Sistema di Vendor Management Manuale Fornitore

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1 Sistema di Vendor Management Manuale Fornitore

2 INDICE 1. Qualifica nuovo fornitore Autocandidatura nuovo fornitore Consultazione delle informazioni inserite in fase di provisioning Accettazione della candidatura Consultazione Dati Anagrafici Compilazione Requisiti Minimi di Ammissione Requisiti Minimi Tecnici Requisiti Specifici di Valutazione Requisiti HSEQ Documentazione tecnica integrativa Pagamento quota iscrizione Gruppo Merce Rinuncia alla Qualifica Conclusione del processo di qualifica Qualifica di un fornitore già presente nell Elenco Fornitori Snam Appendice Assistenza

3 1. Qualifica nuovo fornitore Un NUOVO FORNITORE può essere candidato alla qualifica su proposta di Snam o per autocandidatura. Nel caso in cui il fornitore sia Candidato da Snam riceverà un di attivazione con Username e Password che inserirà nell home page del Sistema di Vendor Management. Dopo aver accettato il contenuto della pagina di Accettazione delle Condizioni completerà i dati anagrafici inseriti da Snam. Nel caso di Autocandidatura il fornitore nell home page del Sistema di Vendor Management, cliccherà Invia la tua autocandidatura, e procederà come di seguito descritto. Il processo di qualifica per uno specifico Gruppo Merce prevede sia l inserimento di informazioni relative all azienda che informazioni specifiche relative ai Gruppi Merce. L esito di questo processo porta all attribuzione per ogni fornitore per ogni Gruppo Merce di uno stato di qualifica come descritto nel documento e specificato nell Appendice. 2. Autocandidatura nuovo fornitore I. Accesso al Sistema di Vendor Management Accedere al Portale Fornitori Snam Accedere alla sezione Accesso ai sistemi e selezionare Sistema di Vendor Management 3

4 Nell area seguire le indicazioni per l accesso del Nuovo fornitore e successivamente selezionare Invia la tua candidatura II. Accettazione delle Condizioni Nella Pagina di Accettazione delle Condizioni leggere attentamente il contenuto delle Condizioni e selezionare i quattro campi Preso visione e accetto. 4

5 Al termine cliccare Avanti per accedere alla compilazione dei Dati di Provisioning III. Dati di Provisioning I Dati di Provisioning sono composti da due sezioni distinte: 1. Informazioni Azienda 2. Contatti per il processo di Qualifica NOTA BENE: Tutti i campi contrassegnati con l asterisco rosso (*) sono obbligatori pertanto la compilazione è necessaria per procedere. 1. Informazioni Azienda La schermata sotto mostra i campi presenti nella sezione Informazioni Azienda. Quest ultima riporta in testata una nota in quanto i campi elencati di seguito non potranno più essere modificati autonomamente dopo il salvataggio: - Ragione sociale - Forma giuridica - Partita IVA - Codice Fiscale - Partita IVA UE - Identificativo Societario Nel caso in cui le informazioni inserite nei campi sopra indicati debbano essere modificate dopo il salvataggio dei dati il fornitore dovrà mettersi in contatto direttamente con Snam. 5

6 Campi identificativi societari A seconda della nazione della sede legale del fornitore l obbligatorietà dei campi Partita IVA, Codice Fiscale, Partita IVA UE e Identificativo Societario varia. Fornitori con sede legale in ITALIA: il campo CODICE FISCALE è obbligatorio 6

7 Fornitori con sede legale in PAESE UE: il campo PARTITA IVA UE è obbligatorio Fornitori con sede legale in PAESE EXTRA UE: il campo IDENTIFICATIVO SOCIETARIO è obbligatorio 7

