GESTIONE dei FASCICOLI GEPROT v 3.1

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1 GESTIONE dei FASCICOLI GEPROT v 3.1 ESPLETAMENTO DI ATTIVITÀ PER L IMPLEMENTAZIONE DELLE COMPONENTI PREVISTE NELLA FASE 3 DEL PROGETTO DI E-GOVERNMENT INTEROPERABILITÀ DEI SISTEMI DI PROTOCOLLO E POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (acronimo: InterPA) Coordinatore del Progetto: Emesso da: Claudia Scanziani Verificato da: Paolo Onori Data di stesura: 24/07/2007 InterPA Progetto di E-government 1/27

2 INDICE 1 CONCETTI BASE E TERMINOLOGIA CHE COSA È GEPROT STAZIONI DI PROTOCOLLAZIONE STAZIONI DI CONSULTAZIONE UTENTI, RUOLI E ACCOUNT OPERAZIONI PERMESSE AI RUOLI ACCESSO AL SISTEMA FASCICOLI Numerazione e codice incarto Accesso ai fascicoli Creazione di incarti dalle assegnazioni Creazione di incarti indipendenti dalle assegnazioni Livelli di riservatezza Dati dell incarto Inserisci documento negli incarti Operazioni consentite nei documenti allegati Inserimento e lavorazione di file Condivisione file Ricerca allegato da condividere Ricerca registrazione da condividere Ricerca incarto con file/registrazioni da condividere Inserimento registrazione Spostare un documento allegato Eliminare un documento allegato Nuovo sottofascicolo o inserto Inoltro della lavorazione dell incarto ad altra unità organizzativa Completa lavorazione Procedimento Archiviazione fascicolo Inserisci una postilla Annullamento fascicolo Gestione Correlazioni Gestione dei fascicoli in scadenza Gestione dei fascicoli scaduti Ricerca Navigazione e visualizzazione...27 InterPA Progetto di E-government 2/27

3 Acronimi e Riferimenti Acronimi nessuno Riferimenti [Rif-1] SPC4F1-ManualeUtente_Documenti_3.1 [Sistematica] [Rif-2] SPC4F1-ManualeUtente_Assegnazioni_3.0 [Sistematica] [Rif-3] SPC4F1-ManualeUtente_PEC_3.0 [Sistematica] InterPA Progetto di E-government 3/27

4 1 CONCETTI BASE E TERMINOLOGIA 1.1 CHE COSA È GEPROT L esigenza di adeguare il livello di informatizzazione del protocollo alle più recenti tecnologie nasce principalmente dal fatto che entro il 2004 ogni ente pubblico sarà tenuto a sostituire l attuale gestione del protocollo con il cosiddetto protocollo informatico, che prevede almeno quanto segue: - memorizzazione elettronica anche dei documenti stessi (oltre che dei relativi dati fondamentali : mittente, destinatario, data, titolo, informazioni di corredo, ecc.), eventualmente acquisiti tramite scanner; - protocollazione centralizzata (possibilità di assegnare in modo univoco e centralizzato il numero di protocollo, anche in ambienti distribuiti); - possibilità di consultazione in rete dei documenti (oltre che dei relativi dati fondamentali ), nel rispetto di opportuni permessi (stabiliti in sede di configurazione dagli amministratori di sistema, in funzione degli specifici ruoli aziendali associati al personale). GEPROT è un sistema di Gestione del Protocollo Informatico rispondente non solo ai requisiti minimi ma principalmente in grado di gestire sia il protocollo informativo che quello più propriamente informatico. In particolare GEPROT permette di: - gestire il protocollo conformemente alle normative emanate da AIPA per quanto attiene, per l appunto, la gestione informatizzata del protocollo; - gestire sia la protocollazione distribuita che centralizzata; - gestire il protocollo unico, ciascuna postazione di protocollazione anche se geograficamente distribuita sul territorio è in grado di accedere ad una funzione di assegnazione centralizzata del numero di protocollo; - gestire contemporaneamente diversi sistemi di protocollazione oltre a quello centrale; - gestire opportuni dispositivi di acquisizione elettronica dei documenti in ingresso ( scannerizzazione ) e dispositivi di archiviazione (per i documenti sia in ingresso che in uscita); - gestire la classificazione dei documenti su più livelli in modo da catalogare i documenti elettronici in modo simile a quanto avviene in un ufficio tradizionale, permettendo, quindi, un organizzazione gerarchica dei documenti; - gestire l indicizzazione e la ricerca, o meglio la possibilità di ricercare nei documenti integrati nel sistema, sia tramite una ricerca full-text che tramite una ricerca per campi chiave; - gestire la protocollazione dei documenti informatici in arrivo ed in uscita; - integrare la posta elettronica come strumento di informazione interno all azienda; - consultare, in modo controllato (secondo le autorizzazioni attribuite a ciascun ruolo in fase di configurazione), le informazioni associate ai documenti archiviati (mittente/destinatario, data, oggetto, ecc.) e, all occorrenza, gli stessi documenti (le immagini scannerizzate). Il sistema completamente modulare permette l uso di funzionalità aggiuntive che completano ed estendono la gestione del protocollo informatico: - smistare automaticamente i documenti in modo opportuno, per quelle tipologie di documenti per le quali sono state definite le corrispondenti regole, mediante la posta elettronica; - gestire le assegnazioni per competenza dei protocolli in arrivo; - avviare automaticamente l iter di gestione documentale per quelle tipologie di documenti per le quali sono stati definiti ed opportunamente configurati degli iter di gestione ; - interfacciare il sistema di firma digitale, con il ricorso ad un autorità interna per l assegnazione dei certificati a nome EU e con l opportuno interfacciamento con Enti di Certificazione esterni (es.: Poste, Verisign/Trust Italia, ecc.) per l utilizzo di certificati digitali a norme AIPA, in modo da consentire l utilizzo della firma elettronica come strumento di firma, sia interna che eventualmente- esterna; - uso di componenti hardware perfettamente integrate nel sistema che facilitano la gestione del protocollo informatizzato come scanner per l acquisizione dei documenti. 1.2 STAZIONI DI PROTOCOLLAZIONE La stazione per la segnatura e l acquisizione dell immagine del Documento in ingresso/uscita è un Browser Web. Gli utenti dell Ufficio Protocollo accedono al sito dei servizi intranet per: InterPA Progetto di E-government 4/27

