Il trattamento dei dati personali e l utilizzo degli strumenti informatici in ambito lavorativo

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1 Il trattamento dei dati personali e l utilizzo degli strumenti informatici in ambito lavorativo Argomenti 1) Trattamento dei dati personali. Cenno ai principi generali per il trattamento e la protezione dei dati in ambito lavorativo. 2) Utilizzo degli strumenti informatici nel luogo di lavoro: Internet e posta elettronica. Comportamento del dipendente, obblighi e controlli del datore di lavoro. 3) Conservazione dei dati.

2 PRINCIPI GENERALI Operazioni di trattamento dei dati personali e utilizzo degli strumenti informatici Le operazioni di trattamento riguardano per lo più: dati anagrafici di lavoratori informazioni connesse allo svolgimento dell'attività lavorativa I medesimi dati sono contenuti: in atti e documenti prodotti dai lavoratori in sede di assunzione o nel corso del rapporto di lavoro; in documenti e/o file elaborati dal (o per conto del) datore di lavoro in pendenza del rapporto di lavoro per finalità di esecuzione del contratto e successivamente raccolti e conservati in fascicoli personali, archivi cartacei o elettronici aziendali; in albi e bacheche o, ancora, nelle intranet aziendali.

3 L'utilizzo di INTERNET da parte dei lavoratori può formare oggetto di analisi, profilazione (elaborazione dei dati di un utente) e integrale ricostruzione mediante elaborazione di log file della navigazione web ottenuti, ad esempio, da un proxy server o da un altro strumento di registrazione delle informazioni. I servizi di POSTA ELETTRONICA sono parimenti suscettibili (anche attraverso la tenuta di log file di traffico e l'archiviazione di messaggi) di controlli che possono giungere fino alla conoscenza da parte del datore di lavoro (titolare del trattamento) del contenuto della corrispondenza. Le informazioni così trattate contengono DATI PERSONALI anche sensibili riguardanti lavoratori o terzi, identificati o identificabili. La raccolta, l uso o la conservazione di informazioni sui lavoratori attraverso sistemi manuali ed elettronici rientra nell ambito della normativa sulla protezione dei dati. Il monitoraggio delle o degli accessi a Internet implica infatti il trattamento dei dati personali. Quadro normativo di riferimento Decreto legislativo 196 del 30 giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali Direttiva europea 95/46/CE sulla protezione dei dati personali Statuto dei lavoratori di cui alla legge 300 del 20 maggio 1970 linee guida del Garante per la protezione dei dati personali ( : linee guida per il trattamento di dati di dipendenti privati: 23 novembre 2006 linee guida per il trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico: 14 giugno 2007 linee guida del Garante per posta elettronica e internet: 1 marzo 2007 (in linea con questa vedi anche la circolare del Ministero della funzione pubblica ( c.d. circolare Brunetta ) per l impiego della posta elettronica e internet nelle pubbliche amministrazioni del 2 aprile 2009) Autorizzazioni del Garante al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro: vedi autorizzazione 1/2008 del 19 giugno 2008.

4 tutela del diritto alla riservatezza Il diritto alla riservatezza rientra tra i diritti della personalità e in quanto tale gode della garanzia costituzionale di cui all articolo 2 della Costituzione in cui si dispone che la Repubblica riconosce e garantisce i diritti inviolabili dell uomo, sia come singolo sia nelle formazioni sociali ove si svolge la sua personalità. Il luogo di lavoro è una formazione sociale nella quale va assicurata la tutela dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità degli interessati garantendo che sia assicurata l esplicazione della personalità del lavoratore e una ragionevole protezione della sua sfera di riservatezza nelle relazioni personali e professionali La linea di confine tra le informazioni che riguardano la vita lavorativa e quelle che riguardano la sfera personale dei lavoratori è molto labile e può essere tracciata a volte con grande difficoltà sempre contemperando in modo equilibrato tutti gli interessi coinvolti. Articoli 2 e 41 della Costituzione Dichiarazione universale dei diritti dell uomo Articolo 2087 cod. civile tutela delle condizioni di lavoro Articolo 2, comma 5 del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 82 del 7 marzo Principi generali I trattamenti devono rispettare le garanzie in materia di protezione dei dati e svolgersi nell'osservanza di alcuni principi e accorgimenti: il principio di necessità (art. 3 Cod.) il principio di correttezza (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice i trattamenti devono essere effettuati per finalità determinate, esplicite e legittime (art. 11, comma 1, lett. b), del Codice) osservando il principio di pertinenza e non eccedenza (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice), cioè proporzionalità tra i dati e gli scopi per il quale siano utilizzati. I dati devono essere precisi e, se necessario, aggiornati Chiara individuazione (e formazione particolare adeguata) di titolari, responsabili, ecc

