1.SCOPO DEFINIRE DELLE PROCEDURE STANDARD PER LA GESTIONE DELL INVENTARIO, DOPO CHE LO STESSO SIA LE PROCEDURE COSTITUISCONO

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1 1.SCOPO DEFINIRE DELLE PROCEDURE STANDARD PER LA GESTIONE DELL INVENTARIO, DOPO CHE LO STESSO SIA STATO AGGIORNATO. LE PROCEDURE COSTITUISCONO UN INSIEME DI REGOLE DA SEGUIRE NELLA GESTIONE DELLE IMMOBILIZZAZIONI DI PROPRIETÀ DELL ENTE, DAL MOMENTO DEL LORO ARRIVO IN SEDE FINO ALLA LORO DISMISSIONE, AL FINE DI ASSICURARNE UNA CORRETTA GESTIONE CONTABILE E SALVAGUARDARE COSÌ ANCHE IL PATRIMONIO PUBBLICO. 1

2 2.IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI: BENI MOBILI BENI DI USO DUREVOLE, IMPIEGATI NORMALMENTE COME STRUMENTO DI PRODUZIONE ED ATTIVITÀ DELLE PROPRIE FUNZIONI, LA CUI UTILITÀ SI ESTENDE OLTRE I LIMITI DI UN ESERCIZIO AMMINISTRATIVO. 3.BENI NON INVENTARIABILI NON VANNO INVENTARIATI: a. i beni di consumo quali il materiale di cancelleria, la componentistica elettrica, elettronica, meccanica, gli interruttori, i commutatori, le prese di corrente, i portalampade, i bracci da muro per lampadine elettriche, le minuterie metalliche, gli attrezzi d uso nelle cucine, il materiale edilizio, i metalli e gli sfusi, le materie prime e simili necessarie per le attività dei servizi, il materiale fotografico e in genere tutto il materiale a perdere che debba essere consumato per l utilizzazione o faccia parte di cicli produttivi ecc.; 2

3 b. i beni facilmente deteriorabili o logorabili o particolarmente fragili quali lampadine, materiali in vetro, terracotta, ceramica (ad eccezione degli oggetti di pregio artistico), piccola attrezzatura d ufficio, strumenti d uso, materiale didattico ecc.; c. i beni di modico valore, utilizzati da più utenti e facilmente spostabili, quali attaccapanni, portaombrelli, sgabelli, schedari, scale portatili, zerbini, cestini, ricambi, schermi, pubblicazioni e manuali di uso corrente negli uffici e simili; d. i beni che vengono installati in modo fisso nelle strutture edilizie, quali pareti attrezzate, impianti di condizionamento o di aspirazione, tende, veneziane, quadri elettrici, plafoniere, lampadari, specchi e simili; e. i beni che costituiscono completamento di altro materiale già inventariato, quali accessori, schede, ricambi e simili; f. i dischetti magnetici, i programmi applicativi (software), gli accessori hardware (tastiere, mouse, casse acustiche, espansioni di memoria, ecc. a prescindere dal loro costo, i libri e le pubblicazioni destinate al personale come strumento di lavoro, i manuali, le guide, i dizionari in edizione obsoleta, le riviste on line, il materiale tecnico didattico destinato all insegnamento quali diapositive, filmini, lastre fotografiche, cassette audiovisive (non editate), attrezzi e utensili da laboratorio, gli oggetti da palestra quali clave, funicelle, bastoni, palloni, appoggi ecc; g. i beni di modico valore (inferiore a 50 ). 3

4 4.BENI INVENTARIABILI DA REGISTRARE ED ETICHETTARE LE ETICHETTE DEVONO ESSERE APPOSTE SUI BENI IN MODO DA EVITARE IL LORO ACCIDENTALE DISTACCO E PERMETTERNE SEMPRE LA LETTURA SONO CAPITALIZZABILI E AMMORTIZZABILI IN UN PERIODO DI TEMPO PREDETERMINATO E STABILITO PER LEGGE CON PROCEDURA AUTOMATICA IN CIA 4

