ciascun processo consta di Quattro Sezioni: Quella della linea temporale che indica lo stato del processo Quella dell azione da intraprendere, che indica ciò che effettivamente deve essere svolto. Cliccando sul titolo dell azione da intraprendere si inizia la procedura. Selezionando la casella Prepare si procede con la preparazione del documento; con l invio al Project Officer si conclude l azione richiesta. R. Beroldo 5

6 Quella dei documenti, che contiene tutti i documenti connessi al processo. I documenti obsoleti non sono elencati, ma sono accessibili cliccando sul pulsante Document Library. Quella dei messaggi, che contiene tutti i messaggi connessi al processo. Tutti i messaggi sono accessibili anche cliccando sul pulsante Message button. Icone che illustrano l avanzamento del processo di gestione Descrizione Processo Icone Proposal Management and Grant Preparation Amendment Deliverable 3. Informazioni relative alle azioni richieste: La linea delle azioni contiene le seguenti icone: Tipo di documento Descrizione Icone Documenti Document Incoming or outgoing document without electronic signature Draft document Document under preparation Obsolete document Document that has been replaced by another or that is no longer relevant Sealed document Document that is ready for signature Sealed and signed document Document that is signed and in force Form to complete Redirects to a form to complete R. Beroldo 6

7 Pack document Several documents belonging to the same group Icone che riflettono se un documento è stato firmato: Descrizione The coordinator has signed Icone The coordinator hasn't signed yet The beneficiary has signed The beneficiary hasn't signed yet The EC has signed The EC hasn't signed yet R. Beroldo 7

8 Navigazione Al link è disponibile un breve video che illustra la navigazione all interno del nuovo sistema di gestione dei Grant Agreement. Livello 1: Informazioni generali relative al Progetto Livello 2: Informazioni dettagliate del Progetto R. Beroldo 8

9 Livello 3: Informazioni relative al Beneficiario Navigatione tra beneficiari R. Beroldo 9

10 Navigazione tra livelli Storia, raffronto versioni e documenti relativi al Progetto R. Beroldo 10

11 Come accedere ai documenti Esistono tre tipi di documenti: 1. Documenti relativi al Progetto 2. Documenti relativi al Processo 3. Documenti relativi alle azioni da intraprendere R. Beroldo 11

12 Come accedere ai messaggi La funzione di messaggistica permette la comunicazione facile e veloce tra il Consorzio e l'unione Europea (UE). Durante un processo in corso, la messaggistica può essere utile. Questi messaggi saranno memorizzati a livello di progetto e all'interno del processo e potranno essere filtrati e ordinati in base alle vostre esigenze. Chiunque abbia un ruolo nel progetto può visualizzare i messaggi, ma solo il coordinatore può aggiungerne altri. I funzionari della Commissione sono informati tramite del fatto che è stato aggiunto un nuovo messaggio. Come aggiungere messaggi (solo per ii Coordinatore) Solo il Coordinatore può aggiungere messaggi e vedere la casella di testo in cui scrivere il messaggio. Per le opzioni di formattazione, cliccare su Una volta che il messaggio è stato completato è necessario premere Send per spedirlo. R. Beroldo 12

13 Processo di preparazione del contratto (Grant Agreement) Dopo la presentazione della proposta, la Commissione Europea valuterà la vostra proposta; la valutazione può richiedere fino a cinque mesi. Verrete informati in merito alla valutazione e alla gestione del contratto di sovvenzione; Le notifiche saranno disponibili nella sezione Your Notifications all interno del Portale dei Partecipanti nella sezione My Area. La preparazione del Grant Agreement è il processo mediante il quale il Consorzio e l'unione europea (UE) si scambiano le informazioni necessarie a preparare un contratto di finanziamento (GA) di un progetto di ricerca. L'obiettivo dello scambio di informazioni è quello di produrre il Grant Agreement (GA) e I suoi allegati, nonché la descrizione dell'azione (DOA) ammessa al finanziamento. Il processo è il seguente: Il Consorzio riceve la lettera di invito tramite cui gli viene chiesto di inserire nel Portale dei Partecipanti (PP) i dati necessari alla formulazione del Grant Agreement. Proprio tramite il Portale la UE fornisce un servizio di gestione delle sovvenzioni in cui i vari rappresentanti del consorzio, beneficiari del contributo, possono inserire le informazioni richieste. I Servizi di gestione dei Grant sono accessibili nel Portale dei Partecipanti nella sezione My Projects. R. Beroldo 13