5 1. ottenere un numero di protocollo dal server che distribuisce i protocolli; 2. l apposizione della segnatura all originale (p.e. mediante un apposita stampante); 3. l acquisizione dell immagine del documento mediante scanner. E prevista inoltre la catalogazione ed archiviazione del documento ricevuto e l inoltro automatico per competenza via e- mail. 1.3 STAZIONI DI CONSULTAZIONE La stazione di consultazione del protocollo e della conseguente immagine rasterizzata è un Browser Web appartenente all Organizzazione. Gli utenti abilitati potranno, quindi, accedere al sito dei servizi intranet per consultare e fare ricerche sull archivio del protocollo. L architettura di replica, nella modalità On Site, permette inoltre che le informazioni siano tutte disponibili sul server della stessa LAN dell utente. 1.4 UTENTI, RUOLI E ACCOUNT Gli utenti del sistema GEPROT possono avere diversi ruoli ai quali corrispondono mansioni e compiti specifici, per ovvi requisiti di sicurezza l accesso al sistema deve essere regolato da una opportuna politica. E necessario conoscere esattamente l identità di chi effettua le operazioni, dunque, perché un qualsiasi utente possa attivare le funzionalità di GEPROT dovrà essere stato preventivamente registrato e l Amministratore del sistema dovrà avergli assegnato un account e almeno un ruolo.. Un account consiste in una coppia d informazioni dette anche estremi di autenticazione : - Nome utente - Password Il sistema prevede l adeguamento della gestione delle password al D.L. 196/2003, tale funzionalità può essere abilitata dalla configurazione del sistema. La password assegnata inizialmente dall amministratore (generalmente il nome dell utente in minuscolo) deve essere modificata al primo utilizzo e successivamente almeno ogni 6 mesi. Deve essere di almeno 8 caratteri, non deve contenere riferimenti all'utilizzatore (nome o cognome) e se non utilizzata deve essere disattivata dopo 6 mesi. 1.5 OPERAZIONI PERMESSE AI RUOLI Non tutti gli utenti di GEPROT possono compiere le stesse operazioni. Coloro che appartengono all Ufficio del Protocollo potranno: * ottenere un numero di protocollo dal server che distribuisce i protocolli; * apporre all originale la segnatura (p.e. mediante una stampante stilo); * acquisire l immagine del documento mediante scanner; * inoltrare il documento per competenza via ; * assegnare un documento; * annullare un protocollo; * inserire dei riferimenti tra i protocolli; * stampare il registro giornaliero; * gestire il registro di emergenza (è possibile abilitare solamente alcuni utenti a tale funzionalità); Coloro che hanno ruolo funzionale [Amministratore] potranno: * configurare il sistema; * accedere a servizi particolari, come la gestione del rinnovo di fine anno Tutti gli altri utenti del sistema GEPROT potranno accedere al sito dei servizi intranet per consultare e fare ricerche sull archivio del protocollo stesso. 1.6 ACCESSO AL SISTEMA Per accedere al sistema è necessario aprire il browser: Internet Explorer e digitare nella barra degli indirizzi, l indirizzo del server di GEPROT. Digitato l indirizzo del server InterPA Progetto di E-government 5/27

