Percorso Professionalizzante per la Compliance in banca. Modulo 4 La relazione di annuale di compliance e i flussi informativi. Milano, 31 maggio 2012

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1 Percorso Professionalizzante per la Compliance in banca Modulo 4 La relazione di annuale di compliance e i flussi informativi Milano, 31 maggio 2012 Sede ABI - Via Olona, 2

2 La Delibera Consob Gli obiettivi perseguiti dalla Consob attraverso la nuova articolazione degli obblighi informativi sono: accrescere il proprio patrimonio informativo sugli intermediari esercitare più efficacemente, per quanto di propria competenza, la vigilanza sulla trasparenza e correttezza dei comportamenti apprezzare, ai fini della migliore valutazione del rischio, l operatività dei soggetti vigilati analizzare la qualità del complessivo sistema dei controlli interni degli intermediari cogliere la corretta allocazione delle responsabilità di controllo fra le diverse funzioni aziendali coinvolte

3 Dalla Delibera alla nuova Delibera Delibera (abrogata) Una funzione di controllo Relazione IA, corredata di osservazioni e determinazioni di CdA e CS Contenuto della relazione: Verifiche effettuate nell anno ed esito delle stesse Valutazione dei fenomeni, tenendo conto delle valutazioni della società di revisione Proposte conseguenti Piano delle verifiche per l anno successivo Situazione dei reclami* * La Delibera attribuiva al Responsabile IA anche la responsabilità di redigere la relazione semestrale relativa alla situazione dei reclami (art. 3, comma1 lettera f). Con il Regolamento Congiunto tale responsabilità è di fatto passata in capo alla Funzione Compliance (art. 16 comma 3) Delibera Tre funzioni di controllo (IA, RM, FC) Tre relazioni (separate) delle funzioni di controllo, corredate da osservazioni e determinazioni di Cda e CS Contenuto minimale per la sola relazione di FC: Valutazione del rischio di compliance con riferimento a piano strategico Verifiche su processi e procedure, carenze emerse e misure adottate Attività pianificate Situazione dei reclami Relazione su modalità di svolgimento dei servizi (sezioni relative alle procedure di controllo interno)

4 La nuova articolazione delle informazioni Descrizione Schema Frequenza invio Termine invio Relazioni sull attività di revisione interna di cui all art. 14 RC NA Annuale ovvero, ove previsto, infrannuale Entro 30 giorni dall esame delle medesime relazioni da parte degli organi aziendali Relazioni sull attività di gestione del rischio di cui all art. 13 del RC NA Annuale ovvero, ove previsto, infrannuale Entro 30 giorni dall esame delle medesime relazioni da parte degli organi aziendali Relazione sulla funzione di controllo di conformità alle norme di cui all art. 16 RC Relazione sulle modalità di svolgimento dei servizi di investimento (solo per alcune sezioni) Allegato II.2 Almeno annuale Entro 30 giorni dall approvazione del bilancio (se annuale) Entro 30 giorni dall esame delle relazione da parte degli organi aziendali (se infrannuale) Allegato II.1 Annuale Entro il 31 marzo

5 Le linee guida delle associazioni di categoria La Funzione di controllo di conformità elabora le proprie relazioni periodiche tenendo conto delle best practices individuate dalle Associazioni competenti (Delibera 17297, allegato II.2) Con riferimento alle relazioni sull attività di gestione del rischio e di revisione interna, non si ritiene, allo stato, opportuno prevedere uno schema tipo, ferma restando la possibilità per le Associazioni di categoria di redigere linee guida in proposito (Esiti della consultazione) Linee guida in tema di rapporti tra la Funzione Compliance e le altre funzioni coinvolte nella definizione delle politiche commerciali con riferimento ai servizi di investimento, emanate da ABI, ASSOSIM e FEDERCASSE nell ottobre 2010 Linee guida per il reporting della funzione di audit, emanate da AIIA nel gennaio 2011 Linee guida sui criteri di predisposizione della reportistica delle funzioni di controllo, emanate da FEDERCASSE nel febbraio 2011

