WHISTLEBLOWING PROCEDURE

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1 WHISTLEBLOWING PROCEDURE Valid from CONTENTS 1. PURPOSE AND SCOPE OF APPLICATION 2 2. RECIPIENTS 2 3. REFERENCES 2 4. DATA PROTECTION 3 5. DIUTIES AND RESPONSABILITIES 3 6. PROCESS Receipt of whistleblowing reports Preliminary analaysis Audit implementation Notification of the results Follow-up activities 6 7. SAFEKEEPING OF DOCUMENTATION 6 8. EFFECTIVE DATE 6 9. ANNEX 7 1

2 1. PURPOSE AND SCOPE OF APPLICATION To institute a process suitable for ensuring the receipt, analysis and processing of whistleblowing reports relating to problems in the internal control system, corporate information, fraud or other matters (violations of the Code of Ethics and Conduct, mobbing, theft, security, etc.), sent in any format (hard copy, electronic, fax, etc.) by employees (including Top Management), associates, consultants, labour providers, as well as third parties in business relations with the Group, excluding reports received by the Board of Statutory Auditors/Audit Committee and by the 231 Supervisory Board, for which the operating methods established by those Bodies will not change. Whistleblowing shall be understood to mean any notice regarding suspected/presumed violations of, or behaviours and practices inconsistent with, the Telecom Italia Code of Ethics and Conduct, any part of Telecom Italia s Corporate Governance regulations, as well as the associated procedural system aimed at proper implementation of that framework, and/or which, in any case, may damage or prejudice, even if only the image of, the Telecom Italia Group (including its subsidiaries and affiliates). Such reports may refer to employees (including Top Management), members of the corporate bodies (Board of Directors, Board of Statutory Auditors), the audit firm and third parties (partners, customers, suppliers, consultants, associates) and, in general, anyone who has business relations with the Group. In the event that the whistleblowing concerns significant criminal actions for which Telecom Italia make a petition to file charges or with respect to which it intends to file a complaint, what is stated in this procedure must observe the confidentiality requirements for investigations in accordance with the terms and conditions that will be shared from time to time by Legal Affairs with the consent of the Audit Department Director, with the pertinent judicial authority. 2. RECIPIENTS This standard is to be as widely disseminated as possible. For that purpose, it is being sent or made available to: every member of the Board of Directors and of the Board of Statutory Auditors of Telecom Italia S.p.A. and its subsidiaries and affiliates; every employee of Telecom Italia S.p.A. and its subsidiaries and affiliates, through publication and appropriate displaying on the intranet site The Audit Department Director, by agreement with the Human Resources and Organization department, will determine the most appropriate initiatives for ensuring the utmost dissemination of this standard and proper receipt of its contents. 3. REFERENCES The Group s Code of Ethics and Conduct (Art. 7) states that employees, associates, consultants, labour providers, as well as third parties in business relations with the Group, must report promptly to the Audit Department Director at their Company, through their immediate supervisor, any violations or inducements to violation of laws or regulations, requirements of said Code, internal procedures, any irregularity and/or negligence, including, among others, those relating to bookkeeping, safekeeping of relevant documentation, fulfilment of internal accounting or business reporting obligations, as well as any requests for clarification on the evaluation of the propriety of one s own or another s behaviour. No negative consequence shall derive for anyone who has blown the whistle in good faith. The confidentiality of the whistleblower s identity shall be ensured in any case in accordance with the appropriate internal procedures, except as required by law. A whistleblowing procedure, under Audit Department Director specific responsibility, is also a SOX requirement (sections ). 2

