OGGETTO: aggiornamento della procedura Gestione Presenze dalla versione x alla versione

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1 Gestione Presenze OGGETTO: aggiornamento della procedura Gestione Presenze dalla versione x alla versione Vi invitiamo a consultare le informazioni presenti nei banner delle procedure, nei quali potete trovare: le lettere di aggiornamento e i manuali d'uso delle procedure; le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk); i video_corsi e i report; la normativa ed altre interessanti novità. A disposizione per varie ed eventuali, cordialmente. Matelica, lì 11/04/2014 Halley Informatica Area Presenze Pagina 1 di 14

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 Operazioni preliminari... 3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento... 4 Operazioni eseguite dall aggiornamento... 8 ADEGUAMENTI NORMATIVI... 9 MIGLIORIE ERRORI RISOLTI CON LA VERSIONE ERRORI RISOLTI CON LA VERSIONE ALLEGATO 1: RELAZIONE CONTO ANNUALE Pagina 2 di 14

3 Istruzioni per eseguire l aggiornamento Operazioni preliminari Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte); accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento; verificare che le versioni delle procedure interessate siano alle versioni richieste come indicato di seguito Dal server: - entrare nella procedura AMBIENTE HALLEY; - selezionare la funzione Gestione del Sistema, quindi la funzione Gestione Procedure (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) Dal client: - all interno della procedura, cliccare col tasto destro del mouse; - cliccare su Utilità/Versioni procedure. Verificare che le seguenti procedure siano come segue: - HH Ambiente Halley sia alla versione ; - RP Gestione Presenze sia alla versione x; - DO Dotazione Organica sia alla versione In caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti. per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio: Norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..). Pagina 3 di 14

4 Cosa fare per effettuare l aggiornamento Aggiornamenti dal server Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore; - Il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera: - Per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere allegate delle procedure in elenco. Una volta consultate le lettere, nella colonna CONSULTATO compare SI ; - Selezionare il tasto Esegui Aggiornamento ; - Al termine dell aggiornamento di ogni procedura, in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente ; - Selezionare il tasto Continua. Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare Aggiornamento Procedure; - Scegliere Cambia [D]rive ; - Facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della /, inserire il percorso al di sotto della dicitura Inserire il supporto di aggiornamento nel drive utilizzando il seguente metodo: [spazio (con barra spaziatrice)/cd] (vedere nell esempio) - Selezionare Continua. Pagina 4 di 14

5 Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley; aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente; ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare Altre Funzioni/Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo); selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti); procedere con l aggiornamento dell ente selezionato; ripetere per ogni ente da aggiornare. Pagina 5 di 14

6 Aggiornamenti automatici dal client Per velocizzare le operazioni di aggiornamento, è possibile procedere direttamente dal client. Una volta entrati nella procedura da aggiornare: cliccare sui banner in alto a sinistra sulla voce Aggiornamenti procedura: se esistono degli aggiornamenti da eseguire per la procedura su cui si sta lavorando, sarà indicato il loro numero tra le parentesi (Esempio: Aggiornamenti procedura (5)); una volta entrati nel dettaglio della voce, saranno elencati gli aggiornamenti da eseguire suddivisi tra: - gli aggiornamenti della procedura (Procedura); - gli aggiornamenti di altre procedure Halley (Altre procedure) - gli aggiornamenti del software non Halley, ma che Halley distribuisce (Terze parti). Le istruzioni sugli aggiornamenti automatici da client sono in linea (cliccare in alto a destra sulla voce ). Pagina 6 di 14

7 Per poter eseguire l aggiornamento automatico da client è necessario che l utente sia abilitato dal responsabile del sistema (si vedano le istruzioni in merito). Gli aggiornamenti devono essere eseguiti per ogni ente istallato. Sia se gli aggiornamenti vengono eseguiti al server, sia se gli aggiornamenti vengono effettuati in automatico dal client, attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura RP Gestione Presenze verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è necessario: trascrivere in modo preciso eventuali messaggi visualizzati; chiamare l assistenza Halley e comunicare il problema. Pagina 7 di 14

