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1 Servizi di sviluppo e gestione del Sistema Informativo del Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca GESTIONE UTENZE - Gestione Utenze delle Scuole non Statali - Guida Operativa per i Referenti della Sicurezza Gestione Utenze non Statali Guida Operativa VERSIONE 1.0 DEL 27 MAGGIO 2009 RTI : EDS Electronic Data Systems Auselda AED Group - Accenture Enel Servizi S.r.l.

2 INDICE Gestione Utenze Scuole non Statali - Guida Operativa 1. INTRODUZIONE ALL USO DELLA GUIDA SIMBOLI USATI E DESCRIZIONE ASPETTI GENERALI ATTORI COINVOLTI IL PROCESSO DI LAVORO LA REGISTRAZIONE ACCESSO ALLA FUNZIONE GESTIONE DELLE RICHIESTE COSA SUCCEDE DOPO L APPROVAZIONE O L EVENTUALE RIFIUTO DELLA RICHIESTA? SE LA RICHIESTA È DI REGISTRAZIONE SE LA RICHIESTA È DI INSERIMENTO PROFILO SE LA RICHIESTA È DI REVOCA DELL UTENZA SE LA RICHIESTA È DI INVIO DELLE CREDENZIALI DI ACCESSO SE LA RICHIESTA È DI CANCELLAZIONE DEL PROFILO FUNZIONALITÀ A SUPPORTO INTERROGAZIONE DATI DELL UTENTE REVOCA DELL UTENZA INVIO CREDENZIALI DI ACCESSO RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

3 1. INTRODUZIONE ALL USO DELLA GUIDA La presente guida vuole rappresentare uno strumento informativo e un supporto operativo per i Referenti della Sicurezza degli Uffici Scolastici Provinciali che dovranno gestire le richieste di abilitazione al Sidi degli utenti delle scuole non statali. In questo documento si forniscono informazioni sul processo di abilitazione, sugli attori coinvolti e si illustrano le modalità di utilizzo della procedura informatizzata con un approfondimento specifico sulle attività che è chiamato a svolgere il Referente della Sicurezza. Per conoscere e approfondire la parte relativa alle scuole non statali si consiglia di consultare la guida operativa GU_Scuole non statali_guida operativa_1.0 disponibile su??? 1.1 Simboli usati e descrizione Simbolo Descrizione Accanto alla lente d ingrandimento viene approfondito l argomento trattato nel paragrafo precedente. Accanto al divieto di transito sono indicate le operazioni non permesse. Accanto all uomo che legge il giornale sono riportate notizie utili al miglioramento dell'operatività. Accanto al segnale di STOP sono evidenziati aspetti cui prestare attenzione. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

4 2. ASPETTI GENERALI La procedura di richiesta di abilitazione all utilizzo delle applicazioni SIDI da parte degli utenti delle scuole non statali è stata rinnovata e resa disponibile agli utenti tramite l apposita sezione sul sito del Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca: Per automatizzare il processo di gestione delle richieste di abilitazione è stata predisposta ad uso dei referenti per la sicurezza la nuova area Utenti non statali nell ambito della funzione di Gestione Utenze. Attraverso queste nuove funzionalità i referenti potranno accedere a tutte le informazioni relative alle richieste di registrazione e abilitazione inoltrate dagli utenti delle scuole non statali ed effettuare le operazioni di approvazione, rifiuto, revoca, ecc. 2.1 Attori coinvolti Le figure coinvolte nel processo e chiamate ad operare sono: i Referenti della Sicurezza degli USP gli utenti delle scuole non statali (chi sono?quali figure?quante sono?) 2.2 Il Processo di lavoro Il processo per abilitare un utente della scuola non statale prevede lo svolgimento di alcune attività a carico sia dell utente della scuola non statale che del Referente della Sicurezza. Il processo inizia con una registrazione dell utente a cui seguirà l approvazione del Referente della sicurezza dell USP di competenza. Successivamente all approvazione, l utente della scuola non statale riceverà le credenziali che gli consentiranno di accedere alla procedura informatizzata e di effettuare la richiesta di abilitazione alle applicazioni del SIDI che sarà inoltrata nuovamente al Referente della Sicurezza. Il processo si conclude con l approvazione della richiesta di abilitazione da parte del Referente. Al termine di queste operazioni l utente della scuola non statale potrà accedere al Portale SIDI e all applicazione desiderata. Di seguito è riportato uno schema riepilogativo delle attività finora descritte, suddivise per competenza. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

