Creative Problem Solving

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1 Creative Problem Solving Che cos è Normalmente, nel lavoro di analisi e progettazione, si utilizza una logica lineare. Partendo da una rapida analisi dei problemi, si arriva in breve a ragionare su cosa fare per risolverli. Uno dei rischi impliciti in questo approccio è quello di portare a formulare proposte piuttosto convenzionali ed a basso contenuto innovativo, basate fondamentalmente sul vissuto e le esperienze consolidate dai diversi componenti del gruppo. L approccio Creative Problem Solving consente di lavorare in modo più creativo ed efficace, aumentando la capacità dei gruppi, ma anche dei singoli individui, di trovare soluzioni innovative e non convenzionali ai problemi che si stanno discutendo. Ciò perché permette di migliorare la capacità delle persone di: Analizzare, riconoscere e leggere i problemi; Identificare loro possibili soluzioni alternative; Valutarne l efficacia e la concreta possibilità di implementazione; Scegliere ed implementare le soluzioni ritenute più efficaci. Come funziona L Approccio Creative Problem Solving si sviluppa in quattro diverse attività: 1. Analisi dei problemi Nell affrontare i problemi siamo soprattutto abituati a ragionare su come risolverli. Non a caso, quasi sempre i problemi sono descritti in termini di soluzioni assenti. Quando diciamo che il personale non è formato, o che si fa una scarsa manutenzione dei veicoli a pensarci bene piuttosto che definire un problema per quello che è, e cioè l incapacità del personale di fare qualcosa o le frequenti rotture dei veicoli, tendiamo ad indicarlo con l assenza o la carenza di quella che secondo noi potrebbe essere la sua soluzione la formazione o la manutenzione. Per sviluppare un pensiero creativo e non convenzionale, prima di ragionare sulle soluzioni è opportuno analizzare i problemi per quello che sono, raccogliendo il maggior numero di dati disponibili sul loro conto. Acquisendo una conoscenza approfondita dei problemi e del contesto in cui si manifestano, è possibile infatti allargare la gamma delle loro possibili soluzioni. 2. Definizione dei problemi Il modo in cui un problema è definito influisce sulle soluzioni che si vengono a proporre. Se definisco un problema in termini di scarsa manutenzione dei veicoli, la sua soluzione naturale finirà con l essere migliorata manutenzione dei veicoli. Per questo, una volta raccolte tutte le informazioni disponibili su un problema, con l approccio Creative Problem Solving si procede alla sua riformulazione. In questo modo si creano le condizioni per sviluppare soluzioni creative ed innovative per risolverlo. 3. Proposta di idee-progetto Una volta riformulati i problemi, si passa a proporre per ciascuno di essi un set di idee progetto che possano risolverli. Questa attività è cruciale nell approccio Creative Problem Solving, perché è quella in cui concretamente si sviluppano le soluzioni creative ed innovative. Ciascuna idea proposta viene successivamente analizzata per valutarne efficacia e fattibilità, giungendo a selezionare le idee progetto su cui il gruppo intende continuare a lavorare. 4. Progettazione Una volta selezionate le idee si può passare a definire in concreto come svilupparle, ragionando su obiettivi, risultati attesi, responsabilità e scadenze da rispettare per la loro realizzazione. Alla base dell approccio Creative Problem Solving c è l idea che, per migliorare la creatività di un gruppo, sia prima di tutto necessario dare più spazio all immaginazione ed ai contributi di ciascun partecipante, per poi procedere in un secondo momento alla selezione degli stessi. Per questo ciascuna attività è caratterizzata da due diverse fasi di lavoro: Fase divergente: è la fase di esplorazione e ricerca. Serve ad ampliare il modo di guardare e pensare, aiutando un gruppo a prendere in considerazione un numero più elevato di possibili alternative. A partire da un esame di ciò che già si conosce, si sviluppa attraverso la sistematica