8 Operazioni eseguite dall aggiornamento L aggiornamento effettua le seguenti operazioni: Nel menu della procedura, sotto la dicitura Strumenti, è stata aggiunta una nuova voce: Manutenzione. In tale nuova funzione vengono raggruppate tutte le gestioni particolari non di uso comune che sono utili alla procedura. Tra queste, quelle più utilizzate in passato: Gestione tasti T330-T385 Recupero malattia (per gestione pratica malattia) Recupero timbr-cart-totalizz E in generale tutte le utilità che prima, per necessità, erano solo fuori menu. Sulle funzioni di Elaborazione Cartellino, Stampa Timbrature e Situazione Presenti Assenti è stato messo il seguente avviso: Nelle funzioni di seguito elencate, sono state tolte le stampe ritenute superflue: - Impostazioni Generali/Stazioni Raccolta Timbrature/Stazioni collegate: tolta l icona di stampa accanto alla freccia rossa e lasciata solo la stampa della lista delle stazioni impostate con tutti i dati utili al controllo; - Impostazioni Generali/Stazioni Raccolta Timbrature/Situazione collegamenti: tolta l icona di stampa accanto alla freccia rossa e lasciata solo la stampa della lista della situazione collegamenti; - Impostazione Generali/Organizzazione/Gruppi: tolta l icona di stampa accanto alla freccia rossa e lasciata solo la stampa della lista dei gruppi; - Strumenti/Manutenzione/Gestione tasti T330 - T385: funzione in uso ai pochissimi che hanno ancora stazioni di tipo Verifone; è stata tolta la stampa perché basta cliccare sul tasto da gestire per vederne la codifica; - Strumenti/Calendario annuale: tolta la stampa perché il controllo dei dati presenti è più agevole farlo a video. Pagina 8 di 14

9 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. Adeguamenti normativi Relazione al Conto Annuale (RP 1521) Nel menu Statistiche / Conto Annuale e Relazione è stata aggiunta la funzione Relazione al conto annuale. Per il dettaglio della gestione vedi l Allegato 1. Rilevazione mensile delle assenze (RP 1486) Nel menu Statistiche / Rilev. Mensile Assenze è stata aggiornata la funzione Estrazione Dati affinché i giorni di malattia che compongono un evento NON siano nella colonna A numero giorni. Pagina 9 di 14

10 Migliorie Estrazione tassi di assenza per soli giorni (RP 1516) Nella funzione Statistiche / Estrazione Tassi di Assenza / Parametri di estrazione, è stato inserito il campo "Estrazione a giorni" per effettuare l'estrazione in giorni dei tassi di assenza. Situazione pratiche: conteggio malattia (RP 1410) L interfaccia della funzione Elaborazioni mensili / Gestione delle pratiche / Situazione pratiche è stata rivisitata affinché risulti più chiara e immediata la lettura dei dati relativi alla malattia. Infatti dopo tale aggiornamento, i giorni di malattia usufruiti verranno messi in evidenza in modo chiaro e preciso. Aggiornamento totalizzatori (RP 1520) Nella gestione dei totalizzatori è stata implementata una nuova opzione affinché non sia possibile accantonare tra le ore residue più di un tot di ore. Nella funzione Impostazioni Generali / Giustificativi / Raggruppamento Giustificazioni sono stati aggiunti due nuovi campi: il campo per l Attivazione sbarramento e il campo Tempo x attiv.sbarram. oltre il quale il programma non accantona più. Una volta attivato lo sbarramento, il programma verifica che se il riporto del mese supera il tempo di cui sopra, allora il residuo viene troncato del tempo eccedente. Pagina 10 di 14