8 IV. Contatti per il processo di qualifica Per la compilazione dei seguenti campi seguire le indicazioni fornite: - INDIRIZZO indicare l indirizzo della persona dell Azienda che si occuperà dei processi di qualifica. Quest indirizzo verrà utilizzato da Snam per inviare tutte le comunicazioni relative al processo di qualifica - USERNAME: inserire lo stesso indirizzo indicato nel campo Indirizzo . Tale username verrà utilizzata dal contatto per accedere al Sistema di Vendor Management - FUSO ORARIO: per i fornitori italiani selezionare GMT+1 Terminata la compilazione di tutte le informazioni obbligatorie cliccare Salva. V. Modulo Richiesta di Qualifica Si accede ora alla schermata Modulo Richiesta di Qualifica. Si consiglia vivamente di presentarsi con il Modulo Richiesta di Qualifica già compilato e firmato digitalmente. Tale modulo è disponibile nella sezione dedicata del Portale Fornitori Snam. Nel caso in cui non si disponga del modulo è possibile ottenerlo cliccando su Scarica Template. Occorre quindi compilare il modulo, farlo firmare digitalmente dalla persona competente. NOTA BENE: per caricare il documento è comunque sempre possibile eseguire un secondo accesso Per allegare il file firmato selezionare Clicca per allegare un file firmato digitalmente. 8

9 Cliccare Seleziona un File da Caricare e selezionare il file che deve essere allegato NOTA BENE: nel caso in cui il fornitore selezioni un file non firmato digitalmente il sistema darà immediatamente il seguente messaggio di errore. L estensione del file è doc pertanto NON firmato digitalmente Dopo aver selezionato il file cliccare Conferma Il nome del file caricato sarà pertanto visibile nella schermata. Cliccare Salva e Continua per proseguire. 9

10 VI. Valori della Produzione Aziendale Inserire i valori della produzione aziendale degli ultimi 3 (tre) esercizi e cliccare Salva e Continua Nel caso in cui la società sia di nuova costituzione inserire negli esercizi penultimo e ultimo il valore zero. VII. Dati Sedi Operative In questa schermata occorre indicare i dati di tutte le sedi operative dell Azienda come riportati nella Camera di Commercio. Il sistema prevede la compilazione di un minimo di 1 (una) sede operativa fino a un massimo di

11 NOTA BENE: Nel caso in cui il fornitore abbia più di 5 sedi operative al termine del quinto inserimento occorre valorizzare il campo Altre Sedi Operative (Risposta SI) presente fondo della schermata. Eseguito il salvataggio, il sistema darà la possibilità di inserire le ulteriori sedi operative. Completata la compilazione cliccare Salva e Continua. VIII. Selezione Gruppo Merce Si procede ora alla selezione del/dei Gruppi Merce (GM) per i quali si intende proporre la propria candidatura. L albero merceologico è strutturato in tre macro aree: - Beni - Lavori - Servizi Cliccare Espandi per visualizzare i GM presenti all interno delle rispettive macro aree. 11

12 La ricerca del GM può essere effettuata inserendo, in corrispondenza del campo Ricerca GM, il codice oppure la descrizione del GM ( vedi es. curve speciali) e successivamente cliccando Cerca. Il sistema evidenzierà in giallo l esito della ricerca restituendo il GM desiderato. Il fornitore dovrà apporre un flag vicino al GM e cliccare Conferma Selezione Corrente. NOTA BENE: il fornitore deve sempre selezionare l ultimo livello disponibile nell albero Gruppo Merce ovvero dove è possibile apporre il flag. IX. Fine fase di provisioning Una volta inseriti i dati richiesti nella fase di provisioning, ovvero al completamento di tutte le informazioni obbligatorie, compare il seguente messaggio: Per accedere nuovamente al sistema e verificare quanto inserito precedentemente in fase di registrazione, inserire le Username e Password temporanea ricevute via . 12