2 aggiunta di nuovi elementi e dati che consentono di guardare in modo diverso a ciò su cui si sta ragionando. Fase convergente: è la fase delle scelte e delle decisioni. A partire dall analisi dei dati raccolti nella fase divergente, attraverso la progressiva semplificazione del ragionamento ed identificazione degli elementi più rilevanti, porta il gruppo a scegliere di lavorare su una cosa piuttosto che un altra. Quando utilizzarla Tradizionalmente il lavoro di analisi e progettazione utilizza una logica lineare. Si parte da una rapida analisi dei problemi per concentrarsi su cosa fare per risolverli, ragionando soprattutto su attività, costi, risorse necessarie. La logica lineare tende ad entrare in crisi dinanzi alla complessità che caratterizza il mondo di oggi, in cui è necessario trovare continuamente nuove idee e spunti che consentano di affrontare situazioni sempre meno prevedibili. L approccio Creative Problem Solving si rivela particolarmente utile ogni qual volta sia necessario prendere delle decisioni non convenzionali - caratterizzate da un alto grado di innovatività. Si adatta ad una molteplicità di situazioni diverse e può essere utilizzato ogni qual volta sia necessario aiutare un gruppo, ma anche un singolo indivisuo, ad ampliare il modo di guardare dei suoi componenti ai problemi che si stanno discutendo. Facilitare con l approccio Creative Problem Solving Il Creative Problem Solving è caratterizzato da un uso attento e rigoroso del linguaggio. Grazie ad esso, è infatti possibile migliorare la creatività del gruppo e portarlo a delineare soluzioni creative ed innovative. Per chi si trovi a guidare il lavoro di un gruppo utilizzando questo approccio è possibile utilizzare diverse tecniche di facilitazione e visualizzazione. La scelta di quali utilizzare, in concreto, dipende dal numero di partecipanti, dal tempo a disposizione e dall obiettivo specifico che si intende raggiungere. Indipendentemente dalla tecnica prescelta, il facilitatore deve, nello sviluppo di ciascuna attività, porre particolare attenzione ai seguenti aspetti. Attività 1: Analisi dei problemi Nell approccio Creative Problem Solving le prime fasi di lavoro sono dedicate alla comprensione del contesto in cui i problemi si manifestano. La fase divergente si apre con la raccolta di tutti i dati che è possibile associare a ciascun problema. Una volta raccolti questi elementi, si procede ad analizzarli rispondendo, per ciascun problema, alle seguenti domande: Chi: quali sono gli attori coinvolti? Cosa: quali materiali, risorse, oggetti sono coinvolti? Dove: in quali luoghi, aree, il problema si manifesta? Quando: in quali orari, date, momenti, e con quale durata il problema si manifesta? Come: cosa è stato fatto in passato, si sta facendo adesso e cosa si potrà fare in futuro per risolverlo? Nella fase convergente, utilizzando i dati raccolti, si selezionano, per ciascun problema, gli elementi utili per decidere se e come continuare a lavorare. Di fatto il gruppo deve scegliere su cosa concentrare la propria attenzione visto che ciascun problema ha bisogno di tempo e risorse e per questo non tutti potranno essere affrontati. Per scegliere su cosa continuare a lavorare è opportuno guidare il gruppo utilizzando le seguenti domande: Che possibilità ci sono di lavorare sul problema? Sono sufficienti? Che interesse c é a portare avanti questo lavoro? Che possibilità ci sono di affrontarlo in modo creativo? Per capire come proseguire il lavoro è necessario chiedersi:

3 Che grado di familiarità si ha con il problema? Si è in grado di affrontarlo facilmente? Quanto è effettivamente importante? È necessario intervenire con urgenza? In che direzione si stanno evolvendo le cose? Attività 2: Definizione dei problemi Il modo in cui si affronta un problema dipende da come esso è stato formulato. Per aumentare la capacità di un gruppo di affrontare in modo creativo e innovativo un problema, occorre innanzitutto ridefinirlo alla luce dei risultati raggiunti con le analisi sviluppate precedentemente. Nella fase divergente il gruppo propone un set di formulazioni alternative di ciascun problema. Nella fase convergente si selezionano, tra le diverse formulazioni alternative, quelle che: offrono maggiori spazi per proporre idee innovative; sono accettabili per il committente. Per verificare l utilità dei problemi selezionati è possibile utilizzare le seguenti domande guida: Il problema è formulato chiaramente? La sua formulazione offre spazio alla proposta di una ampia gamma di soluzioni alternative? La sua formulazione stimola idee innovative e creative? Il problema rientra tra le cose su cui si vuole effettivamente lavorare? E chiaro chi siano gli attori coinvolti? Quali vincoli esterni possono influire sulla sua soluzione? Se la formulazione scelta non risponde anche a solo una di tali domande, occorrerà probabilmente metterla da parte prediligendo altre formulazioni. Attività 3: proposta di idee-progetto E la fase più delicata dell Approccio Creative Problem Solving quella in cui effettivamente si propongono idee creative ed innovative ai problemi riformulati nella fase precedente. Può essere sviluppata utilizzando diverse tecniche alternative di lavoro di gruppo. Su qualsiasi tecnica cada in concreto la scelta, ciò che conta è che essa possa essere utilizzata agevolmente dal gruppo nel rispetto di due criteri di fondo: Le idee proposte non devono essere condizionate dal problema che vogliono risolvere; Occorre dare a ciascuna proposta un adeguato tempo di incubazione, in modo che ogni idea possa essere valutata senza fretta. Nella fase divergente, per facilitare la proposta di idee creative ed innovative, è necessario rompere la forte relazione esistente tra ciascun problema e le soluzioni che ad esso normalmente si associano. Un buon metodo per riuscire in questo intento è quello di associare al problema alcuni oggetti che hanno poco a che fare con esso, e procedendo attraverso libere associazioni, utilizzare l osservazione di questi ultimi per cercare di trovare nuovi spunti creativi. Nella fase convergente ciascuna idea proposta viene valutata per comprenderne il grado di innovatività e fattibilità. Per far questo è opportuno raggruppare le diverse proposte utilizzando una matrice costruita su due diverse variabili: Grado di innovatività Grado di realizzabilità