5 segue informando preventivamente e adeguatamente gli interessati, principio di trasparenza (art. 13 del Codice); chiedendo preventivamente il consenso solo quando, anche a seconda della natura dei dati, non sia corretto avvalersi di uno degli altri presupposti equipollenti al consenso (artt. 23, 24, 26 e 43 del Codice); rispettando, se si trattano dati sensibili o giudiziari, le prescrizioni impartite dal Garante nelle autorizzazioni anche di carattere generale rilasciate (artt. 26 e 27 del Codice; cfr., in particolare, l'autorizzazione generale n. 1/2008); adottando le misure di sicurezza idonee a preservare i dati da alcuni eventi tra i quali accessi ed utilizzazioni indebite, rispetto ai quali può essere chiamato a rispondere anche civilmente e penalmente (artt. 15, 31 e ss., 167 e 169 del Codice). BASIC DATA PROTECTION PRINCIPLES GOVERNING THE PROCESSING OF PERSONAL DATA OF WORKERS FINALITY TRANSPARENCY LEGITIMACY PROPORTIONALITY ACCURACY AND RETENTION OF THE DATA SECURITY AWARENESS OF THE STAFF * Parere 8/2001- trattamento dei dati personali nel contesto dell'occupazione - 13 settembre in

6 INTERNET E POSTA ELETTRONICA Utilizzo degli strumenti informatici sul luogo di lavoro Per lo svolgimento della loro attività lavorativa, i dipendenti si avvalgono dell aiuto di strumenti informatici, così come di telefoni, cellulari, fax, stampanti, ecc. messi a disposizione dal datore di lavoro. Compete ai datori di lavoro assicurare la funzionalità e il corretto impiego degli strumenti informatici messi a disposizione del dipendente per lo svolgimento dell attività lavorativa, definendone le modalità di utilizzo in accordo con le disciplina in tema di diritti e relazioni sindacali, adottando anche le misure di sicurezza per la disponibilità e l integrità di sistemi informativi e dati. L utilizzo di tali risorse da parte dei dipendenti deve sempre ispirarsi ai principi di diligenza e correttezza, atteggiamenti richiesti nello svolgimento di ogni atto o comportamento posto in essere nell ambito del rapporto lavorativo. Il dipendente deve essere inoltre tutelato perché l utilizzazioni di tali mezzi può avere implicazioni sulla protezione dei loro dati personali e/o sensibili, e di quelli di terzi.

7 Il problema è accertare di quali strumenti di controllo possa legittimamente servirsi il datore di lavoro al fine di controllare l'utilizzo indebito dei beni aziendali da parte dei propri dipendenti. Il potere di controllo e di direzione attribuito al datore di lavoro deve, infatti, coordinarsi con la normativa riguardante la tutela della dignità e della riservatezza dei lavoratori. E necessario un giusto bilanciamento tra il potere di controllo ed il diritto alla riservatezza e alla tutela della dignità del lavoratore Trasparenza e correttezza In base al principio di correttezza l eventuale trattamento deve essere ispirato ad un canone di trasparenza, come prevede anche la disciplina di settore: statuto dei lavoratori (art.4, comma 2) e d. lgs 626/1994 In questo senso il datore di lavoro deve informare circa le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione Il Garante (nelle linee guida) suggerisce l adozione di un DISCIPLINARE interno da pubblicizzare adeguatamente e periodicamente da aggiornare. INFORMATIVA: il datore di lavoro ha l onere di informare comunque gli interessati ai sensi dell articolo 13 del Codice privacy, e in modo particolare di informare sulle modalità e finalità dei controlli e sui trattamenti dati che possono riguardarli Le finalità possono riguardare specifiche esigenze organizzative, produttive e di sicurezza del lavoro quando comportano un trattamento lecito di dati o possono riguardare l esercizio di un diritto in sede giudiziaria

