Lync: comunicazione istantanea per collaborare. Responsabile del Progetto: Referenti per successivi contatti con l Amministrazione:

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1 Lync: comunicazione istantanea per collaborare Responsabile del Progetto: Dott. Francesco Lazzaro Capo Ufficio DGAI IV Sig. Marco Gentile - Coordinatore Informatico - Capo Sezione Infrastruttura e Reti Ing. Federico Del Bene Funzionario Informatico Gruppo Sistemi Ing. Venerando Pappalardo Funzionario Informatico Gruppo Sistemi Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Sig. Marco Gentile - Coordinatore Informatico - Capo Sezione Infrastruttura e Reti Ing. Venerando Pappalardo Funzionario Informatico Gruppo Sistemi

2 Descrizione sintetica del progetto. Nel quadro delle iniziative volte alla modernizzazione degli strumenti di lavoro e dell accresciuta esigenza di una rapida, efficace comunicazione interna, da alcuni anni è stato introdotto un sistema di messaggistica istantanea multimediale (Microsoft Office Communications Server). Nell ottica di una sempre maggiore innovazione, si inserisce l aggiornamento all ultima versione di tale sistema, denominato Microsoft Lync.

3 Settori interessati Uno dei target dell iniziativa è dotare l Amministrazione di uno strumento che permetta ai dipendenti presenti nelle varie sedi estere di comunicare e lavorare collaborativamente in tempo reale e in sicurezza.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. Prima della realizzazione del progetto, le comunicazioni non ufficiali tra sedi estere e Farnesina avvenivano utilizzando solo linea telefonica tradizionale o sistema voip o attraverso . Il nuovo sistema consente agli utenti di comunicare in tempo reale, attraverso le differenti modalità testuale e audio/video, condividendo inoltre applicativi e documenti, e riducendo in tal modo le problematiche legate alle distanze fisiche.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto La scelta di utilizzare uno strumento totalmente integrato con gli altri prodotti in uso presso l Amministrazione, garantendo il single sign-on dell utente, e la completa interoperabilità con gli altri strumenti di lavoro utilizzati, è apparsa la scelta più naturale. Inoltre, nel quadro della progressiva contrazione della spesa pubblica, il MAE ha da tempo intrapreso un percorso di razionalizzazione della proprie risorse IT, puntando sulla tecnologia della virtualizzazione dei servizi. Anche in questo caso, la scelta è ricaduta su un prodotto che supportasse questa tecnologia sfruttando e ottimizzando risorse già disponibili in ambito «private cloud». Il sistema è stato progettato ed implementato da un gruppo di lavoro costituito da funzionari tecnici del profilo tecnico informatico appartenenti al Gruppo Sistemi dell Ufficio IV della DGAI, nonché da personale specializzato di Microsoft e di ditte esterne fornitrici del MAE.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Microsoft Lync 2010 è un sistema avanzato di messaggistica istantanea multimediale, installato e operante presso il datacenter della Farnesina. Le sue funzionalità principali sono quelle di messaggistica istantanea testuale (chat) e audio/video (videoconferenza), anche tra più utenti. Consente, inoltre, di abilitare ulteriori funzionalità quali: organizzare meeting audio/video multi-utente; collaborare attraverso delle lavagne condivise cui si possono, in simultanea, inserire testi, disegni e annotazioni grafiche; creare collaborativamente documenti in tempo reale, come le presentazioni PowerPoint; condividere il proprio schermo, ad esempio per ricevere assistenza tecnica da remoto; condividere applicazioni e scambiare documenti; verificare la disponibilità online dei propri contatti.

7 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Il sistema è stato implementato in ambiente virtuale, minimizzando il costo infrastrutturale, partendo con un installazione di dimensione ridotta. In base alle esigenze e all esperienza d uso, nuove funzionalità potranno essere aggiunte in una fase successiva.

8 Modalità di coinvolgimento del personale L implementazione dell infrastruttura è avvenuta dopo una fase progettuale che ha coinvolto diversi gruppi di lavoro IT costituiti da funzionari tecnici del profilo tecnico informatico appartenenti al Gruppo Sistemi dell Ufficio IV della DGAI (Direzione generale per l amministrazione, l informatica e le comunicazioni), nonché da personale specializzato di Microsoft e di ditte esterne fornitrici del MAE. Successivamente sono state avviate campagne comunicative dedicate ad informare gli utenti interni della disponibilità del nuovo sistema, e ove possibile (alla Farnesina), si è installato il client di accesso su tutti i PC attraverso sistemi centralizzati. Grazie alle nuove funzionalità disponibili, Lync rappresenta oggi un indispensabile strumento di lavoro per numerosi gruppi di assistenza che centralmente, ed in modalità remota, offrono supporto al personale operante presso le sedi estere.

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