PostManager. I documenti del vostro sistema gestionale

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1 D EFFICIENZA RISPARMIO Recupero di personale Riduzione dei costi Risparmio di tempo Reperibilità dei documenti Servizio ai clienti VALORE LEGALE CompEd Software Design Software Solutions for the Digital Document World PostManager 2.0 I documenti del vostro sistema gestionale spediti a costo zero via Internet stampati e recapitati da Postel trasmessi via fax archiviati automaticamente Valore legale e conformità ai requisiti della legge italiana Include il software di archiviazione DigitalFile 2.0, tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano e C-Fax 2.0, il fax server per la spedizione, la ricezione e l archiviazione automatica dei fax Licenze per database Oracle, Borland TM Interbase, Microsoft SQL Server e FoxPro Include DigitalSign 2.0, il software per la firma digitale E C O L O G I C A L E C O N O M I C A L I G I T A L S I G N

2 PostManager 2.0: il prodotto più completo PostManager 2.0 è una potente e flessibile soluzione software per la spedizione automatica multicanale (via Internet, fax, Postel, posta tradizionale,..) dei documenti prodotti dal sistema gestionale dell'utente, per l'archiviazione in forma elettronica di tutti i documenti aziendali e per la conservazione del loro valore legale, in conformità alle norme vigenti. Il prodotto dispone inoltre di un modulo fax server integrato, che consente di spedire e ricevere in forma elettronica tutti i fax aziendali, di archiviarli automaticamente e di smistarli tramite all'interno dell'organizzazione. PostManager 2.0 offre avanzate funzioni per la firma digitale con valore legale e per la cifratura dei documenti a protezione della loro riservatezza. Spedizione automatica multicanale Realizzato in modo da integrarsi con il sistema gestionale presente in azienda, PostManager 2.0 consente di spedire in maniera automatica e programmabile i documenti prodotti dalle altre applicazioni dell'utente senza necessità di apportare ad esse alcun tipo di modifica. L'utente può scegliere tra la spedizione via Internet a costo zero, la trasmissione fax, l'invio in forma cartacea con posta tradizionale o attraverso il servizio Postel, ma anche una combinazione dei diversi metodi, eventualmente utilizzando indirizzi alternativi per una parte selezionata dei destinatari. Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano Con PostManager 2.0 è possibile archiviare in forma digitale qualsiasi tipo di documento aziendale, sia esso all'origine di natura cartacea o informatica, memorizzandolo su diversi tipi di database, in base alle esigenze dell'utente, e su supporti ottici. Questo significa grande risparmio di spazio, riduzione dei costi di gestione e, soprattutto, la possibilità di accedere rapidamente in ogni momento, senza spostarsi dal proprio posto di lavoro, anche dall'esterno dell'azienda, ad ogni informazione contenuta nei documenti, di visualizzarli, stamparli e, se desiderato, inoltrarli tramite o fax. Conformità alle norme vigenti Interamente progettato da CompEd, PostManager 2.0 è conforme ai requisiti per la formazione e la conservazione dei documenti informatici e alle relative regole tecniche stabilite dalle leggi italiane ed europee e pertanto consente la progressiva eliminazione degli archivi cartacei nel rispetto delle norme. PostManager 2.0 utilizza DigitalSign 2.0 Professional di CompEd, software stato dell'arte per la firma digitale con valore legale e per la protezione delle informazioni riservate. CompEd è stata la prima azienda in Italia a realizzare una completa linea di prodotti software per la firma digitale, l'archiviazione e la spedizione dei documenti conformi ai requisiti di legge e ha saputo confermare il proprio primato implementando prontamente in tali prodotti tutte le modifiche e integrazioni apportate alle norme e rendendole disponibili nei minimi tempi tecnici e senza costi aggiuntivi agli utenti che hanno sottoscritto il Servizio UpToDate" di aggiornamento del software.