6 2 FASCICOLI Nel sistema GEPROT, come già detto, è attivabile un modulo per la gestione dei fascicoli che possono seguire degli iter destrutturati, analogamente alle Assegnazioni, e strutturati, disegnati tramite il motore di workflow AmicoWorkflow. I procedimenti, siano strutturati o destrutturati, sono tabellati e messi a disposizione all utente per procedere con l associazione; il sistema automaticamente provvede a tenere aggiornata la lista dei procedimenti strutturati. I procedimenti destrutturati vengono creati e gestiti direttamente da GEPROT, indicando in particolare, per ciascuno di essi: il nome del procedimento; il responsabile del procedimento; l abilitazione alla creazione del fascicolo: lasciando tale informazione vuota si assume che chiunque possa attivare tale procedimento, sia tramite le assegnazioni, sia indipendentemente dalle registrazioni del protocollo e dalle assegnazioni relative; l abilitazione alla lettura del fascicolo; l'abilitazione all'archiviazione dei fascicoli relativi a tale procedimento; durata stimata dei fascicoli; numero dei giorni in cui è attivo l'avviso di fascicolo in scadenza. Figura 1 - definizione di un procedimento Un apposita politica della sicurezza garantisce la riservatezza dei dati e la visualizzazione delle pratiche stesse ai soli utenti abilitati. 2.1 Numerazione e codice incarto Il codice dei fascicoli, e quindi la numerazione, è gestito direttamente dal sistema seguendo le regole: 1. anno di creazione codice di titolazione/numero progressivo del fascicolo formattato a 6 cifre es / ogni anno solare la numerazione viene azzerata 3. la numerazione rappresenta il progressivo numerico per ogni titolo di classificazione 4. codice fascicolo/numero progressivo dei sottofascicoli interni al fascicolo formattato a 3 cifre es /000023/ codice sottofascicolo/numero progressivo degli inserti interni al sottofascicolo formattato a 3 cifre es /000023/004/001 La seguente figura porta un esempio di fascicolo strutturato e di numerazione progressiva. InterPA Progetto di E-government 6/27

7 Figura 2 - struttura di un fascicolo 2.2 Accesso ai fascicoli È possibile accedere all archivio dei Fascicoli direttamente dal protocollo e direttamente dalle assegnazioni, utilizzando l apposito collegamento Fascicoli inserito sul menu della navigazione, ovvero dopo l autenticazione è possibile accedere immediatamente ai fascicoli. 2.3 Creazione di incarti dalle assegnazioni Una volta accettata un'assegnazione [Rif-2] il responsabile ha la possibilità di indicare un componente della propria struttura per la lavorazione, ovvero di procedere direttamente alla fascicolazione. La persona incaricata ha la possibilità di creare un fascicolo. L'utente, dopo aver scelto la titolazione, può creare un incarto o decidere di inserire il proprio documento in un incarto già esistente. Il sistema effettuerà la creazione o l inserimento permettendo all'utente la lavorazione dell incarto stesso. Figura 3 - fascicolazione dalle assegnazioni Sia nel caso dell inserimento che della creazione il sistema mette a disposizione una maschera di ricerca che permette di determinare o creare l incarto di destinazione. È importante specificare che l inserimento presume l esistenza dell incarto, sia esso un fascicolo o sottofascicolo o inserto, mentre la creazione, permette di creare un incarto, nel caso di un inserto è necessario procedere, prima, all individuazione del fascicolo e sottofascicolo di appartenenza del nuovo inserto, nel caso di un sottofascicolo è necessario procedere all individuazione del fascicolo di competenza. La seguente figura mostra i criteri di ricerca che possono essere utilizzati (tenendo in considerazione che il titolo di classificazione e l ufficio di appartenenza dell utente sono automaticamente gestiti dal sistema), ed il risultato della ricerca ottenuto, che si presenta con l alberatura standard della visualizzazione dei fascicoli. InterPA Progetto di E-government 7/27

8 Figura 4 - risultato della ricerca della scelta dell incarto Si rimanda a [Rif-2] per maggiori dettagli. 2.4 Creazione di incarti indipendenti dalle assegnazioni Ciascun utente ha la possibilità di attivare un incarto dall interno dell archivio dei fascicoli stessi senza la necessità di legare tale incarto ad una registrazione del protocollo. In ogni caso la titolazione deve essere correttamente definita prima della creazione. Tale funzionalità ( assegnazioni. ) permette di rendere il modulo dei fascicoli indipendente dal sistema del protocollo ed InterPA Progetto di E-government 8/27

