Manuale dell'amministratore di Fax2Mail

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1 Manuale dell'amministratore di Fax2Mail Pagina 1 di 21

2 Contents 1 Introduzione Accederortale e agli account utente Visualizzazione dei numeri di fax assegnati Creazione di un account amministratore o cliente Invio di un fax Delivery Schedule (Programma recapiti) Template Creation (Creazione modelli) Invio di fax tramite il client di posta elettronica Ricezione dei fax Gestione dei file Report Appendice A - Associazione della casella postale Appendice B - Creazione di una copertina di fax Pagina 2 di 21

3 1 Introduzione Il presente documento è destinato agli utenti amministratori e contiene informazioni relative alle attività fondamentali necessarie per: Accedere al PORTALE Creare un nuovo gruppo (un account cliente) Assegnare il numero di fax al gruppo Creare un amministratore Creare utenti finali Inviare e ricevere fax Utilizzare alcune delle funzioni più comuni dell'applicazione Poiché non descrive nel dettaglio tutte le funzioni dell'applicazione, gli utenti che necessitano di ulteriori informazioni possono consultare l'ampia Guida online disnibile. Il manuale spiega come accedere alla Guida. 2 Accederortale e agli account utente Nota: per modificare la lingua, fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa e selezionare la lingua desiderata dall'elenco. op Pagina 3 di 21

4 Dopo aver eseguito l'accesso, viene visualizzata la schermata riportata di seguito. Barra degli strumenti superiore Schermata iniziale La barra degli strumenti sulla sinistra consente di accedere alla casella postale di Fax2Mail peal La schermata iniziale per gli amministratori e la schermata iniziale per l'utente finale sono quasi identiche (gli amministratori possono inviare e ricevere fax). L'unica differenza consiste nel fatto che, al momento dell'accesso, nella schermata iniziale per gli amministratori diventa disponibile la scheda Administrator (Amministratore) nella barra degli strumenti superiore. Pagina 4 di 21

5 3 Visualizzazione dei numeri di fax assegnati Fare clic sulla scheda Administrator (Amministratore). Viene visualizzata una schermata contenente due riquadri. Nel riquadro di sinistra è disponibile la cartella Customer Account (Account cliente). Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Customer Account (Account cliente). Evidenziare "Manage group" (Gestisci gruppo). Fare clic su "View fax numbers" (Visualizza numeri di fax). Vengono visualizzati i numeri assegnati all'account cliente. Pagina 5 di 21

6 4 Creazione di un account amministratore o cliente Dopo aver creato il gruppo, è necessario creare un account amministratore per il gruppo. Le operazioni riportate di seguito sono le stesse da eseguire quando l'amministratore dei gruppi deve creare account per gli utenti finali. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nuovo gruppo creato, quindi selezionare Add user (Aggiungi utente). Pagina 6 di 21

7 A questo punto, è necessario specificare i dati nel riquadro di destra. Questa schermata contiene campi obbligatori e facoltativi, oltre a una serie di opzioni per le quali è possibile mantenere i valori predefiniti. I principali campi obbligatori dell'interfaccia per gli amministratori sono i seguenti: User Info (Info utente) - Obbligatorio Users Name (Nome utente) È possibile creare sia un account utente finale che un altro account amministratore. Address (Indirizzo ) Fax Number (Numero di fax) - Le opzioni disponibili in questo campo sono: o Change (Modifica) Selezionare questa opzione per assegnare all'utente finale il relativo numero di fax. o Mail2Fax Se l'amministratore crea un utente finale Mail2Fax, tale utente può esclusivamente "inviare" fax, ma non riceverli. Se si seleziona Change (Modifica), l'amministratore può assegnare un UNICO numero all'account utente finale, selezionabile da "Available Number" (Numero disponibile) (se vengono assegnati molti numeri, sono disponibili numerose opzioni di ricerca). Pagina 7 di 21

