Microsoft Excel consente di impostare diversi livelli di protezione per controllare gli utenti che possono accedere ai dati di Excel e modificarli.

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1 Microsoft Excel consente di impostare diversi livelli di protezione per controllare gli utenti che possono accedere ai dati di Excel e modificarli. Per una protezione ottimale, si consiglia di impostare una password per l'intera cartella di lavoro, affinché solo agli utenti autorizzati siano in grado di visualizzarla e di modificarne i dati. Per proteggere dei dati specifici, è possibile definire la protezione in modo specifico per alcuni elementi di una cartella o di un foglio di lavoro con o senza password. Ciò impedisce la modifica, lo spostamento o l'eliminazione accidentale o intenzionale di dati importanti. Protezione di una cartella di lavoro Per proteggere una cartella di lavoro, è possibile richiedere l'immissione di una password che consenta la visualizzazione del file o il salvataggio delle eventuali modifiche apportate. Protezione con password La protezione con password a livello di cartella di lavoro si basa sulla crittografia avanzata, un metodo standard che consente la protezione del contenuto di un file e impedisce l'accesso non autorizzato alla cartella di lavoro. Per impostare una password, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Protezione nella finestra di dialogo Opzioni visualizzata. È possibile specificare due password distinte per due diversi livelli di protezione: Password per aprire e visualizzare un file Si tratta di una password crittografata che contribuisce a impedire l'accesso non autorizzato ai dati. Password per modificare un file Si tratta di una password non crittografata, che autorizza a modificare i dati di una cartella di lavoro e a salvare le modifiche apportate. Queste password si applicano all'intera cartella di lavoro. Per una protezione ottimale, è sempre meglio assegnare una password per aprire e visualizzare il file e richiedere agli utenti autorizzati a modificare i dati di immettere entrambe le password. Nota La protezione di una cartella di lavoro mediante password è diversa dalla protezione delle finestre e della struttura di una cartella di lavoro, impostata dalla finestra 1

2 di dialogo Proteggi cartella di lavoro. Per accedere a questa finestra scegliere Protezione dal menu Strumenti, quindi Proteggi cartella di lavoro. Importante Utilizzare delle password complesse composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Le password che non soddisfano questi requisiti sono considerate vulnerabili. Un esempio di password complessa può essere Y6dh!et5. Mentre un esempio di password vulnerabile è Casa27. Utilizzare comunque una password complessa ma facile da ricordare, per evitare di prendere nota. Tipi di crittografia Per proteggere ulteriormente con password la cartella di lavoro e le relative proprietà, è possibile scegliere tra diverse tipologie di crittografia disponibili per le cartelle di lavoro di Excel. La crittografia consente la lettura del testo solo agli utenti autorizzati in possesso di una chiave pubblica corrispondente al tipo di crittografia per decrittografare il testo. Per accedere alle opzioni di crittografia, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, scegliere la scheda Protezione e fare clic sul pulsante Avanzate. Messaggio di apertura file in sola lettura Può accadere anche che si ritenga sufficiente ricordare agli utenti che i dati contenuti sono importanti e che non è opportuno modificarli, senza bloccare del tutto l'accesso a una cartella di lavoro in lettura e in scrittura. In tal caso, Excel può essere impostato in modo che venga suggerita l'apertura del file in sola lettura. Per impostare questo tipo di messaggio, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Protezione e selezionare la casella di controllo Consigliata sola lettura. Quando si apre il file, verrà visualizzato un messaggio che ne consiglia l'apertura in sola lettura. Ciò non impedirà comunque di aprire il file anche in lettura e scrittura, per poterlo modificare e salvarne le modifiche. Protezione di elementi specifici di un foglio o di una cartella di lavoro Se si condivide un file di Excel per consentire ad altri di modificarlo, è possibile limitare tali modifiche a elementi specifici di un foglio o di una cartella di lavoro proteggendo o bloccando alcune parti del file. È altresì possibile specificare una password per consentire a singoli utenti di modificare degli elementi specifici. 2