3 The Rules for the determination of standards and management of the documentation system of the Telecom Italia Group (code release 3 of ) shall also be observed. 4. DATA PROTECTION The information and any other personal data obtained pursuant to this process shall be handled in observance of the current privacy law (Legislative Decree 196/03). In particular, the Group Companies concerned (the Companies ) shall ensure that the processing of personal data is carried out with respect for fundamental rights and freedoms, as well as the dignity of the parties concerned, specifically with reference to the confidentiality and security of information, following the provisions set forth below. Pursuant to and in accordance with Article 11 of Legislative Decree 196/03, the personal data of which the Companies becomes aware for the purposes of this procedure must be: limited to what is strictly and objectively necessary to verify the basis of the whistleblowing report and handle it accordingly; processed lawfully and properly. In addition, it is necessary that: all organizational functions/positions of the Telecom Italia Group and of the respective subsidiaries and affiliates involved in the receipt and handling of whistleblowing reports ensure the absolute confidentiality of the whistleblowers. In this regard, it is reiterated that, pursuant to Art. 7 of the Code of Ethics and Conduct, a whistleblower in good faith shall always be safeguarded against any form of retaliation, discrimination or penalty and that in any case the confidentiality of the whistleblower s identity shall be ensured (except as required by law); the Audit Department Director make available to the parties the privacy information set forth in Appendix 1, that it is part of this procedure; the Audit Department Director communicates to the parties that their personal data are managed about the whistleblowing report received by the Company, only if that communication doesn t compromise the capability to verify the foundation of this whistleblowing report; identity and personal data of the whistleblower are not communicate to the indicated person (except as required by law); solely and exclusively in the event that the whistleblowing report concerns matters in relation to which the Company engages in public service activity (e.g. imposition of easements, universal service), the party on whom the whistle has been blown shall have the right of access pursuant to Art. 24, last paragraph of Law 241/90 exclusively with reference to the merits of the whistleblowing report (not the identity of the whistleblower) as of the completion of the confirmation and verification activities; the whistleblowing procedure shall be kept separate from the management of other personal data. The information gathered and processed in connection with the whistleblowing procedure must be sent, as necessary, exclusively to the processing departments or managers responsible for starting up the verification process or adopting the necessary measures in keeping with the results. In any case, the recipients of the information must ensure that the latter shall always be managed on the basis of confidentiality and that the appropriate security measures shall be observed. Insofar as what is not expressly provided for in this chapter 4, with particular reference to any data transfers abroad, the reader is referred to the System of rules for normative privacy application in Telecom Italia Group", issued by the area Privacy (code ), which can be viewed on the intranet area Privacy site. 3

4 5. DIUTIES AND RESPONSABILITIES For the purposes of this procedure, it is noted that the decision regarding the well-founded nature or otherwise of whistleblowing reports and the subsequent actions and activities shall fall under the responsibility of the Audit Department Director, who is to periodically provide suitable reports to the Top Management, the Risk Management Committee, and the Board of Statutory Auditors, in addition to the managers of the relevant departments. The Audit Department Director, availing himself of Special Project and Fraud Audit Manager (in the Audit Department) officially delegate: ensure the receipt, recording and preliminary analysis of the whistleblowing reports; based on the outcome of the preliminary analysis (if necessary), start up the audit; ensure the traceability and safekeeping of the documentation; update this procedure and, in conjunction with Human Resources and Org., disseminate it. If the whistleblowing reports received by the Audit Department Director exhibit also aspects that fall under the specific responsibility of the Board of Statutory Auditors/Audit Committee and/or the Supervisory Board ex Legislative Decree no. 231/2001, it shall be up to the Audit Department Director to send the complaints to Board of Statutory Auditors/Audit Committee and/or the Supervisory Board according to the procedures stated by them and by agreeing the actions that it will be appropriate to undertake. The recipients of the whistleblowing reports shall assume the responsibility of sending the original to the Audit Department Director as soon as possible together with any supporting documentation received, regardless of who receives it and regardless of the source of the report. They shall further ensure the destruction of any copy thereof. It is noted that the recipients are not authorised to undertake any analysis and/or in-depth study initiative with regard to the whistleblowing reports received, if not previously agreed with the Audit Department Director. In the event that whistleblowing reports are received regarding the Audit Department Director, these must be sent directly to the Board Chairman of TI S.p.A., which is the Corporate Body when the Audit Department Director is under the authority. The company departments involved in audit activities following whistleblowing reports shall ensure the utmost and most timely cooperation for the performance thereof. 6. PROCESS The process provides for the following activities: receipt of the whistleblowing report and respective recording and custody; preliminary analysis to evaluate the objective and subjective elements that characterise the whistleblowing report; if necessary, audit implementation; notice of the results of the verification to Top Management (if implicated), the Board of Statutory Auditors, the Risk Management Committee of Telecom Italia and the departments responsible for the adoption of any measures; if necessary follow-up activities. 4

