CAPITOLATO SPECIALE PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE DI ATTIVITA AMMINISTRATIVE DELL A.U.L.S.S. N. 13 DI MIRANO. (Cod. doc.

Transcript

1 Servizio Sanitario Nazionale - Regione del Veneto UNITA' LOCALE SOCIO-SANITARIA N. 13 Dipartimento Risorse Umane e Materiali U.O.C. Direzione Gare e Contratti CAPITOLATO SPECIALE PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE DI ATTIVITA AMMINISTRATIVE DELL A.U.L.S.S. N. 13 DI MIRANO (Cod. doc. CS091053) ART. 1 OGGETTO DEL SERVIZIO Il presente capitolato disciplina l'affidamento del servizio di gestione delle attività amministrative elencate nei seguenti punti ed è riservato, ai sensi del combinato disposto dell art. 52 del D.Lgs. n. 163/2006 e dell art. 13 della L.R. del Veneto n. 23/2006, a Cooperative Sociali di cui all art. 2, comma 1, lett. b) della L.R. n. 23/06 e ad analoghi organismi aventi sede negli stati membri della Comunità Europea, in possesso dei requisiti previsti dall art. 13, comma 2. della citata legge regionale. 1. Attività segreteria amministrativa dell U.O. di Laboratorio Analisi L attività consiste nel gestire la segreteria amministrativa dell U.O. di Laboratorio Analisi (punti prelievo di Dolo, Mirano, Noale e Spinea), relativamente a: accettazione del paziente allo sportello, caricamento dati impegnative, stampa etichette, stampa, imbustamento e smistamento risposte per reparti e Case di Riposo, gestione sportello telefonico per informazioni utenza, riscossione ticket, generazione referti, caricamento e consegna urgenze, gestione degli ordini interni di magazzino. Tutte le predette attività sono eseguite, previo coordinamento operativo con il Responsabile dell U.O. di Laboratorio Analisi, sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dal Referente della ditta appaltatrice. Data la particolarità del servizio si richiede che tutti gli operatori oltre che ricevere la normale formazione specifica relativa all uso del software e dell hardware necessario per l erogazione del servizio stesso, ricevano a cura dell aggiudicatario anche formazione specifica in materia di privacy, cortesia e relazionalità con l utenza. L attività si svolge presso le sedi del Laboratorio Analisi dell A.U.L.S.S. n. 13. Gli orari, vanno dalle 7.30 alle dal lunedì al venerdì e dalle 8.00 alle il sabato. La ditta appaltatrice deve garantire l apertura di un numero di sportelli adeguato allo smaltimento della coda di utenti nella fascia oraria dalle ore 7.30 alle ore 10.00; nella fascia rimanente fino alle ore dovrà garantire prevalentemente attività di segreteria e back-office. Le fasce orarie di apertura sportelli per singolo punto prelievi attualmente sono: DOLO: dal Lunedì al Venerdì: n. 2 sportelli dalle ore 7.30 alle ore 10.00; n. 1 sportello dalle ore 7.30 alle ore 10.30; n. 1 sportello dalle ore 7.30 alle ore 12.30; n. 1 sportello dalle ore alle ore Sabato: n. 1 sportello dalle ore 8.00 alle ore 11.00; n. 1 sportello dalle ore 8.00 alle ore MIRANO: dal Lunedì al Venerdì: n. 2 sportelli dalle ore 7.30 alle ore 10.00; n. 1 sportello dalle ore 7.30 alle ore 13.30; n. 1 sportello dalle ore alle ore (per tre pomeriggi alla settimana). Sabato: n. 1 sportello dalle ore 8.00 alle ore 11.00; n. 1 sportello dalle ore 8.00 alle ore NOALE: dal Lunedì al Venerdì: n. 2 sportelli dalle ore 7.30 alle ore

2 SPINEA: dal Lunedì al Venerdì: n. 1 sportello dalle ore 7.30 alle ore Tali orari potranno subire delle modifiche in base a nuove esigenze organizzative dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Al fine di permettere ai soggetti partecipanti alla procedura di gara di effettuare un offerta economica ed organizzativa il più corretta possibile, si precisa che, storicamente, le ore sportello sono state circa n /anno. L attività è realizzata in ambiente informatico di proprietà dell Azienda U.L.S.S. n. 13 ( concerto, repository e AS400) e con attrezzature hardware, postazioni di lavoro e programmi informatici attualmente di proprietà della stessa Azienda U.L.S.S.. La ditta appaltatrice dovrà fornire le postazioni hardware di caratteristiche equivalenti o maggiori rispetto all esistente, anche mediante acquisto di quelle attualmente in dotazione. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware alle future implementazioni software che l azienda dovesse introdurre nel proprio sistema informativo. Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività di segreteria. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n Gestione degli sportelli del CUP Aziendale presso le sedi ospedaliere di Dolo, di Mirano e di Noale e presso i Distretti Socio Sanitari n. 1 Area Nord e n. 2 Area Sud. La gestione degli sportelli del CUP Aziendale consiste nell attività di front office per la prenotazione delle visite ed esami specialistici, per tutte le attività correlate alla gestione delle prenotazioni, per la riscossione dei tickets, nonché degli altri proventi derivanti dall attività dell Azienda U.L.S.S. n. 13, relativamente all offerta programmata dal CUP Aziendale. Presso gli sportelli in oggetto è prevista la consegna dei referti e degli esami (ad esempio di Laboratorio Analisi, Anatomia Patologia e Neurologia, e la distribuzione dei buoni pasto). L attività, le cui modalità di attuazione vengono stabilite dalla Direzione Amministrativa degli Ospedali che dirige il CUP dell A.U.L.S.S. n. 13, deve realizzarsi in un corretto rapporto di collaborazione con le singole unità operative, attuando tutto quanto necessario a fornire una corretta e costante informazione agli utenti. Nell attività di consegna dei referti di Laboratorio è previsto il conteggio manuale dei ticket non tariffati in automatico. Il servizio dispone inoltre come per l attività del CUP telefonico - del supporto di un applicativo informatico ceck-in di proprietà della società DO.MI.NO. la quale gestisce il servizio di back office del CUP Aziendale, per la diffusione delle comunicazioni, aggiornamenti, informazioni ed istruzioni necessarie in ambito prevalentemente di prenotazioni CUP. Le informazioni contenute nel programma in oggetto sono alimentate dal back office del CUP Aziendale, secondo le istruzioni impartite dalla Direzione Amministrativa degli Ospedali. Data la particolarità del servizio si richiede che tutti gli operatori oltre che ricevere la normale formazione specifica relativa all uso del software e dell hardware necessario per l erogazione del servizio stesso, ricevano a cura dell aggiudicatario anche formazione specifica in materia di privacy, cortesia e relazionalità con l utenza. Il servizio (orario apertura al pubblico dal Lunedì al Venerdì e il Sabato) viene assicurato in un arco orario definito in accordo con il Direttore della Direzione Amministrativa degli Ospedali, Responsabile del C.U.P. Aziendale, ma che comunque non potrà essere inferiore alle n. 11 ore giornaliere per ciascun giorno lavorativo della settimana, e alle n. 4 ore giornaliere per il Sabato, esclusi i festivi. L Azienda U.L.S.S. si riserva di richiedere l ampliamento della fascia oraria dell apertura degli sportelli concordandone, nel caso, i maggiori costi. La ditta appaltatrice deve garantire l apertura degli sportelli presenti presso le tre sedi ospedaliere (Dolo: n. 8-2