4 Innovative Tradizionali 8 10 Non realizzabili Realizzabili La matrice consente in modo relativamente semplice di valutare il grado di innovatività e realizzabilità delle soluzioni proposte. Normalmente il gruppo tenderà a lavorare sulle idee innovative e realizzabili, o eventualmente su quelle tradizionali e realizzabili, per decidere in concreto su quale/i lavorare. Se il numero di tali proposte dovesse rilevarsi insufficiente, il gruppo potrà: analizzare le proposte innovative e non realizzabili per verificare se non sia possibile sviluppare azioni ed iniziative che le trasformino in realizzabili; analizzare le proposte tradizionali e realizzabili, valutando se non sia possibile introdurre nuovi elementi che ne aumentino il grado di innovatività; tornare al lavoro svolto nella fase divergente per proporre, se possibile, un nuovo set di soluzioni fattibili ed innovative. Attività 4: Progettazione Una volta deciso cosa fare è opportuno ragionare su come realizzarlo. Si tratta di sviluppare una programmazione di dettaglio, che definisca in concreto obiettivi, risultati attesi, modalità di attuazione, risorse necessarie, tempi e costi. Prima di far ciò però, l Approccio Creative Problem Solving suggerisce di analizzare tutte le pre-condizioni che possono influire su ciò che si vuole realizzare. In particolare è opportuno approfondire come sia possibile: convincersi del fatto che ciò che si sta decidendo di fare necessiti di ricevere un adeguata attenzione, onde evitare futuri problemi quando si verificheranno i primi ostacoli alla sua realizzazione; coinvolgere altri attori nella sua realizzazione, promuovendone l assunzione di responsabilità dirette rispetto alle cose che è opportuno realizzare. Nella fase divergente il gruppo concentra innanzitutto la propria attenzione su ciò che effettivamente vuole ottenere con l idea progetto selezionata. Ciò viene fatto, ancora una volta, dando libero sfogo all immaginazione, utilizzando una serie di domande guida: 1. avendo una bacchetta magica, cosa vorreste accadesse una volta realizzata l idea progetto? Ed in quanto tempo?

5 2. chi dovrebbe/potrebbe essere coinvolto nello sviluppo della soluzione? In che modo sarebbe possibile coinvolgerli? 3. incontrando gli attori identificati, quali argomenti potrebbero essere utilizzati per coinvolgerli? Che obiezioni potrebbero essere sollevate da questi ultimi? Cosa gli si potrebbe rispondere? Nella fase convergente si procede, sulla base dei risultati ottenuti nella fase divergente, alla costruzione del programma dettagliato di lavoro per lo sviluppo delle soluzioni identificate, ragionando sui tempi e su tutti gli altri aspetti necessari alla sua realizzazione. Come si è avuto modo di verificare, tutte le attività tipiche dell approccio Creative Problem Solving sono caratterizzate da due specifiche fasi di lavoro la fase divergente e la fase convergente. Per chi si trovi a facilitare il lavoro di un gruppo utilizzando questo approccio, la gestione di queste due specifiche fasi riveste un ruolo fondamentale. La seguente tabella illustra come affrontare gli ostacoli e le resistenze tipiche di queste due fasi. Fase divergente Evitare giudizi e valutazioni: rimandarli alla fase convergente Fase convergente Scegliere con attenzione: ogni scelta deve essere attentamente ponderata Raccogliere il maggior numero di proposte possibile: è il momento di badare alla quantità, più tardi si ragionerà della qualità delle proposte Accettare tutte le idee: tutte, indipendentemente da chi le propone, sono utili al lavoro del gruppo Dilatare il pensiero: provare continuamente ad andare oltre ciò che si è abituati a pensare Dare alle proposte il giusto tempo d incubazione: non avere fretta. Ogni cosa ha un suo tempo di maturazione che, per quanto possibile, deve essere rispettato Combinare più proposte per ottenerne di nuove: è possibile valorizzare più singole proposte integrandole in un'unica nuova proposta Chiarire i criteri utilizzati: qualsiasi scelta deve essere fatta sulla base di criteri condivisi con tutto il gruppo Non chiudere una attività prima del tempo: tutte le proposte devono avere la stessa considerazione Essere realisti: essere creativi non significa proporre idee inverosimili Essere concreti: concentrarsi sui punti di forza delle diverse proposte su cui si intende lavorare, piuttosto che sulle debolezze delle proposte che si decide di abbandonare. Mantenere gli obiettivi: tutte le proposte devono essere coerenti con gli obiettivi tipici delle diverse attività in cui si sviluppa il lavoro.