9 Figura 5 Finestra di creazione fascicoli Specificare l unità organizzativa di creazione, tenendo in considerazione che il sistema propone le uniche UO di appartenza dell utente loggiato. Specificare il titolo di classificazione Specificare l oggetto dell incarto. È da tenere presente che dalla medesima maschera è possibile procedere alla creazione di un fascicolo strutturato, è, infatti, sufficiente specificare sia l oggetto del sottofascicolo che quello dell inserto. Il pulsante crea procedere alla creazione dell incarto utilizzando i valori specificati dall utente. Il sistema crea un fascicolo con codice anno codice di titolazione/numero progressivo del fascicolo formattato a 6 cifre (es / ) a cui segue l oggetto del fascicolo stesso. La numerazione è azzerata ogni anno solare e rappresenta il progressivo per ogni titolo di classificazione nell anno in corso, naturalmente segue di conseguenza la numerazione dei sottofascicoli ed inserti dipendenti dal fascicolo (es /000023/004 per il sottofascicolo e /000023/004/001 per l inserto) InterPA Progetto di E-government 9/27

10 2.5 Livelli di riservatezza Per quanto riguarda il livello di riservatezza dei documenti presenti nei fascicoli (registrazioni del protocollo), tali documenti erediteranno il livello del documento originale. Non sarà più possibile modificare il livello di riservatezza per questi documenti. 2.6 Dati dell incarto L organizzazione dei dati dell incarto propone le sezioni: Documentazione, elenco degli allegati e la struttura fino al momento creati relativi allo stesso fascicolo. Dati del Procedimento, definiscono le informazioni relative al procedimento. Dati dell incarto, definiscono le principali informazioni dell incarto come l oggetto, l autore, l unità organizzativa in lavorazione, la data di creazione e la data di scadenza. Correlazioni, sezione da cui è possibile creare o eliminare correlazioni e in cui sono elencati tutti gli incarti correlati al fascicolo. Storico delle operazioni eseguite, elenco delle operazioni fatte nell incarto indicando data e autore Per lavorare un incarto è necessario riservarlo (click sul pulsante riserva ( )). Riservando un incarto si riserva automaticamente tutta la documentazione in esso contenuta e l operazione di Rilascia può essere eseguita solo dall incarto in cui si e fatto il riserva. Le operazioni consentite sui fascicoli sono: Figura 6 - operazioni consentite nei fascicoli InterPA Progetto di E-government 10/27

11 2.6.1 Inserisci documento negli incarti Ciascun utente abilitato ha la possibilità di inserire degli allegati all incarto ( ) che possono essere indifferentemente dei file elettronici, delle immagini acquisite direttamente da scanner o delle registrazioni del protocollo. Figura 7 maschera di inserimento allegati ai fascicoli Operazioni consentite nei documenti allegati Dall interno di un documento allegato si ha la possibilità di eliminare il documento stesso o, se è un allegato relativo ad una registrazione del protocollo, di spostarlo sotto un altro incarto. Sono inoltre consentite operazioni di inserimento, eliminazione, lavorazione e condivisione di file (per esempio documenti testuali o immagini acquisite tramite scanner). InterPA Progetto di E-government 11/27

12 Figura 8 - Operazioni consentite in fase di creazione di un allegato Una volta creato un allegato si hanno tre possibilità: Inserire un nuovo file tramite acquisizione contestuale o tramite file presente sulla postazione di lavoro dell utente (par ) Condividere un file già inserito in documenti allegati ad altro fascicolo (par ) Inserire una registrazione relativa ad un protocollo (par ) Spostare l allegato con il suo contenuto in un altro incarto Eliminare l allegato con tutto in contenuto Figura 9 operazioni possibili in un allegato relativo ad una registrazione del protocollo Inserimento e lavorazione di file Ci sono due modalità di inserimento file nell allegato. E possibile acquisire contestualmente documenti tramite scanner ( ) oppure inserire file già presenti nella postazione dell utente ( ). È consentito inserire più di un file sia tramite acquisizione contestuale che tramite il pulsante Browse all interno del medesimo allegato. Tutti i file che fanno parte dell allegato posso subire un processo di lavorazione, archiviazione, ripristino ed eliminazione (versioning). Nel nostro esempio abbiamo inserito due documenti: un file nominato Delibera n 445.doc ed uno Ordinanza n 32.doc Figura 10 - lavorazione allegati In queste condizioni e possibile aprire un file a scelta per modificarlo ed in seguito, al termine delle modifiche, di salvarlo nel sistema creando così una nuova versione del file aggiornata con gli ultimi cambiamenti apportati. Per lavorare un file occorre prima selezionarlo e poi premere il pulsante ( ) Questa operazione crea una copia modificabile nella postazione dell operatore ed apre la finestra contenente il file che scelto per consentirne la lavorazione. Nel nostro esempio l utente Giuseppe Verdi ha scaricato il file Delibera n 445.doc InterPA Progetto di E-government 12/27

