Allegato. Agire nella Conformità processo operativo

Transcript

1 Allegato Agire nella Conformità processo operativo

2 Agire nella Conformità processo operativo - documentazione La documentazione raccolta nel corso dell attività istruttoria dovrà essere memorizzata in formato elettronico e allegata alla pratica KYC (cfr e 4.7.4). La banca ha l obbligo di conservare in formato cartaceo o elettronico i documenti acquisiti durante l adeguata verifica al fine di: a) concretizzare il monitoraggio nel continuo del rapporto, consentendo di verificare le informazioni rese all atto dell apertura con l operatività effettivamente successivamente espressa; b) dimostrare alle Autorità di Vigilanza le procedure seguite e le misure adottate per adempiere agli obblighi di legge; c) consentire analisi e approfondimenti da parte della UIF o di qualsiasi altra Autorità competente; d) consentirne l utilizzo nell ambito di indagini o procedimenti su operazioni di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o altri reati; e) consentire analisi e approfondimenti da parte della Funzione Revisione interna. I documenti devono essere conservati per un periodo di dieci anni decorrenti dalla data di esecuzione dell operazione occasionale o di chiusura del rapporto continuativo. I documenti devono essere prontamente disponibili in formato cartaceo o elettronico su richiesta delle Autorità competenti. 2

3 Agire nella Conformità documenti da allegare al kyc persone fisiche Tra la documentazione connessa al processo di adeguata verifica deve essere presente il mod (c.d. check list) che declina una serie di verifiche ritenute fondamentali ai fini di una compiuta valutazione del cliente che l unità operativa deve aver espletato prima dell inoltro del questionario al valutatore. La Check List, compilata e firmata dal Responsabile dell Unità operativa proponente (Titolare di Filiale, Responsabili dei Centri) deve essere allegata alla pratica KYC e accompagnata dai seguenti ulteriori documenti: 1. persone fisiche di cittadinanza italiana: documento di identità in corso di validità; 2. persone fisiche di cittadinanza non italiana: documento di identità in corso di validità; permesso di soggiorno (cittadini di paesi non UE) codice fiscale; documentazione (anche auto-dichiarazione) circa l attività svolta 3

4 Agire nella Conformità documenti da allegare al kyc persone giuridiche persone giuridiche e/o entità diverse da SPF: atto costitutivo; ultimo bilancio; documento di identità in corso di validità del legale rappresentante e dei Titolari Effettivi; organigramma dell assetto delle eventuali partecipazioni di controllo; in caso di controllo esercitato attraverso holding estera documentazione di quest ultima atta a evidenziare la proprietà ed i titolari effettivi; per i soggetti con codice SAE 614/615, dichiarazione dei redditi aggiornata. Tutta la documentazione a supporto dell adeguata verifica sopra richiamata deve essere digitalizzata (con scanner), ricondotta ad un unico file di formato elettronico e allegata al questionario direttamente nella procedura dedicata KYC. 4

5 Agire nella Conformità applicativo M.38 Tramite il tasto Browse l operatore deve pertanto allegare al Questionario un file in formato elettronico (obbligatorio), contenente la documentazione a supporto della valutazione del cliente. Poiché la procedura consente attualmente di collegare al Questionario un solo allegato elettronico, qualora fosse necessario allegare più documenti, si suggerisce di salvarli tutti all interno di un'unica cartella elettronica e di allegare direttamente quest ultima. Il mancato inserimento dell allegato elettronico obbligatorio verrà segnalato con apposito messaggio di errore (bloccante). Per rimuovere eventuali allegati inseriti per errore sarà sufficiente utilizzare il tasto Cancella allegato Dopo aver compilato la sezione di Rafforzata Verifica in tutti i campi obbligatori, premendo il tasto, si conclude la compilazione del questionario KYC e si innesca il processo di valutazione del cliente. 5