Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali. Fraud Auditing

Transcript

1 Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Fraud Auditing

2 Agenda 1. Introduzione al fenomeno della frode 2. Descrizione dei fattori di rischio del fenomeno frode 3. Esempi di casi specifici di frode 4. Responsabilità del revisore -

3 Caratteristiche delle frodi Errori dovuti a frodi rilevanti per il revisore sono quelli che derivano da: falsa informativa economico-finanziaria appropriazioni illecite di beni ed attività dell'impresa. 3

4 Definizioni : la differenza fra frode ed errore Il termine Frode si riferisce a un atto intenzionale da parte di uno o più individui (management, dipendenti o terze parti) Il termine Errore si riferisce ad atti o azioni non intenzionali con un impatto sul bilancio, come ad esempio: errori di calcolo; errata interpretazione dei fatti; involontaria errata applicazione di principi contabili

5 Frodi finanziarie Perchè viene commessa una Frode? Il management o gli impiegati possono avere situazioni personali che determinano una pressione a commettere il reato (es. problemi finanziari, problemi personali, status sociale, relazioni in azienda, etc). Esistono circostanze (assenza di controllo, controlli insufficienti o abilità del management a ovviare tali controlli) che forniscono una opportunità per commettere una frode o per perpetrare la stessa. La razionalizzazione è parte della causa che determina il comportamento fraudolento. Colui che compie la frode non vede se stesso come una criminale e per questo deve giustificarsi con se stesso ancor prima di commettere il reato. Slide 5

6 Principali tipologie di frode FRODI FINANZIARIE Corruzione Appropriazione indebita di attività aziendali Falsi Documentali Conflitto d interessi Acquisti Estorsione Cash Magazzino e altri asset Finanziari Ricavi Fittizi Non Finanziari False credenziali Vendite Altri Furto Vendite Alterazione dei valori Crediti Rimborsi Uscite Fraudolente Furto Utilizzo improprio Competenza Temporale Valutazione degli asset non corrette Documentazio ne interna Documentazio ne esterna Corruzione Tangenti Donazioni illegali Non registrate Schemi di storno Pagamenti Note spese Occultamento di spese, costi, passività Aggiotaggio Sottostime Frodi Assegni Stipendi Libro cassa Omessa Informazione

7 Più grande l azienda/organizzazione, maggiore è il rischio di frode Le grandi aziende/organizzazioni dichiarano un maggior numero di frodi Più di 1000 dipendenti 46% dipendenti 26% Fino a 200 dipendenti 15% Non sa 13% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% % di tutti gli intervistati Slide 7

8 1. Introduzione al fenomeno della frode La minaccia proviene dall interno o dall esterno dell organizzazione/azienda? Autori delle frodi per settore Servizi finanziari Assicurativo Comunicazioni Tecnologia Aerospaziale e difesa Turismo Manifatturiero Farmaceutico Chimico Ingegneria e costruzioni Trasporti e logistica Energy, utilities e industria Automobilistico Retail e beni di consumo Intrattenimento e media Pubbl. Amm. e settore pubblico Servizi professionali Totale 73% 65% 55% 50% 20% 24% 23% 23% 30% 29% 31% 30% 36% 34% 41% 37% 33% 44% 39% 45% 80% 76% 74% 74% 70% 69% 67% 67% 64% 64% 59% 57% 57% 53% 25% 35% 3% 6% 5% 3% 3% 2% 2% 3% 2% 6% 10% 3% 0% 20% 40% 60% 80% 100% % reported frauds Esterni Interni Altri terzi Slide 8

9 I fattori di rischio: il triangolo della Frode. Opportunità Controlli interni insufficienti Complicità esterne ed interne Pratiche commerciali illecite Incentivi Stile di vita costoso Insodisfazione nei confronti del datore di lavoro. Possibilità di carriera negate. Licenziamento. Pressioni da parte del management! Frode Razionalizzazione Mancata consapevolezza della condotta fraudolenta Autoconvincimento di non aver commesso nulla di male. Slide 9

10 2. Descrizione dei fattori di rischio Motivazioni e razionalizzazioni comuni Motivi comuni per commettere frodi - Ho bisogno di soldi. - La tangente era troppo allettante - Avevo paura di perdere il posto se non avessi raggiunto il budget. Giustificazioni comuni per commettere frodi - Sarebbe stato momentaneo, Ho sempre avuto l intenzione di restituirli - Non c è modo di fare affari senza corrompere in questo settore. Lo fanno tutti! - Ho fatto questo per il bene del mio team. Slide 10