13 3. Consultazione delle informazioni inserite in fase di provisioning Il fornitore, al termine del provisioning e fino alla comunicazione di accettazione / rifiuto della candidatura (Non di interesse) da parte di Snam, potrà entrare nel Sistema di Vendor Management solo per consultare ed eventualmente modificare le informazioni inserite relative a: Modulo Richiesta Qualifica, Valori della Produzione Aziendale, Dati Sedi Operative, Gruppi Merci selezionati. Nell esempio sotto riportato il fornitore consulta e, se necessario, modifica i Valori della Produzione Aziendale. A seguito della modifica clicca Salva e Continua. Cliccando Continua con la compilazione si prosegue nelle schermate successive per apportare eventuali modifiche oppure Esci dal processo di Candidatura per uscire dal sistema. 4. Accettazione della candidatura A seguito dell accettazione della candidatura da parte di Snam, il fornitore riceve un di conferma e un ulteriore mail con l indicazione della nuova password che, per ragioni di sicurezza, gli verrà richiesto di modificare al primo accesso. 13

14 Accettazione della candidatura Indicazione nuova password Modica della password ricevuta. 14

15 5. Consultazione Dati Anagrafici Solo a seguito dell accettazione della candidatura è possibile consultare le informazioni inserite relative all anagrafica aziendale e alla persona di contatto per la qualifica. Accesso al sistema Accedere al sistema tramite il Portale Fornitori e inserire le credenziali di accesso. Cliccare Profilo Anagrafico. 15

16 Nella schermata a cui si accede selezionare Dati Anagrafici per visualizzare i Dati Aziendali inseriti NB. A seguito dell inserimento nella Vendor List di Snam, in fondo alla schermata, verrà successivamente valorizzato il Codice SAP Fornitore, cioè il codice anagrafico di riconoscimento che viene attribuito a ogni Fornitoredi Snam. I seguenti campi relativi all anagrafica aziendale non possono essere modificati autonomamente dal fornitore. Se necessario occorre contattare Snam: - Ragione sociale - Forma giuridica - Partita IVA - Codice Fiscale - Partita IVA UE - Identificativo Societario 16

17 Per visualizzare i dati del referente di qualifica selezionare (in alto a destra) il nominativo proposto e cliccare su Profilo Utente. Nel caso in cui il fornitore volesse apportare delle modifiche ai dati inseriti cliccare Modifica. Il sistema propone i dati inseriti in sede di provisioning. Tutti i campi possono essere modificati dal fornitore tranne la Username. 17

18 Per consultare le informazioni precedentemente inserite relative a: Modulo Richiesta di Qualifica, Valori della Produzione Aziendale, Dati delle Sedi Operative cliccare Altri Dati Anagrafici. 6. Compilazione Requisiti Minimi di Ammissione A seguito dell accettazione della candidatura l attività successiva a carico del fornitore è la compilazione dei Requisiti Minimi di Ammissione di cui riceve comunicazione via . Si dovrà riaccedere al Sistema e selezionare Compilazione Requisiti di qualifica. 18

19 Cliccare Richieste Pervenute,cliccare sul nome del primo form Modulo Richiesta di Qualifica e successivamente selezionare Modifica per iniziare la compilazione. Man mano che i form verranno compilati, il sistema ne darà evidenza attraverso un avanzamento percentuale. % di completamento dei form I form Modulo Richiesta Qualifica, Valori della Produzione Aziendale e Dati Sede Operative, per i fornitori autocandidati, saranno già tutti compilati in quanto fatto precedentemente in fase di provisioning. Compilare i campi mancanti e cliccare Salva e Continua per proseguire. Nel caso in cui la compilazione del form sia parziale il sistema segnala, attraverso un avviso, le informazioni mancanti. 19

20 Cliccare su Requisiti Minimi di Ammmissione e indicare la nazione della Sede legale La Tipologia d Azienda (prestatori d opera, enti pubblici altro) Successivamente procedere all inserimento delle informazioni e dei documenti richiesti da Snam. 20

21 Per allegare a sistema i documenti richiesti, selezionare il file da caricare e procedere ad allegarlo a sistema. In caso di Template fornito da Snam, occorre scaricarlo, compilarlo e ricaricarlo in corrispondenza del relativo campo. Il sistema effettuerà un controllo per i documenti in cui è prevista la firma digitale (i formati possono essere CAdES con estensione del file.p7m o.m7m oppure PAdES con estensione del file.pdf) NOTA BENE: nel caso in cui il fornitore selezioni un file non firmato digitalmente il sistema darà immediatamente il seguente messaggio di errore. L estensione del file è doc pertanto NON firmato digitalmente 21