8 Fare clic sulla freccia verso destra per assegnare il numero. Time Zone (Fuso orario) Administrator (Amministratore) - L'amministratore può creare i propri utenti finali sia come amministratori che come utenti eseguendo la stessa procedura. Contact Info (Info contatto) - Obbligatorio Customer Address (Indirizzo cliente) Contact Phone (Telefono contatto) Settings (Impostazioni ) Lasciare i valori predefiniti body (Corpo del messaggio) indica il formato utilizzato per il fax in entrata dell'utente. Billing Info (Info fatturazione) Lasciare i valori predefiniti Billing Code (Codice di fatturazione) - Può essere utilizzato dal cliente se desidera utilizzare il report del fax in un secondo momento per addebitare le spese agli utenti Customer Ref (Rif. cliente) - Un altro identificativo univoco, se necessario per l'utente. Fax Settings (Impostazioni fax) - Lasciare i valori predefiniti Pagina 8 di 21

9 Specificare il tipo di fax e se è richiesta la crittografia. Send Preferences (Preferenze invio) Lasciare i valori predefiniti Set coversheet (Imposta copertina) È disponibile una serie di opzioni predefinite oppure l'utente può specificare il tipo di copertina desiderato. Other (Altro) Lasciare i valori predefiniti Retry Method (Metodo ripetizione) Standard Method (Metodo standard) Busy (Occupato): un totale di 4 tentativi, con 3 ripetizioni a distanza di 5, 10 e 15 minuti. Error (Errore): 1 ripetizione a distanza di 10 minuti. Short Method (Metodo rapido) Busy (Occupato): un totale di 4 tentativi, con 3 ripetizioni a distanza di 4, 2 e 2 minuti. Error (Errore): 1 ripetizione a distanza di 2 minuti. Compliance Officer (Responsabile conformità) Questo campo è disponibile solo per gli amministratori di account e consente di immettere l'indirizzo del responsabile della conformità (se presente). Password Impostare la password dell'utente finale e selezionare uno degli stati seguenti dal menu a discesa: Temporary (Temporanea), Valid (Valida), Locked (Bloccata), Expired (Scaduta), Require user to change password (Chiedi all'utente di modificare la password). All'utente verrà eventualmente richiesto di impostare la password nel momento in cui tenta di eseguire l'accesso. Report Options (Opzioni report) Lasciare i valori predefiniti Selezionare una delle opzioni del menu a discesa per specificare quale tipo di informazioni sui processi fax verrà ricevuto dall'utente. Detail (Dettagliato) - Un report indicante l'esito del recapito del fax per ogni destinatario. Il report contiene i risultati specifici per ciascun destinatario. Exception (Eccezione) - Un report indicante solo i destinatari ai quali non è stato possibile recapitare un messaggio. Pagina 9 di 21

10 Summary (Riepilogo) - Un report indicante il numero totale di messaggi recapitati e non recapitati. Conditional (Condizionale) - Selezionando Conditional (Condizionale), l'utente riceverà un report eccezione solo quando non sono state raggiunte tutte le destinazioni specificate per un processo. Selezionare None (Nessuno) se si desidera che l'utente non riceva report. Attach Original Fax (Allega fax originale) Selezionare questa casella di controllo se si desidera allegare il fax originale al report del processo ricevuto dall'utente. La funzione Drop Copy (Consegna copia) consente agli amministratori di configurare gli utenti affinché le copie di tutti i loro fax in entrata (ovvero, inviati agli utenti) e in uscita (ovvero, inviati dagli utenti) vengano recapitate a una destinazione specificata. Nota: è necessario disporre dei privilegi di amministratore per attivare la funzione Drop Copy (Consegna copia) per un utente. Per attivare la funzione Drop Copy (Consegna copia) per un utente selezionato, fare clic sul pulsante di opzione Yes (Sì), quindi selezionare uno dei pulsanti di opzione Address Type (Tipo di indirizzo) (descritti di seguito). Se è stata attivata la funzione Drop Copy (Consegna copia) (selezionando il pulsante di opzione Yes (Sì) nel campo Drop Copy Option (Opzione consegna copia)), fare clic sul pulsante di opzione corrispondente al tipo di indirizzo al quale verranno inoltrate le copie di tutti i fax in entrata e uscita di questo utente. Le opzioni disponibili sono Internet, Fax e List (Elenco). 5 Invio di un fax Sono disponibili due metodi per inviare un fax: tramite il portale Web o tramite un'applicazione e- mail: Pagina 10 di 21