11 Errori risolti Anagrafica dipendente: codici della struttura (RP 1481) Nell Anagrafica dipendente è stato corretto l inserimento dei codici della struttura (area, settore, servizio e uoc) affinché in caso di selezione vengano riportati i codici corretti. Inserimento ordine di missione (RP 1502) Nella funzione di cui sopra è stato ripristinato il bottone aggiunta. Errori risolti nelle versioni precedenti (versione ) Ricerca dipendente (RP 1478) La funzione di ricerca dipendente è stata ripristinata in quanto inserendo parti del cognome non venivano estratti i dipendenti. Inserimento reperibilità (RP 1506 e 1515) È stato ripristinato il programma per l aggiunta di un dipendente in reperibilità: non era più possibile digitare OK a fine inserimento. Rilevazione mensile assenze (RP 1507) La stampa prodotta non teneva conto di due eventi di malattia nel mese: ora è corretta. Consultazione totalizzatori (RP 1511) Nel caso di ferie a mezza giornata il programma non visualizzava i bottoni sottostanti e quindi era impossibile modificare il dato. Pagina 11 di 14

12 Allegato 1: Relazione conto annuale La Relazione allegata al Conto Annuale è una rilevazione annuale in cui le amministrazioni pubbliche, in base a quanto disposto nell'articolo 60, comma 2, del Dlgs. n. 165 del 2001, comunicano i risultati della gestione del personale relativi all anno precedente (2013). Il modello di rilevazione è articolato in tre tabelle ed è predisposto in funzione delle aree operative, delle aree di intervento e dei prodotti che caratterizzano l attività e le competenze proprie delle tipologie di enti interessate alla rilevazione. Con il presente aggiornamento viene aggiunta nel menu Statistiche / Conto Annuale e Relazione la funzione Relazione al Conto Annuale con la quale effettuare la gestione completa di tale rilevazione. Il bottone permette di consultare le istruzioni Halley per la gestione della Relazione al Conto Annuale, riportate in questo Allegato 1. Il bottone permette di consultare le istruzioni della Ragioneria Generale dello Stato (RGS), circolare 13 del Il bottone permette di accedere direttamente al sito della Halley Consulenza settore Personale dove è possibile consultare tutte le ultime novità normative concernenti la gestione delle risorse umane. Iter per la gestione della relazione al conto annuale Impostare la data di lavoro al 31/12/2013. Nella funzione Impostazioni Generali / Dati Generali alla dicitura Tipo Ente indicare la tipologia di ente (Comune, unione di comini o provincia) Attivare il calcolo per la relazione al conto annuale selezionando la funzione Strumenti/Attivaz.Flags Anagrafica evidenziando tutti i dipendenti e cliccando su Conto annuale e Rilevazione Selezionare la funzione Statistiche / Conto Annuale e Relazione / Relazione al Conto Annuale. Cliccare sul bottone per creare le tabelle 18, 19 e 20. Cliccare sul bottone per caricare la percentuale di lavoro che il dipendente svolge per l area di intervento. In questa funzione occorre caricare, per ogni area di intervento, i dipendenti che effettuano quella tipologia di lavoro e la percentuale di tempo che il dipendente gli dedica rispetto al totale delle mansioni svolte. Per procedere, selezionare dalla lista di sinistra l area di intervento e quindi per aggiungere il dipendente. Con l opzione è possibile avere un quadro riepilogativo dei dipendenti assegnati alle aree di intervento e la percentuale. Prima di procedere con il caricamento dei dati nelle tabelle occorre operare come segue: Nel caso in cui non si abbia la procedura PC Gestione Personale Halley occorre indicare nell anagrafica del dipendente a pag.2, la categoria-posizione economica di appartenenza secondo la seguente tabella: indicare LSU se Dipendente lsu Pagina 12 di 14

