OGGETTO: aggiornamento della procedura Contratti dalla versione o superiore alla versione

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1 CONTRATTI OGGETTO: aggiornamento della procedura Contratti dalla versione o superiore alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Assistenza); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 19/07/2016 Halley Informatica Area segreteria Pagina 1 di 20

2 SOMMARIO OPERAZIONI PRELIMINARI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 OPERAZIONI ESEGUITE DALL AGGIORNAMENTO... 4 OPERAZIONI DA EFFETTUARE DOPO L AGGIORNAMENTO... 4 ADEGUAMENTI NORMATIVI... 5 MIGLIORIE INTRODOTTE NELLE VERSIONI PRECEDENTI (DALLA VERSIONE ALLA VERSIONE )... 6 ALLEGATO 1: REGISTRAZIONE TELEMATICA CONTRATTI PRESSO AGENZIA DELLE ENTRATE... 7 APPENDICE: ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO COME ESEGUIRE GLI AGGIORNAMENTI MANUALMENTE DAL CLIENT COME SCARICARE GLI AGGIORNAMENTI DA INTERNET Pagina 2 di 20

3 Operazioni preliminari per eseguire l aggiornamento Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito: Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano aggiornate alle versioni indicate: Versione minima per Procedura poter eseguire l aggiornamento Contratti Ambiente Halley Dotazione Organica in caso contrario sarà necessario aggiornare le suddette procedure alla versione minima richiesta; per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente installato (solo la procedura Ambiente Halley va aggiornata sull ente principale). Per le istruzioni dettagliate su come si esegue l aggiornamento si rimanda alla specifica appendice. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti dal server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Contratti verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Pagina 3 di 20

4 Operazioni eseguite dall aggiornamento Nessuna. Operazioni da effettuare dopo l aggiornamento 1) Entrando nella procedura in oggetto controllare che la versione visualizzata corrisponda a quella appena aggiornata. 2) Inserire la classificazione d archivio per i tipi di documento gestiti dalla Procedura Contratti. Accedere alla funzione Ambiente / Documenti / Tipi documento nella lista dei documenti, per visualizzare il dettaglio di un tipo documento selezionarlo con un doppio clic. Indicare la categoria, la classe e, eventualmente, la sottoclasse utilizzate dalla procedura Contratti, per classificare all'interno dell'archivio il documento. Nel campo "descrizione", una volta inseriti i codici numerici di categoria, classe, sottoclasse, verrà visualizzata la descrizione della classificazione. 3) Per effettuare la verifica del nuovo plico generato dalla procedura Contratti in base alle nuove specifiche dettate dal provvedimento dell Agenzia delle Entrate 17 marzo 2016 è necessario aggiornare il software UniMod alla versione e installare il programma di controllo BlackBox alla versione (Vedi allegato). Pagina 4 di 20

5 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura. Adeguamenti normativi Conservazione digitale a norma dei contratti. (CT 234) Introdotta la possibilità di porre in conservazione il testo e gli allegati del contratto. Accedere alla funzione Contratti e selezionare il contratto da porre in conservazione nella maschera di ricerca. Cliccare sul bottone Poni in conservazione dal link Testo per inviare in conservazione il testo del contratto. Accedere agli allegati attraverso il link Documenti / Allegati e nel dettaglio dell allegato selezionato cliccare sul bottone Poni in conservazione per inviare in conservazione l allegato del contratto. NOTA BENE L'invio automatico in conservazione è stato implementato con i conservatori Credemtel e Unimatica. Per inviare tutte le tipologie documentali a questi conservatori occorre aver accettato l'offerta inviatavi dal Vs. commerciale. Provvedimento dell'agenzia delle Entrate 17 marzo (CT 241) Adeguamento alle nuove specifiche tecniche introdotte con il Provvedimento dell'agenzia delle Entrate 17 marzo 2016 per la generazione del Modello Unico Informatico (denominato Plico ) per la registrazione telematica dei contratti. Pagina 5 di 20