11 Tramite il portale In primo luogo, accedere al portale. Selezionare Send Fax (Invia fax). L'utente finale visualizzerà la schermata riportata di seguito. Sebbene tutti i campi disponibili nella schermata siano autoesplicativi, è possibile ottenere ulteriori informazioni utilizzando l'icona. Pagina 11 di 21

12 Recipients (Destinatari) Attn/To (All'attenzione di) - Il destinatario al quale viene inviato il fax. Company Name (Nome società) - Il nome della società del destinatario. Fax Number (Numero di fax) - Il numero al quale viene inviato il fax. Attn/Subject (Oggetto) - Dettagli del fax. Se vi sono numerosi destinatari, "aggiungerli" alla lista di distribuzione utilizzando l'icona Reference (Riferimento) Campaign Name (Cust.Ref) (Nome campagna - Rif. cliente) Billing Code (Codice di fatturazione) Message Contents (Contenuto messaggio) Select Document (Seleziona documento) Visualizzare una directory nella quale l'utente finale può individuare e selezionare un file utilizzando l'icona Specificare il tipo di file; le opzioni disponibili vengono visualizzate in un elenco a discesa Caricare il documento nel fax utilizzando l'icona Add Cover Page (Aggiungi copertina) L'utente finale può scegliere di aggiungere la copertina e digitare eventuali commenti oppure selezionare uno dei modelli disponibili, predefiniti oppure personalizzati. Per visualizzare un'anteprima, selezionare il pulsante Preview (Anteprima). Sono disponibili altre opzioni, tra cui quella che consente di specificare il set di caratteri La risoluzione del fax Standard, 100x200 lpi Fine (Alta), 200x200 lpi E se si desidera visualizzare un'anteprima prima dell'invio Report Type (Tipo di report) Pagina 12 di 21

13 Detail (Dettagliato) Fornisce un riepilogo del fax, un elenco dei destinatari che hanno ricevuto il fax e un elenco di quelli che non lo hanno ricevuto (inclusa la causa del mancato recapito). Exception (Eccezione) Fornisce un riepilogo del processo e un elenco dei destinatari che non hanno ricevuto il fax (inclusa la causa del mancato recapito). Conditional (Condizionale) Fornisce un report eccezione (descritto in alto) solo quando non sono state raggiunte tutte le destinazioni specificate per il processo. ummary (Riepilogo) Fornisce una panoramica del processo. None (Nessuno) Non verranno recapitati report. Number of Retries (Numero di ripetizioni) Standard Method (Metodo standard) Busy (Occupato): un totale di 4 tentativi,c ripetizioni a distanza di 5, 10 e 15 minuti. Error (Errore): 1 ripetizione a distanza di 10 minuti. Short Method (Metodo rapido) Busy (Occupato): un totale di 4 tentativi, con 3 ripetizioni a distanza di 4, 2 e 2 minuti. Error (Errore): 1 ripetizione a distanza di 2 minuti. 6 Delivery Schedule (Programma recapiti) Consente all'utente finale di inviare immediatamente il fax oppure di posticipare l'invio ad un'ora prestabilita. 7 Template Creation (Creazione modelli) Se l'utente finale invia numerosi fax con la stessa destinazione o con dettagli simili, può salvarli come modelli dopo aver completato i campi "comuni". Completare i campi e selezionare "Save Template" (Salva modello). Figura 24: Opzioni relative ai modelli Digitare il nome da utilizzare per il modello, quindi selezionare Save (Salva). Pagina 13 di 21