8 Secondo il Garante nel DISCIPLINARE andrebbe ad esempio specificato: - se determinati comportamenti non sono tollerati rispetto alla "navigazione" in Internet (ad es., il download di software o di file musicali), oppure alla tenuta di file nella rete interna; - in quale misura è consentito utilizzare anche per ragioni personali servizi di posta elettronica o di rete, anche solo da determinate postazioni di lavoro o caselle oppure ricorrendo a sistemi di webmail, indicandone le modalità e l'arco temporale di utilizzo; - quali informazioni sono memorizzate temporaneamente (ad es., le componenti di file di log eventualmente registrati), chi vi può accedere legittimamente, e se e quali informazioni sono eventualmente conservate per un periodo più lungo, in forma centralizzata o meno (anche per effetto di copie di back up, della gestione tecnica della rete o di file di log ); - se, e in quale misura, il datore di lavoro si riserva di effettuare controlli in conformità alla legge, anche saltuari o occasionali, indicando le ragioni legittime specifiche e non generiche per cui verrebbero effettuati (anche per verifiche sulla funzionalità e sicurezza del sistema) e le relative modalità (precisando se, in caso di abusi singoli o reiterati, vengono inoltrati preventivi avvisi collettivi o individuali ed effettuati controlli nominativi o su singoli dispositivi e postazioni); - quali conseguenze, anche di tipo disciplinare, il datore di lavoro si riserva di trarre qualora constati che la posta elettronica e la rete Internet sono utilizzate indebitamente; - le soluzioni prefigurate per garantire, con la cooperazione del lavoratore, la continuità dell'attività lavorativa in caso di assenza del lavoratore stesso (specie se programmata), con particolare riferimento all'attivazione di sistemi di risposta automatica ai messaggi di posta elettronica ricevuti, alla delega ad altro incaricato, alla comunicazione della password della posta elettronica; - le prescrizioni interne sulla sicurezza dei dati e dei sistemi (art. 34 del Codice, nonché Allegato B), in particolare regole 4, 9, 10 ).

9 Misure organizzative e tecnologiche Il datore di lavoro deve adottare idonee: MISURE ORGANIZZATIVE Valutare l impatto dei controlli sui diritti dei lavoratori Individuare i lavoratori che possono utilizzare la posta elettronica e Internet Individuare chiaramente le postazioni di lavoro MISURE TECNOLOGICHE rispetto a Navigazione in Internet Utilizzo della posta elettronica INTERNET Per ridurre il rischio di usi impropri di Internet (attività personali non correlate alla prestazione lavorativa come la visione di siti non pertinenti, l'upload o il download di file, l'uso di servizi di rete con finalità estranee all'attività), deve adottare opportune misure che possono prevenire controlli successivi sul lavoratore, come: lista di siti considerati correlati o meno con la prestazione lavorativa; configurazione di sistemi o utilizzo di filtri che prevengano determinate operazioni ritenute no attinenti con l'attività lavorativa quali l'upload o l'accesso a determinati siti (inseriti in una sorta di black list) e/o il download di file o software aventi particolari caratteristiche (dimensionali o di tipologia di dato); trattamento di dati in forma anonima o tale da precludere l'immediata identificazione di utenti mediante loro opportune aggregazioni (ad es., con riguardo ai file di log riferiti al traffico web, su base collettiva o per gruppi sufficientemente ampi di lavoratori); eventuale conservazione nel tempo dei dati strettamente limitata al perseguimento di finalità organizzative, produttive e di sicurezza.

10 POSTA ELETTRONICA Il contenuto dei messaggi di posta elettronica come pure i dati esteriori delle comunicazioni e i file allegati riguardano forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente (artt. 2 e 15 Cost), la cui ratio risiede nel proteggere il nucleo essenziale della dignità umana e il pieno sviluppo della personalità nelle formazioni sociali. Un'ulteriore protezione deriva dalle norme penali a tutela dell'inviolabilità dei segreti (art. 616, quarto comma, c.p.; vedi anche art. 49 Codice dell'amministrazione digitale). In questo quadro è opportuno che: il datore di lavoro renda disponibili indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad esempio, ecc) oppure valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad uso privato del lavoratore; i messaggi di posta elettronica contengano un avvertimento ai destinatari nel quale sia dichiarata l'eventuale natura non personale dei messaggi. il datore di lavoro metta a disposizione funzionalità di sistema per l invio automatico, in caso di assenze, di messaggi di risposta contenenti le "coordinate" (anche elettroniche o telefoniche) di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della struttura. Se il lavoratore utilizza questa modalità il lavoratore può prevenire l'apertura della posta elettronica in caso di eventuali assenze non programmate In caso di assenza improvvisa o prolungata e per improrogabili necessità legate all'attività lavorativa, quando si debba conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica, l'interessato deve essere messo in grado di delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto di messaggi e a inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell'attività lavorativa. Si veda sentenza Corte di cassazione n /2007

