Sistema informativo del tipo chiavi in mano per la gestione dei BUONI MENSA

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1 Sistema informativo del tipo chiavi in mano per la gestione dei BUONI MENSA La crescente e massiccia diffusione dei buoni pasto conferma la valenza della soluzione che mette d'accordo aziende, lavoratori e ristoratori. Adottando il sistema dei buoni pasto l'azienda: non immobilizza spazi né effettua investimenti per strutture interne; ottiene la massima semplificazione amministrativa e organizzativa; può facilmente determinare i costi del servizio in quanto i buoni pasto vengono distribuiti ai soggetti sulla base delle fruizioni realmente effettuate; migliorare la programmazione dei menù e quindi degli acquisti; svolgere rapidi conteggi e quindi facili controlli sui pasti dispensati. Tale sistema prevede l ausilio di una soluzione software coadiuvata da un supporto Hardware per la lettura, controllo, archiviazione dei buoni: (1) Softw are La fornitura del software sarà articolata da: 1.1. Modulo Server di ambiente licenza d uso annuale: per avere un unico ambiente informatico di lavoro (maschere, pulsanti, colori, strumenti, tabelle, etc.) per l accesso e la gestione dei dati, per l autorizzazione e l autenticazione degli accessi, per la gestione della profilazione e dei ruoli e per la tracciabilità delle operazioni e la scrittura dei log Modulo BUONI MENSA (W IN) licenza d uso annuale: per realizzare, a seconda del ruolo definito all interno dell organizzazione, tutte od in parte le funzionalità di seguito sintetizzate: (1) la gestione delle anagrafiche degli alunni e/o dipendenti, (Sede e settore di appartenenza); (2) la gestione delle tipologie dei buoni pasto e delle tariffe differenziate da applicare a seconda delle fasce e ruoli svolti;

2 (3) la stampa dei dati identificativi del titolare del buono, del costo del Buono e di una speciale code line per l univoca attribuzione su Buoni Mensa personalizzati; (4) la stampa di emergenza di Buoni Mensa personalizzati, secondo uno schema da approvare (Es. n. 6 buoni per ciascun foglio A4); (5) la gestione dell attribuzione dei Buoni Mensa (in multipli di 6) ai titolari e la gestione dei buoni mensa gratuiti; (6) l acquisizione e il controllo (con evidenza dello scarto) immediati dei buoni giornalieri pervenuti dalle varie sedi; (7) la realizzazione automatica del documento di computo dei pasti giornalieri divisi per tipologia e sede, da trasmettere al fornitore del servizio mensa; (8) il controllo delle attribuzioni nel tempo dei buoni mensa (tracciabilità); (9) la contabilizzazione immediata di cassa; (10) la verifica di giacenza dei buoni pasto e la reportistica di controllo; (11) l eventuale interfacciamento con il PROTOCOLLO INFORMATICO (PROCTON v. 2.0); (12) l eventuale interfacciamento con il software DETERMINAE per la produzione automatizzata degli accertamenti e degli impegni di spesa; (13) l eventuale interfacciamento con il software BILANCIO per la produzione automatizzata degli accertamenti e degli impegni di spesa; (14) l integrazione nell attuale sistema telematico comunale per la sicurezza dei dati, in ottemperanza a quanto previsto dall art. 34 del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in vigore dal 1 gennaio 2004, attraverso l autenticazione informatica, l adozione di procedure di gestione delle credenziali di autenticazione, l utilizzazione di un sistema di autorizzazione per singola funzione o gruppo di funzioni dell applicativo ad un utente o ad un gruppo di utenti, la protezione dei dati rispetto a trattamenti illeciti e ad accessi non consentiti, le

3 procedure per la custodia di copie di sicurezza e il ripristino della disponibilità dei dati. Inoltre, se integrato nell attuale ambiente telematico della struttura, detto sistema potrà: (1) Garantire attraverso accessi NTFS la dovuta profilazione di ciascun incaricato nella logica definita dall organizzazione consiliare del chi fa che cosa; (2) Predisporre report ed elenchi da stampare o esportare nei formati standard di Office Automation (xls, rtf, pdf); (3) Garantire la conservazione dei dati tramite backup programmati o personalizzati. Si riporta nel seguente Schema 1 il diagramma di flusso di quanto esposto.