14 I dati relativi al GA vengono convalidati dalla Commissione I beneficiari (Coordinatore incluso) devono firmare "elettronicamente" i moduli che sono stati loro inviati e caricare la dichiarazione per un eventuale parte terza (se contemplata) Il Coordinatore firma il Grant Agreement La Commissione Europea firma Il Grant Agreement Ogni PLSign (Project Legal Signatory autorizzato) di ciascun beneficiario dispone di 45 giorni per firmare elettronicamente il modulo di adesione Gli Annessi al GA, generati automaticamene dal sistema, sono i seguenti: Annex 1 - Description of the Action Annex 2 - Estimated Budget Annex 3 - Accession forms, 3a & 3b Annex 4 - Financial statement Annex 5 - Certificate on the Financial Statements Annex 6 - Certificate on the Methodology R. Beroldo 14

15 In che cosa consiste la Lettera di invito? La Lettera di Invito : Fornisce i risultati della valutazione E accompagnata dai consigli inviati dagli esperti indipendenti alla Commissione Europea sotto forma di Evaluation Summary Report (ESR) Fornisce i nomi e il contatto del Project Officer della Commissione Europea Fissa 3 diverse scadenze: Prima sottomissione della Descrizione dell Azione (DOA) Prima sottomissione (3 settimane) Sottomissione dei moduli di dichiarazione Completamento del Contratto (Grant Agreement) Utilizzo delle Sessioni La comunicazione tra il Project Officer (PO) e il Coordinatore (COORD) avviene attraverso l utilizzo delle Sessioni, tramite il Servizio di Gestione dei Contratti. Diverse sessioni possono essere scambiate tra il PO e il Coordinatore, che dovrà inviare tutte le informazioni richieste anche con l'aiuto degli altri beneficiari, se necessario. Una volta sottomesse le informazioni richieste, al PO il sistema invia una notifica automatica. Se le informazioni ricevute sono insufficienti o errate, il PO aprirà un'altra sessione per richiedere ulteriori informazioni, integrazioni e/o modifiche. R. Beroldo 15

16 Il COORD risponderà nuovamente e lo scambio continuerà fino a quando il PO riterrà di aver ricevuto tutte le informazioni richieste. Flusso delle Sessioni 1. Il Project Officer (PO) crea una sessione 2. Il coordinatore accede alla sessione e inserisce i dati richiesti, con l'aiuto dei partecipanti, se necessario 3. Il coordinatore sottomette la sessione, informando il responsabile del progetto che il consorzio ha provveduto con l'inserimento dei dati. 4. Il PO valuta i dati e, se la valutazione di quanto ricevuto è negativa, richiede una nuova sessione. 5. Questo processo continua fino a quando il responsabile del progetto è soddisfatto delle informazioni fornite. 6. Il PO chiude la sessione e il ciclo. R. Beroldo 16

17 Portale dei Partecipanti (PP) Ruoli e Obblighi Questa sezione descrive i diversi utenti e gruppi che utilizzano il sistema di gestione, sia all'interno che all'esterno delle istituzioni europee. Questa sezione fornisce una panoramica dei loro ruoli e dei compiti. La configurazione minima è la seguente: Primary Coordinator Contact 1 Participant Contact per beneficiario 1 LEAR per organizzazione 1 Legal Signatory per organizzazione 1 Financial Signatory per organizzazione Al di fuori dell'ue, diversi profili esterni hanno accesso alle operazioni di gestione delle sovvenzioni attraverso il Portale dei partecipanti. Questi sono: Il Primary Coordinator Contact Coordinator Contacts Participant Contacts Task Managers Team Members Il LEAR (che nomina PLSIGN e FSIGN) L Account Administrator Legal Signatory Financial Signatory R. Beroldo 17