22 Terminata la compilazione dei Requisiti Minimi di Ammissione cliccare Invia. A seguito dell invio dei form a Snam le informazioni inserite non saranno più modificabili. Nel caso si necessiti di farlo contattare Snam. Nel caso, prima del salvataggio dei dati inseriti, si debbano fare delle verifiche selezionare No, lo farò più tardi. Il sistema salverà tutti i dati inseriti. 7. Requisiti Minimi Tecnici Successivamente alla compilazione dei Requisiti di Ammissione, occorre procedere con la compilazione dei Requisiti Minimi Tecnici. Cliccare all interno della sezione Requisiti Specifici e successivamente sul nome del form per procedere alla compilazione delle informazioni richieste. Per accedere ai Requisiti Minimi Tecnici cliccare all interno della sezione Requisiti Specifici 22

23 Esempio delle informazioni da compilare per GM BB01AC14 (Tipologia Fornitore, Area Geografica, Importo Minimo di Gara) Nella schermata di seguito sono evidenziati a titolo esemplificativo i form previsti per il GM BB01AC14 Curve speciali (a freddo, ad induzione, a spicchi) in acciaio al carbonio. Il Fornitore non dovrà prendere in considerazione eventuali sezioni del form in sola lettura dove compaiono dati che eventualmente sono alimentati da Snam. Campo non editabile e compilato, ove previsto, da Snam 23

24 8. Requisiti Specifici di Valutazione Analogamente, se previsto per lo specifico GM, sarà richiesta la compilazione dei Requisiti Specifici di Valutazione. 9. Requisiti HSEQ Infine, sempre se previsto per lo specifico GM, sarà richiesta la compilazione dei Requisiti HESQ. Una volta completato correttamente l inserimento dei Requisiti Minimi Tecnici, Specifici di valutazione e HSEQ richiesti, il fornitore procederà all invio della documentazione a Snam cliccando Invia. A seguito dell invio dei form a Snam le informazioni inserite non saranno più modificabili. Nel caso si necessiti di farlo contattare Snam. Nel caso, prima del salvataggio dei dati inseriti, si debbano fare delle verifiche selezionare No, lo farò più tardi. Il sistema salverà tutti i dati inseriti. 24

25 Da questo momento la pratica sarà in carico a Snam che potrà contattare il fornitore per eventuali chiarimenti /integrazioni documentali (vedi Capitolo 10 Documentazione tecnica integrativa) e per richiedere il contributo economico ove previsto per il GM (vedi Capitolo 11Pagamento quota iscrizione Gruppo Merce). 10. Documentazione tecnica integrativa A seguito della valutazione della documentazione tecnica, Snam può richiedere al fornitore un eventuale integrazione della documentazione ricevuta. Il fornitore sarà informato via e dovrà accedere al portale per prendere visione di quanto richiesto da Snam, predisporre la documentazione integrativa e caricarla a sistema seguendo le indicazione sotto riportate. Accedere al Sistema di Vendor Management e cliccare Compilazione requisiti di qualifica. Si aprirà la schermata delle Richieste pervenute. Nella colonna Processo il fornitore ha l indicazione del Gruppo Merce a cui fanno riferimento le richieste che visualizza. Ove il campo è vuoto (vedi seconda riga della schermata) si tratta della richiesta pagamento quota iscrizione di cui al Capitolo 11 Pagamento Quota iscrizione Gruppo Merce. Cliccare in corrispondenza del Gruppo Merce per accedere ai dettagli della richiesta di integrazione documentale. 25

26 Cliccare Gate 200_Documentazione Integrativa Tecnica Prendere visione di quanto inserito da Snam in corrispondenza dei campi: - Documentazione Tecnica Integrativa_Snam: scaricare gli allegati inseriti da Snam che dettagliano la documentazione da predisporre - Note relative alla richiesta di documentazione integrativa tecnica: eventuali note inserite da Snam Cliccare Modifica Procedere con l inserimento di quanto richiesto da Snam, allegando a sistema la documentazione integrativa predisposta. In caso di più file è necessario allegare un file zip. 26