3 comprensivi di consegna referti e richiesta cartella clinica; Mirano: n. 6 comprensivi di consegna referti; Noale: n. 2 comprensivi di consegna referti) secondo le modalità atte a garantire il corretto accesso dell utenza ed il rispetto dei livelli di servizio degli sportelli all utenza di seguito indicati. Il servizio appaltato comprende anche la gestione dei punti distrettuali decentrati presso le sedi di Fossò, Pianiga (orario dal Lunedì al Venerdì e Sabato da effettuarsi nei giorni di Lunedì/Mercoledì/Venerdì a Fossò e di Martedì/Giovedì/Sabato a Pianiga), presso la sede di Mira (orario apertura al pubblico dal Lunedì al Venerdì e il Giovedì), e la gestione degli sportelli delle segreterie delle U.T.A.P. di Noale (orario previsto , dal Lunedì al Venerdì) e Mira (orario previsto , dal Lunedì al Venerdì). In particolare, il servizio di sportello/segreteria reso presso le U.T.A.P. consiste, oltre alle attività di prenotazione sopra richiamate, in: accoglienza dei pazienti, con possibile predisposizione della documentazione su indicazione del medico, attività di sportello e di sportello telefonico, gestione accessi agli ambulatori, caricamento dati ed esiti esami. La ditta appaltatrice dovrà organizzare le fasi orarie di apertura dei singoli sportelli per ognuno dei punti di prenotazione al fine di garantire il rispetto dei livelli di qualità del servizio degli sportelli all utenza di seguito indicati. L attività è realizzata in ambiente informatico di proprietà dell Azienda U.L.S.S. n. 13 e con attrezzature, postazioni di lavoro e programmi informatici di proprietà della stessa Azienda U.L.S.S. n. 13 o della ditta DO.MI.NO.. In particolare presso le U.T.A.P. viene utilizzato il programma Millewin. La ditta appaltatrice dovrà fornire le postazioni hardware di caratteristiche equivalenti o maggiori rispetto all esistente, anche mediante acquisto di quelle attualmente in dotazione. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware alle future implementazioni software che l azienda dovesse introdurre nel proprio sistema informativo. Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività di sportello e segreteria. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. La ditta appaltatrice deve fornire un sistema informatizzato di gestione delle code degli utenti idoneo a regolare le principali tipologie di accesso per prenotazione/cassa garantendo la polifunzionalità degli sportelli CUP, che permetta anche la registrazione giornaliera dei dati di affluenza ed attesa dell utente allo sportello. La ditta appaltatrice si impegna a riscuotere i tickets nonché altri proventi derivanti dall attività dell Azienda in nome e per conto dell Azienda U.L.S.S. ed a prestare tale servizio a titolo oneroso, sia per il presente che per il futuro, secondo le direttive impartite dall A.U.L.S.S. stessa con apposite comunicazioni. L Azienda U.L.S.S. si impegna a fornire tempestivamente alla ditta appaltatrice copia di ogni nuovo atto legislativo o amministrativo che abbia riflessi operativi sulla gestione del servizio casse. Nel caso che per tali atti si possano prospettare interpretazioni divergenti, l A.U.L.S.S. formalizzerà alla ditta appaltatrice la propria interpretazione autentica. L A.U.L.S.S. consegnerà alla ditta appaltatrice copia degli atti che regolano alla data del 1/1/2009 la gestione del servizio cassa. Il rapporto giuridico, relativo al precedente capoverso, tra l A.U.L.S.S. e la ditta appaltatrice è regolato dalle disposizioni in materia di agenti alla riscossione di cui al R.D. 18/11/1923, n. 2440, ed al R.D. 23/5/1924 n Il personale della ditta appaltatrice riceve il versamento dei tickets dagli assistiti nonché di altri proventi derivanti dall attività dell Azienda e contestualmente emetterà una ricevuta o fattura in 3

4 duplice copia a seconda della natura dei proventi riscossi, utilizzando il programma informatizzato di gestione casse fornito dall Azienda U.L.S.S. n. 13. Il personale della ditta appaltatrice consegna all assistito, o a chi ne fa le veci, l originale e la copia della quietanza; il riepilogo verrà elaborato giornalmente ad ogni chiusura della cassa utilizzando la stessa procedura informatizzata di cui sopra. Le somme riscosse in nome e per conto dell Azienda U.L.S.S., risultanti dai riepiloghi giornalieri, devono essere versate al tesoriere entro il medesimo giorno lavorativo. Tale termine deve considerarsi tassativo ed inderogabile, salvo i casi di scadenza coincidente con i giorni non lavorativi per l Azienda U.L.S.S., compreso il sabato; il termine verrà allora prorogato al primo giorno lavorativo per l Azienda U.L.S.S.. Il mancato rispetto del termine sopra esposto comporta l immediata cessazione del rapporto contrattuale e l immediata riconsegna da parte della ditta appaltatrice al funzionario addetto della Direzione Economico-Finanziaria dell Azienda U.L.S.S. di tutta la documentazione e delle somme riscosse dal personale della ditta appaltatrice. La ditta appaltatrice si assume tutte le responsabilità in merito alla riscossione e custodia del denaro ed alla diligente compilazione dei riepiloghi costituenti il giornale di cassa, procedendo contestualmente alla individuazione di un referente per tali compiti e per i conseguenti rapporti con il Tesoriere e la Direzione Economico-Finanziaria. La consegna dei riepiloghi giornalieri va effettuata all Ufficio Entrate della Direzione Economico-Finanziaria dell Azienda U.L.S.S. entro i termini concordati con la medesima Direzione. La ditta appaltatrice sarà responsabile di eventuali ammanchi che si dovessero verificare nella riscossione degli incassi. Le eventuali modifiche o integrazioni alle modalità operative vigenti alla data di sottoscrizione del presente atto verranno concordate con la ditta appaltatrice mediante apposite intese con il direttore della Direzione Amministrativa degli Ospedali. La ditta appaltatrice si assume tutte le responsabilità derivanti dalle attività di riscossione ticket, nonché di altri incassi provenenti dall attività dell Azienda, gestione prenotazioni visite ed esami specialistici, corretto rapporto con le UU.OO., corretta, tempestiva e completa informazione all utenza, che ne faccia richiesta, e da tutte la altre attività, da essa svolte, e comprese nei sopracitati articoli. In merito ai rimborsi ed allo storno di incassi la ditta appaltatrice seguirà le direttive concordate con i dirigenti responsabili del C.U.P. Aziendale e della Direzione Economico-Finanaziaria. L Azienda U.L.S.S. n. 13 ha facoltà, a suo insindacabile giudizio, di effettuare verifiche contabili di cassa con periodicità non inferiore al semestre per mezzo della Direzione Economico Finanziaria. Le verifiche effettuate dalla Direzione Economico Finanziaria sono finalizzate al controllo della regolare tenuta della contabilità ed al controllo delle effettive consistenze di cassa. La ditta appaltatrice si impegna a rispettare le direttive provenienti dall Azienda al fine di armonizzare, integrare ed uniformare tutte le procedure per l attività di prenotazione e cassa, e quanto altro stabilito nei sopracitati articoli, nei tre presidi ospedalieri di Mirano, Dolo e Noale. La ditta appaltatrice si impegna, altresì, a garantire l efficiente espletamento di tutte le operazioni di prenotazione, cassa e informazione rivolte all utenza. 4