6 Migliorie introdotte nelle versioni precedenti (dalla versione alla versione ) Controllo accesso simultaneo allo stesso contratto (CT 203) Introdotto un controllo all accesso, che non permette di entrare in modifica sul testo dello stesso contratto da parte di più operatori simultaneamente. Controlli per non permettere l inserimento di importi negativi (CT 217) Introdotti controlli atti a non permettere l'inserimento di importi negativi sul valore contratto, spese e diritti. Segnalazione mancanza codice fiscale e/o partita iva contraenti (CT 220) Inserito un controllo per segnalare che le anagrafiche contenute nel contratto non hanno codice fiscale e/o partita iva. Pagina 6 di 20

7 Allegato 1: Registrazione telematica contratti presso Agenzia delle Entrate La trasmissione telematica degli atti degli Enti Pubblici (Province, Comuni, Aziende Sanitarie) è una possibilità prevista dal Provvedimento interdirigenziale del 17 novembre 2009 e dalla Circolare del Ministero dell Economia e delle Finanze -Dipartimento della Ragioneria dello Stato - n. 2 del 5 febbraio 2013 (contenimento della spesa pubblica, di informatizzazione dei servizi, dematerializzazione degli atti); gli Enti interessati all'invio telematico devono richiedere l abilitazione al servizio. Alla registrazione telematica dei contratti redatti in forma pubblica (atti pubblici e scritture private autenticate) e i connessi adempimenti fiscali e tributari si provvede con l'invio on line di un unico modello (il Modello Unico Informatico), che viene compilato con il software UniMod e viene inviato all Agenzia delle Entrate attraverso il sistema Sister. La procedura Halley Contratti permette la compilazione del Modello Unico Informatico per provvedere all esecuzione dell adempimento di registrazione e crea un file in formato XML (denominato "Plico" e che deve essere firmato digitalmente dal Segretario) contenente le informazioni relative al contratto nonché la quantificazione degli importi dovuti per imposta di registro e bolli e l indicazione del conto sul quale l Agenzia Entrate preleverà il corrispondente importo mediante addebito automatico. PRESUPPOSTI: È necessario che l Ente interessato all invio telematico richieda l abilitazione al servizio attraverso un apposito modulo di abilitazione disponibile sul sito dell Agenzia delle Entrate. Il modulo, compilato e sottoscritto dal rappresentante legale dell ente e dall ufficiale rogante, deve essere trasmesso mediante raccomandata all Agenzia delle Entrate Ufficio Provinciale di Roma Territorio, Viale Antonio Ciamarra Roma allegando la copia del documento di identità dei firmatari. L avvenuta abilitazione viene comunicata per via telematica all ente richiedente e al Pubblico ufficiale. Nell attestazione di abilitazione sono contenuti i dati utili per richiedere la password di accesso a Sister e procedere all attivazione del collegamento. È necessario effettuare le operazioni su una postazione con sistema operativo windows XP o superiore in cui vi sia stato installato il Java Runtime Environment (JRE) versione o superiore. Tale programma è scaricabile gratuitamente dal sito della Sun Deve essere installato il software UniMod (Setup_UniModClient4_5_3.exe) per la compilazione del Modello unico informatico effettuando il download dal sito dell Agenzia delle Entrate Deve essere installato il programma di controllo BlackBox (BlackBox7.0.3.zip) per la verifica del plico effettuando il download dal sito dell Agenzia delle Entrate Pagina 7 di 20

8 A) INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE UNIMOD SULLA POSTAZIONE DI LAVORO. L installazione di Unimod deve essere lanciata sulla postazione di lavoro dalla quale si accede alla procedura Contratti eseguendo il file Setup_UniModClient4_5_3.exe. Alla comparsa della maschera per l installazione guidata di UniModClient4_5_3 cliccare sul tasto Avanti per proseguire nell installazione. Pagina 8 di 20

9 Alla comparsa della maschera per la selezione della cartella di installazione fare attenzione a non indicare un percorso contenente spazi intermedi. Il percorso di installazione, ovvero la scelta della cartella di destinazione, non deve assolutamente contenere spazi intermedi. Per esempio c:\program files\unimod Client è un impostazione errata, mentre nella figura sottostante è raffigurato un esempio corretto di installazione. Si consiglia di lasciare il percorso proposto dal programma d installazione c:\sogei\unimodclient4_5_3. Pagina 9 di 20