11 Frodi finanziarie Falsi documentali Ricavi Fittizi FRODI FINANZIARIE Corruzione Appropriazione indebita di attività aziendali Falsi Documentali Conflitto d interessi Acquisti Estorsione Cash Magazzino e altri asset Finanziari Ricavi Fittizi Non Finanziari False credenziali Vendite Altri Corruzione Tangenti Donazioni illegali Furto Vendite Non registrate Alterazione dei valori Crediti Schemi di storno Rimbors i Pagamenti Uscite Fraudolente Furto Note spese Utilizzo improprio Competenza Temporale Valutazione degli asset non corrette Occultamento/ Sopravvluataz. di spese, costi, passività Documentazio ne interna Documentazio ne esterna - Aggiotaggio Sottostime Frodi Assegni Stipendi Libro cassa Omessa Informazione Slide 11 Slide 11

12 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Ricavi Fittizi Definizione e caratteristiche Definizione La registrazione di vendite di beni e/o servizi che non sono effettivamente avvenute. Tale tipo di frode prevede spesso il coinvolgimento di clienti fantasma o falsi, ma anche clienti reali a cui vengono fatturati importi più elevati rispetto ai beni/servizi realmente venduti/erogati. Caratteristiche dello schema di frode Utilizzo di clienti fittizi creati ad hoc cui effettuare fatturazioni false; Utilizzo di clienti esistenti, alterando i valori da fatturare; Spesso i ricavi fittizi vengono utilizzati per mascherare acquisti di beni che non rientrano nella gestione caratteristica della società (mantenendo costante il rapporto del margine di contribuzione sul fatturato). Possibili effetti Valutazioni aziendali alterate se basate su multipli del fatturato; Utili non realmente realizzati. Slide 12

13 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Ricavi Fittizi Esempi di casi di frode red flags Ricavi fittizi: i possibili campanelli d allarme Incremento rapido o inusuale dei profitti/ricavi (da valutare anche rispetto ad altri concorrenti); Cash flow operativo negativo o nullo a fronte di utili consistenti o dichiarati in crescita; Presenza di transazioni finanziarie complesse e inusuali specie a ridosso di fine anno; Elevati volumi di vendita verso aziende non usuali od effettuati occasionalmente in periodi di fine esercizio. Slide 13 Slide 13

14 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Competenza Temporale FRODI FINANZIARIE Corruzione Appropriazione indebita di attività aziendali Falsi Documentali Conflitto d interessi Acquisti Estorsione Cash Magazzino e altri asset Finanziari Ricavi Fittizi Non Finanziari False credenziali Vendite Altri Corruzione Tangenti Donazioni illegali Furto Vendite Non registrate Alterazione dei valori Crediti Schemi di storno Rimbors i Pagamenti Uscite Fraudolente Furto Note spese Utilizzo improprio Competenza Temporale Valutazione degli asset non corrette Occultamento/ Sopravvluataz. di spese, costi, passività Documentazio ne interna Documentazio ne esterna - Aggiotaggio Sottostime Frodi Assegni Stipendi Libro cassa Omessa Informazione Slide 14 Slide 14

15 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Competenza Temporale Definizione e caratteristiche Definizione La registrazione di ricavi e costi in periodi differenti da quelli di competenza; Essi consistono, generalmente, in ricavi registrati anticipatamente rispetto all esercizio di effettiva competenza o costi registrati nell esercizio successivo a quello di competenza. Caratteristiche dello schema di frode L obiettivo principale di tali registrazioni è l incremento del profitto in un determinato esercizio; Servizio non ancora reso o prodotto non ancora consegnato; Non esiste evidenza di un contratto o di un accordo. Possibili effetti Anticipazione di utili di esercizi futuri; Posticipazione di costi già sostenuti. Slide 15 Slide 15

16 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Competenza Temporale Business Case red flags Competenza temporale: i possibili campanelli d allarme Incremento rapido o inusuale dei profitti/ricavi (da valutare anche rispetto ad altri concorrenti); Cash flow operativo negativo o nullo a fronte di utili consistenti o dichiarati in crescita; Presenza di transazioni finanziarie complesse e inusuali specie a ridosso di fine anno; Forte incremento del margine operativo lordo (in termini assoluti); Storni dei ricavi realizzati in esercizi precedenti; Assenza o poca chiarezza della contrattualistica con i clienti. Slide 16 Slide 16