27 Una volta completato il caricamento inviare quanto richiesto a Snam cliccando Invia. A seguito dell invio dei form a Snam le informazioni inserite non saranno più modificabili. Nel caso si necessiti di farlo contattare Snam. Nel caso, prima del salvataggio dei dati inseriti, si debbano fare delle verifiche selezionare No, lo farò più tardi. Il sistema salverà tutti i dati inseriti. 11. Pagamento quota iscrizione Gruppo Merce Se previsto per il Gruppo Merce di cui il fornitore ha intrapreso i processo di qualifica, il fornitore riceverà un con la richiesta di procedere al pagamento della quota di iscrizione e all inserimento nel sistema dei dati relativi al pagamento effettuato. Accedere al Sistema di Vendor Management, cliccare Compilazione requisiti di qualifica e successivamente Richieste Pervenute. NOTA BENE: Il Pagamento della quota 1^ Iscrizione si distingue dagli altri processi in corso in quanto il campo in corrispondenza della colonna Processo è vuoto. Nel caso di candidatura su più Gruppi Merce verrà visualizzata una sola richiesta di pagamento. 27

28 Per accedere al form cliccare Form Pagamento Quota 1^ Iscrizione. Cliccare Modifica Prendere visione del numero della fattura e scaricarne i dettagli per procedere al pagamento. Per uscire dal sistema cliccare Esci. 28

29 Successivamente, accedere nuovamente al Form di pagamento, selezionare Modifica e cliccare Clicca per allegare un file per caricare a sistema la copia dell avvenuto pagamento. Infine cliccare Salva e Continua. Cliccare Invia per trasmettere la copia dell avvenuto pagamento a Snam. A seguito dell invio dei form a Snam le informazioni inserite non saranno più modificabili. Nel caso si necessiti di farlo contattare Snam. Nel caso, prima del salvataggio dei dati inseriti, si debbano fare delle verifiche selezionare No, lo farò più tardi. Il sistema salverà tutti i dati inseriti. NOTA BENE: Qualora la candidatura sia relativa a più Gruppi Merce, Snam invierà una sola richiesta di pagamento inviando un unica fattura. Il fornitore dovrà indicare nella causale del bonifico i singoli Gruppi Merce per cui sta effettuando il pagamento. 12. Rinuncia alla Qualifica Il fornitore può rinunciare alla qualifica per un determinato GM durante la compilazione dei Requisiti Tecnici oppure successivamente all invio dei medesimi contattando Snam che provvederà a rendere nuovamente modificabili i form specifici del GM. 29

30 Nel caso di rinuncia accedere alla sezione Richieste Pervenute, cliccare Requisiti Specifici e cliccare sul form del GM. All interno del form c è la sezione Rinuncia Qualifica in cui il fornitore dovrà rispondere SI alla domanda Intendete rinunciare alla Qualifica sul GM in oggetto? e eventualmente indicarne un commento. Se previsto dal GM, nella videata il fornitore dovrà caricare un autodichiarazione di rinuncia su tutti i campi in cui è previsto un allegato obbligatorio. 30

31 13. Conclusione del processo di qualifica Al termine del processo il fornitore riceverà una comunicazione da parte di Snam in merito all esito della domanda di qualifica in cui sono contenute tutte le indicazione per l acquisizione del documento finale con cui Snam motiva le ragioni della sua scelta. Esempio di esito positivo: stato In Vendor List Esempio di esito negativo: stato Non Qualificato 31