10 Alla comparsa della maschera per la selezione delle cartella di avvio mantenere la scelta proposta quindi cliccare sul tasto Avanti per proseguire nell installazione. Pagina 10 di 20

11 Alla comparsa della maschera per la scelta del tipo di installazione selezionare la Versione completa e proseguire nell installazione cliccando sul tasto Avanti. Pagina 11 di 20

12 Alla comparsa della maschera di conferma dell installazione di UniModClient4_5_3 cliccare sul tasto Installa per iniziare l installazione. Pagina 12 di 20

13 Al termine dell installazione compare la finestra che avverte della necessità di riavviare il computer per rendere effettiva ed operativa l installazione. Pagina 13 di 20

14 B) INSTALLAZIONE DEL PROGRAMMA DI CONTROLLO BLACKBOX NEL PACCHETTO UNIMOD. Dopo aver effettuato l installazione di Unimod, nel Desktop sarà disponibile un icona di nome UniModClient4_5_3 su cui è possibile cliccare per avviare il software UniMod. Dopo la prima installazione, la procedura richiede all operatore di impostare i Dati Utente, cliccare sul bottone OK. Pagina 14 di 20

15 Dal menu richiamare la funzione Aggiorna Versione dalla voce di menu Black Box. Pagina 15 di 20

16 Occorre scegliere il percorso dove si è salvato il file del programma di controllo BlackBox (BlackBox7.0.3.zip) precedentemente scaricato dal sito dell Agenzia delle Entrate e cliccare sul bottone Apri. Pagina 16 di 20

17 Al termine delle operazioni, un messaggio avvisa che l aggiornamento è stato effettuato correttamente e l operatore dovrà obbligatoriamente chiudere e riaprire l applicazione. Pagina 17 di 20

18 C) IMPOSTAZIONE DELLA PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE TELEMATICA DEI CONTRATTI. Dalla postazione di lavoro accedere alla procedura Contratti ed eseguire la funzione 'Utilità / Dati generali e cliccare sulla scheda Modello unico. Impostare i parametri necessari per la generazione del Modello Unico Informatico da inviare all Agenzia delle Entrate. Le informazioni che debbono essere inserite sono il codice dell ufficio delle Entrate, il percorso nel quale generare il plico xml, il percorso per avviare l applicazione di verifica del plico, l indirizzo internet dell Agenzia delle Entrate presso cui inviare il plico e i dati del pubblico ufficiale. Pagina 18 di 20

19 Appendice: istruzioni per eseguire l aggiornamento Come eseguire gli aggiornamenti automatici dal client Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema. L ambiente è naturalmente configurato per ricevere tutti, ed in alcuni casi eseguire, gli aggiornamenti che di volta in volta la Halley pubblica sul sito. È possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad eseguire gli aggiornamenti. Sul menu di una qualsiasi procedura: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio, sono elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 19 di 20

20 Come eseguire gli aggiornamenti manualmente dal client Se si ha la necessità di effettuare degli aggiornamenti di versioni test o scaglionati, è possibile aggiornare il server direttamente da un qualsiasi client il cui operatore sia abilitato ad accedere alla procedura Ambiente, in particolare alla funzione Procedure / Installazione-Aggiornamento. Nella maschera che si apre, selezionare il pacchetto.zip precedentemente scaricato dal sito sul proprio pc, quindi cliccare su Ok: Come scaricare gli aggiornamenti da Internet Laddove l automatismo dello scarico degli aggiornamenti venga disattivato, è possibile operare manualmente decidendo quale aggiornamento scaricare e quando eseguirlo. L'accesso al sito degli aggiornamenti è consentito: - dai banner delle procedure, cliccando sulla voce Aggiornamenti procedura, e di seguito sul link Sito aggiornamenti; - accedendo al sito e cliccando su Scarica Aggiornamenti: Pagina 20 di 20