6 Linee guida per la redazione della relazione annuale della Funzione Compliance Contenuti della relazione e modalità di redazione Sono trasmesse a Consob le relazioni relative alle attività di gestione del rischio e revisione interna esclusivamente nella misura in cui riguardino la prestazione di servizi di investimento o di gestione collettiva del risparmio (rif. Esiti della Consultazione ) Conseguentemente, in considerazione della centralità dei servizi di investimento nei processi operativi degli intermediari, è quanto meno opportuno che le funzioni di revisione interna e di gestione dei rischi garantiscano adeguati presidi di controllo sui processi di finanza retail La funzione di compliance verifica regolarmente l adeguatezza delle procedure adottate per la prestazione dei servizi (art. 16 RC)

7 Linee guida per la redazione della relazione annuale della Funzione Compliance Obblighi di informativa nei confronti degli Organi aziendali Relazione agli organi aziendali, con periodicità almeno annuale, sull attività svolta in materia di gestione del rischio di compliance in materia di servizi di investimento, nonché la situazione complessiva dei reclami ricevuti, sulla base dei dati forniti dalla funzione incaricata di trattarli, qualora differente dalla funzione di controllo di conformità (art. 16 RC) Relazione a CdA/CS/AD, con periodicità almeno annuale sull adeguatezza della gestione del rischio di non conformità attuata dalla banca (Provv. Banca d Italia 10 luglio 2007) Di conseguenza gli intermediari possono: Redigere un solo documento di valutazione del rischio di compliance e inviare a Consob: l intero documento (Consob valuterà le sole parti di sua pertinenza) un estrapolazione delle parti relative ai servizi di investimento Elaborare una relazione ad hoc sulle questioni afferenti i servizi di investimento

8 Linee guida per la redazione della relazione annuale della Funzione Compliance La Consob, nel suo Manuale degli Obblighi Informativi, individua gli elementi caratterizzanti la relazione della Funzione di Conformità: 1. le valutazioni di impatto rispetto al rischio di non conformità effettuate in relazione alle modalità di attuazione del piano strategico dell intermediario, con particolare riguardo a politiche commerciali e a prodotti innovativi; 2. le verifiche effettuate, ed i relativi risultati emersi, nel periodo di riferimento per accertare l efficacia e l adeguatezza delle procedure adottate dall intermediario per la prestazione dei servizi/attività, alla luce anche dei reclami pervenuti; 3. l informativa fornita agli organi e alle funzioni competenti in ordine alle eventuali carenze emerse per ciascun servizio/attività e le misure adottate per rimediare alle medesime carenze; 4. le attività pianificate; 5. la situazione complessiva dei reclami, specificando in particolare: il numero di reclami ricevuti e composti nel periodo di riferimento della relazione; il numero di reclami ricevuti e composti nei n. 3 anni solari precedenti.

9 La relazione della funzione compliance Schema generale 1. Premessa e descrizione dell attività 2. Valutazione del rischio di non conformità relativo all attuazione del Piano Strategico, con riguardo a politiche commerciali e prodotti innovativi 3. Descrizione delle verifiche effettuate in materia di servizi di investimento e dei relativi esiti, con evidenza delle informazioni fornite agli Organi ed alle funzioni interne competenti 4. Attività pianificate 5. Situazione complessiva dei reclami* * È previsto anche l invio di dati relativi ai reclami ricevuti per iscritto, in formato tabellare secondo il template di cui all allegato II.6. La responsabilità di redazione della tabella è in capo alla funzione preposta al trattamento dei reclami (non necessariamente la Funzione Compliance). La frequenza di invio deve essere la medesima della relazione della Funzione Compliance

10 La relazione della funzione compliance 1. Premessa e descrizione dell attività Cenni sintetici sulla mission e sui compiti della Funzione Compliance, in coerenza con quanto previsto dall art. 16 RC e con specifico riferimento alle attività di controllo sui servizi di investimento Perimetro di applicazione della normativa MIFID, con riferimento alle attività di investimento esplicitamente autorizzate dalla Vigilanza Periodo di riferimento temporale della relazione Descrizione delle diverse fasi e modalità di esecuzione del processo di gestione del rischio di non conformità, anche in relazione a: articolazione del modello dei rischi definito dall intermediario identificazione dei processi sensibili alla manifestazione di ciascun rischio metodologie di individuazione e valutazione dei rischi processo di mitigazione dei rischi identificati