32 14. Qualifica di un fornitore già presente nell Elenco Fornitori Snam Autocandidatura fornitore per nuovo Gruppo Merce Accedere al Portale Fornitori Snam Accedere alla sezione Accesso ai sistemi e selezionare Sistema di Vendor Management Nell area Sistema di Vendor Management seguire le indicazioni per Fornitore già registrato al Portale Fornitori del Gruppo Snam. Qualora il fornitore non fosse registrato al Portale Fornitori dovrà preliminarmente ottenere le credenziali di accesso come indicato. Successivamente inserire le credenziali di accesso. Il fornitore potrà consultare ed eventualmente aggiornare i Dati anagrafici aziendali accedendo alla sezione Profilo Anagrafico e seguendo le indicazioni contenute nel Capitolo 5 Consultazione Dati Anagrafici. Per poter aggiungere un nuovo Gruppo Merce il fornitore dovrà accedere alla sezione I miei Gruppi Merce 32

33 Cliccare Aggiungi Gruppo Merce e seguire le indicazioni contenute nel paragrafo VIII Selezione Gruppo Merce del Capitolo 2 Autocandidatura nuovo fornitore Successivamente riceverà da parte di Snam una comunicazione di Accettazione della candidatura oppure Candidatura non di interesse (vedi esempi Capitolo 4 Accettazione della candidatura). Per le fasi sucessive del processo di qualifica per il nuovo Gruppo Merce occorre fare riferimento alle indicazioni fornite nel Capitolo 6 Compilazione Requisiti Minimi di Ammissione del presente documento. A seguito della prima candidatura inserita nel nuovo Sistema di Vendor Management, nel caso di aggiunta di ulteriori Gruppi Merce, il sistema riproporrà tutte le fasi del processo descritto presentando la completa compilazione dei campi ad eccezione dei requisiti specifici. Sarà cura del fornitore prendere visione e aggiornare la documentazione, in particolare i documenti soggetti a scadenza, già inseriti precedentemente nella sezione Requisiti Minimi di Ammissione. Candidatura da Snam per nuovo Gruppo Merce Nel caso in cui il fornitore sia Candidato da Snam su un nuovo Gruppo Merce riceverà un da parte di Snam con la richiesta di procedere all inserimento della documentazione richiesta per lo spercifico GM. Le fasi successive del processo sono identitiche a quelle riportate nel paragrafo precedente ad esclusione della selezione del Gruppo Merce in quanto già effettuato di Snam. 33

34 15. Appendice Stati Processi di Qualifica Di seguito l elenco degli stati del Processo di Qualifica con le relative descrizioni: IN VENDOR LIST: per il GM in oggetto siete stati iscritti nell'elenco Fornitori di Snam. NUOVA CANDIDATURA: Snam ha registrato con successo la candidatura sul GM in oggetto. CANDIDATURA ACCETTATA: la candidatura è stata accettata per il GM in oggetto CANDIDATURA NON DI INTERESSE: in relazione ai fabbisogni previsti ed alla composizione della Vendor List societaria del GM in oggetto, la candidatura non riveste al momento l interesse di Snam. Resta inteso che per questo GM, avendo registrato i Vostri riferimenti nel nostro database, Snam vi potrà contattare per eventuali future necessità. CANDIDATURA NON AMMESSA ALLA QUALIFICA: non siete stati ammessi alla qualifica per il GM in oggetto CANDIDATURA AMMESSA ALLA QUALIFICA : siete stati ammessi al processo di qualifica per il GM in oggetto. Se il GM è associato a un sistema di qualifica UE, Snam informa che la durata del processo di qualifica potrà essere superiore a 6 mesi. NON QUALIFICATO: il processo di qualifica per il GM in oggetto si è concluso negativamente NON QUALIFICATO P.O.: il processo di qualifica per il GM in oggetto si è concluso negativamente a seguito delle valutazioni effettuate sul primo ordine acquisito REVOCATO: la qualifica per il GM in oggetto è stata revocata SCADUTO: la qualifica per il GM in oggetto è scaduta RINNOVO: è in corso un processo di rinnovo per la qualifica del GM in oggetto NON RINNOVATO: il processo di rinnovo per la qualifica del GM in oggetto si è concluso negativamente 34

35 16. Assistenza Per assistenza al Sistema di Vendor Management il fornitore può contattare l'help desk attivo dal lunedì al venerdì dalle 8:30 alle 17:30 numero di telefono indirizzo 35

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