3 CompEd Azienda innovativa, leader nell electronic post e nell'archiviazione elettronica dei documenti, con oltre 15 anni di esperienza nel settore, CompEd ha progettato e realizzato l'offerta più competitiva e completa conquistando la fiducia delle maggiori aziende operanti in Italia, tra cui: Bridgestone Firestone McDonald's Ospedale San Martino Singer Sanagens Lindt Beghelli Toshiba Star Black & Decker Fincantieri Yamaha Bistefani Roche Katun Cerved La Prairie Verbatim Playtex Toro Assicurazioni Samsonite Sterilgarda Cartiere Paolo Pigna Filodoro Gaggia Clementoni Pernigotti Noberasco Colgate Palmolive Whirlpool Tetra Pak Necchi Lexmark Saint Gobain Swarovski Superga Osama Scrittura Paglieri Sigma Tau Galup Saratoga Dormer Tools Liabel Lorenz Guerlain Versace Profumi Cinzano Mc Graw Hill Libri Cafè Do Brasil Heineken Valleverde Valeo Ricambi Cosmetique Active Unichips Teuco Guzzini Istituto G. Gaslini Ospedale Galliera Serono Pharma Brondi Telefonia Kelemata Universal Music Italia Locatelli Manpower Lovable Fila Warner Music Cinghiale Pennelli Comune di Brescia Bassetti Valsoia Biochem Castrol La soddisfazione del Cliente: il primo obiettivo di qualità di CompEd Software Design Per incontrare le esigenze dei propri Clienti, CompEd progetta al proprio interno tutti i prodotti, sviluppandoli e collaudandoli con cura e attenzione. Per questo è in grado di risolvere eventuali esigenze particolari, valutandole caso per caso. CompEd dispone di una capillare rete di Concessionari Autorizzati, distribuiti sul territorio italiano per assistere i Clienti più esigenti in tutte le loro necessità. Partnership e certificazione Deutsche Post PostManager dispone di appositi moduli opzionali per la spedizione di documenti tramite il servizio epost, certificati dalle Poste più esigenti del mondo: le Poste Tedesche. CompEd, Partner Ufficiale di Deutsche Post AG sin dal 1995, è la prima software house - e l'unica in Italia - ad avere ottenuto tale riconoscimento ed è, anche in Germania, leader per numero di installazioni.

4 1 Cosa si può fare con PostManager 2.0 PostManager 2.0 è la soluzione software che consente di spedire i documenti generati dal sistema gestionale dell utente e di archiviare tutti i documenti aziendali. Con PostManager 2.0 è possibile operare in maniera flessibile su grandi e piccole quantità di documenti prodotti Ovunque richiesto dalla legge, i documenti possono essere conservati in forma digitale con valore legale, rispettando i requisiti delle norme italiane ed europee. PostManager 2.0 offre utili funzioni per effettuare ricerche negli archivi in modo rapido e flessibile, visualizzare i documenti, stamparli, inoltrarli via e-mai o fax. Gli utenti dal sistema gestionale dell'organizzazione e: autorizzati possono accedere ai documenti anche tramite spedirli in forma elettronica tramite Internet ai destinatari Internet o Intranet, attraverso l interfaccia web. dotati di posta elettronica, eliminando i costi di stampa e recapito e consegnando in pochi istanti in tutto il mondo 2 Applicazioni tipiche documenti che possono essere gestiti direttamente dal Spedizione via Internet, fax, Postel e archiviazione di: computer del destinatario, eventualmente firmati documenti contabili quali fatture, solleciti di digitalmente, quindi dotati di valore legale, e cifrati per pagamento, ordini, conferme d'ordine, buste paga una maggiore sicurezza e riservatezza; raccomandate, lettere circolari trasmetterli automaticamente in formato elettronico al contratti servizio Postel per il recapito su carta, delegando ad estratti conto clienti, avvisi di scadenza esso tutte le operazioni di stampa, piega, imbustamento, disposizioni di bonifico, ricevute bancarie affrancatura, smistamento e consegna fisica della bollettini di conto corrente postale corrispondenza e riducendo drasticamente i costi; altri documenti anticiparli via fax in maniera automatica ai destinatari selezionati; archiviarli automaticamente in formato digitale. 3 Spedizione a costo zero via Internet PostManager 2.0 consente inoltre di: Importanti sono i vantaggi derivanti dall'invio automatico di archiviare in modo automatico i documenti ricevuti documenti tramite Internet: nessun costo di produzione o tramite Internet, decifrarli se cifrati e verificare l'integrità e la validità delle eventuali firme digitali presenti, recapito, tempi di consegna ovunque rapidissimi, possibilità di elaborazione informatica da parte del destinatario, qualità accertando l'identità dei sottoscrittori; del documento ricevuto identica all'originale, con possibilità archiviare, acquisendoli tramite scanner, i documenti già di trasferire anche fotografie a colori, immagini, disegni, stampati o ricevuti nei modi tradizionali, ad esempio audio e video. fatture e corrispondenza ordinaria; PostManager 2.0 è in grado di leggere i file di stampa creati spedire e ricevere tutti i fax aziendali in forma elettronica, dalle applicazioni software dell'utente, selezionare al loro archiviandoli automaticamente; interno i documenti da inviare tramite Internet, convertirli in archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico; documenti informatici (in formato PDF) con l'aspetto grafico applicare firme digitali a singoli documenti informatici, desiderato, eventualmente firmarli digitalmente conferendo cifrarli se desiderato, spedirli e archiviarli. Con PostManager 2.0 l'archiviazione può essere realizzata su diversi tipi di database, a seconda delle esigenze dell'utente, e su supporti ottici. valore legale e sicurezza, spedirli tramite ai rispettivi destinatari e archiviarli automaticamente. Avanzate tecniche di cifratura permettono di garantire la massima riservatezza delle spedizioni.