3 Importante I tipi di protezione indicati di seguito non devono essere confusi con la protezione file. Non sono infatti indicati per offrire una maggiore sicurezza della cartella di lavoro né per preservarla da utenti malintenzionati. Protezione di elementi di un foglio di lavoro Se un foglio di lavoro è protetto, tutte le celle risultano bloccate per impostazione predefinita e non è possibile modificarle. Ad esempio, non è possibile inserire, modificare, eliminare o formattare dati in una cella bloccata. È comunque possibile specificare gli elementi sono modificabili quando si imposta la protezione del foglio di lavoro. Per proteggere un foglio di lavoro, scegliere Protezione dal menu Strumenti, quindi fare clic su Proteggi foglio. Per controllare l'accesso a ciascun elemento del foglio di lavoro o del foglio grafico, selezionare o deselezionare le caselle di controllo riportate di seguito. Opzioni per i fogli di lavoro Casella controllo di Se deselezionata, impedisce agli utenti di Seleziona celle bloccate Seleziona celle sbloccate Formato celle Formato colonne Formato righe Portare il puntatore del mouse sulle celle per cui la casella di controllo Bloccata, nella scheda Protezione nella finestra di dialogo Formato celle, è stata selezionata. Per impostazione predefinita è possibile selezionare le celle bloccate. Portare il puntatore del mouse sulle celle per le quali è stata deselezionata la casella di controllo Bloccata, nella scheda Protezione nella finestra di dialogo Formato celle. Per impostazione predefinita è consentito selezionare le celle sbloccate e premere TAB per scorrere le celle sbloccate in un foglio di lavoro protetto. Modificare una delle opzioni delle finestre di dialogo Formato celle o Formattazione condizionale. Se i formati condizionali vengono applicati prima di proteggere il foglio di lavoro, la formattazione continua a cambiare se viene immesso un valore che soddisfa una diversa condizione. Utilizzare qualsiasi opzione del sottomenu Colonna del menu Formato, incluse la modifica della larghezza delle colonne oppure la possibilità di nasconderle. Utilizzare qualsiasi opzione del sottomenu Riga del menu Formato, incluse la modifica dell'altezza delle righe oppure la possibilità di nasconderle. 3

4 Inserisci colonne Inserisci righe Inserisci collegamenti ipertestuali Elimina colonne Elimina righe Ordina Usa filtro automatico Usa rapporti di tabella pivot Modifica oggetti Inserire delle colonne. Inserire delle righe. Inserire nuovi collegamenti ipertestuali, anche in celle sbloccate. Eliminare delle colonne. Tenere presente che, se l'opzione Elimina colonne è protetta e l'opzione Inserisci colonne non lo è, è possibile inserire delle colonne ma non eliminarle. Eliminare delle righe. Tenere presente che, se l'opzione Elimina righe è protetta e l'opzione Inserisci righe non lo è, è possibile inserire delle righe ma non eliminarle. Scegliere una delle opzioni Ordina dal menu Dati oppure i pulsanti di ordinamento presenti sulla barra degli strumenti Standard. Non è possibile ordinare intervalli che contengono celle bloccate in un foglio di lavoro protetto, a prescindere da questa impostazione. Utilizzare le frecce a discesa per modificare il filtro in un intervallo con filtro automatico. Non è possibile creare o rimuovere intervalli con filtro automatico in un foglio di lavoro protetto, a prescindere da questa impostazione. Formattare, modificare il layout, aggiornare o modificare in altro modo i rapporti di tabella Pivot oppure creare nuovi rapporti. Modificare oggetti grafici, inclusi mappe, grafici incorporati, forme, caselle di testo e comandi, che non sono stati sbloccati prima di proteggere il foglio di lavoro. Ad esempio, se un foglio di lavoro presenta un pulsante per eseguire una macro, è possibile utilizzarlo, ma non eliminarlo. Apportare qualsiasi modifica, ad esempio per la formattazione, a un grafico incorporato. Il grafico continua a essere aggiornato se si modificano i dati di origine. Aggiungere o modificare commenti. Modifica scenari Visualizzare scenari nascosti, modificare scenari ai quali si è impedito di apportare modifiche ed eliminarli. È possibile modificare i valori nelle celle, se queste non sono protette, e aggiungere nuovi scenari. 4

5 Nota Se si esegue una macro che influisce su un elemento protetto del foglio di lavoro, verrà visualizzato un messaggio e l'esecuzione della macro sarà interrotta. Opzioni per i fogli grafici Casella controllo Contenuto Oggetti di Se selezionata, impedisce agli utenti di Modificare le voci che compongono il grafico, quali serie di dati, assi e legende. Il grafico continua a rispecchiare le modifiche apportate ai dati di origine. Modificare oggetti grafici, inclusi comandi, forme e caselle di testo, a meno che gli oggetti non vengano sbloccati prima di proteggere il foglio grafico. Autorizzazione ad accedere ad aree specifiche di un foglio di lavoro protetto Prima di proteggere un foglio di lavoro, è possibile sbloccare degli intervalli che si desidera modificare oppure ai quali si desidera aggiungere dei dati. A tale scopo: Scegliere Celle dal menu Formato, scegliere la scheda Protezione nella finestra di dialogo Formato celle e sbloccare le celle per tutti gli utenti. Scegliere Protezione dal menu Strumenti, quindi Consenti agli utenti la modifica degli intervalli e sbloccare le celle per alcuni utenti nella finestra di dialogo Consenti agli utenti la modifica degli intervalli. Gli utenti specificati nella finestra di dialogo Autorizzazioni per Intervallo, visualizzata facendo clic sul pulsante Autorizzazioni, sono autorizzati a modificare automaticamente l'intervallo senza immettere una password. Agli altri utenti viene chiesto di immettere una password per poter modificare l'intervallo. Tenere presente quanto segue: Se una cella appartiene a più intervalli, può essere modificata solo dagli utenti autorizzati a modificare tali intervalli. Se si tenta di modificare più celle contemporaneamente e si è autorizzati a modificarne solo alcune, verrà richiesto di selezionare e modificare le celle una alla volta. 5

