MODELLO N RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT

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1 Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente territoriale X Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi (OSA) INDICE 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE NOTE...5 1

2 1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2013 Elenco Audit programmati Elenco Audit effettuati Data Obiettivo Data Obiettivo Maggio 2013 Luglio 2013 Ottobre 2013 Reg.853/04 Valutare la completezza, congruità ed efficacia dei sistemi adottati dagli OSA rispetto ai requisiti definiti dalla norma di riferimento Reg.853/04. Valutare la completezza, congruità ed efficacia dei sistemi adottati dagli OSA rispetto ai requisiti definiti dalla norma di riferimento Reg.853/04 Valutare la completezza, congruità ed efficacia dei sistemi adottati dagli OSA rispetto ai requisiti definiti dalla norma di riferimento 22/05/2013 e 04/06/2013 Reg.853/04- Tipologia prodotti a base di carne. Verificare e valutare la completezza, congruità ed efficacia dei sistemi e procedure adottati dagli OSA rispetto ai requisiti definiti dalla norma di riferimento relativamente alle procedure di buone prassi igieniche per quanto riguarda: 1) controllo o gestione modalità di utilizzo additivi alimentari; 2) controllo e gestione dei materiali a contatto con gli alimenti. Sistemi di valutazione, analisi e gestione da parte dell OSA dei possibili pericoli legati ai punti 1) e 2). Valutazione efficacia dei sistemi e procedure messe in essere dall OSA per la gestione dei rischi 22/07/2013 Reg.853/04- Tipologia prodotti a base di latte. Verificare e valutare la completezza, congruità ed efficacia del sistema adottato dagli OSA rispetto ai requisiti definiti dalla normativa di riferimento per quanto riguarda il sistema HACCP di identificazione dei pericoli e gestione dei rischi processo di identificazione e gestione dei Punti Critici di Controllo (CCP) nelle diverse linee produttive 20/11/2013 Reg.853/04. Tipologia prodotti a base di carne. Verificare e valutare la completezza, congruità ed efficacia dei sistemi adottati dagli OSA rispetto ai requisiti definiti dalla norma di riferimento relativamente a: 1) procedure di buone prassi igieniche gestione temperature e controllo catena del freddo; 2) Sistema HACCP di identificazione dei pericoli e gestione dei rischi processo di identificazione e gestione dei Punti Critici di Controllo (CCP) nelle diverse linee produttive 2

3 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Obiettivo Indicatore % raggiungimento obiettivo 100% esecuzione audit Nmero di audit effettuati/numero audit programmati 3/3 = 100 % programmati 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL ANNO 2012 Audit n.1 Audit n.2 Audit n.3 1.Aggiornare schede tecniche identificative delle produzioni anche in riferimento agli additivi utilizzati in modo da avere per ogni prodotto tutte le informazioni utili necessarie per procedere all analisi dei pericoli. 2.Migliorare gestione e controlli delle forniture di additivi. Migliorare le registrazioni del loro utilizzo ai fini di una più efficace rintracciabilità degli stessi. 1. Aggiornare schede tecniche descrittive dei prodotti lavorati/manipolati in modo da avere per ogni lavorazione ed ogni prodotto tutte le informazioni utili necessarie per procedere all analisi dei pericoli. 2. Migliorare ed aggiornare i diagrammi di flusso delle varie produzioni con allineamento delle singole fasi con quanto riportato nei relativi piani sinottici di identificazione e gestione dei rischi. 3. Migliorare l organizzazione delle verifiche interne relative al sistema HACCP 1. Aggiornare schede tecniche descrittive dei prodotti lavorati/manipolati in modo da avere per ogni lavorazione ed ogni prodotto tutte le informazioni utili necessarie per procedere all analisi dei pericoli. 2. Migliorare ed aggiornare i diagrammi di flusso delle varie produzioni con allineamento delle singole fasi con quanto riportato nei relativi piani sinottici di identificazione e gestione dei rischi. 3. Migliorare l organizzazione delle verifiche interne relative al sistema HACCP 4.Migliorare la gestione della fase di raffreddamento dei prodotti cotti indicando parametri di tempo/temperatura più precisi per le diverse tipologie produttive e diverse pezzature. 5. Aggiornare procedura di controllo e gestione della catena del freddo con particolare riferimento ai limiti di accettabilità, monitoraggio, registrazione dei dati, verifiche ed azioni correttive ; 6. Effettuare pulizia e lavori di manutenzione straordinaria a carico delle tre celle frigo presenti. Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma/normativa 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NEL ANNO 2012 / / 3

4 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT Non sono state né rilevate né riportate nei rapporti di audit osservazioni 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRE PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Non ricevute osservazioni dai soggetti coinvolti 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Emessi atti prescrittivi di adeguamento 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Non sono in essere piani specifici di miglioramento presso le ditte auditate 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT 1. L attività svolta nel corso dell anno 2013 ha confermato l importanza dello strumento dell audit quale utile metodo di controllo complementare alle altre modalità di indagine tenuto conto anche delle dimensioni e della complessità organizzativa dell impresa sottoposta ad audit oltre alla diversa percezione che l OSA ha del ruolo e dell importanza del controllo ufficiale nel corso dello svolgimento di audit rispetto alle altre metodiche di controllo 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Prestare maggiore attenzione nella fase di pianificazione dell audit per quanto riguarda la stima del tempo necessario allo svolgimento delle varie fasi in modo da riuscire a rispettare la tempistica prevista prevedendo un adeguato margine di tolleranza 4

5 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI AUDIT ANNUALE 1. Rispetto al cronoprogramma originario l audit n.1 è stato svolto in due giornate causa imprevisti che hanno rallentato il gruppo di audit nel corso del sopralluogo/verifiche in campo. 2. Rispetto al cronoprogramma originario l audit n.3 ha subito uno slittamento temporale (da Ottobre a Novembre) a causa di motivi organizzativi essendo stata la UF IAOA sottoposta a sua volta ad AUDIT regionale che ha rallentato l attività più del previsto bloccando di fatto il programma di controllo ufficiale dell intera UF IAOA. Questo cambiamento temporale non ha comunque pregiudicato l esecuzione dell audit il mese successivo ed il rispetto degli obiettivi programmati ad inizio anno. 12. NOTE / Data: 31/12/2013 Responsabile del Riesame: Direttore U.F. Igiene Alimenti di Origine Animale 5

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