17 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Occultamento di costi e passività FRODI FINANZIARIE Corruzione Appropriazione indebita di attività aziendali Falsi Documentali Conflitto d interessi Acquisti Estorsione Cash Magazzino e altri asset Finanziari Ricavi Fittizi Non Finanziari False credenziali Vendite Altri Corruzione Tangenti Donazioni illegali Furto Vendite Non registrate Alterazione dei valori Crediti Schemi di storno Rimbors i Pagamenti Uscite Fraudolente Furto Note spese Utilizzo improprio Competenza Temporale Valutazione degli asset non corrette Occultamento/ Sopravvluataz. di spese, costi, passività Documentazio ne interna Documentazio ne esterna - Aggiotaggio Sottostime Frodi Assegni Stipendi Libro cassa Omessa Informazione Slide 17 Slide 17

18 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Occultamento di costi e passività Definizione e caratteristiche Definizione Consiste nell omettere o nascondere costi e/o passività, attraverso finte o irregolari scritture contabili; E un tipo di frode che ha immediato impatto sul conto economico; infatti l omissione delle stesse impatta direttamente sui livelli di profitto e di margine operativo lordo; Le categorie principali sono: omessa registrazione di costi e/o passività e non corretta capitalizzazione dei costi. Caratteristiche dello schema di frode Diminuire i costi o le passività a bilancio per nascondere una situazione di crisi aziendale, che permette all azienda di apparire sana e profittevole; In molte aziende i bonus dei manager sono spesso legati ai livelli di margine operativo lordo piuttosto che di utile netto, quindi, registrare minori costi e passività (o non registrarle), produce risultati economici migliori per l azienda che vanno a vantaggio dei manager. Slide 18 Slide 18

19 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Occultamento di costi e passività Business Case red flags Occultamento di costi e passività: i possibili campanelli d allarme Settore in crisi o presenza di fenomeni di contrazione della domanda; Forte incremento delle poste capitalizzate; Management della società poco attenti alla corretta applicazione dei principi contabili da applicare; Pressioni del mercato sui risultati aziendali/mercato fortemente competitivo; Slide 19 Slide 19

20 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Sottrazione di denaro FRODI FINANZIARIE Corruzione Appropriazione indebita di attività aziendali Falsi Documentali Conflitto d interessi Acquisti Estorsione Cash Magazzino e altri asset Finanziari Ricavi Fittizi Non Finanziari False credenziali Vendite Altri Corruzione Tangenti Donazioni illegali Furto Vendite Non registrate Alterazione dei valori Crediti Schemi di storno Rimbors i Pagamenti Uscite Fraudolente Furto Note spese Utilizzo improprio Competenza Temporale Valutazione degli asset non corrette Occultamento/ Sopravvluataz. di spese, costi, passività Documentazio ne interna Documentazio ne esterna - Aggiotaggio Sottostime Frodi Assegni Stipendi Libro cassa Omessa Informazione Slide 20

21 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Asset Misappropriation Sottrazione di denaro Definizione e caratteristiche Definizione Appropriarsi indebitamente di denaro della società a proprio vantaggio, effettuando numerosi pagamenti dai conti della società a proprio beneficio, mediante finte consulenze, pagamenti fittizi a fornitori. Caratteristiche dello schema di frode Registrazione delle uscite di denaro destinate al conto corrente personale, in contropartita ad un conto contabile anomalo, o gonfiando un conto di un fornitore reale; Conto utilizzato più frequentemente come contropartita dei pagamenti non riconciliato sistematicamente e quindi utilizzato, mediante scritture improprie, come strumento per la copertura delle distrazioni; Sottrazione di fondi dalla cassa contante rimborsando note spese o fatture di fornitori già precedentemente liquidate; Pagamenti con bonifico effettuati direttamente sul c/c intestato al dipendente o su un conto non utilizzato generalmente dal fornitore. Slide 21

22 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Asset Misappropriation Sottrazione di denaro Business Case red flags i possibili campanelli d allarme Crescita del conto acquisti da fornitori in assenza di crescita delle vendite; Costante crescita dell utilizzo di fondi per il finanziamento della cassa contante; Mancata riconciliazione sistematica dei conti utilizzati come contropartita dei pagamenti; Mancanza di segregation of duties in quanto, ad esempio, il personale della tesoreria si occupa al contempo anche della contabilizzazione delle operazioni di incasso e pagamento; Mancanza di opportuni controlli interni in grado di monitorare l operato delle diverse funzioni aziendali. Slide 22 Slide 22