5 Tutti i rapporti tra la ditta appaltatrice e l Azienda non regolati dal presente atto saranno oggetto di specifiche note operative concordate tra la ditta e la Direzione Amministrativa degli Ospedali. In particolari dovranno essere redatti: - il verbale di consegna della gestione contabile; - il verbale di consegna delle attrezzature; - l indicazione del Referente del C.U.P. da parte della ditta appaltatrice. In particolare il Referente del CUP avrà il compito, rapportandosi con la Direzione Amministrativa Ospedaliera, di coordinare tutte le attività oggetto del presente servizio. 3. Gestione del CUP telefonico L attività è relativa alla gestione dell offerta a CUP dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Il servizio (orario apertura al pubblico dal Lunedì al Venerdì e il Sabato). I contatti telefonici attualmente gestiti sono circa n /anno, di cui circa n prenotazioni, ed il resto tra informazioni (n circa), cancellazioni (n circa), disdette (n circa). Ai fini dell offerta e della remunerazione delle prestazioni, verrà considerato il numero complessivo delle sole prenotazioni effettuate, pari a circa /anno, poiché i costi per le restanti attività (informazioni-cancellazioni-disdette) vanno ricompresi all interno dell offerta per le sole prenotazioni. Il servizio appaltato consiste nel ricevere, via telefono, le richieste di prenotazione di visite o esami specialistici ambulatoriali da parte degli utenti, nel prenotare tramite terminale e secondo quanto disponibile a calendario CUP, fissando la data e l ora degli appuntamenti. Il servizio prevede anche la stampa della prenotazione ed il relativo imbustamento, necessario per l invio al domicilio dell utente. L attività contempla inoltre la gestione di alcune tipologie di prestazione prenotabili anche via fax (radiologiche) e la richiamata degli utenti che hanno lasciato il proprio recapito alla segreteria telefonica del servizio. Inoltre il servizio gestisce la cancellazione delle disdette da parte degli utenti che ne forniscono segnalazione telefonica tramite numero verde. L ufficio svolge, nell ambito di quanto inerente l attività di CUP, attività informativa nei confronti dell utenza. Data la particolarità del servizio si richiede che tutti gli operatori oltre che ricevere la normale formazione specifica relativa all uso del software e dell hardware necessario per l erogazione del servizio stesso, ricevano a cura dell aggiudicatario anche formazione specifica in materia di privacy, cortesia e relazionalità con l utenza. L attività è realizzata attualmente con attrezzature informatiche (computer e fax), postazioni di lavoro (scrivanie, ecc.) e call-center telefonico (server, flusso telefonico dedicato, tecnologia voip ), per la gestione delle chiamate, di proprietà della società DO.MI.NO.. L attività di prenotazione viene realizzata con il programma informatico CUP dell A.U.L.S.S. n. 13, in ambiente informatico AS400. Il servizio dispone inoltre del supporto di un applicativo informatico ceck-in anch esso di proprietà della società DO.MI.NO., la quale gestisce il servizio di back office del CUP Aziendale, per la diffusione delle comunicazioni, aggiornamenti, informazioni ed istruzioni necessarie in ambito prevalentemente di prenotazioni CUP. Le informazioni contenute nel programma in oggetto sono alimentate dal back office del CUP Aziendale, secondo le istruzioni impartite dalla Direzione Amministrativa degli Ospedali. Le attività sopradescritte dovranno essere svolte presso uffici del CUP telefonico siti nell Ospedale di Dolo (ex Villa Massari). A. Per quanto riguarda la prenotazione (ma anche eventuali disdette e richieste informazioni), serve assicurare il seguente livello di servizio: 5

6 1. almeno l 80% delle telefonate deve essere preso in carico dagli operatori entro 180 secondi (a partire dal momento in cui l utente ha scelto il servizio da contattare), con segreteria telefonica per successiva richiamata verso l utente stesso; 2. il rimanente 20% dovrà essere gestito mediante procedure di richiamata (out bound) o mediante attività di trabocco presso altro Contact Center remotizzato, in quest ultimo caso a totale spesa della ditta appaltatrice (traffico, collegamenti, etc.); 3. la ditta appaltatrice dovrà utilizzare la tecnologia attualmente in uso: tecnologia voip del contact center fornito dalla Telecom/Infomaster 4. sono a carico della ditta appaltatrice la fornitura, l installazione e la manutenzione delle postazioni di lavoro, e delle postazioni hardware, del call center telefonico di caratteristiche equivalenti o maggiori rispetto all esistente, utilizzate per l espletamento del servizio oggetto dell appalto anche mediante acquisto di quelle attualmente in dotazione, di proprietà della ditta DO.MI.NO. S.r.l.; è fatta eccezione per tutte le connessioni al server di produzione e la predisposizione delle infrastrutture di rete che rimangono a totale carico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware alle future implementazioni software che l azienda dovesse introdurre nel proprio sistema informativo; 5. è a carico della ditta garantire eventuali attività di cambio appuntamento e la gestione del software out bound per la richiesta della conferma della prenotazione (comunque su precise direttive del Direttore della Direzione Amministrativa dell Ospedale); 6. è a carico della ditta gestire quotidianamente eventuali software residenti nel Contact Center che potranno essere utilizzati per garantire accessi multimediali al CUP (sms, , web). B. Il personale incaricato dalla ditta per svolgere le mansioni di prenotazione telefonica, dovrà garantire il servizio interagendo operativamente anche con il personale di back office del CUP Aziendale e comunque nel rispetto delle disposizioni definite dal Direttore della Direzione Amministrativa dell Ospedale. C. Ogni responsabilità per danni che può causare nell espletamento del servizio oggetto dell appalto. D. Al rispetto dell utenza con il quale ogni dipendente della ditta viene a contatto e al segreto d ufficio per tutti gli atti amministrativi e sanitari compiuti in dipendenza di appalto. La ditta appaltatrice dovrà organizzare il funzionamento delle attività al fine di garantire il rispetto dei livelli di qualità del Servizio CUP telefonico sopra indicati. Tutte le predette attività sono eseguite, previo coordinamento operativo con il Direttore della Direzione Amministrativa dell Ospedale, Responsabile del C.U.P. Aziendale, sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dal Referente della ditta appaltatrice. Le rendicontazioni dei volumi di attività saranno mensilmente prodotti mediante estrazione dei dati registrati nelle procedure informatiche di gestione delle linee telefoniche. 6

7 Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività di sportello e segreteria. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. L offerta dovrà essere effettuata in riferimento al numero delle prenotazioni telefoniche previste in ragione annua rapportati ai livelli di qualità del Servizio CUP telefonico di seguito indicati. 4. Call-center - trasporti ambulanze Il servizio consiste nella gestione, tramite call-center telefonico, del servizio trasporti a gestione interna delle ambulanze per i presidi ospedalieri ed i distretti dell A.U.L.S.S. n. 13. L attività (orario dal Lunedì al Venerdì e il Sabato) ha inizio con l analisi quotidiana delle richieste di trasporto pervenute via fax dalle Unità Operative e dai Distretti, prioritariamente per i servizi del giorno successivo, e la relativa gestione delle prenotazioni. Segue l elaborazione dei piani di viaggio sulla base delle richieste pervenute e concordate con gli equipaggi di Dolo, Mirano e Noale - più i contatti con eventuali servizi di trasporto privati presenti nel territorio dell A.U.L.S.S. n. 13. In questa fase si verificano i trasporti in riferimento agli standard ed ai criteri definiti (peso paziente, stato clinico, ecc.). Nel corso della giornata si verifica la necessità di gestire in tempo reale alcune problematiche come: richieste provenienti da pronto soccorso, problemi dovuti a eventuali servizi in sovraccarico, servizi che subiscono ritardi, variazioni ed altri imprevisti, che necessitano del relativo riassestamento dei piani di viaggio, disdette e messaggi lasciati in segreteria telefonica. Al termine delle giornata lavorativa si procede alla stampa ed all invio - con le modalità concordate - dei piani di viaggio per gli equipaggi della mattina successiva. Infine si archivia la documentazione giornaliera relativa ai viaggi effettuati negli apposti docks. Mensilmente si procede alla stampa del tabulato riportante il traffico complessivo dei servizi effettuati con i servizi di trasporto privati esterni, per la verifica delle fatture relative. Le attrezzature informatiche (computer e fax), le postazioni di lavoro (scrivanie, ecc.) ed il centralino telefonico per la gestione delle chiamate sono di proprietà della società DO.MI.NO.. L attività di prenotazione avviene in ambito AS400. Le attività sopradescritte dovranno essere svolte presso gli uffici del CUP telefonico siti nell Ospedale di Dolo (ex Villa Massari). La ditta appaltatrice dovrà fornire le postazioni di lavoro, il centralino telefonico e le postazioni hardware di caratteristiche equivalenti o maggiori rispetto all esistente, anche mediante acquisto di quelle attualmente in dotazione. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware alle future implementazioni software che l Azienda dovesse introdurre nel proprio sistema informativo. Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività di sportello e segreteria. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Tutte le predette attività sono eseguite, previo coordinamento operativo con la Dirigenza Medica dell Ospedale, sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dal Referente della ditta appaltatrice. 7