18 Diritti di accesso, obblighi e poteri di nomina dei profili sono descritti nell Identity and Access Management. All interno delle Istituzioni Europee diversi profili interni hanno accesso al sistema di gestione delle sovvenzioni attraverso il Portale dei Partecipanti: Utente o Gruppo Project Officer (PO) Descrizione o loro ruoli e obblighi Il PO è colui che apre la sessione all interno del Sistema di gestione delle sovvenzioni. Una volta che il coordinatore sottomette una sessione attraverso il Sistema di Gestione Grant, il PO è responsabile dell accesso ai dati forniti. Se il PO ritiene che le informazioni fornite debbano essere raffinate, può aprire una nuova sessione con un commento che spiega la ragione di questo nuovo scambio. Il PO chiude il ciclo di sessioni all interno del sistema, se ritiene soddisfacenti i dati forniti dal Consorzio. Validation Services (VS) Il Validation Services team non ha accesso al Sistema di gestione delle sovvenzioni, ma siccome è responsabile della validazione delle informazioni legali fornite dal LEAR, le sue azioni si riflettono nel sistema di gestione attraverso moduli che mostrano le informazioni legali e finanziarie. Tuttavia, queste informazioni possono essere o meno visualizzati nel sistema di gestione, a seconda dello stato di convalida legale del partner. R. Beroldo 18

19 Panoramica del processo di preparazione dell accordo di sovvenzione (Grant Agreement) e azioni da intraprendere Process Timeline Description Available tasks Viewable by Actor Notification Il vostro proposal è stato sottomesso Nessuno Si Per alcuni tipi di azione, potrebbe esserci una report di valutazione intermedio. Nessuno Si Si è stati informati sui risultati della valutazione finale Nessuno Si Le proposte che sono state valutate positivamente saranno invitate a proseguire la preparazione Grant. Il Grant Agreement è pronto per la firma del Coordinatore 1. Inserire i dati necessari per il contratto di sovvenzione Grant Agreement 2. Firmare la Declaration of Honour 1. Firma della Declaration of Honour (se ancora fatto) 2. Firma del GA da parte del Coordinatore Si Si Il Grant Agreement è stato firmato sia dal Coordinatore che dalla Commissione Europea. Firma dei Form di Accesso da parte dei beneficiari (eccetto il Coordinatore) Si E stato erogato il prefinanziamento Nessuno Si R. Beroldo 19

20 Inizio della preparazione dell accordo di sovvenzione (Grant Agreement - GA) Il Coordinatore clicca su "Grant Agreement Data preparation" per modificare e compilare i moduli necessari. Una volta che il Coordinatore clicca su "Grant Agreement Data preparation", può completare i formulari richiesti attraverso il Sistema di gestione delle sovvenzioni; si apre la schermata Project Summary. R. Beroldo 20

21 Icone usate Descrizione Non ci sono informazioni mancanti Ci sono informazioni mancanti, che stanno bloccando il processo: non è possibile sottomettere i documenti alla Commissione Europea se non vengono inserite le informazioni richieste Solo per informazione Attenzione: non ancora bloccato, ma potrebbe bloccarsi Cliccando su Validate il sistema darà una panoramica di tutte le informazioni che mancano o che sono incomplete. I seguenti allegati devono essere caricati in Documents : 1. Allegato 1 - Descrizione dell'azione (DOA- parte B) (obbligatorio) 2. Allegato 2 a - Ulteriori informazioni sul budget dell azione (opzionale) R. Beroldo 21

22 Il Coordinatore e i beneficiari sono importati automaticamente dallo strumento di presentazione delle proposte. Controllare tutte le informazioni mancanti ed eventuali warnings Il riepilogo dei Partner è importato automaticamente dallo strumento di presentazione delle proposte. Aggiungere il dipartimento (obbligatorio per tutti i beneficiari, escluso per le Terze Parti) R. Beroldo 22

23 Le Informazioni Finanziarie del Coordinatore sono importate automaticamente dallo strumento di presentazione delle proposte. R. Beroldo 23