14 Nota: se l'amministratore sceglie di salvare il modello a "livello cliente", il modello sarà disponibile per tutti gli utenti finali appartenenti all'account. Per inviare il fax, fare clic sull'icona 8 Invio di fax tramite il client di posta elettronica Per inviare un fax tramite il client di posta elettronica, è necessario che l'utente finale digiti il numero di fax seguito dal dominio PGI, ad esempio: @fax2mail.com Nota: ricordare di utilizzare gli eventuali prefissi internazionali, se richiesti. Desktop Fax utilizza i campi "To" (A), "From" (Da), "Subject" (Oggetto) e "Body" (Corpo) dell' per generare una copertina di fax. Dopo aver selezionato Send (Invia), gli eventuali allegati verranno convertiti in pagine standard da recapitare all'apparecchiatura fax del destinatario. Se la linea del destinatario è occupata o non disponibile, Fax2Mail ripeterà automaticamente il numero. Il numero di ripetizioni dipende dal tipo di difficoltà incontrato sulla linea. Per verificare l'esito dell'invio dei fax, accedere al portale di Fax2Mail, quindi controllare la scheda "Sent Faxes" (Fax inviati) (vedere la sezione "Gestione dei file"). 9 Ricezione dei fax Se un amministratore o un utente finale dispone di un account Fax2Mail, riceverà un numero di fax univoco, associato al proprio indirizzo , da utilizzare con il servizio. I fax inviati a questo numero di telefono vengono visualizzati sotto forma di documento PDF Adobe Acrobat o file TIFF. Il file viene allegato a una notifica e inviato all'indirizzo appropriato. Aprire il messaggio per visualizzare il fax allegato. Pagina 14 di 21

15 10 Gestione dei file Se si fa clic sull'icona della posta in uscita, viene visualizzata la schermata riportata di seguito. In questa schermata è possibile visualizzare gli elementi inviati, quelli eliminati e i risultati delle ricerche. È possibile ricercare questi elementi utilizzando i parametri riportati di seguito. 11 Report Per accedere ai report di Fax2Mail, selezionare la scheda Reports (Report). Pagina 15 di 21

16 Barra degli strumenti superiore Tabella Account Activity Reports (Report attività account) Barra degli strumenti inferiore Barra degli strumenti superiore Quick Search (Ricerca rapida) (campo di testo; pulsante Search (Cerca)) Per identificare uno specifico report attività, digitare una stringa di caratteri appropriata (ad esempio, la data di un'attività o un indirizzo ) nel campo Quick Search (Ricerca rapida). Man mano che si digitano i caratteri della stringa di ricerca, il numero di elenchi disponibili nella tabella Account Activity Reports (Report attività account) diminuisce e vengono visualizzati solo i report corrispondenti alla stringa specificata. Fare clic sul pulsante Search (Cerca) (identificato dall'icona di una lente di ingrandimento). Tutti i report corrispondenti alla stringa di ricerca vengono visualizzati nella tabella. Nota: fare clic sul pulsante X, visualizzato dopo l'immissione della stringa nel campo Quick Search (Ricerca rapida), per eliminare i caratteri immessi. Export All (Esporta tutto) (pulsante) Utilizzare il pulsante Export All (Esporta tutto) per visualizzare una finestra a comparsa che consente all'utente finale di aprire o salvare una copia CSV della schermata attiva al momento. Print (Stampa) (pulsante) Fare clic sul pulsante Print (Stampa) per stampare una copia delle informazioni visualizzate nella schermata. Show All (Mostra tutto) (pulsante) La prima volta che si accede alla schermata Account Activity Reports (Report attività account), Pagina 16 di 21