5 5.DETERMINAZIONE DEL VALORE DEI BENI I BENI ACQUISTATI IN MODALITA ISTITUZIONALE DEVONO ESSERE INVENTARIATI AL PREZZO DI ACQUISTO DESUMIBILE DALLA FATTURA DIMINUITO DA EVENTUALI SCONTI, AUMENTATO DELL IVA E DI EVENTUALI SPESE STRETTAMENTE CONNESSE (imballaggio, spedizioni ecc.). I BENI ACQUISTATI IN MODALITA COMMERCIALE DEVONO ESSERE INVENTARIATI AL NETTO DELL IVA. I BENI PERVENUTI A TITOLO GRATUITO VANNO INVENTARIATI AL VALORE DI STIMA O DI MERCATO, SE NON CORREDATI DA DOCUMENTI ORIGINARI. AL BUONO DI CARICO POTRA ESSERE ALLEGATA UN ATTESTAZIONE CHE NE DIMOSTRI LA FONTE INFORMATIVA. LE APPARECCHIATURE COSTRUITE INTERNAMENTE ALLA STRUTTURA E/O CHE RISULTINO DALL ASSEMBLAGGIO DI COMPONENTI SONO INVENTARIATE COL VALORE PARI ALLA SOMMA DEI PREZZI DI COSTO DELLE SINGOLE PARTI. 5

6 6. I BENI BIBLIOGRAFICI I BENI BIBLIOGRAFICI VANNO INVENTARIATI NELL INVENTARIO LIBRI (distinto dall inventario ordinario) AL PREZZO DI COPERTINA O, IN MANCANZA DI RIFERIMENTI, AL VALORE DI STIMA. IN OGNI CASO NON ANDRANNO CONSIDERATI GLI EVENTUALI SCONTI. I PERIODICI SONO ISCRITTI SOTTO UN SOLO NUMERO PER ANNO I SUPPORTI MAGNETICI SONO CORPO DEL MATERIALE BIBLIOGRAFICO, SE NON SONO ASSOCIATI AL MATERIALE BIBLIOGRAFICO VANNO INVENTARIATI A PARTE. I REPRINTS / ABSTRACTS VANNO INVENTARIATI (in base alle diverse esigenze potranno però essere prese decisioni differenti) LA CANCELLAZIONE DAL REGISTRO INVENTARIALE NON E PREVISTA PER I BENI BIBLIOGRAFICI CHE POSSONO ESSERE SCARICATI SOLO PER CAUSE DI FORZA MAGGIORE, IN QUANTO POSSONO SEMPRE COSTITUIRE MATERIALE DI RICERCA STORICA. 6

7 7.TEMPI I BENI ACQUISTATI VANNO INVENTARIATI PRIMA DEL PAGAMENTO DELLA FATTURA MA DOPO IL LORO COLLAUDO O IL CERTIFICATO DI REGOLARE ESECUZIONE (NEI CASI PREVISTI) SI DEVE RICHIERE AL FORNITORE CHE LA FATTURA RIPORTI DISTINTAMENTE, IN CASO DI PIU BENI ACQUISTATI CONTEMPORANEAMENTE, I PREZZI DI OGNI SINGOLO BENE PER CONSENTIRE UNA CORRETTA DETERMINAZIONE DEL VALORE DA ISCRIVERE NELL INVENTARIO. OGNI CENTRO DI RESPONSABILITA, SEMESTRALMENTE O IN OCCASIONE DELLA RICAPITOLAZIONE INVENTARIALE, DEVE TRASMETTERE LE STAMPE INVENTARIALI AGGIORNATE ALL UFFICIO ECONOMATO PERCHE PROVVEDA AD ARCHIVIARLE. 7

8 8.RESPONSABILITA DEL CONSEGNATARIO E DELL AGENTE RESPONSABILE Ogni RESPONSABILE DI CENTRO/DIPARTIMENTO/FACOLTA è responsabile della corretta gestione dei cespiti ad esso assegnati e della tempestiva comunicazione di ogni loro trasferimento. Egli dovrà inoltre firmare, come consegnatario, i buoni di carico registrati in inventario. Ogni DIPENDENTE è responsabile del corretto uso e mantenimento dei beni a lui assegnati per l esercizio delle sue funzioni. Egli potrà inoltre firmare i buoni di carico come agente responsabile (sarebbe utile predisporre un apposito timbro l agente responsabile ). Il segretario addetto alle registrazioni inventariali deve essere tempestivamente informato di ogni eventuale spostamento di un bene per effettuare il necessario aggiornamento dell ubicazione nel registro inventariale. 8

