esupplier - Guida all Utilizzo

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1 esupplier - Guida all Utilizzo Capitolo 1 Inizio... 2 Menu Principale/ Home Page... 2 Aprire una Nuova Finestra... 2 Allargare e Ridurre la Schermata... 3 Scaricare Files in Excel... 4 Uscire... 4 Capitolo 2: Fatture... 5 Capitolo 3: Pagamenti... 9 Capitolo 4: Saldi Capitolo 5: Ricevimenti Capitolo 6: Ordini di Acquisto Page 1 of 22 3M 12/01/2011

2 Capitolo 1 - Inizio Menu Principale / Home Page Dopo essersi collegati a PeopleSoft questa è la pagina delil Menu Principale (Home Page) che apparirà. Potrete facilmente ritornare al Menu Principale/Home Page cliccando sul link Home in alto a destra in ogni schermata di PeopleSoft. Aprire una Nuova Finestra Per vedere le informazioni sulle fatture e per cercare un altro documento, senza perdere le informazioni che sono nella vostra schermata in quel momento, basta cliccare sul link New Window in alto a destra della schermata. Page 2 of 22 3M 12/01/2011

3 Allargare e Ridurre la schermata È possibile ridurre l aspetto del menu a sinistra della schermata per far spazio alle informazioni sullo schermo. Per fare questo, clicca sull icona - vicino alla parola Menu. Per reintegrare il menu clicca sulla stessa icona. Page 3 of 22 3M 12/01/2011

4 Scaricare su Excel Una delle migliori prestazioni di questo software è la possibilità di scaricare le informazioni che state guardando in un Spreadsheet Excel. Ogni volta che appare questa icona basta cliccarci sopra e PeopleSoft scaricherà automaticamente le informazioni in Excel. Uscire - Sign Out Per uscire dal sistema clicca sul link Sign out in alto a destra della schermata (illustrata qui sopra). Cos è un Voucher o un Voucher Number? Che cosa è Voucher (Protocollo) o un Voucher Number (Numero di Protocollo)? Quando 3M registra la fattura di un fornitore nel sistema PeopleSoft, si genera un numero interno di riferimento. Questo numero si chiama Protocollo (Voucher) o Numero di Protocollo (Numero di Voucher). È utile prendere nota e menzionare questo numero di riferimento quando avrete bisogno di contattare 3M per avere informazioni relative a quello specifico documento. Page 4 of 22 3M 12/01/2011

5 Capitolo 2: Fatture Per accedere a informazioni sulle fatture cliccate su Review Payment Information Fra le opzioni che appaiono cliccate sul link Invoices. Page 5 of 22 3M 12/01/2011

6 Apparirà quindi la schermata Review Invoices Filter Options Si consiglia di ricercare la fattura usando uno o più dei seguenti criteri: From Invoice Number - To Invoice Number (da n. fattura - a n. fattura) From Date - To Date (dalla data - alla data) From Amount - To Amount (da importo - a importo) Dopo aver inserito il criterio di ricerca cliccate sul tasto Search. Nota: Se avete un alto volume di fatture, il sistema impiegherà uno o due minuti per trovarli. Per velocizzare la ricerca è opportuno cercare di specificare il più possibile. Per esempio, anziché un anno provate a restringere l intervallo della data un periodo di 3 o 4 mesi. Usando l esempio illustrato nella schermata qui sopra, l utente sta cercando una fattura datata tra il 01/03/2007 e 01/08/2007. Dopo aver cliccato sul tasto Search apparirà la pagina Invoices List. La pagina Invoices List permette di controllare informazioni generali e accedere a dettagli di una specifica fattura. Per visualizzare informazioni più dettagliate relative ad una specifica fattura cliccate sul numero di fattura nella colonna intitolata Invoice Number. Page 6 of 22 3M 12/01/2011

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8 Apparirà la pagina Invoice Details. Cliccate sulla barra di scorrimento a destra dello schermo e scorrete in basso per visualizzare il resto delle informazioni: Ogni volta che appare una parola evidenziata in blu, è possibile cliccare sul link per ottenere le seguenti informazioni Note: Linee individuali che compongono la fattura Lista di pagamenti programmati per questa fattura Dettagli di pagamenti gia effettuati per questa fattura Ordini di acquisto 3M relative a questa fattura 1) Lo Stato Approvazione puo essere Approvato per Pagamento, Negato o Pendente. Lo Stato di Pagamento puo essere Da Pagare, Pagato o Approvato per Pagamento. Page 8 of 22 3M 12/01/2011

9 2) Con questa versione di PeopleSoft, I links dei ricevimenti dalla pagina ricerca Fatture non è sempre disponibile. Pertanto, se hai bisogno di vedere le informazioni dei ricevimenti per cortesia vedi Capitolo 5 Ricevimenti per le istruzioni. Page 9 of 22 3M 12/01/2011

10 Capitolo 3 Pagamenti Dal Menu Principale cliccate su Review Payment Information. Dalle seguenti opzioni cliccate sul link Payments : Apparirà la pagina Review Payments Filter Options. Page 10 of 22 3M 12/01/2011