5 6.1 Receipt of whistleblowing reports A whistleblowing report may be received by company departments or by third parties either verbally (in person or by telephone) or in writing (regular or internal post, , fax). All of the whistleblowing reports, regardless of who receives them and regardless of the source, must be sent immediately to the Audit Department Director at or by fax to the following number: A further channel of reception is a free call to hotline, get to fixed and mobile phone 24 hour on 24 every day (7/7) 2. Failure to convey a whistleblowing report is a violation of this procedure and of the Code of Ethics and Conduct, with the consequent application of the penalty structure thereof. Upon receipt of a whistleblowing report, the Audit Department Director, enter its particulars in the whistleblowing register, ( stored in an appropriate folder of the server GIADA used by Audit Department), which summarizes the essential facts of all of the whistleblowing reports received and briefly traces its evolution. Inside Giada a specific folder is simultaneously defined, and it cointains the documentation and the mails related to each whistleblowinng up to its closing. 6.2 Preliminary analysis All whistleblowing reports received by the Audit Department Director shall be subject to preliminary analysis, carried out exclusively on the basis of what is stated in the report and any initial information already available. The objective of the preliminary analysis is to evaluate the legal and factual basis of the report, in order to decide whether or not to press ahead with confirmation. The activity is carried out by the Audit Department Director with the possible support of departments identified according to the area of responsibility (Legal Affairs, Security, Human Resources and Organization, Administration Finance & Control, Business Support Officer or other). Upon completion of the preliminary analysis phase, in the event that the decision is not proceed, the report is archived, and the reasons are explained. 6.3 Audit implementation In case whistleblowing reports for which valid elements exist to proceed with confirmation, the Audit Department Director: shall start up the audit, upon notice to the company departments involved.; may suspend or interrupt the investigation at any time if the whistleblowing report is determined to be unfounded; in the case of merely defamatory whistleblowing reports (i.e. intentionally offensive to another s reputation), apart from individual protections in court of which the accused may wish to avail himself, may request the start, with the consent of Human Resources and Organization and Legal Affairs, of proceedings against the whistleblower; shall agree with the Management responsible for the department involved in the audit activity the contents of any action plan necessary for the removal of the critical issues detected, according to the operating standards of Department Audit; shall agree with Human Resources and Organization and Legal Affairs (and/or other departments involved) any initiatives to undertake to safeguard the interests of the Telecom Italia Group (e.g. legal action); 1 Verbal whistleblowing reports must be set down in writing by the recipient with all the useful details possible. In the case of whistleblowing reports received by post, the letter must be sent in advance by fax, while the original is to be sent to the Department Audit Manager by internal post. 2 The whistleblowing reports income by hotline will be written with all details and managed as the whitleblowing received 5

6 If necessary, the Audit Department Director may also avail himself of specialists outside of the Telecom Italia Group (e.g. fraud audit consultants), identified by him. 6.4 Notification of results The Audit Department Director shall: notify of the results of the verification to Top Management (if implicated), to the specific responsibility and to the Board of Statutory Auditors/Audit Committee and/or the Supervisory Board ex Legislative Decree no. 231 if there are issues requiring their involvement. If necessary submit to Human Resources and Organization any proposed measures to be undertaken, in accordance with the necessary criteria of confidentiality. In case these whistleblowing reports regard possible criticalities about work relation between the whistleblower and Telecom Italia, the results of the analysis will be communicate to the whistleblower from qualified department of Human Resource and Organization and, at the end of this action, the Audit Department Director will be informed formally about closing it. provide the Risk Management Committee and the Board of Statutory Auditors with periodic information on the whistleblowing reports received and on the initiatives consequently undertaken. 6.5 Fullow-up activities Audit Department Director shall monitor the state of progress of the action plan deriving from the audit activities carried out on the whistleblowing reports under the responsibility, on the basis of the current operating standards for same Department 7. SAFEKEEPING OF DOCUMENTATION The person receiving the whistleblowing report shall be responsible for sending the Audit Department Director all the documentation received and for destroying any copies. For the purposes of ensuring the management and traceability of whistleblowing reports and the respective audit activities, the Audit Department Director shall be responsible for preparing and updating the whistleblowing register, and ensure the filing of the respective supporting documentation, including work papers and audit reports, on the basis of the standard security/confidentiality level, usually adopted by the same Department. 8. EFFECTIVE DATE This procedure shall come into effect as of ANNEX Annex: informativa privacy 6