9 QUALORA UN DIPENDENTE SI ACCORGA DELLA SPARIZIONE DI UN BENE A LUI ASSEGNATO DEVE DARNE IMMEDIATA COMUNICAZIONE VERBALE O SCRITTA AL PROPRIO RESPONSABILE PER GLI OPPORTUNI ADEMPIMENTI LA REGISTRAZIONE IN INVENTARIO DEL BENE ACQUISTATO IMPLICA LA PERSONALE RESPONSABILITA DEL CONSEGNATARIO FINO A CHE NON NE ABBIA OTTENUTO IL DISCARICO. IL CONSEGNATARIO VIGILA SULLA BUONA CONSERVAZIONE E SUL REGOLARE USO DEI BENI DA PARTE DEL PERSONALE AFFIDATARIO (AGENTE RESPONSABILE). I BENI CHE SIANO STATI PERDUTI PER OMISSIONE DI VIGILANZA O SIANO RESI INIDONEI A CAUSA DI NEGLIGENZA DA PARTE DEL PERSONALE CHE LI HA AVUTI IN CONSEGNA PER L USO O DA PARTE DEL CONSEGNATARIO, NON POSSONO ESSERE SCARICATI DALL INVENTARIO MA DEVONO ESSERE RIFUSI DAGLI STESSI DIPENDENTI CHE ABBIANO OMESSO DI OPERARE QUELLA DILIGENZA CHE LORO INCOMBE NEI LIMITI DELLE ATTRIBUZIONI ASSEGNATE. 9

10 9.SCARICHI INVENTARIALI CESSIONE A TITOLO GRATUITO - DONAZIONE: PER TRASFERIRE UN BENE AD ALTRO CENTRO DI RESPONSABILITA, SI DOVRA PREDISPORRE UN VERBALE REDATTO IN CONTRADDITTORIO, IN CUI VENGA DESCRITTA LA PROCEDURA DEL PASSAGGIO, E SIA FIRMATO DAL RESPONSABILE CEDENTE, DAL RESPONSABILE RICEVENTE E DAL DIRETTORE AMMINISTRATIVO O SUO DELEGATO. DIMINUIZIONE DI VALORE: QUANDO SI PROCEDE ALLO SCARICO DI UNA PARTE DI BENE INVENTARIATO ( es: da un armadio con ante si dismette un anta e si lascia quella parte di armadio a giorno ) SI DEVE PARZIALMENTE SCARICARE QUEL BENE DEL CORRISPONDENTE VALORE. ERRATA INVENTARIAZIONE: PER EFFETTUARE LO SCARICO DI UN BENE CHE SIA STATO INVENTARIATO PER ERRORE FURTO: SI PROCEDE ALLO SCARICO DOPO AVER SEGNALATO ALLA QUESTURA L AVVENUTO FURTO. NELLA PRATICA DI SCARICO ANDRA ALLEGATA: LA DENUNCIA, IL BUONO DI CARICO, IL VERBALE DEL C.D.D. ( O FACOLTA, CENTRO ecc.) 10