17 vengono visualizzati tutti i report archiviati nel sistema. Al termine di una ricerca, vengono visualizzati solo i report corrispondenti ai criteri di ricerca. Per visualizzare nuovamente tutti i report archiviati, fare clic sul pulsante Show All (Mostra tutto). Advanced Search (Ricerca avanzata) (pulsante) La funzione Advanced Search (Ricerca avanzata) consente di identificare i report attività digitando l'indirizzo , il codice di fatturazione, il riferimento del cliente o un intervallo di date. Fare clic sul pulsante Advanced Search (Ricerca avanzata) per visualizzare la finestra a comparsa Search Filter (Filtro di ricerca). Immettere i criteri di ricerca, quindi fare clic sul pulsante Search (Cerca) oppure sul pulsante Reset (Reimposta) per eliminare le selezioni correnti. Fare clic sul pulsante X posto nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Search Filter (Filtro di ricerca). Tabella Account Activity Reports (Report attività account) Note: Se è stato eseguito l'accesso a Desktop Fax come amministratore di account, in questa tabella vengono visualizzati i report di tutti gli utenti appartenenti all'account. Se è stato eseguito l'accesso come utente finale, vengono elencati soli i report relativi all'attività dell'utente finale. I dati relativi all'attività e all'utilizzo mensili possono essere posticipati di 48 ore. Per informazioni sui processi recenti, accedere alle schermate del dashboard (ovvero, Inbox (Posta in entrata), Outbox (Posta in uscita), Sent Faxes (Fax inviati) e Deleted Faxes (Fax eliminati)). Activity Date (Data attività) (intestazione di colonna) In questa colonna è riportata la data del report (ovvero, la data relativa all'attività indicata). Address (Indirizzo ) (intestazione di colonna) È riportato l'indirizzo al quale è stato inviato un messaggio. Page IN (Pagine in entrata) (intestazione di colonna) È riportato il numero di pagine ricevute nel giorno e dal mittente indicati. Page OUT (Pagine in uscita) (intestazione di colonna) È riportato il numero di pagine inviate nel giorno e al destinatario indicati. Faxes IN (Fax in entrata) (intestazione di colonna) È riportato il numero di messaggi fax in entrata ricevuti nel giorno e dal mittente indicati. Faxes OUT (Fax in uscita) (intestazione di colonna) È riportato il numero di messaggi fax in uscita inviati nel giorno e al destinatario indicati. Show Detail (Mostra dettagli) (intestazione di colonna) Fare clic sul link "Show Detail" (Mostra dettagli) corrispondente a un indirizzo per visualizzare i dettagli dell'attività per l'indirizzo in questione (ad esempio, ogni fax inviato o Pagina 17 di 21

18 ricevuto). Barra degli strumenti inferiore Fare clic su questo pulsante per visualizzare la prima pagina dei report attività archiviati nel sistema. Fare clic su questo pulsante per visualizzare la pagina precedente dei report attività archiviati nel sistema. Immettere un numero di pagina nel campo di testo e premere il tasto Invio per visualizzare la pagina corrispondente al numero immesso. Nel campo viene indicata la posizione attuale dei dati visualizzati e le dimensioni totali (lunghezza) della visualizzazione (ad esempio, Page 2 of 5 (Pagina 2 di 5)). Fare clic su questo pulsante per visualizzare la pagina successiva dei report attività archiviati nel sistema. Fare clic su questo pulsante per visualizzare l'ultima pagina dei report attività archiviati nel sistema. Fare clic su questo pulsante per ricaricare le informazioni visualizzate nella tabella Account Activity Reports (Report attività account). In questo modo, vengono visualizzate le informazioni aggiornate. Pagina 18 di 21

19 Appendice A - Associazione della casella postale Per assegnare un numero di fax a più account , utilizzare l'opzione "Deliver to Additional Recipients" (Recapito a destinatari aggiuntivi) in "User Account" (Account utente)*. Fare clic su "Deliver to Additional Recipients" (Recapito a destinatari aggiuntivi). Fare clic su "Edit List" (Modifica elenco). Digitare i dettagli della casella postale. Selezionare "Add" (Aggiungi). Ripetere l'operazione come necessario. Non è possibile specificare il riutilizzo dello stesso indirizzo per account utente separati. Appendice B - Creazione di una copertina di fax Per creare una copertina: Accedere al portale. Selezionare "My Preferences" (Preferenze personali). Selezionare "Send Preferences" (Preferenze di invio). Fare clic sulla scheda "Create Coversheet" (Crea copertina). Pagina 19 di 21

20 Seguire la procedura indicata in questa schermata. Schermate della Guida Il servizio include un'ampia Guida online consultabile in qualsiasi momento. Tuttavia, sono disponibili diverse schermate della Guida. Ad esempio, se si seleziona "Help" (?) nella parte superiore destra della schermata vengono visualizzati i menu riportati di seguito: Pagina 20 di 21

21 Se invece si fa clic sull'icona contesto., viene visualizzata una schermata della Guida sensibile al Pagina 21 di 21