5 4 Delegare a Postel la produzione di volumi di documenti cartacei Con PostManager 2.0 è possibile spedire i documenti in forma cartacea evitando qualsiasi operazione relativa al ciclo di stampa e spedizione, delegando interamente la produzione, la lavorazione e il recapito dei documenti al servizio Postel. I principali vantaggi sono il recupero di risorse umane ad attività più produttive, la riduzione dei costi, l'eliminazione delle scorte dei materiali per la stampa e il recapito, il differimento dei pagamenti e il preciso controllo delle spese. Le funzioni del software consentono all'utente di archiviare automaticamente e di riprodurre a video e su carta i documenti nella stessa forma grafica in cui il servizio li ha stampati e recapitati ai destinatari. Il cuore di queste funzioni è un potente modulo software che nasce dall esperienza di CompEd nel mondo della posta ibrida ed è la versione evoluta del suo più diffuso e collaudato software per la spedizione di documenti con Postel. tutti i fax aziendali, archiviandoli automaticamente. I fax ricevuti possono essere smistati automaticamente e tramite all'interno dell organizzazione e, se desiderato, stampati in automatico. 7 Ricerca e recupero dei documenti archiviati in pochi istanti, anche tramite Internet o Intranet Tutto il personale, se autorizzato dal supervisore del sistema, può accedere in modo semplice e rapido ai documenti archiviati. La consultazione può essere realizzata anche via Internet o Intranet, attraverso interfaccia web. Gli utenti hanno la possibilità di: effettuare sofisticate ricerche nell'archivio in modo semplice e flessibile, non solo attraverso gli indici di ricerca, ma anche in base alle informazioni contenute nel documento (ricerche full text ), visualizzare e stampare i documenti, convertirli in formati diversi; esportarli su altri supporti informatici, inoltrarli via posta elettronica o fax. 5 Invio automatico di lotti di fax Grazie al software C-Fax, il fax server di CompEd, PostManager 2.0 leggendo i file di stampa prodotti dalle applicazioni dell'utente, è in grado di associare ai singoli documenti in essi contenuti i corrispondenti numeri di fax e di utilizzarli per trasmetterli automaticamente, evitando all'utente ogni attività manuale. 6 Spedizione, ricezione e archiviazione automatica di tutti i fax C-Fax consente anche di spedire documenti via fax direttamente da qualsiasi applicazione Windows dell utente abilitata a funzioni di stampa e di ricevere in forma elettronica 8 I vantaggi di avere tutte le informazioni on-line La disponibilità in forma digitale di tutti i documenti prodotti, spediti o ricevuti consente di raggiungere una serie di obiettivi fondamentali per l'efficienza e la competitività dell'organizzazione: risposte rapide e migliore servizio ai clienti risparmio di tempo e di risorse recupero di personale ad attività più produttive miglioramento dei processi aziendali recupero di spazio riduzione dei costi portabilità degli archivi condivisibilità dei documenti sicurezza e riservatezza delle informazioni

6 9 La tecnologia Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed esigenze di organizzazione e accesso ai dati, PostManager 2.0 offre la possibilità di effettuare l'archiviazione operando con differenti tipi di database. Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette a disposizione una serie di soluzioni economiche ma efficienti e affidabili basate sul formato di database Microsoft FoxPro. A chi invece richiede prestazioni superiori, PostManager 2.0 consente di beneficiare dei vantaggi derivanti dall'impiego di database relazionali con architettura client-server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle, Microsoft SQL Server o Borland InterBase. Per proteggere la sicurezza degli accessi agli archivi e garantire la riservatezza, la paternità e l'integrità dei dati, il prodotto implementa le più avanzate tecniche di firma digitale e cifratura. 10 Affidabilità, sicurezza e riservatezza degli archivi PostManager 2.0 mette a disposizione del supervisore del sistema funzioni avanzate per proteggere l'accesso ai dati archiviati da parte di personale non autorizzato e garantire la loro riservatezza tramite cifratura. Attraverso la gestione di volumi e gruppi di lavoro l'assegnazione dei diritti di consultazione può essere gestita in modo semplice e ottimale. Il sistema adotta le misure di sicurezza per la conservazione degli archivi informatici previste dalla legge e offre al responsabile di tale procedimento gli strumenti per verificare e garantire l'affidabilità della conservazione dei documenti. Le versioni di PostManager 2.0 basate su database Oracle, Microsoft SQL Server e Borland InterBase offrono inoltre livelli di sicurezza e garanzie di integrità dei dati ancora più elevati e assicurano un efficiente e affidabile accesso agli archivi, anche in presenza di molti utenti contemporanei.