11 GUASTO / MALFUNZIONAMENTO IRREPARABILI: I BENI OBSOLETI, ROTTI E NON PIU CONVENIENTEMENTE RIPARABILI O INSERVIBILI POSSONO ESSERE SCARICATI DALL INVENTARIO (la pratica deve contenere la documentazione necessaria: proposta di scarico, relativo buono di carico, verbale del Consiglio di Dipartimento/Facoltà, ecc.) PERMUTA: SI RICORRE ALLA PERMUTA QUANDO UN BENE INVENTARIATO NON RISPONDE PIU ALLE NUOVE ESIGENZE E SERVE SOSTITUIRLO CON UNO PIU ADATTO. La pratica andrà corredata di: *proposta di scarico per permuta, *valutazione economica da parte della ditta che intende prendersi in carico il bene da scaricare, *preventivo del bene che sarà acquistato in sostituzione, *delibera del Consiglio di UNA VOLTA CHE LA PERMUTA E STATA AUTORIZZATA SI PUO PROCEDERE ALLO SCARICO E AL NUOVO ACQUISTO. TRASFERIMENTO DI SCARICO: PER TRASFERIRE UN BENE AD ALTRO CENTRO DI RESPONSABILITA SI DOVRA SEGUIRE LA NORMALE PROCEDURA CIA CHE PREVEDE LA CREAZIONE DELLA PROPOSTA DI TRASFERIMENTO DA PARTE DEL CENTRO CHE CEDE IL BENE E LA PRESA IN CARICO DA PARTE DEL CENTRO CHE RICEVE TALE BENE (CARICA BENI DA ALTRA UNITÀ). Inoltre si provvederà alla stesura di un verbale reso in contraddittorio in cui venga descritta la procedura di trasferimento e sia firmato dal responsabile cedente, dal responsabile ricevente e dal Direttore Amministrativo. (per tutte le suddette registrazioni in CIA si dovrà seguire la procedura indicata nella dispensa). 11

12 10.CATEGORIE TUTTI I BENI SONO CLASSIFICATI E SUDDIVISI IN 4 CATEGORIE: Categoria 1: Mobili, arredi, macchine per ufficio Categoria 2: Materiale bibliografico e didattico, sia cartaceo sia non cartaceo Categoria 4: Strumenti tecnici e attrezzature, comprese le attrezzature informatiche Categoria 5: Automezzi e altri mezzi di trasporto Ogni categoria ha poi un gruppo e sottogruppo di appartenenza che le specifica ulteriormente Es MOBILI E ARREDI TAVOLI, SCRIVANIE, CASSETTIERE, Banconi da reception MACCHINE PER UFFICIO macchine da scrivere, etichettatrici elettroniche, calcolatrici da tavolo ATTREZZATURE IN GENERE - BANCHI, CATTEDRE ATTR., TAVOLI DISEGNO, LAVAGNE, BACHECHE, espositori, banchi da lavoro, leggii, casseforti 12

13 ATTREZZATURE INFORMATICHE/RETI/TLC ELEBORATORI, PC, MONITOR, SERVER NEL CASO DI DUBBIO SULL INSERIMENTO DI TALUNI BENI IN DETERMINATE CATEGORIE ANZICHÉ IN ALTRE, SIAMO TENUTI A SEGUIRE IL CONCETTO DELLA STRUMENTALITA CHE I BENI RIVESTONO RISPETTO ALL ATTIVITÀ SVOLTA ES. : TAVOLONI PER STRUMENTI TECNICI ATTREZZATURE SCIENTIFICHE TAVOLONI PER APPOGGIO REGISTRI, LIBRI, ECC. MOBILI PER UFFICIO 13

14 , progettati e realizzati in loco ricorrendo alle risorse umane presenti nelle strutture d Ateneo Il Sottoscritto : M0DULO PRESTITO TEMPORANEO DI UN BENE INVENTARIATO AUTORIZZAZIONE PREVENTIVA Nome : Cognome: È autorizzato ad usufruire del bene concesso in prestito, per motivi di servizio, a partire dal / / Descrizione del bene: Valore N. inventario Il Sottoscritto è responsabile di qualsiasi danno che possa accadere al bene ricevuto in prestito ed è tenuto a provvedere alla sua eventuale riparazione o sostituzione. (Firma) Il Consegnatario del bene che autorizza il prestito data: (Firma) 14

15 , progettati e realizzati in loco ricorrendo alle risorse umane presenti nelle strutture d Ateneo M0DULO TRASFERIMENTO BENI INVENTARIATI DA UN CENTRO DI RESPONSABILITA AD UN ALTRO Descrizione del bene: Ufficio di appartenenza Cod. ubicazione ( ) N. Inventario: Valore del bene ( ) Ufficio di destinazione Cod. ubicazione ( ) Firma del Responsabile CDR cedente Firma del Responsabile CDR ricevente Firma del Direttore Amministrativo o suo delegato data: 15

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