6 Se si specificano degli intervalli nella finestra di dialogo Consenti agli utenti la modifica degli intervalli senza assegnare una password, questi intervalli vengono sbloccati per tutti gli utenti. Password di protezione per elementi di cartelle e fogli di lavoro Se si protegge un foglio o una cartella di lavoro per bloccarne gli elementi, l'aggiunta della password è facoltativa, poiché, in questo contesto, serve solo a consentire l'accesso ad alcuni utenti e a evitare che altri utenti apportino delle modifiche. Questo livello di protezione con password non garantisce la protezione di tutti i dati riservati della cartella di lavoro. Per una protezione maggiore, è necessario utilizzare una password che protegga la stessa cartella di lavoro da accesso non autorizzato. Nota È particolarmente importante ricordare la password impostata, altrimenti risulta impossibile rimuovere la protezione dal foglio o dalla cartella di lavoro. Importante Utilizzare delle password complesse composte da lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Le password che non soddisfano questi requisiti sono considerate vulnerabili. Un esempio di password complessa può essere Y6dh!et5. Mentre un esempio di password vulnerabile è Casa27. Utilizzare comunque una password complessa ma facile da ricordare, per evitare di prendere nota. Protezione delle finestre e della struttura di una cartella di lavoro È possibile bloccare la struttura di una cartella di lavoro e impedire agli utenti di aggiungere o di eliminare delle cartelle di lavoro oppure di visualizzare quelle nascoste, nonché di impedire agli utenti la modifica delle dimensioni o della posizione delle finestre di un foglio di lavoro. Queste protezioni si applicano all'intera cartella di lavoro. Per proteggere una cartella di lavoro, scegliere Protezione dal menu Strumenti, quindi Proteggi cartella di lavoro. È possibile scegliere gli elementi da proteggere, come la struttura della cartella di lavoro, le finestre o entrambi, selezionando o deselezionando le seguenti caselle di controllo. Opzioni per le cartelle di lavoro Casella controllo Struttura di Se selezionata, non consente di Visualizzare fogli di lavoro nascosti. 6

7 Spostare, eliminare, nascondere o modificare i nomi dei fogli di lavoro. Inserire nuovi fogli di lavoro o fogli grafici. Tuttavia, per aggiungere grafici incorporati a fogli di lavoro esistenti, è possibile eseguire la Creazione guidata Grafico. Spostare o copiare fogli di lavoro in un'altra cartella di lavoro. Nei rapporti di tabella pivot visualizzare i dati originali per una cella nell'area dati oppure visualizzare le pagine campo pagina in fogli di lavoro separati. Per gli scenari, creare un rapporto riepilogativo di uno scenario. In Strumenti di analisi utilizzare gli strumenti di analisi che inseriscono i risultati in un nuovo foglio di lavoro. Registrare nuove macro. Nota Se si esegue una macro che include un'azione che non è possibile eseguire in una cartella di lavoro protetta, viene visualizzato un messaggio e l'esecuzione della macro si interrompe. Finestre Modificare le dimensioni e la posizione delle finestre per la cartella di lavoro se questa è aperta. Spostare, ridimensionare o chiudere delle finestre, che è tuttavia possibile visualizzare e nascondere. Nota Visual Basic Editor consente ai programmatori di proteggere le macro in modo che non vengano visualizzate o modificate dagli utenti. Per farlo, in Visual Basic Editor scegliere il comando relativo alle proprietà del progetto dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Protezione nella finestra di dialogo relativa alle proprietà visualizzata. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida in linea di Microsoft Visual Basic. Per nascondere un'intera cartella di lavoro in modo da non visualizzarla, ma per poter accedere al contenuto, come le macro, scegliere Nascondi del menu Finestra, quindi salvare la cartella di lavoro nascosta. Protezione di dati riservati Le funzionalità di Excel che consentono di nascondere o di bloccare dati con password non consentono di proteggere le informazioni riservate in Excel, sono invece finalizzate a nascondere dati o formule che potrebbero confondere gli utenti oppure a evitare che vengano visualizzati o modificati. 7

8 Excel non consente di crittografare i dati nascosti o bloccati in una cartella di lavoro. Per evitare che dati riservati vengano modificati e visualizzati, è possibile limitare l'accesso alla cartelle di lavoro che li contengono memorizzando le cartelle in percorsi accessibili solo a utenti autorizzati. 8