13 Figura 11 - lavorazione allegati con estrazione In questa situazione gli altri operatori che volessero lavorare il file estratto non posso farlo. Questo perché il sistema non consente a utenti diversi di lavorare contemporaneamente lo stesso file al fine di evitare conflitti. Il pulsante apri consente di visualizzare la cartella che contiene il file. Il pulsante annulla consente l annullamento dalla lavorazione ( scarica ) ripristinando la situazione del file allo stato precedente. Il pulsante archivia crea una nuova versione del file lavorato. Da questo momento in poi coloro che accederanno a tale file vedranno le modifiche apportate dall ultimo operatore che l ha modificato. Il pulsante rimuovi elimina il file selezionato. Sarà possibile ripristinare il file tramite la visualizzazione dei file messi nel cestino come indicato dalla Figura 12. Solo all amministratore del sistema è consentita l eliminazione definitiva del file senza possibilità di ripristino. Figura 12 - Tramite il collegamento "Visualizza i file eliminati" è possibile recuperare file eliminati in precedenza Premendo su Visualizza i file eliminati si aprirà la finestra che contiene la lista dei file, relativi all allegato corrente, che sono stati eliminati (Figura 13). Figura 13 - Lista dei file eliminati Da questa finestra è possibile selezionare il file per visualizzarlo tramite il pulsante anteprima o per ripristinarlo tramite il pulsante scarica. Premere esci per chiudere la finestra senza apportare alcuna modifica. InterPA Progetto di E-government 13/27

14 Il pulsante versioni permette la visualizzazione dello storico del file selezionato. Figura 14 - versioni allegato Con lo stesso criterio del recupero dei file eliminati tramite gli appositi pulsanti è possibile recuperare (tasto scarica ) o visualizzare (tasto anteprima ) le versioni precedentemente lavorate del file selezionato. È importante specificare che per ripristinare una versione è prima necessario riservare il file utilizzando l apposito pulsante scarica Condivisione file Tramite questa funzionalità l operatore può inserire nell allegato dei file condividendoli da allegati relativi ad altre pratiche tramite il pulsante ( ). Premuto il pulsante condiviso apparirà la seguente finestra che consente la ricerca del file da condividere: Figura 15 - possibilità di condivisione 1. ricerca allegato; 2. ricerca registrazione; 3. ricerca incarto Ricerca allegato da condividere Da qui si ha la possibilità di ricercare l allegato che contiene il file da condividere, inserendo la descrizione o il tipo documento, oppure il file stesso tramite il campo Nome file allegato. La seguente figura mostra il risultato della ricerca con la possibilità di selezionare il singolo file. InterPA Progetto di E-government 14/27

15 Facendo click su allegato Delibera di giunta arriveremo alla selezione del file relativo all allegato trovato dalla ricerca come mostrato nell immagine seguente. Figura 16 - scelta allegato da condividere Possiamo ora selezionare uno dei due file presenti nell allegato: selezioneremo Ordinanza n 32.doc e premeremo il tasto Condividi. Il risultato sarà il seguente: Figura 17 - allegato condiviso InterPA Progetto di E-government 15/27

16 Ricerca registrazione da condividere Si ha la possibilità di ricercare la registrazione da condividere, inserendo il numero di protocollo o l oggetto della registrazione. La seguente figura mostra il risultato della ricerca con la possibilità condividere la registrazione tramite click sul link attivo. Figura 18 - condivisione di una registrazione Ricerca incarto con file/registrazioni da condividere È possibile specificare le seguenti informazioni per la ricerca dell incarto di interesse: codice incarto oggetto dell incarto classe di titolazione Si consiglia di impostare e raffinare la ricerca il più possibile, per evitare inutili attese con query troppo generiche. La seguente figura mostra il risultato della ricerca, dove è possibile verificare che il sistema propone qualunque tipo di allegati ad un incarto: se è necessario condividere un allegato il sistema propone l elenco dei file a disposizione selezionando i quali è possibile procedere nell operazione (vedi ). se è necessario condividere una registrazione del protocollo è sufficiente selezionarla dall elenco proposto (vedi ) InterPA Progetto di E-government 16/27

17 Figura 19 ricerca incarto con allegati/registrazione da condividere Inserimento registrazione Il pulsante ( ) ci consente di cercare una registrazione ed inserirla come allegato al fascicolo. La maschera di ricerca permette di specificare: 1. anno 2. tipo di ricerca: per protocollo o per oggetto La seguente figura mostra il risultato della ricerca. È sufficiente selezionare il numero di protocollo per procedere all inserimento. InterPA Progetto di E-government 17/27