11 La pagina Filter Option permette di ricercare i pagamenti. Inserite il criterio di ricerca e cliccate sul tasto Search. Si consiglia di utilizzare per la ricerca pagamenti uno o più dei seguenti criteri di ricerca. Invoice Number ( numero fattura) From Payment Date - To Payment Date (dalla data di pagamento - alla data di pagamento) Nell esempio qui sotto, l utente sta cercando un pagamento tra il 01/05/2007 e 01/08/2007: Apparirà la pagina dei pagamenti effettuati Payments Made. Questa pagina permette di visualizzare un elenco di informazioni di pagamenti secondo i criteri specificati. Page 11 of 22 3M 12/01/2011

12 Si potrà accedere ai dettagli di uno specifico pagamento cliccando sul numero di riferimento nella colonna intitolata Reference. Apparirà la lista dei dettagli di pagamento Payment Details Cliccate sulla barra di scorrimento a destra dello schermo e scorrete in basso per visualizzare il resto delle informazioni: Nota: Se nel pagamento sono incluse diverse fatture, i numeri delle fatture saranno elencati in fondo a questa schermata nella sezione intitolata Payment Advice. Page 12 of 22 3M 12/01/2011

13 Capitolo 4 Saldi Dal Menu Principale cliccate sul link Review Payment Information. Dalle seguenti opzioni cliccate sul link Account Balances (Saldi conti): Apparirà la pagina Invoice List che riporterà tutte le fatture da pagare. Page 13 of 22 3M 12/01/2011

14 Per visualizzare informazioni dettagliate di ogni singola fattura l utente può cliccare sul link numero di fattura situato nella colonna intitolata, Invoice Number. Apparirà la pagina Invoice Details, in questa schermata l utente puo visualizzare le righe delle fatture con il codice articolo, descrizione, prezzo unitario e importo merce. Il campo Payment Schedule indica quando la fattura è programmata per il pagamento. Page 14 of 22 3M 12/01/2011

15 Capitolo 5: Ricevimenti Dal Menu Principale cliccate sul link Manage Orders. Dalle seguenti opzioni cliccate sul link View Receipts : Apparirà la pagina Review Receipts Filter Options, che permetterà di ricercare e visualizzare il ricevimento della merce da parte di 3M. Page 15 of 22 3M 12/01/2011

16 Per velocizzare la ricerca, si raccomanda di effettuarla utilizzando uno dei criteri stto indicate, lasciando il campo Receipt Status vuoto. From PO ID To PO (da n. PO - a n. PO) From Receipt Date To Receipt Date (dalla data Ric. - alla data Ric.) (Si prega di notare che la ricerca per Codice Articolo non è possibile). Nell esempio qui sotto l utente cerca per data di ricevimento: Nell esempio, l utente inserisce le date dal 01/07/2007 al 31/07/2007 e clicca sul tasto Search. Apparirà la pagina Receipt Lines. Questa pagina permette all utente di vedere le informazioni relative al ricevimento della merce e di accedere ai dettagli per singole righe. Page 16 of 22 3M 12/01/2011

17 Per vedere ulteriori dettagli cliccate sul link Receiver ID nella colonna Receiver ID. Apparirà la pagina Receipt Details per il ricevimento selezionato. Cliccate sulla sbarra di scorrimento a destra dello schermo per visualizzare l intera pagina, che elenca ogni ordine di acquisto e le informazioni della fattura registrata per quel ricevimento. Page 17 of 22 3M 12/01/2011

18 Page 18 of 22 3M 12/01/2011

19 Capitolo 6 Ordini di Acquisto Dal Menu Principale cliccate sul link Manage Orders. Dalle opzioni indicate cliccate sul link Purchase Orders : Page 19 of 22 3M 12/01/2011

20 Apparirà la pagina Purchase Orders Filter Options che permetterà la ricerca e la visualizzazione di ordini di acquisto 3M Per velocizzare la ricerca, si raccomanda di lasciare vuoto il campo PO s Waiting for Acknowledgement e di effettuare la ricerca di ordini di acquisto usando uno dei seguenti criteri: From PO ID To PO (da n. PO - a n. PO) From Date - To Date (dalla data - alla data) (Si prega di notare che la ricerca per Codice Articolo non è possible.) Dopo l inserimento del criterio di ricerca cliccare sul tasto Search. Nota: Se avete un elevato volume di ordini di acquisto, il sistema impiegherà uno o due minuti per trovarli. Per velocizzare la ricerca cercate di specificare il più possible e limitare il periodo di ricerca a 3 mesi. Page 20 of 22 3M 12/01/2011

21 Nell esempio qui sotto, l utente effettua la ricerca usando il numero ordine d acquisto. Nota che l utente ha specificato una gamma di ordini d acquisto. From PO ID To PO ID I risultati sono visualizzati nella schermata Purchase Order List, fornendo un sommario dello stato degli ordini d acquisto e l importo totale. Page 21 of 22 3M 12/01/2011

22 Cliccando sul campo Header Details potrete visualizzare chi ha emesso l ordine di acquisto e il nome del Buyer. Questo può essere di aiuto soprattutto se sono fatturate più società del gruppo 3M. Per visualizzare informazioni più dettagliate su un specifico ordine di acquisto cliccate sul link Purchase Order Number nella colonna Purchase Order. Apparirà la schermata Purchase Order Details. Le fatture registrate sull ordine d acquisto saranno elencate nella sezione in fondo allo schermata intitolata Invoice List. Potrete visualizzare le informazioni della fattura cliccando sul link Invoice (Per ulteriori informazioni relative alla ricerca di fatture, si prega di fare riferimento alla Capitolo 2 Fatture). Page 22 of 22 3M 12/01/2011