8 5. Gestione attività memorizzazione cartelle cliniche. Supporto attività presso archivio cartelle L attività consiste nella memorizzazione su supporto informatico, tramite scannerizzazione, dei documenti contenuti nelle cartelle cliniche relative ai PP.OO. dell Azienda U.L.S.S. n. 13 ed alla relativa archiviazione informatica. Le cartelle cliniche prodotte annualmente negli ospedali dell Azienda U.L.S.S. n. 13 ammontano indicativamente a n La memorizzazione in oggetto permette la messa in rete presso le singole U.O. delle immagini contenute nelle cartelle (con possibilità di visualizzazione presso i singoli reparti) e la stampa di copia conforme su richiesta da parte dell utenza. La modalità di lavoro prevede che le cartelle vengano quotidianamente prelevate dall archivio centrale di Dolo. Al termine della lavorazione viene stampato sul frontespizio di ogni cartella lavorata il timbro riportante la scritta registrato, così come sull esterno del faldone contenente le cartelle la cui memorizzazione è stata ultimata. Ogni richiesta per fotocopia dei tre ospedali viene inviata all ufficio in oggetto che procede alla scannerizzazione ed alla conseguente predisposizione in rete per la stampa da consegnare all utente. Per meglio realizzare tale obiettivo è prevista anche un attività di fattorinaggio interna agli ospedali in relazione al più agevole recupero delle cartelle ed una relativa attività amministrativa di sistemazione del materiale da svolgere presso l archivio cartelle dell Ospedale di Dolo, con un impegno orario complessivo pari a n. 40 ore. Nel corso della giornata lavorativa si procede inoltre ad attivare le procedure informatiche per l invio delle cartelle memorizzate alla libreria ottica collocata presso gli uffici del Dipartimento Informatico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Tale invio ha corso quotidianamente per le cartelle memorizzate per richiesta fotocopia, settimanalmente per tutte le altre. Le attrezzature informatiche (scanner, computer, stampanti), le postazioni di lavoro (scrivanie, ecc.) ed il programma specifico di scannerizzazione è di proprietà della società DO.MI.NO. Tutte le predette attività sono eseguite sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dalla Direzione Affari Generali. Le attività sopradescritte dovranno essere svolte presso uffici dell archivio cartelle cliniche siti nell ospedale di Dolo (ex Padiglione Pneumologia). La ditta appaltatrice dovrà garantire la registrazione su supporto informatico delle cartelle richieste in copia dall utenza entro due giorni dalla richiesta proveniente dall Azienda. Le altre cartelle dovranno essere registrate entro il 30 giugno dell anno seguente. La ditta appaltatrice dovrà fornire le postazioni di lavoro, gli scanner, l applicativo per l archiviazione, la consultazione e la stampa delle cartelle cliniche nonché le postazioni hardware. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware ed il software alle future implementazioni che l Azienda dovesse introdurre nel proprio sistema informativo. Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Per quanto riguarda l applicativo questo dovrà prevedere il trasferimento delle cartelle cliniche archiviate nella banca ottica attuale ed in buffer presso il server DOMINO al nuovo sistema Centera EMC previa unione dei pdf costituenti ogni cartella in un unico pdf. La chiave di archiviazione restituita dal Centera dovrà essere memorizzata in un istanza Microsoft Sql Server 2000, l azienda fornirà la licenza ed il server di gestione per il DB. 8

9 Prima del trasferimento al Centera i PDF dovranno essere firmati digitalmente con Smart card fornite dall'azienda. Gli incaricati a porre la firma potranno essere operatori diversi da chi opera la scansione. L applicativo per la visualizzazione e la stampa delle cartelle cliniche dovrà essere Web based. L utenza potrà accedere all applicativo previa immissione di una login e una password nel rispetto della normativa sulla privacy, inoltre dovrà consentire ad un super-utente di creare degli utenti amministratori che a loro volta potranno creare degli utenti e modificarne la password di accesso, sempre secondo normativa sulla privacy. Tutte le operazioni dovranno essere effettuate esclusivamente via browser internet. Il protocollo utilizzato dovrà essere HTTPS fornendo il certificato e garantendone la validità per la durata dell appalto ; Il sito web sarà ospitato su due nodi cluster con s.o. Microsoft 2003 Server R2 in balancing. Il DB invece risiederà su un diverso nodo cluster con il medesimo s.o. L anagrafica del paziente a cui si riferisce la cartella clinica dovrà essere prelevata direttamente dall anagrafe centrale dell azienda che risiede su DBMS DB2 su server iseries. Tutte le predette attività sono eseguite, previo coordinamento operativo con il Responsabile della Direzione Affari Generali, sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dal Referente della ditta appaltatrice, solo per quanto riguarda la parte tecnologica si dovrà fare riferimento al Responsabile del Dipartimento Risorse Informatiche e Tecnologiche. 6. Gestione servizio impegnative: caricamento impegnative verifica verbali pronto soccorso - attività di recupero dei tickets non pagati, dei referti sanitari non ritirati - rivalsa delle spese sanitarie. L attività consiste nella presa in carico quotidiana delle impegnative dei tre presidi ospedalieri, tramite raccolta per singolo ospedale effettuata da un servizio di fattorinaggio, e nel relativo caricamento dei dati su programma CUP (ambiente AS400), previo controllo della corrispondenza della documentazione raccolta (impegnative) con i piani di lavoro giornalieri allegati dai singoli reparti. Le impegnative prodotte dai servizi sanitari dell A.U.L.S.S. n. 13 ammontano complessivamente a circa n all anno. E fatto obbligo il caricamento quotidiano delle impegnative per permettere ad A.U.L.S.S. n. 13 di procedere all invio degli stessi nei tempi previsti dalle normative in essere. A inserimento terminato l ufficio si occupa di ordinare e depositare le stesse impegnative presso la sede dell archivio di Dolo, secondo le modalità impartite di concerto dalla Direzione Amministrativa degli Ospedali e dalla Direzione Affari Generali dell A.U.L.S.S. n. 13. Per agevolare il corretto e puntuale caricamento della documentazione pervenuta, l ufficio svolge attività di coordinamento, relazionandosi con i singoli reparti relativamente alle corrette codifiche, caricamenti, ecc., ed assicurandosi la quotidiana raccolta del materiale. La ditta appaltatrice dovrà organizzare il funzionamento delle attività al fine di garantire il rispetto dei livelli di qualità del Servizio Impegnative di seguito indicati. Lo stesso servizio deve gestire l attività di presa in carico e gestione dei verbali di pronto soccorso. Questa consiste nella verifica manuale dei verbali di pronto soccorso provenienti dagli ospedali di Dolo e Mirano pari a circa n in ragione annua. 9