11 La relazione della funzione compliance 2. Valutazione del rischio di non conformità relativo all attuazione del Piano Strategico, con riguardo a politiche commerciali e prodotti innovativi Riferimenti al piano strategico approvato dall intermediario (periodo di riferimento e data di deliberazione da parte degli Organi sociali) Breve descrizione delle scelte strategiche adottate dall intermediario con riferimento ai servizi di investimento (obiettivi di crescita della raccolta diretta e indiretta, modalità di distribuzione di prodotti finanziari, incentivazione del personale, ingresso in nuovi mercati, diversificazione territoriale, prodotti innovativi) Analisi dell impatto delle scelte strategiche rispetto al rischio di compliance, con particolare focus sulle modalità di attuazione del piano strategico/commerciale (in ottica ex-post)

12 La relazione della funzione compliance 3. Descrizione delle verifiche effettuate in materia di servizi di investimento e dei relativi esiti Ambiti di analisi Adozione e diffusione delle procedure di controllo e di linea Predisposizione di adeguati flussi informativi Formazione del personale Adempimenti ex art. 16 RC, con particolare riferimento al rispetto delle norme nella prestazione di ciascun servizio di investimento (ad esempio registro conflitto di interesse, modalità di classificazione, conformità del questionario di profilazione, ecc.) e adeguata conservazione dei documenti contrattuali Conformità della modulistica di processo alla Direttiva MIFID Esiti delle verifiche Descrizione dei presidi operativi e di controllo adottati dall intermediario ed analisi dell esposizione al rischio di non conformità, anche con riferimento ai reclami ricevuti

13 La relazione della funzione compliance 4. Attività pianificate Descrizione del piano di adeguamento definito dall intermediario volto a mitigare l esposizione al rischio di non conformità e delle relative azioni di monitoraggio Descrizione delle attività di verifica pianificate per il periodo successivo 5. Situazione complessiva dei reclami Indicazione, anche in forma tabellare, dei reclami ricevuti e composti nell ultimo periodo di riferimento e nei tre anni precedenti Analisi della tipologia dei reclami ricevuti e dell esito degli stessi (devoluzione all autorità giudiziaria, accordo transattivo, assenza di ulteriori contestazioni) Dinamica temporale dei reclami - Analisi delle fattispecie più rilevanti di reclamo e degli interventi posti in essere dall intermediario

14 La relazione sui servizi di investimento Attraverso la Relazione sui Servizi di investimento la Consob mira ad acquisire informazioni specifiche sulle modalità strategiche, organizzative ed operative attraverso le quali gli intermediari prestano i servizi di investimento. In tale ottica vengono richiesti elementi informativi su: 1. Assetto societario ed organizzativo (Allegato II.1 A.Informazioni Generali) 2. Piano strategico (Allegato II.1 B. Informazioni Sul Piano strategico) 3. Operatività (Allegato II.1 C. Informazioni sui servizi/attività svolti)

15 La relazione sui servizi di investimento La relazione sui servizi di investimento deve essere trasmessa alla Consob entro il 31 marzo di ogni anno. La stessa Consob prevede che lo schema individuato deve essere considerato come un punto di riferimento che può e deve essere adattato e/o integrato, in base al principio di proporzionalità. Data la natura e la varietà delle informazioni richieste, non può essere individuato in via generale un owner della relazione. Tale documento è ad evidenza il frutto del concorso di più soggetti interni all organizzazione, ciascuno dei quali deve fornire gli elementi informativi di sua competenze. In considerazione tuttavia della delicatezza del documento stesso e della importanza che riveste ai fini della attività di vigilanza, è opportuno che ogni intermediario individui al proprio interno la funzione che ha il compito di coordinare e raccogliere i contributi dei diversi soggetti aziendali e di proporre il documento alla approvazione degli organi di gestione e di controllo.

16 La relazione sui servizi di investimento Indicazioni generali La predisposizione della relazione in oggetto spetta agli Organi di Vertice dell intermediario In considerazione della tipologia delle informazioni, prettamente di natura organizzativa richieste da Consob, si ritiene che la responsabilità di redazione della sezione in oggetto possa essere accentrata in capo ad una funzione aziendale, con l eventuale supporto delle funzioni di controllo interessate Non è esclusa la possibilità di adottare metodologie di redazione partecipata della relazione, assegnando alle funzioni interessate la responsabilità di redigere le sezioni di propria competenza e prevedendo in capo ad una struttura centrale il compito di raccogliere le sezioni elaborate dalle singole strutture e verificarne la coerenza dei contenuti con il disposto regolamentare