24 Controllare tutte le informazioni e aggiornarle se necessario, prestare attenzione alle categorie di costo I rappresentati del Coordinatore per il progetto sono importati automaticamente dallo strumento di gestione dei ruoli Identity and Access Management (IAM). Controllare tutte le informazioni e aggiornarle, se necessario, nello IAM. Le Coordinate bancarie del Coordinatore non sono importate automaticamente dallo strumento di presentazione delle proposte. R. Beroldo 24

25 Selezionate il conto corrente bancario del CNR all interno del sistema di gestione Le Parti Terze collegate al Coordinatore non sono importate automaticamente dallo strumento di presentazione delle proposte. Aggiungere eventuali le Parti Terze. R. Beroldo 25

26 I Dati Legali specifici dell organizzazione internazionale beneficiaria saranno disponibili in sola lettura. Tutti i campi mancanti saranno completati dal funzionario della Commissione Europea. Le Informazioni Generali sono automaticamente importate dallo strumento di presentazione delle proposte. La data di inizio deve essere completata. Nel caso in cui si tratti di una data specifica, è necessario inserire una giustificazione. R. Beroldo 26

27 I Periodi di riferimento (Reporting Periods) saranno disponibili. Le Informazioni relative al GA saranno disponibili in modalità di sola lettura. Tutti i campi mancanti saranno completati dal funzionario della Commissione Europea R. Beroldo 27

28 Le opzioni del GA saranno disponibili e in modalità di sola lettura Tutti i campi mancanti saranno completati dal funzionario della Commissione Europea. Le Informazioni finanziarie sono automaticamente importate dallo strumento di presentazione delle proposte. Controllare che la tabella del budget sia corretta e che siano riportate tutte le categorie di costo R. Beroldo 28

29 La panoramica delle informazioni legali e finanziarie è disponibile in modalità di sola lettura per tutti I Work Packages non sono automaticamente importati dallo strumento di presentazione delle proposte. Inserire tutti i work packages necessari. I Deliverables non sono automaticamente importati dallo strumento di presentazione delle proposte. Inserire tutti i deliverables necessari. Le Milestones non sono automaticamente importate dallo strumento di presentazione delle proposte. Inserire tutte le milestones necessarie R. Beroldo 29

30 Le Reviews saranno disponibili in modalità di sola lettura. Tutti i campi mancanti saranno completati dal funzionario della Commissione Europea I Critical Risks non sono automaticamente importati dallo strumento di presentazione delle proposte. Inserire tutti i necessari critical risks. L Ethics sarà disponibile in modalità di sola lettura Tutti i campi mancanti saranno completati dal funzionario della Commissione Europea R. Beroldo 30

31 Una volta che i formulari sono stati completati, il Coordinatore clicca il pulsante Submit to EU. Firma elettronica La firma del Grant avviene attraverso diversi passaggi: 1. Tutti i beneficiari (Coordinatore incluso) firmano Grant Declaration form (Declaration of Honour) I tipi di azione Cofund prevedono una Declaration of Honour addizionale Se previsto: caricare la third party declaration 2. Il Coordinatore firma il Grant Agreement 3. La Commissione Europea firma il Grant Agreement 4. Tutti I beneficiary firmano il form di accesso al Grant Agreement (AccessionForms) Al seguente link è disponibile una spiegazione video sulla firma elettronica Nota: La convenzione di sovvenzione (Grant Agreement) è giuridicamente vincolante quando è stata firmata dal coordinatore e della Commissione Europea. Esempio: Il Coordinatore deve firmare il Grant Agreement Il Legal Authorised Signatory del Coordinatore ha tra le sue azioni da espletare quella relative al "Grant R. Beroldo 31

32 Agreement signature". Può verificare il relativo documento. Quando è pronto a firmare, clicca il pulsante Una volta cliccato il pulsante Il Coordinatore deve collegarsi ECAS e cliccare nuovamente sul pulsante Una volta che il Coordinatore ha cliccato l azione "Grant Agreement signature" scompare perché ha adempiuto alla richiesta. Un banner verde appare nella schermata del Grant Management Services, che indica che il documento è in fase di elaborazione. Dopo un po il documento firmato sarà disponibile nella sezione documenti. R. Beroldo 32