10 Viene eseguito il controllo relativo al rispetto dell obbligo di pagamento del ticket da parte dell utente, con l avvio delle relative attività collegate alla riscossione dei ticket non pagati. Tale attività consiste nel controllare singolarmente le pratiche in oggetto, inserire in un programma gli utenti a cui deve essere inviata la richiesta di pagamento non eseguito, produrre la stampa della lettera pre-impostata da inviare agli stessi utenti e predisporre la compilazione del bollettino con l importo da recuperare. In seguito, controllati presso gli uffici della Direzione Economico-Finanziaria gli utenti che hanno eseguito il pagamento per mezzo di CCP, si recupera una copia del bollettino di pagamento e presso l ufficio cassa si recupera il verbale relativo. A questo punto si procede, per chi risulta aver versato il ticket, all archiviazione della pratica. Infine il servizio, ogni qualvolta nel verbale di pronto soccorso viene evidenziata una responsabilità civile di terzi quale causa delle cure fornite all utente (anche in caso di successivo ricovero), provvederà ad attivare le procedure per la rivalsa delle spese sanitarie complessivamente sostenute dall Azienda. Rispetto a tutte queste attività, il servizio prevede anche l apertura di uno sportello al pubblico nella fascia oraria dalle ore 9.00 alle ore L attività è completata con il controllo sui tickets non pagati e sui referti non ritirati dagli utenti entrambe su segnalazione dei vari servizi sanitari (ad esempio: Laboratorio Analisi, Anatomia Patologica, Radiologia, ecc.) pari a circa n in ragione annua. Questa consiste nel prendere in carico le impegnative per le quali non è stato pagato il ticket ed i referti non ritirati, nel controllo incrociato con il programma CUP/Cassa per verificare se è avvenuto il pagamento. Viene dunque predisposta una conseguente lettera per invitare l utenza a ritirare il referto ed effettuare i pagamenti previsti dalla normativa. Per quanto concerne le rivalse delle spese sanitarie ex art c.c., pari a circa n in ragione annua, l attività verrà eseguita mediante l analisi dei verbali di pronto soccorso dai cui risultino prestazioni sanitarie erogate dal pronto soccorso o gli eventuali ricoveri ospedalieri derivanti da danni causati da terzi. L attività verrà svolta in base alle istruzioni operative codificate dall Azienda e consisterà nell invio al paziente danneggiato di un apposito questionario predisposto dall Azienda, nell esame delle risposte e nella predisposizione della nota d addebito a carico dei terzi che hanno prodotto il danno. Tutte le attività previste dal presente paragrafo si concluderanno con l archiviazione delle pratiche risolte a buon fine o l inoltro di quelle insolute alla Direzione Amministrativa dell Ospedale per il seguito amministrativo di competenza. Tutte le predette attività sono eseguite, previo coordinamento operativo con il Direttore della Direzione Amministrativa dell Ospedale, sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dal Referente della ditta appaltatrice. Le attività sopradescritte hanno luogo presso gli uffici dell ospedale di Dolo (ex Villa Massari). I programmi utilizzati per lo svolgimento dell attività in oggetto tutti in ambiente AS400 sono il programma CUP ed il programma di pronto soccorso. Le attrezzature informatiche (computer e stampanti) e le postazioni di lavoro (scrivanie, ecc.) sono di proprietà della ditta DO.MI.NO.. La ditta appaltatrice dovrà fornire le postazioni di lavoro nonché le postazioni hardware di caratteristiche equivalenti o maggiori rispetto all esistente, anche mediante acquisto di quelle attualmente in dotazione. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware alle future implementazioni software che l azienda dovesse 10

11 introdurre nel proprio sistema informativo. Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Ai fini dell offerta e della remunerazione delle prestazioni, verrà considerato il numero complessivo delle sole impegnative prese in carico, pari a circa /anno, poiché i costi per le restanti attività (verbali di pronto soccorso, controllo sui tickets non pagati e sui referti non ritirati, nonché rivalse delle spese sanitarie) vanno ricompresi all interno dell offerta per le sole impegnative. 7. Gestione sito web Azienda U.L.S.S. n. 13 L attività consiste nella manutenzione ed implementazione, secondo quanto determinato dagli uffici competenti dell Azienda U.L.S.S. n. 13, dei contenuti relativi al sito web aziendale dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Per lo svolgimento di tale attività si realizza dunque un sistematico rapporto di comunicazione e collaborazione con le singole unità operative e di relazione con i servizi dell Azienda. Lo svolgimento della stessa inoltre è svolto in un rapporto di stretta collaborazione con la ditta esterna a cui A.U.L.S.S. n. 13 ha affidato la realizzazione tecnica del sito. Più nello specifico l attività si realizza principalmente attraverso l aggiornamento delle informazioni contenute nel sito, la revisione e predisposizione dei testi che fanno riferimento alla comunicazione dell Azienda (news, eventi, convegni) e alle unità operative (carte dei servizi, prestazioni), la formazione per l utilizzo di intranet aziendale, e una complessiva manutenzione delle aree del sito per consentire una maggiore e più adeguata fruibilità delle informazioni. Al fine di permettere ai soggetti partecipanti alla procedura di gara di effettuare un offerta economica ed organizzativa il più corretta possibile, si precisa che, storicamente, per tale attività è stato necessario un impegno orario settimanale di n. 10 ore circa. Tutte le predette attività sono eseguite previo coordinamento operativo con il Responsabile dell Ufficio Relazioni con il Pubblico e dal Dipartimento Risorse Umane e Materiali, sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dal Referente della ditta appaltatrice. Le attività sopradescritte hanno luogo presso i locali dell Ufficio Relazioni con il Pubblico dell Ospedale di Dolo. La ditta appaltatrice dovrà fornire le postazioni di lavoro nonché le postazioni hardware di caratteristiche equivalenti o maggiori rispetto all esistente, anche mediante acquisto di quelle attualmente in dotazione. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware alle future implementazioni software che l Azienda dovesse introdurre nel proprio sistema informativo e nel sito WEB. Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n Gestione servizio di caricamento dati in procedure informatiche L attività consiste nella presa in carico quotidiana di documenti amministrativi quali, ad esempio, fatture passive, schede di presenze/assenza dei dipendenti dell Azienda ULSS 13, documentazione del protocollo generale da registrare su supporto ottico, nonché di altra documentazione cartacea e nel relativo caricamento dei dati su programmi informatici. Per il caricamento delle fatture viene utilizzata la procedura informatica SAP, mentre per il caricamento delle presenze /assenze la procedura SIGMA (ambiente 11

12 AS400). Le fatture da registrare ammontano complessivamente a circa n in ragione annua e le schede di presenze/assenza a circa n sempre in ragione annua. L Azienda si riserva la facoltà di attivare in corso d appalto la registrazione su supporto ottico della documentazione del protocollo generale od altra documentazione cartacea secondo accordi che verranno successivamente intrapresi. L attività di inserimento dati viene effettuata presso gli uffici dell A.U.L.S.S. n. 13 preposti alla gestione della documentazione di riferimento (Direzione Economico Finanziaria, Direzione del Personale Dipendente e Convenzionato, Farmacia Ospedaliera, ecc.); a conclusione dell inserimento la ditta appaltatrice dovrà ordinare e depositare la documentazione presso la sede degli uffici di riferimento, secondo le modalità impartite dalla Direzione Economico Finanziaria e dalla Direzione del Personale Dipendente e Convenzionato dell A.U.L.S.S. n. 13. La ditta appaltatrice dovrà organizzare il funzionamento delle attività al fine di garantire il rispetto dei livelli di qualità determinati con atti di indirizzo emanati dalle competenti Direzioni Amministrative dell ULSS n. 13 e nel rispetto delle seguenti tempistiche: - Registrazione fatture: entro 3 giorni lavorativi dalla consegna della documentazione; - Registrazione presenze/assenze: entro 3 giorni lavorativi dalla consegna della documentazione. Tutte le predette attività sono eseguite, previo coordinamento operativo con le competenti Direzioni Amministrative dell ULSS n. 13, sotto il coordinamento e secondo le modalità operative impartite dal Referente della ditta appaltatrice. Le attività sopradescritte hanno luogo presso gli uffici dell A.U.L.S.S. n. 13. L elenco dei locali verrà fornito alle ditte partecipanti alla gara. Le attrezzature informatiche (computer e stampanti) e le postazioni di lavoro (scrivanie, ecc.) dovranno essere fornite dalla ditta appaltatrice. La ditta appaltatrice dovrà fornire le postazioni di lavoro nonché le postazioni hardware di caratteristiche equivalenti o maggiori rispetto all esistente, anche mediante acquisto di quelle attualmente in dotazione. La ditta appaltatrice dovrà in ogni caso adeguare le postazioni hardware alle future implementazioni software che l azienda dovesse introdurre nel proprio sistema informativo. Sono a carico della ditta appaltatrice tutte le forniture di materiale di cancelleria, d ufficio, la carta e la manutenzione dell hardware necessari al funzionamento dell attività. La fornitura di eventuale modulistica prestampata è a carico dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Con riferimento ai servizi per i quali si prevede l utilizzo di programmi di lavoro in ambiente AS400, si evidenzia che, dal 1 gennaio 20 10, l Azienda U.L.S.S. provvederà ad introdurre un nuovo programma informatico per la gestione della attività, fornito dalla ditta Insimark s.r.l. il quale, al fine di formulare l offerta, può essere visionato presso l Azienda U.L.S.S. n. 3 di Bassano del Grappa o presso l Azienda U.L.S.S. n.18 di Rovigo. La Ditta aggiudicataria dovrà comunque garantire il servizio anche dopo l implementazione di tale nuovo programma e/o di altre nuove tecnologie. ART. 2 IMPORTO DELL APPALTO L importo a base d asta, per cinque anni, è pari ad euro ,00.= (oltre I.V.A.). 12