17 La relazione sui servizi di investimento - le funzioni di controllo (1/2) <<Descrivere l articolazione complessiva delle funzioni aziendali di controllo interno indicando anche i relativi responsabili (con illustrazione delle esperienze tecnico-professionali di ciascuno), le linee di riporto stabilite, la dotazione organica di ciascuna unità, nonché la tipologia di rapporti previsti fra le medesime unità di controllo>> (Allegato II.1, A. Informazioni Generali, 7. Procedure di controllo interno) In questa sede, tenuto conto della Comunicazione Congiunta, andranno forniti riferimenti in ordine alle modalità di svolgimento delle attività di verifica da parte delle diverse funzioni di controllo, specificando quindi se e in che misura esistono accordi di collaborazione e come si articolano i flussi tra i diversi attori coinvolti.

18 La relazione sui servizi di investimento - le funzioni di controllo (2/2) I principali contenuti di questa sezione sono individuabili nei seguenti: Architettura del Sistema dei Controlli Interni - Ruolo degli Organi sociali, delle funzioni di controllo e delle funzioni operative Articolazione delle Funzioni di Controllo (Internal Audit, Risk Management, Compliance) Riporti gerarchico-funzionali Indicazione dei responsabili e delle competenze tecnico-manageriali degli stessi Dimensionamento delle funzioni di controllo Collaborazione tra funzioni ed organi deputati al controllo (modalità di scambio di informazioni e reportistica prodotta) Organizzazione del sistema dei controlli interni a livello di gruppo bancario (ruolo di coordinamento della Capogruppo, descrizione delle attività di controllo esternalizzate presso altre società del gruppo ovvero ad altre entità)

19 La relazione sui servizi di investimento il ruolo della Compliance (1/3) Alla Funzione Compliance non è attribuita la responsabilità di partecipare alla determinazione del piano strategico dell intermediario. È invece richiesta un analisi critica volta ad individuare e segnalare eventuali rischi di non conformità conseguenti alle strategie deliberate dall intermediario relativamente allo sviluppo dei servizi. Tale segnalazione non deve essere intesa come non approvazione da parte della compliance, quanto piuttosto come indicazione a tener conto di tali rischi in sede di attuazione del piano strategico. Si rafforza quindi il ruolo della Funzione Compliance nel fornire assistenza e consulenza ai Vertici aziendali in modo che gli stessi possano tenerne in considerazione in sede di definizione degli indirizzi strategici e garantire, in una logica ex ante e prospettica, l individuazione e la mitigazione dei rischi di non conformità del piano strategico alla normativa di riferimento

20 La relazione sui servizi di investimento il ruolo della Compliance (2/3) Tale approccio intende rimarcare ulteriormente il ruolo centrale della Funzione Compliance nel verificare che in tutti i settori operativi dell intermediario esistano meccanismi che assicurino il rispetto delle norme, con particolare riferimento alle norme relative ai rapporti con la clientela e la tutela dei suoi interessi. In tal senso, la Vigilanza intende sottolineare l importanza di definire modelli di business incentrati sul servizio reso al cliente, anziché su logiche di prodotto La Funzione Compliance assume quindi una rilevante importanza in termini di tutela del valore aziendale, nonché di rafforzamento e protezione della reputazione dell intermediario e della fiducia del pubblico nella sua correttezza operativa

21 La relazione sui servizi di investimento il ruolo della Compliance (3/3) Tenuto conto della articolazione delle Informazioni sul Piano strategico, la Funzione di Compliance dovrà esprimere una valutazione almeno sui seguenti aspetti: completezza e conformità delle procedure definite per il lancio di nuovi prodotti, nonché delle relative definizioni del pricing, e dell operatività mediante nuovi canali coerenza dei sistemi incentivanti definiti con le policy aziendali, il complessivo assetto di governo societario, le politiche di prudente gestione del rischio, le strategie di lungo periodo predisposizione/previsione di adeguati presidi contrattuali e procedurali relativi al servizio di consulenza adeguatezza del piano di budget nel garantire il rispetto delle norme relative ai conflitti di interesse ed alla trasparenza nei confronti della clientela conformità del piano di comunicazione delle iniziative commerciale rispetto ai principi contenuti nelle policy aziendali conformità del piano di incentivazione rispetto alle normativa ed alla regolamentazione interna vigente adeguatezza di un piano formativo relativo ai servizi e prodotti offerti, agli obblighi normativi vigenti, alla regolamentazione interna

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