5 Utente non statale Referente della Sicurezza NOTE Passo 1 Effettua la Registrazione al sistema (che farà solo per la prima volta o dopo una Revoca dell utenza) che viene inoltrata al Referente della Sicurezza dell USP. Subito dopo la procedura di Registrazione l utente riceve una notifica automatica dove sono riportati i dati dell utente registrato e l elenco dei Referenti della Sicurezza dell USP di competenza che hanno ricevuto la richiesta. Passo 2 Riceve la richiesta di Registrazione e procede con l approvazione. Passo 3 Dopo un elaborazione del sistema l utente riceve una mail con le credenziali di accesso al sistema. Passo 4 Accede alla procedura ed effettua la richiesta di abilitazione all applicazione SIDI di interesse. Passo 5 Riceve la richiesta di abilitazione e procede con l approvazione della richiesta. Passo 6 Riceve una mail informativa con la quale viene comunicata l avvenuta approvazione Passo 7 A questo punto l abilitazione al SIDI è conclusa. Accede al Portale SIDI e all applicazione di interesse. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

6 2.3 La Registrazione La richiesta di Registrazione è la prima operazione che l utente deve effettuare per ottenere le credenziali di accesso (Username e Password) necessarie per accedere: alla procedura di richiesta abilitazione al Portale SIDI e alle diverse applicazioni La procedura di Registrazione deve essere fatta dall utente solo la prima volta che accede o nel caso di una revoca dell utenza. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

7 3. ACCESSO ALLA FUNZIONE Di seguito ripercorriamo nel dettaglio le operazioni che dovrà effettuare il Referente della Sicurezza a fronte di richieste inoltrate dalle scuola non statale. Il Referente della Sicurezza potrà accedere alla funzione per la gestione delle richieste direttamente dalla procedura di Gestione Utenze dove, nel menu, sarà presente una nuova voce Utenti non Statali. (vedi fig.1) Figura 1 Facendo clic sulla voce Utenti non statali si aprirà un sottomenu con le funzioni che dovrà utilizzare (vedi fig.2) che sono: 1. Gestione Richieste 2. Gestione Abilitazioni Figura 2 RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

8 4. GESTIONE DELLE RICHIESTE Dal menu a tendina occorre selezionare il profilo di accesso e fare clic su Avanti Nella schermata successiva il Referente potrà visualizzare le richieste delle scuole non statali che gli sono state inoltrate e la tipologia di richiesta che dovrà gestire. Il campo Tipologia Richiesta specifica il tipo di richiesta da gestire. Le tipologie compariranno con le seguenti diciture: Registrazione -> se si tratta di una richiesta di registrazione Inserimento profilo -> se si tratta di richiesta di abilitazione Revoca Utenza -> se si tratta di una richiesta di revoca dell utenza Invio Credenziali -> quando l utente ha smarrito o dimenticato le credenziali di accesso e richiede un nuovo invio. Cancellazione Profilo ->quando l utente chiede l annullamento dell abilitazione per una determinata applicazione. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

9 La richiesta di registrazione effettuata dall utente viene inoltrata in automatico a tutti i Referenti della Sicurezza dell USP di competenza che potranno visualizzarla nell Elenco delle Richieste. Nel momento in cui uno dei Referenti decide di gestire la richiesta di fatto la prende in carico. Automaticamente gli altri Referenti non visualizzeranno più la richiesta nell elenco. Quando l utente è competente su scuole di province diverse la richiesta sarà inoltrata al Referente della provincia che l utente ha indicato come provincia di competenza (questo avviene in fase di Registrazione). Può verificarsi, quindi, il caso iil Referente si trovi a gestire la richiesta per una scuola di una provincia diversa. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

10 Selezionare la richiesta di interesse e fare clic su Seleziona RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

11 Dalla schermata prospettata occorre fare clic su Approva Per visualizzare ulteriori dettagli della richiesta occorre fare clic sui puntini Indipendentemente dalla tipologia di richiesta (registrazione, cancellazione del profilo ecc.), le modalità di gestione della richiesta sono sempre le stesse. Quindi, dopo aver selezionato dall elenco la richiesta di interesse (vedi figura precedente) il Referente potrà procedere con l approvazione della stessa. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

12 Qualsiasi tipologia di richiesta può essere anche rifiutata. In tal caso è necessario fare clic su Rifiuta. In questo caso è obbligatorio inserire una nota specificando la motivazione del rifiuto, che sarà poi notificata all utente che ha inoltrato la richiesta. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