13 Tale somma è da intendersi quale tetto massimo di spesa, oltre il quale l Amministrazione non aggiudicherà il servizio. L importo a base d asta è dettagliato, per singolo servizio, come segue: 1) Attività segreteria amministrativa dell U.O. di Laboratorio Analisi. Canone annuo: ,00. 2) Gestione degli sportelli del CUP Aziendale presso le sedi ospedaliere di Dolo, di Mirano e di Noale e presso i Distretti Socio Sanitari n. 1 Area Nord e n. 2 Area Sud. Canone annuo: ,00. 3) Gestione del CUP telefonico. Prezzo della registrazione di n. 1 prenotazione andata a buon fine: 2,24. Prezzo complessivo (2,24 x ): ,00. 4) Call-center - trasporti ambulanze. Canone annuo ,00. 5) Gestione attività memorizzazione ottica cartelle cliniche Supporto attività presso archivio cartelle. Prezzo della registrazione di n. 1 cartella clinica: 10,111. Prezzo complessivo (10,111 x ): ,00. 6) Gestione servizio impegnative: caricamento impegnative verifica verbali pronto soccorso - attività di recupero dei tickets non pagati, dei referti sanitari non ritirati - rivalsa delle spese sanitarie. Prezzo della registrazione di n. 1 impegnativa: 0,80. Prezzo complessivo (0,80 x ): ,00. 7) Gestione sito web Azienda U.L.S.S. n. 13. Canone annuo: ,00. 8) Gestione servizio di caricamento dati in procedure informatiche. Canone annuo: ,00. ART. 3 DURATA L appalto di cui al presente capitolato speciale avrà la durata di 5 anni. L inizio del servizio deve essere garantito entro quindici giorni dal ricevimento della comunicazione di aggiudicazione. 13

14 ART. 4 LUOGO DI ESECUZIONE Sono individuati come luogo dell esecuzione del contratto le sedi ospedaliere di Dolo, di Mirano e di Noale, nonché presso i Distretti Sanitari n. 1 Area Nord e n. 2 Area Sud. ART. 5 ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO Per la regolare esecuzione del contratto, entro il termine indicato per l avvio del servizio in oggetto, la ditta appaltatrice dovrà nominare un Responsabile unico di tutti i servizi oggetto dell appalto, nonché un Referente per ogni singolo servizio; al Responsabile unico dovrà essere conferito l incarico di coordinare e controllare l attività di tutti i servizi gestiti, collegandosi con i diversi Referenti dell A.U.L.S.S. n. 13 indicati, per ogni singolo servizio, al precedente articolo 1. Tutte le comunicazioni dell A.U.L.S.S. n. 13 relative alle modalità di esecuzione del contratto, da trasmettersi per iscritto al suddetto Responsabile, si intenderanno come effettuate direttamente alla ditta aggiudicataria. In caso di inadempimento del Responsabile, la ditta ne darà tempestivamente notizia al Dipartimento Risorse Umane e Materiali, indicando contestualmente il nominativo ed il domicilio del sostituto. L Azienda U.L.S.S. n. 13 individua quale Responsabile Unico del Procedimento il Responsabile del Dipartimento Risorse Umane e Materiali, dott. Vasco Verì e si riserva la facoltà di affidare ad un unico referente la funzione di coordinamento generale delle attività elencate al precedente articolo 1, per conto dell Azienda. ART. 6 DISPOSIZIONI RELATIVE AL PERSONALE L Impresa aggiudicataria dovrà assegnare ed impiegare nel servizio appaltato persone svantaggiate o deboli che, in ragione della natura del loro svantaggio o della gravità del loro disagio, non sono in grado di esercitare un attività professionale in condizioni normali, per una percentuale di almeno il 50 % del totale dei lavoratori impiegati, come previsto dall art. 13 della L.R. n. 23/2006, che legittima la riserva di partecipazione. Di tale percentuale, i lavoratori svantaggiati dovranno rappresentare almeno il 30 %. Con riferimento al Progetto sociale di inserimento lavorativo, la ditta dovrà concordare i percorsi di inserimento con il S.I.L. dell Azienda U.L.S.S. n. 13. Entro 30 giorni dall aggiudicazione, l Impresa dovrà inviare all Ente l elenco del personale operante con specificato l eventuale stato di svantaggio o debolezza e la relativa qualifica professionale se necessaria per lo svolgimento del servizio o lavoro. Ogni variazione a detto elenco dovrà essere comunicato entro 30 giorni all Ente. Il mancato invio dell elenco nei termini temporali sopra indicati comporterà una penale giornaliera di euro 300,00.=. L impresa dovrà assegnare ed impiegare altresì, in riferimento al servizio oggetto dell appalto, personale professionale qualificato in possesso delle necessarie autorizzazioni e qualifiche professionali. 14

15 Il personale dell impresa è tenuto a mantenere il segreto d ufficio su fatti e circostanze di cui sia venuto a conoscenza nell espletamento dei propri compiti. In analogia a quanto espressamente previsto dal CCNL per il personale dipendente da imprese di pulizia e servizi integrati/multiservizi, allo scopo di garantire la continuità e le condizioni acquisite dal personale attualmente impiegato per lo svolgimento del servizio appaltato, la ditta subentrante, nel caso in cui siano rimaste invariate le prestazioni richieste, assumerà, nei modi ed alle condizioni previsti dalle leggi vigenti, ferma restando la risoluzione del rapporto di lavoro da parte della ditta cessante, il personale addetto all appalto, salvo il caso in cui l introduzione di nuove tecnologie o significativi mutamenti organizzativi richiedano l impiego di un numero minore di risorse umane. ART. 7 TRATTAMENTO DEI LAVORATORI L Impresa aggiudicataria si obbliga ad applicare nei confronti dei lavoratori dipendenti e dei soci lavoratori condizioni contrattuali, normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi nazionali di lavoro e dagli eventuali accordi integrativi territoriali. L obbligo permane anche dopo la scadenza dei sopraindicati contratti collettivi fino alla loro sostituzione. La società aggiudicataria è tenuta inoltre all osservanza ed all applicazione di tutte le norme relative alle assicurazioni obbligatorie ed antinfortunistiche, previdenziali ed assistenziali, nei confronti del proprio personale. Codesto Ente potrà richiedere all Impresa aggiudicataria, in qualsiasi momento, l esibizione del libro unico, del DM10 e del foglio paga, al fine di verificare la corretta attuazione degli obblighi inerenti l applicazione del CCNL di riferimento e delle leggi in materia previdenziale, assistenziale e assicurativa. ART. 8 UTILIZZO DEI LOCALI Per consentire l espletamento delle prestazioni contrattuali, l AULSS affiderà in comodato alla ditta aggiudicataria i locali attualmente in uso ed adibiti allo scopo, per tutta la durata dell appalto. I locali verranno ceduti alla ditta aggiudicataria, con l impegno di custodirli e conservarli con la diligenza del buon padre di famiglia e con l obbligo di assolvere ad ogni intervento di manutenzione ordinaria. La ditta appaltatrice si impegna a rimborsare le spese di gestione dei locali che saranno calcolate in millesimi per riscaldamento, luce, acqua, manutenzione ordinaria degli immobili, sistema di telefonia interna ed una quota di euro 300,00.= annui per l uso eventuale dei rilevatori orario di servizio. I servizi di pulizia sono a carico della ditta appaltatrice. All inizio del servizio verrà redatto in contraddittorio un verbale di consegna dei locali. In sede di offerta l impresa dovrà presentare una dichiarazione di aver preso visione delle strutture dei locali oggetto della presente gara, senza riserve circa lo svolgimento del servizio di gestione da effettuare. 15