4 SISTEMA DI GESTIONE DEI BUONI PASTO Sede Centrale Titolare del Buono Caricamento Anagrafiche Catering CLIENT 1 Gestore del Servizio Personale Aziendale preposto al ritiro dei buoni Assegnazione e Stampa dei Buoni Servizio CATERING ARCHIVIO BUONI STAMPANTE BUONI Preparazione della Comanda Comunicazione FAX, MASTER COMPUTER Consultazione Titolare del buono CLIENT 2 periodicamente Consegna Buoni Ogni giorno Operatori Acquisizione Buoni RECUPERO BUONI DA OGNI SEDE STAMPANTE BUONI MASTER COMPUTER Schem a 1 Consegna Buoni usufruiti

5 (2) Hardw are Lettore ottico Grazie all esperienza decennale nel settore del banking office automation e dell archiviazione ottica, la soluzione si completa mediante l utilizzo di uno Scanner con caricatore per la risoluzione di tutti i problemi di gestione e fatturazione, legati all incasso di qualsiasi tipologia di buono pasto. Intuitivo e facile da usare, permette di lavorare tutti i buoni pasto in qualsiasi momento e gestisce la lavorazione dei buoni: identificandoli per emettitore e per importo controllare le scadenze controllare i buoni rubati contabilizzarli annullarli selezionarli (per emettitore) consultare, stampare riepiloghi ed immagini dei buoni lavorati E possibile gestire le diverse provenienze (casse, punti vendita) e ragioni sociali differenti. Sono disponibili soluzioni per tutte le esigenze: piccoli, medi e grandi, volumi; gli hardware specifici per la lettura e il riconoscimento automatico dei buoni sono garantiti e offrono una combinazione di affidabilità, robustezza ed alta tecnologia. L intera gamma di lettori, scanner e selezionatori soddisfa tutte le esigenze del mercato: dai volumi di lavorazione, alla velocità, al costo. I VANTAGGI che offre questa soluzione sono notevoli ed importanti: (1) RECUPERO DI TEMP O E RISORSE Stop con le ore perse a contare e dividere a mano i ticket incassati nei vostri punti vendita! In un solo passaggio e possibile riconoscere il buono, contabilizzarlo ed annullarlo (2) P RECI SIONE NELLA LAVORAZIONE L alta affidabilità delle nostre attrezzature hw/sw garantiscono la sicurezza di un lavoro preciso e senza nessun tipo di errore: non sarà più necessario contare e ricontare per l ennesimo controllo!

6 SCANNER con caricatore da 120 BUONI Immagine del Buono fronte fronte/retro Velocità 7000 Buoni Ora Verifica il passaggio di Buoni DOPPI STAMPANTE per TIMBRARE il Buono DUE TASCHE in uscita Connessione USB 2.0 Compatibile con i seguenti sistemi operativi: Windows 2000 Windows XP Assistenza tecnica on site 3 anni Fornitura buoni auto emessi su supporto A4 (prefincato e prestampato in quadricromia con vernice oro per anti contraffazione) circa fogli l'anno pari a buoni Manutenzione e assistenza softw are annuale: La manutenzione annuale del software di cui ai precedenti punti 1.1 e 1.2 prevede: (1) la disponibilità di un servizio di assistenza tramite corrispondenza, telefono e/o mezzi di telecomunicazione in caso di errori o malfunzionamenti dei moduli software; (2) le correzioni di errori o malfunzionamenti presenti nei moduli software; (3) gli aggiornamenti dei moduli software predisposti in seguito a modifiche legislative, regolamentari o amministrative, purché le stesse comportino variazioni riconducibili al concetto di ordinaria manutenzione; (4) eventuali nuove minor release dei moduli software che consolidano le correzioni ai malfunzionamenti rilevati dagli utilizzatori e dall'azienda stessa corredate di una copia della relativa documentazione. Non sono previste, invece, nuove Versioni o major release del/dei prodotto/i, che aggiungono o modificano radicalmente funzionalità, che potranno essere oggetto di appositi contratti di fornitura.

7 START UP Caricamento dati, formazione e breve affiancamento del personale preposto Il sistema sarà inizializzato con i dati da Voi forniti su supporto informatico e in formato MS Excel. Sarà comunque Vs. cura controllare l esattezza di tali informazioni di start up inserite nel sistema di cui all oggetto. Per l addestramento all uso sono previste due sessioni formative da parte di ns. personale qualificato della durata, ciascuna, di 1 giorno. Infine, il Vs. personale sarà coadiuvato dal nostro durante le fasi iniziali di avviamento (stimato in 5 giorni complessivi).

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