7 INFORMATIVA PRIVACY Annex Ai sensi dell articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs 196/03) Telecom Italia S.p.A. fornisce, qui di seguito, l informativa sui trattamenti dei dati personali dei segnalanti, segnalati ed eventuali altri soggetti terzi coinvolti ( Interessati ), effettuati dalla stessa in relazione alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla Procedura gestione segnalazioni emessa da Telecom Italia Audit & CS il (codice ). 1) Finalità del trattamento e conferimento obbligatorio dei dati I dati personali degli interessati sono trattati per le finalità connesse all applicazione della procedura sopra citata e per adempiere gli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria. 2) Modalità e logica del trattamento I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente (ad esempio, su supporto cartaceo) e/o attraverso strumenti automatizzati (ad esempio, utilizzando procedure e supporti elettronici), con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. 3) Titolare, Responsabili e categorie degli Incaricati I dati personali sono trattati dal Preposto al Controllo interno in qualità di Responsabile del trattamento, dalle competenti Funzioni Risorse Umane e Legali, dalle Funzioni di Security e di Audit, dalle Funzioni di Finanza e Amministrazione e controllo, dal Comitato per il Controllo Interno e per la Corporate Governance, dal Collegio Sindacale. Il Titolare dei trattamenti dei Suoi dati personali è Telecom Italia S.p.A, con sede in Milano, Piazza degli Affari, 2. Il Responsabile dei trattamenti medesimi è il Preposto al Controllo interno, dott. Federico Maurizio d Andrea, domiciliato presso Telecom Italia Audit & CS, Via Negri 1, Milano. 4) Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati in qualità di Titolari o che potrebbero venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati Oltre che dai soggetti interni di cui al precedente punto 3) alcuni trattamenti dei dati personali degli interessati potranno essere effettuati anche da soggetti terzi, ivi incluse le società del Gruppo Telecom Italia. In tal caso gli stessi soggetti saranno individuati come autonomi Titolari oppure designati come Responsabili o Incaricati del trattamento, in conformità alle vigenti disposizioni di legge in materia di privacy. In ogni caso ai Responsabili o agli Incaricati Telecom Italia fornirà adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all adozione delle misure minime di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati. Tali soggetti, che in alcuni casi possono avere sede anche all estero, sono ricompresi nelle seguenti categorie: a) Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.) b) Società incaricate dell amministrazione e gestione del personale, della conservazione dei dati personali dei dipendenti, dello sviluppo e/o esercizio dei sistemi informativi a ciò dedicati c) Società incaricate per la gestione degli archivi aziendali, ivi inclusi i dati personali dei dipendenti cessati dal servizio d) Società di Revisione/auditing e) Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative. 5) Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti ai sensi dell articolo 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs 196/03) L interessato ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano fatto salvo quanto riportato nel capitolo 4 della vigente procedura - e di esercitare gli altri diritti previsti dall art. 7 del Codice privacy, rivolgendosi al Responsabile del trattamento indicato al precedente punto 3). Allo stesso modo può chiedere l origine dei dati, la correzione, l aggiornamento o l integrazione dei dati inesatti o incompleti, ovvero la cancellazione o il blocco per quelli trattati in violazione di legge, o ancora opporsi al loro utilizzo per motivi legittimi da evidenziare nella richiesta 7

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