7 11 Valore legale dei documenti PostManager 2.0 è conforme ai requisiti della legge italiana ed europea per la formazione e conservazione dei documenti su supporti informatici, offrendo così la possibilità sia di spedire tramite Internet documenti elettronici con valore legale, che di eliminare progressivamente gli archivi cartacei. PostManager 2.0 consente di conservare nel tempo la validità legale dei documenti informatici, sia con l'impiego di marche temporali, che attraverso apposite procedure per la conservazione degli archivi. 14 Semplicità d'uso e attento controllo su tutte le operazioni Dotato di un'intuitiva interfaccia utente, utilizzabile agevolmente anche da parte di operatori non specializzati, PostManager 2.0 consente di gestire attraverso un unico pannello di controllo globale tutte le diverse operazioni, che sul piano tecnico sono governate in modo articolato da moduli componenti distinti. PostManager 2.0 dispone inoltre di comode funzioni che permettono all'utente di: mettere a punto e controllare con precisione il layout grafico dei documenti prodotti a partire dagli spool di stampa di altre applicazioni; visualizzare graficamente e stampare i lotti Postel, verificando in anteprima come saranno stampati dal servizio stesso; ottimizzare le spedizioni (accorpamenti per destinatari, si veda la scheda tecnica) e programmarle; tenere traccia di tutti gli eventi e le interazioni con sistemi esterni, quali errori, operazioni di I/O, ecc DigitalSign 2.0 per la firma digitale con valore legale PostManager 2.0 utilizza il software DigitalSign 2.0 di CompEd per tutte le operazioni relative alle firme digitali con valore legale e all'apposizione di marche temporali (previste dalla legge per conservare i documenti nel tempo) e per la cifratura degli archivi. Per maggiori informazioni su tali funzionalità è disponibile la documentazione tecnica di PostManager 2.0 e di DigitalSign 2.0. Licenze per ogni esigenza PostManager 2.0 è disponibile in una serie di configurazioni differenziate in base alle funzionalità, al numero di utenti e al tipo di database preferito per l'archiviazione dei documenti aziendali. Questo permette, tanto alla piccola azienda quanto alla grande organizzazione, di trovare la soluzione più conveniente per le proprie esigenze specifiche. La scalabilità tra i diversi livelli di licenza consente di preservare gli investimenti effettuati. Licenze specifiche, che danno accesso a condizioni di distribuzione particolarmente vantaggiose, sono disponibili per le software house che intendono integrare il prodotto all'interno delle proprie applicazioni. 15 Integrazione completa con il Vostro sistema informativo aziendale PostManager 2.0 è progettato per essere inserito nel sistema informativo dell'organizzazione utente senza necessità di apportare modifiche alle applicazioni software già presenti. Questo consente di rinnovare le procedure aziendali senza sconvolgere abitudini lavorative ormai consolidate, preservando gli investimenti effettuati. Svolte alcune operazioni preliminari di configurazione, il prodotto è infatti in grado di acquisire automaticamente i dati provenienti dal sistema gestionale dell'azienda. Un'integrazione ancora più profonda può essere realizzta grazie all'interfaccia di programmazione COM di PostManager 2.0, che rende possibile sviluppare specifiche procedure per consentire alle altre applicazioni dell'utente di interagire col prodotto (ad esempio per effettuare operazioni di ricerca negli archivi o di invio delle fatture direttamente dal software di contabilità). L'utente che non disponga di sufficienti conoscenze informatiche può richiedere questo tipo di personalizzazione a CompEd o ai suoi Concessionari Specializzati.