18 Figura 20 - maschera di ricerca registrazioni da allegare ai fascicoli Spostare un documento allegato Utilizzare l apposito pulsante ( ) per attivare la funzionalità La maschera permette di effettuare la ricerca dell incarto di destinazione dell allagato, i valori ricercabili sono: Anno Incarto Tipo Incarto Oggetto dell incarto Classe di titolazione Si consiglia di impostare e raffinare la ricerca il più possibile, per evitare inutili attese con query troppo generiche. Il risultato della ricerca presenta gli incarti rispettando la struttura ad albero, è sufficiente ciccare sull incarto di interesse per procedere con lo spostamento. Naturalmente l attività verra registrata nell apposita sezione di log. La medesima funzionalità permette di spostare sia allegati generici all incarto che registrazioni di protocollo, mentre non è permesso lo spostamento in caso di file condivisi. InterPA Progetto di E-government 18/27

19 Figura 21 - risultato della ricerca per lo spostamento di un allegato Eliminare un documento allegato Utilizzare l apposito pulsante ( di log. ) per attivare la funzionalità. Naturalmente l attività verra registrata nell apposita sezione È importante notare che nel caso di rimozione di una registrazione del protocollo verrà eliminato il solo riferimento della registrazione all interno dell incarto Nuovo sottofascicolo o inserto Con il pulsante nuovo ( ) è possibile creare nuovi incarti, da un fascicolo si possono creare dei nuovi sottofascicoli o inserti, da un sottofascicolo solo dei nuovi inserti e negli inserti tale funzionalità non è presente. Naturalmente il nuovo incarto risulterà visibile sotto la documentazione dell incarto che lo ha generato. InterPA Progetto di E-government 19/27

20 Figura 22 - maschera per la creazione di nuovo sottofascicolo o inserto Inoltro della lavorazione dell incarto ad altra unità organizzativa Attraverso il pulsante inoltra ( ) è possibile inoltrare la lavorazione dello stesso ad altra unità organizzativa, tale funzionalità permette di condividere il contenuto o la lavorazione di un incarto da parte di più uffici. Si aprirà una maschera di selezione in cui si dovrà procedere nel modo seguente: selezionare le UO a cui si desidera inoltrare la lavorazione applicando il segno di spunta alla casella o alle caselle accanto al nome selezionando l accesso in lettura o in scrittura che si vuole assegnare a ciascuna UO, fare clic sul pulsante inoltra. L accesso di ciascuna UO all incarto dipende dal livello concesso di inoltro: chi ha accesso in scrittura potrà naturalmente lavorare in modifica nell incarto ed il contenuto dello stesso. Per accedere a tali incarti è sufficiente utilizzare la cartella di lavoro e selezionare la UO di competenza. chi ha accesso in lettura ha solo la possibilità di visionare l incarto ed il contenuto.dello stesso. È importante notare che gli incarti inoltrati in lettura alla singola UO sono visibili solo attraverso la visualizzazione i miei incarti selezionando la UO di competenza nel menù a tendina. Gli incarti con accesso pubblico per tutte le UO sono definiti, sempre nella vista i miei incarti, come incarti pubblici. Anche se tale operazione è attivabile solo dal fascicolo riguarderà tutta la documentazione in esso contenuta, infatti la UO a cui è stata estesa la lavorazione potrà riservare e lavorare qualsiasi documento presente nel fascicolo. La seguente figura mostra la maschera di ricerca per la selezione degli uffici di interesse per l inoltro dell incarto. Per rendere pubblico (in visualizzazione) l incarto è sufficiente selezionare TUTTE LE UNITA ORGANIZZATIVE (incarto pubblico), disponibile nella colonna in lettura. È importante specificare che l inoltro è indipendente dal livello dell incarto, è possibile, ad esempio, inoltrare un solo inserto dell intero fascicolo se si vuole limitare l accesso a determinati documenti ed allegati InterPA Progetto di E-government 20/27

21 Figura 23 - Maschera per la selezione delle unità organizzative Completa lavorazione Una unità che ha in lavorazione un fascicolo, una volta terminato il proprio lavoro, ha la possibilità di chiudere la lavorazione attraverso il pulsante completa ( ). Tale pulsante fa sì che la unità non sia più elencata tra le unità organizzative in lavorazione (non sarà più visibile dalla cartella di lavoro), ma che abbia comunque accesso al fascicolo (disponibile dalla vista i miei incarti). E importante completare la lavorazione del fascicolo per rendersi bene conto quale sia la UO che lavora l incarto in quel momento Procedimento Con il pulsante procedimento ( ) è possibile associare un procedimento scelto tra quelli tabellati. Come anticipato nel sistema sono definiti due tipi di procedimento: 1. procedimento strutturato, cosiddetto perché dipendente da un motore di workflow ( AmicoWorkflow ) 2. procedimento destrutturato. InterPA Progetto di E-government 21/27