23 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Falsi documentali Creazione di fondi neri FRODI FINANZIARIE Corruzione Appropriazione indebita di attività aziendali Falsi Documentali Conflitto d interessi Acquisti Estorsione Cash Magazzino e altri asset Finanziari Ricavi Fittizi Non Finanziari False credenziali Vendite Altri Furto Vendite Alterazione dei valori Crediti Rimborsi Uscite Fraudolente Furto Utilizzo improprio Competenza Temporale Valutazione degli asset non corrette Documentazio ne interna Documentazio ne esterna Corruzione Tangenti Donazioni illegali Non registrate Schemi di storno Pagamenti Note spese Occultamento/ Sopravvluataz. di spese, costi, passività - Aggiotaggio Sottostime Frodi Assegni Stipendi Libro cassa Omessa Informazione Slide 23 Slide 23

24 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Corruzione Creazione di fondi neri Definizione e caratteristiche Definizione Creazione di fondi neri da destinare alla corruzione mediante un artificiosa alterazione (aumentando notevolmente i valori) delle note spese, dei costi per organizzazione di eventi di marketing e di ricerche, ovvero mediante finte consulenze e pagamenti fittizi a fornitori. Caratteristiche dello schema di frode Registrazione delle uscite di denaro destinate al conto corrente di comodo, in contropartita ad un conto contabile anomalo, o gonfiando un conto di un fornitore reale; Note spese contenenti duplicazione delle ricevute per pasti non sostenuti e spese per carburante eccessivamente onerose; Costi consuntivi dei meeting considerevolmente e sistematicamente più elevati dei preventivi; Documentazione di supporto ai servizi commissionati spesso insufficienti o addirittura mancanti. Slide 24 Slide 24

25 4. Esempi di casi di frode Frodi finanziarie Corruzione Creazione di fondi neri Red flags Creazione di fondi neri: i possibili campanelli d allarme Crescita anomala di acquisti di beni/servizi da determinati fornitori, ovvero in particolari zone territoriali o su richiesta di determinate funzioni aziendali; Mancanza di contratti con fornitori o mancanza di riscontro dell erogazione dei servizi; Mancanza di segregation of duties ; Mancanza di opportuni controlli interni in grado di monitorare l operato delle diverse funzioni aziendali. Slide 25

26 Responsabilità del revisore Il revisore che svolge il suo lavoro secondo i principi di revisione acquisisce una ragionevole sicurezza che il bilancio nel suo complesso non contenga errori significativi dovuti a frodi.. (PR 240) Peraltro, a causa dei limiti intrinseci dell attività di revisione, il revisore non può raggiungere la sicurezza che le sue procedure riescano ad individuare tutti gli errori significativi contenuti nel bilancio, ivi compresi quelli derivanti da frodi

27 Responsabilità del revisore - Il revisore deve pianificare e svolgere la revisione con scetticismo professionale : nel caso della valutazione del rischio di errori significativi dovuti a frode tale atteggiamento è particolarmente importante - La prima fase della valutazione richiede un confronto tra i membri del team di revisione, incluso il responsabile della revisione (cioè l engagement Leader), per condividere le esperienze e la conoscenza della società e delle specifiche aree di bilancio. Tale attività è specificamente richiesta dal principio 240

28 Responsabilità del revisore - Il revisore deve svolgere le procedure necessarie per ottenere informazioni utili per identificare i rischi di errori dovuti a frodi (importante un Risk Based Approach basato su rischi specifici). In particolare deve comprendere: - Quale valutazione del rischio di frode ha effettuato la direzione - Quali procedure di controllo ha adottato la direzione per identificare e mitigare il rischio - Le comunicazioni che la direzione ha inviato ai dipendenti in merito alla condotta da mantenere in linea con i valori aziendali

29 Responsabilità del revisore - Il revisore, dal processo di raccolta di informazioni, effettuato (normalmente, ma non solo) attraverso interviste con la direzione e con i responsabili delle attività di governance, dovrà valutare se emerge la presenza di uno o più fattori di rischio di frode (incentivi o pressioni a commettere frodi) e/o opportunità per la realizzazioni delle stesse (per es. un sistema di controllo non efficace)

30 Responsabilità del revisore - Il revisore, come risultato del lavoro preliminarmente svolto, dovrà identificare ed effettuare una valutazione dei rischi di errori significativi dovuti a frodi, sia a livello di bilancio, sia a livello di singole asserzioni (in linea con PdR 315). - A fronte di tali rischi il revisore valuterà nello specifico se la società ha adottato un adeguata struttura del sistema di controllo interno della società e se i controlli siano effettivamente messi in atto e mantenuti nel tempo. Per far ciò il revisore, supportato da specialisti se necessario, deve acquisire un adeguata comprensione dei controlli configurati e messi in atto