13 5. COSA SUCCEDE DOPO L APPROVAZIONE O L EVENTUALE RIFIUTO DELLA RICHIESTA? 5.1 Se la richiesta è di Registrazione Se la tipologia di richiesta è Registrazione, una volta approvata, il sistema effettua un elaborazione di censimento dell utente sulla base informativa. L interessato riceverà una mail con le credenziali di accesso che dovrà utilizzare sia per accedere alla procedura di Richiesta abilitazioni sia per accedere al Portale SIDI e alle applicazioni varie. (l accesso al Portale Sidi può essere effettuato dall utente a partire dal giorno successivo alla ricezione delle credenziali) La comunicazione verrà inviata all utente anche in caso di rifiuto della richiesta. In questo caso sarà indicata la motivazione del rifiuto. 5.2 Se la richiesta è di Inserimento Profilo Se la tipologia di richiesta è Inserimento Profilo quindi di abilitazione, una volta effettuata l approvazione l utente è abilitato e può accedere al Portale Sidi e all applicazione di interesse. Il sistema invia in automatico una informativa all utente della scuola non statale con la quale si comunica l avvenuta approvazione della richiesta. La comunicazione verrà inviata all utente anche in caso di rifiuto della richiesta. In questo caso sarà indicata la motivazione del rifiuto. 5.3 Se la richiesta è di Revoca dell Utenza Se la tipologia di richiesta è la Revoca dell utenza, una volta approvata l utente non potrà più accedere al Portale Sidi perché le credenziali di accesso non saranno più valide. Il sistema invia in automatico una e mail informativa all utente della scuola non statale con la quale si comunica l avvenuta approvazione della richiesta. La comunicazione verrà inviata all utente anche in caso di rifiuto della richiesta. In questo caso sarà indicata la motivazione del rifiuto. 5.4 Se la richiesta è di Invio delle Credenziali di accesso Se la tipologia di richiesta è Invio delle Credenziali significa che l utente ha richiesto un nuovo invio delle credenziali di accesso. Una volta approvata la richiesta il sistema invierà all utente una e mail con le nuove credenziali di accesso. La comunicazione verrà inviata all utente anche in caso di rifiuto della richiesta. In questo caso sarà indicata la motivazione del rifiuto. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

14 5.5 Se la richiesta è di Cancellazione del Profilo Se la tipologia di richiesta è Cancellazione profilo significa che l utente richiede la cancellazione di una richiesta di abilitazione che è stata precedentemente approvata. Una volta approvata la richiesta il sistema invierà all utente una informativa con l avvenuta approvazione della richiesta. La comunicazione verrà inviata all utente anche in caso di rifiuto della richiesta. In questo caso sarà indicata la motivazione del rifiuto. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

15 6. FUNZIONALITÀ A SUPPORTO A supporto della funzione Gestione Richieste precedentemente descritta, il Referente ha a disposizione anche altre funzionalità a supporto che sono accessibili dal menu di Gestione Utenze -> Utenti non statali -> Gestione Abilitazioni. A differenza della funzione di Gestione delle Richieste, le funzioni di seguito illustrate consentono di effettuare alcune operazioni indipendentemente dall effettuazione di una richiesta da parte dell utente. Le operazioni possibili sono: 1. l interrogazione dati dell utente 2. la revoca dell utenza 3. Invio delle credenziali di accesso Quindi, per esempio, il Referente potrebbe effettuare una revoca di un utenza autonomamente, senza che ci sia una specifica richiesta dell utente. 6.1 Interrogazione dati dell utente La funzione consente al Referente di ricercare un nominativo, di visualizzare i dati di un utente ed eventuali abilitazioni, contesti associati ecc RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

16 Impostare i criteri di ricerca e fare clic su Ricerca Tra i criteri di ricerca il sistema imposta in automatico la provincia di competenza. Gli altri campi non sono obbligatori ma per rendere più veloce e ottenere un risultato della ricerca più puntuale si consiglia di inserire anche gli altri criteri. La pagina prospetta una schermata con i dati dell utente. Fare clic sul pulsante per visualizzare ulteriori dettagli RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

17 6.2 Revoca dell utenza Gestione Utenze Scuole non Statali - Guida Operativa La funzione consente di effettuare la revoca di un utenza Da questa stessa schermata fare clic su Revoca Utenza L operazione di Revoca dell utenza comporta: la generazione di una notifica automatica che informa l utente interessato dell avvenuta operazione il Referente non visualizzerà più il nominativo dell utente l utente non potrà più accedere né alle funzioni di richiesta abilitazioni né al Portale SIDI. 6.3 Invio credenziali di accesso Nel caso in cui un utente abbia dimenticato o smarrito le credenziali di accesso, il Referente attraverso questa funzione può effettuare un nuovo invio. L utente riceverà una mail con le nuove credenziali di accesso. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

18 Da questa stessa Gestione Utenze Scuole non Statali - Guida Operativa schermata fare clic su Invio credenziali Al termine dell operazione di invio delle credenziali, l utente riceverà una mail con le nuove credenziali di accesso. RTI : EDS Electronic Data Systems - Auselda AED Group - Accenture - Enel Servizi S.r.l

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