11 Con la sentenza la Corte affronta il tema della lecita conoscibilità o meno, da parte del datore di lavoro, della corrispondenza in entrata e in uscita nella casella di posta elettronica del lavoratore. Il datore di lavoro era stato imputato del reato previsto dall art. 616 cod. pen. E cioè violazione della riservatezza della corrispondenza informatica per aver preso visione del contenuto della casella di posta elettronica di una sua dipendente, utilizzando la sua password (che secondo una prescrizione dell azienda era stata consegnata in busta chiusa al superiore gerarchico, legittimata ad usarla in caso di assenza e per ragioni di lavoro). La corte ha sottolineato che tale condotta è punibile solo se riguarda la corrispondenza chiusa, e questo non è il caso; infatti secondo la Corte quando il sistema è protetto da password deve ritenersi che la corrispondenza in esso custodita sia lecitamente conoscibile da tutti coloro che legittimamente dispongono di questa chiave di accesso. Una legittimazione in tal senso è sicuramente configurabile in capo al datore di lavoro che aveva nella sua disponibilità tutte le password aziendali (e seguendo specifiche policy di sicurezza) e di questo i dipendenti erano a conoscenza. Controlli Il datore di lavoro può riservarsi di controllare l effettivo adempimento della prestazione lavorativa e, se necessario, il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro. Divieto di installare apparecchiature per finalità di controllo a distanza dei lavoratori (articolo 4, comma 1 legge 300/1970, statuto dei lavoratori) quindi anche strumentazioni hardware e software mirate al controllo dell utente. Cass. 18 febbraio 1983, n e 16 settembre 1997, n Cass. 11 marzo 1986, n Cass., 17 giugno 2000, n rispetto all'uso probatorio

12 Prendiamo spunto da un recente provvedimento del Garante relativo ad un caso di abuso di strumenti informatici aziendali, per soffermarci sulla questione della organizzazione dei controlli alla luce di quelle che sono le linee guida per l'utilizzo di Internet e della posta elettronica in azienda. Provvedimento del Garante - 2 aprile 2009 Lavoro privato: monitoraggio degli accessi Internet del dipendente [doc. Web. n ] Nel caso in esame il datore di lavoro, pur adottando un regolamento specifico e fornendo ai dipendenti istruzioni per l'uso della postazione informatica individuale, a seguito di alcuni disservizi causati sulla rete aziendale da un eccessiva attività di scaricamento dati (download), aveva allestito un sistema di monitoraggio degli accessi nei confronti di un dipendente. Il sistema, organizzato sulla base di un proxy server con funzioni di caching abilitate, aveva permesso di svolgere, per la durata di circa nove mesi, attività di controllo che implicavano la registrazione in chiaro degli "accessi a tutti i siti web visitati con evidenziazione anche dei relativi domìni", realizzando una forma di trattamento inammissibile sulla base dei seguenti profili di illiceità: la natura sistematica e continuativa del tracciamento, a causa della sua durata prolungata e della particolare estensione delle informazioni catturate, ha comportato una violazione sia dell'art. 4, comma 1, della legge 300/70 (Statuto dei lavoratori) che vieta l'impiego di apparecchiature (compresi hardware e software) per finalità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, sia del principio di pertinenza e non eccedenza nella raccolta dei dati; mancata attivazione da parte del datore di lavoro delle procedure previste dalla normativa nel caso in cui le funzionalità di controllo connesse all'utilizzo di un software siano motivate da "esigenze organizzative e produttive" (accordo con le rsu oppure autorizzazione della direzione provinciale del lavoro); Da tali conclusioni è scaturito il provvedimento che ha disposto il divieto di ulteriore trattamento delle informazioni raccolte nel corso del monitoraggio.

13 Organizzazione dei controlli Per evitare le conseguenze appena viste, è fondamentale organizzare le attività di controllo in modo conforme alle prescrizioni di legge, per cui: non si possono installare apparecchiature, di nessun tipo, preordinate ad un controllo a distanza dei lavoratori: in questo ambito si possono far rientrare i software che, in relazione al modo in cui sono progettati e/o configurati, permettano la memorizzazione o la riproduzione delle pagine web accedute o l'esplicazione di controlli protratti nel tempo; sono ammessi per esigenze produttive, organizzative o di sicurezza sul lavoro sistemi di controllo indiretto, ma sempre nel rispetto delle procedure di informazione e consultazione dei lavoratori e dei sindacati; Gradualità dei controlli Nell effettuare i controlli deve essere evitata un interferenza ingiustificata sui diritti e sulle libertà fondamentali dei lavoratori e di eventuali terzi. Il controllo è lecito se sono rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza In linea generale i controlli dovrebbero avere per oggetto dati in forma aggregata, riferiti alla struttura organizzativa o a sue aree. Se dall'analisi di questi ultimi emergono elementi che fanno presumere utilizzi impropri o non consentiti degli strumenti aziendali, vanno emessi avvisi generalizzati, anche circoscritti a particolari aree di lavoro, con l'invito ad attenersi alle direttive aziendali. Soltanto nel caso in cui, a seguito degli avvisi, le attività anomale non cessino sarà possibile procedere a controlli su base individuale.

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