22 Figura 24 - maschera per inserimento procedimento. In caso di associazione ad un procedimento strutturato, dopo l associazione è necessario procedere all avvio del procedimento tramite l uso dell apposito pulsante ( ) Archiviazione fascicolo Gli utenti abilitati all archiviazione dell incarto sono in genere il responsabile del procedimento, unitamente ad altri utenti che all'occorrenza possono intervenire su mandato del responsabile e la UO di creazione. L archiviazione dell incarto ( ) comporta il congelamento di tutta la documentazione di corredo e la sola visualizzazione da parte degli utenti abilitati. Gli incarti archiviati sono visivamente riconosciuti tramite il segno e sono immediatamente visibili nell apposita sezione ricerca - fascicoli archiviati. In questa sezione rimangono per un breve periodo di tempo infatti, successivamente verranno spostati nel db di archivio corrispondente alla data di creazione o di chiusura a seconda dell impostazione indicata in configurazione. Per effettuare lo spostamento è necessario archiviare il fascicolo infatti, anche se si può archiviare solo un sottofascicolo o un inserto, questi non verranno spostati nel relativo db di archivio fino a quando non verrà archiviato il fascicolo che li contiene Per accedere ai db di archivio basta cliccare sulla voce Vai a archivi posta sulla sinistra dello schermo Inserisci una postilla L uso dell operazione postilla ( ) consente di annotare al fascicolo delle informazioni di carattere generale. La presenza di una postilla in un fascicolo è visibile tramite un apposita icona gialla. Cliccando su tale immagine sarà sempre possibile accedere alle informazioni in essa contenute Annullamento fascicolo L uso del pulsante annulla ( ) consente di annullare un incarto e tutta la documentazione in esso contenuta. L'annullamento dell incarto comporta il congelamento di tutta la documentazione di corredo e la sola visualizzazione da parte degli utenti abilitati. Gli incarti annullati sono immediatamente visibili sia nell apposita sezione ricerca - fascicoli annullati sia visivamente tramite un segno. InterPA Progetto di E-government 22/27

23 Gestione Correlazioni Figura 25 - Sezione Correlazioni Per correlare due incarti dalla sezione Correlazioni si potrà procedere in due modi o utilizzando il pulsante cerca o servendosi due campi presenti in sezione. Nel primo caso dopo aver pigiato sul pulsante cerca si aprirà una maschera di ricerca e da qui sarà sufficiente cliccare sulla voce corrispondente all incarto da correlare. Il sistema creerà un legame fra i due incarti, legame visibile sotto la voce incarti correlati. Figura 26 - Maschera ricerca incarto da correlare InterPA Progetto di E-government 23/27

24 Nel secondo caso nei due campi presenti in sezione si dovranno inserire rispettivamente l anno e il codice dell incarto che si vorrà correlare, però in questo caso, solo al momento del salvataggio dell incarto il sistema provvederà all inserimento del link. Per utilizzare il secondo metodo sarà necessario ricordasi bene il codice dell incarto infatti, se il sistema non troverà nessun incarto corrispondente ai valori inseriti non potrà creare nessun legame (indicherà solo il nome dell incarto correlato senza nessun link). Sarà possibile rimuovere le correlazioni utilizzando il pulsante elimina e procedendo nel seguente modo: Selezionare gli incarti applicando il segno di spunta alle caselle accanto al nome. Fare clic sul pulsante elimina ( ). Figura 27 - Maschera per l'eliminazione delle correlazioni Gestione dei fascicoli in scadenza Un'apposita funzionalità automatica del sistema monitorizza la scadenza dei fascicoli, indicando i fascicoli che sono in scadenza ( ) secondo i giorni specificati in fase di configurazione del procedimento di riferimento. Tale funzionalità è molto importante per eventuali statistiche oltre ad individuare eventuali problematiche ad essa connesse Gestione dei fascicoli scaduti Un'apposita funzionalità automatica del sistema segnala la scadenza dei fascicoli, indicando i fascicoli che sono scaduti ( ) secondo i giorni specificati in fase di configurazione del procedimento di riferimento, ed una notifica viene inviata al responsabile del procedimento. Tale funzionalità è molto importante per eventuali statistiche per stimare correttamente la durata media dei fascicoli oltre ad individuare eventuali problematiche ad essi connesse. 2.7 Ricerca Nel sistema dei fascicoli è stata abilitata sia la ricerca full-text proprietaria di Domino, sia una ricerca più mirata per campichiave. InterPA Progetto di E-government 24/27