13 indicare INTER se Dipendente interinale indicare F.LAV se Dipendente in formazione lavoro indicare TD se Dipendente a tempo determinato indicare P.CON se Dipendente contrattista indicare R.PER se Dipendente restante personale indicare D.FO se Dipendente dirigente fuori dotazione organica indicare DIR se Dipendente dirigente indicare A.SPE se Dipendente alte specializzazioni indicare A se Dipendente categoria A indicare B se Dipendente categoria B indicare C se Dipendente categoria C indicare D se Dipendente categoria D Nel caso in cui si abbia la procedura PC Gestione Personale Halley, l associazione avviene automaticamente attraverso la codifica delle categorie presenti nel contratto retributivo in base al livello registrato ogni mese con il calcolo del cedolino. La codifica rispecchia la seguente tabella: 0D Dipendente dirigente tempo indeterminato 0D Dipendente dirigente tempo determinato 0D0I95 - Alte specializzazione in dotazione organica 0D6A00 - Dipendente categoria D 0D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria D Dipendente categoria C Dipendente categoria C Dipendente categoria C Dipendente categoria C Dipendente categoria C 0B7A00 - Dipendente categoria B 0B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B Dipendente categoria B 0A Dipendente categoria A Dipendente categoria A Dipendente categoria A Dipendente categoria A Dipendente categoria A 0D Dipendente fuori dotazione organica 0D Dipendente fuori dotazione organica Dipendente contrattista 0D Dipendente restante personale 0D Dipendente restante personale 0D Dipendente restante personale 0D Dipendente restante personale 0D Dipendente restante personale Dipendente restante personale Nella sezione Caricamento dati: Selezionare ed indicare per ogni Area Operativa, su ogni Area di Intervento, la relativa percentuale di gestione. Le ore indicate su interventi in economia diretta rappresentano le ore di lavoro effettuate dall ente e sono quelle considerate per il calcolo della tabella 19 e 20. Pagina 13 di 14

14 Esempio Area Operativa 4- Servizi erogati alla collettività Area di intervento: 3- Lavori Pubblici 40% su Interventi in economia diretta 40% appalti 20% concessione a terzi. Da questo esempio si evidenzia che per i lavori pubblici l ente impiega il 40% delle ore complessivamente lavorate all interno dell ente (cioè in economia) e il restante 60% lo da in gestione a terzi. Selezionare e cliccare su selezionare tutti i giustificativi presenti ed eseguire il calcolo. Con questa funzione il programma calcola, per ogni categoria/posizione economica di personale, tutte le ore lavorate estraendo mensilmente tutti i giustificativi movimentati e arrotondando il totale mensile all ora (0-29 minuti = minuti =30); si ricava, quindi, il totale annuo e suddivide le ore sulle aree di intervento in base alla percentuale precedentemente inserita nella tabella 18 su interventi in economia diretta. Per effettuare una verifica dei dati calcolati ci si può avvalere sia della stampa di controllo ottenuta cliccando su che dell estrazione giustificativi (gli stessi indicati nel calcolo) ottenibile con la funzione Statistiche/Estrazione Giustificazioni. Selezionando è possibile caricare su ogni area di intervento il numero dei prodotti o delle attività che l ente ha effettuato nell anno. Le informazioni da indicare sono strettamente correlate con quanto rilevato nelle tabelle 18 e 19 e sono costituite da beni quantificabili o da servizi offerti dall ente. Terminata la compilazione delle tabelle, continuare come segue. Tramite il bottone è possibile trasferire i dati della Relazione nell apposito kit excel predisposto dalla RGS. Eseguendo questa funzione verrà generato un file, denominato relca.xls, contenente il kit compilato con i dati elaborati. L operatore potrà salvare il file così creato nel percorso desiderato. Nel kit viene richiesto il codice contratto: il programma per l esportazione assegna per default il codice RALN. Visto che il kit messo a disposizione dalla RGS è in formato Excel, per la consultazione di tale file occorre che nella postazione di lavoro sia installato il programma Microsoft Excel o analogo programma. L esportazione sul kit Excel può essere effettuata più volte; nel caso in cui il kit segnali delle incongruenze, è possibile correggere i dati direttamente nelle tabelle 18 e 19 e 20 e quindi ripetere l esportazione. Dopo aver effettuato l Upload del kit nel sito del SICO e dopo essersi accertati che i dati inviati siano corretti, il programma del SICO permette di effettuare una stampa di avvenuta ricezione e di correttezza dei dati inviati. Attraverso l opzione è possibile allegare la ricevuta del SICO alla Relazione al conto annuale e avvalersi di tale documento per certificare l invio dei dati e la loro correttezza. Questo è possibile solo se la ricevuta del SICO è in formato PDF. Pagina 14 di 14