33 Emendamenti al contratto Sono previsti due tipi di Procedure che interessano i cambiamenti del Grant Agreement: una Procedura di emendamento vero e proprio per i cambiamenti che richiedono un atto legale, ad esempio la modifica della composizione del Consorzio una Procedura Informativa, per cambiamenti che non necessitano l accordo tra UE e Consorzio, ad esempio il cambio del nome di un beneficiario Una richiesta di emendamento fa sempre riferimento a un numero predefinito di Clausole ; il sistema fornisce un assistenza automatica che supporta tale richiesta, tramite la selezione delle clausole di emendamento pertinenti. Alcune clausole speciali sono applicate automaticamente. Il sistema, inoltre, fornisce una serie di documenti di supporto pertinenti ed è possibile avere una panoramica e una cronistoria di tutti i cambiamenti richiesti. Di seguito è riportato un esempio di richiesta di emendamento effettuata da un Coordinatore. Il Grant Agreement è stato firmato: R. Beroldo 33

34 Il Coordinatore decide di procedere con una richiesta di emendamento tramite la funzione Launch new Consortium Request Amendment La richiesta viene preparata. L esempio riporta il caso dell aggiunta di un nuovo beneficiario al Consorzio e la relativa parte di attività a esso collegata. R. Beroldo 34

35 R. Beroldo 35

36 R. Beroldo 36

37 Si raccomanda di usare il servizio di messaggistica prima di coinvolgere il PO con la richiesta formale tramite la funzione Involve PO. R. Beroldo 37

38 Nell esempio riportato il PO chiede di rimodulare il budget tenendo conto dell ingresso del nuovo partner. R. Beroldo 38

39 La richiesta di emendamento deve essere bloccata per la revisione da parte del Consorzio e poi sottomessa al PO. R. Beroldo 39

40 Il nuovo beneficiario firma il modulo di accesso al contratto. Una volta che la richiesta di emendamento è stata inviata al PO tramite la funzione Sign & Submit, questa può essere rigettata (con commenti da parte del PO) o accettata: non c è negoziazione. Il PO può richiedere ulteriori informazioni e documenti da caricare tramite la funzione Upload. La richiesta di emendamento può anche essere ritirata premendo Withdraw. R. Beroldo 40

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43 Concluso il ciclo relativo alla richiesta di emendamento è possibile presentarne un altra. Reportistica L attività di reportistica può essere: Continua: sempre accessibile, chiunque può contribuire. Periodica: è prevista al termine di ciascun periodo definito nel Grant Agreement, è relativa alla parte Scientifica e Finanziaria, prevede un unica sottomissione / rigetto, Finale: prevede la sottomissione del Report Finale unitamente al report dell ultimo periodo. Nota: le seguenti slide contemplano l attività del Coordinatore, in quanto maggiormente esaustiva Selezionando l opzione Continuos Reporting si accede, per esempio, alla parte relativa al caricamento delle deliverable durante tutta la durata del progetto. Il sistema mostra quelle sottomesse e quelle in attesa di sottomissione. R. Beroldo 43

44 R. Beroldo 44

45 Tramite la sezione Periodic Reporting è possibile vedere tutti gli elementi che compongono il Periodic Report e accedervi per procedere al completamento delle informazioni richieste. Cliccando su Periodic Report appare la seguente schermata R. Beroldo 45

46 Cliccando su Financial Statements apparirà la schermata per la compilazione del Form finanziario, parte integrante del Periodic Report. Il Financial Statement cambia stato (formato pdf) nel momento in cui è stato reso definitivo e il partner lo ha inviato al Coordinatore. R. Beroldo 46

47 Report Tecnico Periodico R. Beroldo 47

48 Pubblicazioni R. Beroldo 48

49 Compilate le parti relative al Periodic Report è necessario procedere con la funzione Sign prima della sottomissione alla UE. Premendo la suddetta funzione appare la schermata seguente R. Beroldo 49

50 A questo punto, la documentazione può essere inviata alla Commissione Europea tramite la funzione Submit. R. Beroldo 50

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