8 PostManager 2.0 CompEd Software Design Software Solutions for the Digital Document World Ambiente operativo e requisiti del software PostManager 2.0 supporta per le stazioni di lavoro Windows 98, Me, NT 4.0 (con Service Pack 4 o sup.), 2000 (con Service Pack 1 o superiore) oppure XP. Per esigenze di affidabilità e sicurezza, si raccomandano i sistemi operativi Windows NT 4.0, 2000 o XP. Il prodotto supporta i database server Oracle 9i, Microsoft SQL Server 2000, Borland InterBase 6. Alternativamente è in grado di operare con archivi in formato FoxPro, senza necessità di utilizzare database esterni. Per organizzare la consultazione degli archivi tramite Internet occorre disporre di qualsiasi web server Windows che supporti Java Server Pages 1.1 e Servlet 2.2 (ad esempio Apache Tomcat 3.x o Microsoft IIS con Tomcat come add-on engine). Per consultare gli archivi via Internet è possibile utilizzare qualsiasi tipo di web browser che supporti HTML 4.0 e DOM (ad es. Microsoft Internet Explorer 5.5 o sup., Netscape Navigator 6.0 o sup.), anche con sistemi operativi non Windows. Il Vostro PostManager 2.0 sempre aggiornato con il Servizio UpToDate di CompEd CompEd è costantemente impegnata a migliorare i propri prodotti e a mantenerli in linea con l'evoluzione tecnologica e normativa. L'utente può beneficiare di tutti i vantaggi di un prodotto vivo e in continua evoluzione sottoscrivendo un utile e comodo servizio di abbonamento agli aggiornamenti del software (Servizio UpToDate ). Servizio e assistenza al Cliente CompEd e i suoi Concessionari Autorizzati fanno del servizio e della consulenza il proprio punto di forza. Assistenza e attenzione alle esigenze del Cliente completano l'offerta CompEd Software Design. Linea diretta con CompEd Software Design Per maggiori informazioni su PostManager e sugli altri prodotti e servizi di CompEd consultate il sito Internet Potete inoltre comunicare con CompEd via scrivendo a info@comped.it oppure via fax allo Copyright CompEd Software Design PostManager, DigitalFile, DigitalSign e C-Fax sono marchi registrati di CompEd Software Design Srl. Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi utilizzati sono di proprietà dei rispettivi depositari. Salvo errori e omissioni. Le informazioni riportate nella presente brochure hanno scopo puramente divulgativo e non costituiscono impegno contrattuale. Poiché lavoriamo per migliorare continuamente la qualità dei nostri prodotti, le specifiche riportate possono essere modificate senza preavviso; per la versione più aggiornata della brochure si consiglia di consultare il sito Le funzioni implementate nei prodotti possono variare da stato a stato. In ogni caso si consiglia ai potenziali utenti di prendere visione della versione più recente dei prodotti presso i Concessionari Autorizzati o CompEd stessa, onde valutarne l'adeguatezza alle proprie esigenze. La cessione deiprodotti all'utilizzatore finale viene effettuata unicamente alle Condizioni Generali di Licenza d'uso di Software Applicativo CompEd Software Design, visionabili presso i Concessionari CompEd, sul sito web nella confezione dei prodotti e all'inizio dell'installazione dei prodotti stessi. Le norme del servizio di aggiornamento del software (Servizio UpToDate ) sono specificate nell'apposito documento. CompEd Software Design Srl Via delle Fabbriche 30E/ Genova Tel.: r.a. Fax: r.a. info@comped.it Ago. 2002