25 Figura 28 ricerca full-text dei fascicoli In questo tipo di ricerca è possibile utilizzare i caratteri jolly e gli operatori logici:? Questo è un carattere jolly. Rappresenta qualsiasi lettera singola. Non funziona con date o numeri. Esempio: '?ono' trova i documenti contenenti: sono, cono, tono, dono (e qualsiasi altra parola di quattro lettere che termina con 'ono')???ra' trova i documenti contenenti suora, spera, opera; * Questo è un carattere jolly. Esso rappresenta qualsiasi sequenza di lettere. Non funziona con date o numeri. Esempio: '*one' trova i documenti che contengono bottone, canzone, clone, cerone, demone, gelone, tensione (e qualsiasi altra parola di qualsiasi lunghezza che termina con 'one') Inoltre, '*one*' trova i documenti che contengono bottone, canzone, clone, monello, onesto, saponetta. AND Questo operatore permette di trovare i documenti che contengono tutte le parole specificate Esempio: gatto AND cane AND topo trova i documenti dove sono presenti contemporaneamente le parole gatto, cane e topo. Può essere usato anche in minuscolo ( Esempio: gatto and cane and topo ) o sostituito dal carattere & (Esempio gatto & cane & topo ). L inserimento di più parole in sequenza ricerca l esatta frase (Esempio: gatto cane restituisce solo i documenti con la parola gatto seguita dalla parola cane ). OR Questo operatore permette di trovare i documenti che contengono almeno una delle parole specificate. Esempio: gatto OR cane OR topo trova i documenti dove è presente la sola parola cane, quelli in cui è presente la sola parola cane, quella in cui è presente la sola parola topo, ma anche quelli in cui sono presenti gatto e cane, quelli in cui appaiono cane e topo, Può essere usato anche in minuscolo ( Esempio: gatto or cane or topo ) o sostituito dal carattere (Esempio gatto cane topo ). Esempi di integrazione fra gli operatori della ricerca: ca* AND *to Trova tutti i documenti dove sono presenti parole di lunghezza qualsiasi che iniziano con ca e parole di lunghezza qualsiasi che terminano con to. Ad esempio documenti che contengono entrambe le parole cane e gatto o canzone e prosciutto, a* OR b???? InterPA Progetto di E-government 25/27

26 Trova tutti i documenti contenenti almeno una parola di qualsiasi lunghezza che inizi con a o una parola di cinque lettere che inizi con b. Ad esempio documenti dove è presente la parola amore o la parola bacio o la parola botte o la parola ancora, ma anche documenti dove sono presenti entrambe le parole amore e bacio o amore e botte, a* b* Trova tutti i documenti contenenti almeno una parola di qualsiasi lunghezza che inizi con a o una parola di qualsiasi lunghezza che inizi con b. Ad esempio documenti dove è presente la parola amore o la parola bacio o la parola botte o la parola ancora, ma anche i documenti dove sono presenti entrambe le parole amore e bacio o amore e botte,.??no* & *to Trova tutti i documenti dove sono presenti parole di quattro lettere che finiscono con no e parole di lunghezza qualsiasi che terminano con to. Ad esempio documenti che contengono entrambe le parole cono e gatto o dono e prosciutto, Figura 29 finestra di ricerca per chiave nei fascicoli InterPA Progetto di E-government 26/27

27 IMPORTANTE: In questo tipo di ricerca non vengono presi in considerazione gli operatori logici, le parole inserite in un campo della ricerca sono considerate sempre con l operatore AND. Esempio: ricercare nel campo oggetto le parole cane gatto ; restituisce i documenti che contengono entrambe le parole, non necessariamente l una seguita dall altra. - I caratteri & vengono ignorati (ricercare quindi cane & gatto equivale a ricercare cane gatto ). - Gli operatori AND OR vengono ricercati come semplici parole (cercando cane AND gatto, oltre alle parole cane e gatto il sistema ricerca anche la parola AND. 2.8 Navigazione e visualizzazione Figura 30 - navigazione dei fascicoli Per l utente abilitato all accesso ai fascicoli il frame di sinistra si presenta come nella figura accanto. Esso riassume l insieme delle funzionalità abilitate, ed è possibile selezionare ogni voce. A seconda di quella selezionata il frame centrale visualizzerà un output diverso. Sezione cartella di lavoro. Tale sezione è molto importante poiché permette all utente loggato di visualizzare tutti i fascicoli da lavorare di sua competenza e per unità organizzativa di appartenenza Sezione i miei incarti. Tale sezione permette all utente loggato di visualizzare tutti i fascicoli lavorati o da lavorare per unità organizzativa di appartenenza Sezione fascicoli. Tale sezione permette all utente loggato di visualizzare tutti i fascicoli lavorati o da lavorare per codice di titolazione Sezione ricerca. Contiene una visualizzazione ristretta dei fascicoli archiviati, i fascicoli annullati, i fascicoli scaduti, i fascicoli in scadenza, la ricerca per campi-chiave e la ricerca degli allegati. Sezione vai a Contiene dei collegamento diretti al Protocollo, alle Assegnazioni, alle Tabelle, all ACL e agli archivi dei fascicoli InterPA Progetto di E-government 27/27

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