16 Le modalità relative ai sopralluoghi da effettuare nelle varie sedi dovranno essere concordate con il Dipartimento Risorse Umane e Materiali. Contestualmente alle operazioni di consegna verranno affidate all aggiudicataria le chiavi dei locali necessari all espletamento del servizio, precisando che, da quel momento, l ingresso nei locali sarà consentito alle sole persone che dovranno accedervi soltanto per motivi di lavoro o di servizio e per il tempo strettamente necessario. Al termine dell incarico, l aggiudicataria deve riconsegnare quanto ricevuto nelle stesse condizioni rilevate all atto della consegna, salvo il normale deterioramento dovuto all uso, impegnandosi ad eseguire le riparazioni e le sostituzioni causate da incuria, trascuratezza o da utilizzo non appropriato. Anche le operazioni di riconsegna verranno verbalizzate in contraddittorio. ART. 9 NORME IN MATERIA DI SICUREZZA D.LGS. n. 81 del 9 aprile 2008 La ditta aggiudicataria deve porre in essere nei confronti dei propri dipendenti tutti i comportamenti dovuti in forza delle normative vigenti in materia di sicurezza ed igiene del lavoro e diretti alla prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali. La ditta aggiudicataria dovrà ottemperare alle norme relative alla prevenzione degli infortuni dotando il personale di indumenti appositi e di mezzi di protezione atti a garantire la massima sicurezza in relazione ai servizi svolti e dovrà adottare tutti i procedimenti e le cautele atti a garantire l incolumità delle persone addette e dei terzi. Essa è tenuta a provvedere all informazione e alla formazione del personale addetto, nonché degli eventuali sostituti, sulle questioni riguardanti la sicurezza e la salute sul luogo di lavoro. Il personale impiegato dovrà essere adeguatamente formato nel rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza ed igiene del lavoro, antincendio e pronto soccorso. Si dovrà dare evidenza dell avvenuta formazione degli operatori oltre che dell avvenuta effettuazione della valutazione dei rischi correlati con le mansioni e le attività. ART. 10 RESPONSABILITA ED OBBLIGHI DELLA DITTA AGGIUDICATARIA La ditta aggiudicataria assume in proprio ogni responsabilità per infortuni o danni di qualsivoglia natura e specie eventualmente subiti da persone o cose in dipendenza dell'esecuzione dell'appalto, esonerando l A.U.L.S.S. n. 13 da ogni responsabilità verso i prestatori di lavoro da essa ditta dipendenti e verso i terzi in genere (ivi compresi tutti i dipendenti e collaboratori a qualsiasi titolo dell A.U.L.S.S.) per infortuni o danni che possano verificarsi in dipendenza, anche indiretta, dell'esecuzione dell appalto. Essa dovrà pertanto procedere alla stipula di una adeguata polizza di assicurazione, come indicato al successivo art. 24 ASSICURAZIONE. La ditta è tenuta ad utilizzare attrezzature e prodotti conformi alla normativa vigente, con la sottoscrizione del contratto assume formale impegno in tal senso. L aggiudicatario, in particolare, ha l obbligo di: - assicurare la presenza di un Responsabile unico, di un Referente e, comunque, di un suo sostituto, per ogni singolo servizio appaltato, al fine di garantire l autonomia organizzativa prevista dal precedente art. 5; 16

17 - fornire l elenco di tutto il personale con le rispettive qualifiche e mansioni, aggiornandolo prontamente in caso di modifiche; - dimostrare di essere in regola con le retribuzioni, con i contributi assicurativi e previdenziali, assicurazione sugli infortuni, mediante invio mensile di copia dei moduli previsti; - sollevare l Azienda U.L.S.S. da qualsiasi obbligo e responsabilità per retribuzioni, contributi assicurativi, assicurazione infortuni ed infortuni ai propri dipendenti, e responsabilità verso terzi; - con riferimento ai servizi essenziali ai sensi della Legge n. 146 del 12/6/90 e successive modificazioni ed integrazioni, garantire comunque il servizio in qualsiasi condizione (scioperi, assemblee sindacali generali o di categoria); - sottoporre a controlli sanitari tutto il personale dipendente che dovrà osservare tutte le vigenti norme e prescrizioni; - fare osservare a tutto il personale dipendente l obbligo di indossare apposito cartellino di riconoscimento munito di fotografia, riportante cognome e nome, nominativo della ditta ed eventuale qualifica; il personale inserito in servizi sanitari dovrà essere dotato di appositi camici di colore diverso da quelli del personale dipendente della A.U.L.S.S. n. 13; - sostenere tutte le spese per l acquisto dei distintivi e del materiale di consumo vario; - garantire il segreto d ufficio da parte del personale su fatti e circostanze riguardanti l organizzazione e l andamento di qualsiasi attività dell Azienda U.L.S.S. dei quali sia venuto a conoscenza nell espletamento del servizio; - garantire, inoltre, in ogni momento, il corretto comportamento del personale e vigilare in merito all osservanza di tutte le disposizioni generali e disciplinari in vigore presso l Azienda U.L.S.S.. L Azienda U.L.S.S. si riserva la facoltà di richiedere, in qualsiasi momento, l allontanamento di personale che, per seri e comprovati motivi, non risultasse idoneo all espletamento del servizio. ART. 11 MODALITA DI PRESENTAZIONE DELL OFFERTA Le ditte che saranno ammesse alla gara dovranno far pervenire, entro il termine di scadenza che sarà fissato nella lettera d invito, all Ufficio Protocollo dell Azienda U.L.S.S. n. 13 di Mirano (VE) - Italia via Mariutto n un apposito plico sigillato, controfirmato sui lembi di chiusura e recante sul frontespizio il nominativo del mittente nonché la seguente dicitura: Offerta per l affidamento del servizio di gestione di attività amministrative dell A.U.L.S.S. n. 13 di Mirano. Il plico dovrà contenere all interno tre buste separate, di cui la n. 1, recante l indicazione Offerta economica, dovrà essere regolarmente sigillata e controfirmata sui lembi di chiusura, mentre per la n. 2, recante l indicazione Documentazione amministrativa e la n. 3 recante l indicazione Documentazione Tecnica sarà sufficiente una chiusura normale. Busta n. 1: Offerta economica : In tale busta dovrà essere inserita l offerta economica, redatta in carta semplice ed in lingua italiana contenente le seguenti indicazioni: denominazione o ragione sociale esatta della ditta, domicilio, codice fiscale e partita I.V.A.; 17

18 nome e cognome, data e luogo di nascita della persona abilitata ad impegnare l offerta in nome e per conto della ditta, precisando in base a quale titolo; prezzo d offerta che dovrà essere formulato nei termini riportati al successivo art. 12; dichiarazione che la propria offerta è vincolata per 180 giorni dalla data di scadenza per la presentazione della stessa. L offerta redatta come sopra indicato dovrà essere sottoscritta con firma leggibile da persona che ha i poteri di impegnare legalmente la ditta. Busta n. 2: Documentazione amministrativa : In tale busta dovrà essere inserita la seguente documentazione: - copia dello Statuto e dell atto costitutivo dell Ente gestore; - iscrizione del soggetto partecipante alla procedura di gara all Albo Regionale previsto dall art. 13 comma 2 della L.R. Veneto n.23/06 o, per analoghi organismi aventi sede negli stati membri della Comunità Europea in possesso di requisiti equivalenti a quelli richiesti per l iscrizione all Albo, l iscrizione alle liste regionali di cui all art.5, comma 3 della L 381/91; - certificato di iscrizione alla Camera di Commercio, industria ed artigianato con oggetto sociale inerente alla tipologia dell appalto; - documento di valutazione dei rischi di cui all articolo 17, comma 1, lettera a) del D.Lgs. n. 81/08; - elenco dei dispositivi di protezione individuali forniti ai lavoratori; - nomina del responsabile del servizio di prevenzione e protezione, degli incaricati dell attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendi, di evacuazione, di primo soccorso e gestione dell emergenza, del medico competente quando necessario; - nominativo (i) del (i) rappresentante (i) dei lavoratori per la sicurezza; - attestati inerenti la formazione dei lavoratori, prevista dal suddetto D.Lgs. n. 81/08; - elenco dei lavoratori risultanti dal libro unico e relativa idoneità sanitaria; - dichiarazione di non essere oggetto di provvedimenti di sospensione o interdettivi di cui all articolo 14 D.Lgs. n. 81/08; - dichiarazione di essere in regola con le assicurazioni sociali, con riferimento al tipo di contratto collettivo applicato ed al livello di inquadramento degli operatori, compreso il personale specializzato; - dichiarazione di rispetto delle norme contrattuali di settore per i dipendenti e/o soci lavoratori con particolare riferimento ai minimi contrattuali; - dichiarazione che l Ente gestore non si trova in alcuna delle condizioni che impediscono la stipula di contratti con la pubblica amministrazione, previste dalla vigente normativa in materia di appalti pubblici; - dichiarazione di presa visione delle strutture dei locali oggetto di gara, nonché di tutte le attrezzature in uso. Inoltre dovrà essere inserita eventuale documentazione ulteriore richiesta dalla lettera d invito. Busta n. 3: Documentazione tecnica : In tale busta dovrà essere inserita la documentazione relativa alla offerta tecnica, che verrà valutata in base ai criteri di qualità (Capacità gestionale e radicamento nel territorio, Progetto complessivo di gestione del servizio e Progetto sociale di inserimento lavorativo), di cui al successivo art. 14, e qualsiasi altra documentazione che la ditta ritenga importante ai fini della valutazione qualitativa. 18

19 L offerta tecnica deve essere sottoscritta dallo stesso soggetto che sottoscrive l offerta economica e può essere corredato da documentazione tecnica illustrativa e descrittiva delle prestazioni oggetto del servizio. L Amministrazione si riserva la facoltà di chiedere ulteriore documentazione a chiarimento di quella già presentata. ART. 12 OFFERTA ECONOMICA: DETERMINAZIONE DEL PREZZO L importo a base d asta è indicato nel presente capitolato speciale (art. 2). L offerta dovrà essere espressa come percentuale di ribasso rispetto alla base d asta. Le offerte in aumento saranno considerate inammissibili. L offerta dovrà riportare, in cifre ed in lettere, il corrispettivo complessivo annuale e quinquennale del servizio, omnicomprensivo di qualsiasi onere, al netto dell IVA, che la ditta concorrente intende praticare per tutto il periodo contrattuale. Inoltre l offerta dovrà riportare in cifre ed in lettere l indicazione dei prezzi di ogni singolo servizio compreso nell appalto, come risultanti dal ribasso di base d asta offerto. I costi relativi alla sicurezza, afferenti all esercizio dell attività d impresa, dovranno essere riportati in dettaglio nell offerta. I costi della sicurezza per rischi da interferenza, non soggetti a ribasso d asta, sono riportati in dettaglio nel relativo D.U.V.R.I., pubblicato sul sito web dell AULSS n. 13. All atto della presentazione dell offerta le ditte ammesse alla presente gara dovranno dichiarare che l offerta economica è, con particolare riferimento al costo del lavoro e degli oneri relativi alla sicurezza, congrua e remunerativa in relazione a quanto previsto all art. 86 del D.Lgs 163/06, allegando inoltre le giustificazione degli elementi costitutivi dell offerta previste dagli artt. 86 comma 5 e 87 comma 2 del D.Lgs 163/06. Art. 13 AGGIUDICAZIONE DEL SERVIZIO L appalto sarà aggiudicato, con procedura ristretta, in un unico lotto, completo di tutti i servizi elencati al precedente articolo 1, al concorrente che avrà presentato l'offerta economicamente più vantaggiosa per l'a.u.l.s.s. ai sensi dell art. 83 del D.Lgs 163/2006 sulla base dei criteri di valutazione e relativa ponderazione che qui di seguito si riportano: a) - qualità punti 60 b) - prezzo punti 40 Art. 14 CRITERIO DI VALUTAZIONE QUALITÀ: ASSEGNAZIONE PUNTEGGIO Un apposita Commissione Tecnica, nominata dall Azienda U.L.S.S., procederà alla valutazione dei progetti presentati tenendo conto degli indicatori di qualità e relativa ponderazione che qui di seguito si riportano: QUALITA DEL SERVIZIO: punteggio massimo punti 60 così suddivisi: 19

20 1. Capacità gestionale e radicamento nel territorio Max punti 15 a) numero di anni di esperienza dei Referenti di almeno cinque dei servizi appaltati, maturati nella gestione di servizi analoghi a quello oggetto del presente capitolato (con specifica indicazione degli Enti, dei periodi contrattuali, dei relativi fatturati e delle specifiche attività eseguite): Max punti 6 - anni di esperienza fino a 2 Max punti 2 - anni di esperienza fino a 3 Max punti 4 - anni di esperienza superiori a 3 Max punti 6 b) numero di anni di esperienza del Responsabile unico dei diversi servizi appaltati, maturati nel coordinamento di servizi analoghi Max punti 4 - anni di esperienza fino a 2 Max punti 2 - anni di esperienza superiori a 2 Max punti 4 c) grado di radicamento nel territorio dell A.U.L.S.S. n. 13 (servizi svolti nell ultimo triennio in collaborazione con soggetti pubblici o privati nell ambito territoriale dell A.U.L.S.S. n. 13, con specifica indicazione dei soggetti, dei periodi contrattuali, degli importi e delle attività svolte) Max punti 5 2. Progetto complessivo di gestione del servizio Max punti 30 a) organizzazione del sistema di coordinamento dei diversi servizi appaltati Max punti 10 b) proposta organizzativa per ogni singolo servizio (modalità organizzative, aspetti gestionali, ruolo e funzioni del responsabile, numero di risorse umane impiegate e qualifiche professionali, modalità di gestione delle risorse umane e modalità di selezione del personale, programma di formazione ed aggiornamento professionale che verrà adottato durante il periodo di validità dell appalto, piano di rotazione del personale tra i vari servizi per l acquisizione di capacità multifunzionali, soluzioni tecniche ed organizzative che la ditta intende adottare in caso di guasto/interruzione del sistema di prenotazione e/o del Contact Center ecc.) Max punti 15 c) organizzazione di sistemi di monitoraggio, di valutazione e di controllo della qualità delle prestazioni erogate Max punti 5 3. Progetto sociale di inserimento lavorativo Max punti 15 a) Percentuale di lavoratori svantaggiati che verranno impiegati con contratto a tempo indeterminato: Max punti 6 - percentuale dal 85 % al 90 % del totale degli svantaggiati Max punti 3 - percentuale superiore al 90 % del totale degli svantaggiati Max punti 6 b) Attivazione di minimo n. 2 tirocini all anno: Max punti 6 - numero di tirocini da 3 a 4 Max punti 4 - numero di tirocini da 5 a 6 Max punti 6 c) Percentuale di lavoratori svantaggiati che verranno impiegati superiore al 30 % richiesto per la partecipazione: Max punti 3 - percentuale dal 31 al 33 Max punti 2 20