L ambito di progetto Rappresenta la definizione del progetto, ovvero cosa deve essere portato a termine Comprende gli elementi:

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1 Insegnamento di Gestione e Organizzazione dei Progetti A.A. 2008/9 Lezione 6: Ambito di progetto organizzazione della comunicazione Prof.ssa R. Folgieri folgieri@dico.unimi.it folgieri@mtcube.com Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 1 FASE 1: ANALISI E PORTATA DI UN PROGETTO L ambito di progetto Rappresenta la definizione del progetto, ovvero cosa deve essere portato a termine Comprende gli elementi: Obiettivi (del progetto e del prodotto) Requisiti e caratteristiche del prodotto o del servizio Criteri di accettazione del prodotto Limiti di progetto Requisiti e deliverable del progetto Vincoli del progetto Assunti del progetto Organizzazione iniziale del progetto Rischi definiti nelle fasi iniziali Milestone WBS Ordine di grandezza della stima dei costi Requisiti di gestione del progetto Requisiti di approvazione Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 2 1

2 FASE 1: ANALISI E PORTATA DI UN PROGETTO Raccordo dei documenti Studio di fattibilità Approvazione (Project Charter) [capitolato] Ambito del progetto Obiettivi Descrizione vincoli e assunti del progetto Elenco stakeholder fornitori Definizione tipologia organizzazione del progetto Metodologia di progetto che sarà adottata Metodologia di qualità scelta Evidenziazione rischi azioni preventive e correttive Individuazione e descrizione test di valutazione (in accordo con metodologia di qualità scelta) Criteri di validazione/accettazione Piano di comunicazione Requisiti e caratteristiche (technical specification) Costi (generali) WBS iniziale Project Management Plan Aggiunge: WBS: Tempi; Risorse; Costi Baseline: Tempi; Risorse; Costi Strumenti (e luoghi e regole) per la comunicazione Strumenti (e regole) di accettazione Strumenti (e regole e luoghi per la qualità Gestione del Change Management Strumenti e standard di documentazione di progetto Time management Report periodici tempi Report periodici costi Test di accettazione Tecnica Funzionale Qualità Technical specification (fissate) Documenti e procedure di chiusura di progetto Azioni di disseminazione (se il progetto prevede Ricerca) Piano di exploitation (go-live) Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 3 FASE 1: ANALISI E PORTATA DI UN PROGETTO Parti da affrontare Ambito del progetto Obiettivi Descrizione vincoli e assunti del progetto Elenco stakeholder fornitori Definizione tipologia organizzazione del progetto Metodologia di progetto che sarà adottata Metodologia di qualità scelta Evidenziazione rischi azioni preventive e correttive Individuazione e descrizione test di valutazione (in accordo con metodologia di qualità scelta) Criteri di validazione/accettazione Piano di comunicazione Requisiti e caratteristiche (technical specification) Costi (generali) WBS iniziale + Project Management Plan Aggiunge: WBS: Tempi; Risorse; Costi Baseline: Tempi; Risorse; Costi Strumenti (e luoghi e regole) per la comunicazione Strumenti (e regole) di accettazione Strumenti (e regole e luoghi per la qualità Gestione del Change Management Strumenti e standard di documentazione di progetto Time management Report periodici tempi Report periodici costi Test di accettazione Tecnica Funzionale Qualità Technical specification (fissate) Documenti e procedure di chiusura di progetto Azioni di disseminazione (se il progetto prevede Ricerca) Piano di exploitation (go-live) Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 4 2

3 FASE 1: ANALISI E PORTATA DI UN PROGETTO La comunicazione Oggi i meccanismi della comunicazione di progetto spesso sono implementati attraverso wiki Vanno stabiliti i meccanismi di comunicazione del progetto: Server (repository del progetto): come, dove, cosa Strumenti (messaging, VOIP (es. Skype), comunicazione ufficiale) Importante: avviare processi di comunicazione costanti con tutti gli attori coinvolti (sponsor, risorse umane di progetto, destinatari finali) Ricordate il brainstorming?... no idea is too simple, stupid or wild tecnica POURS: Piano organizzare cosa dire e cosa chiedere Obiettivo costante Chiarire costantemente obiettivi e mantenere il colloquio per ottenere feedback (commenti su azioni intraprese e su risultati intermedi e finali) Uso di domande aperte Meglio domandare in modo diretto, senza preamboli, per ottenere risposte dirette e precise Riflessione ascoltate sempre tutto ciò che vi viene detto e ponete domande chiuse di conferma Sommario Concordate sempre le azioni da intraprendere alla fine di ogni ciclo di comunicazione (quello descritto) Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 5 Il piano di comunicazione Pensiamo ora a compilare il piano di comunicazione in fieri, cioè quali meccanismi di documentazione saranno adottati durante lo svolgimento del progetto. Dovete prevedere sempre: Comunicazione via tra risorse di progetto: sempre per conoscenza al PM (ma solo se indispensabili, per non creare troppa entropia) WIKI: è utile prevedere un wiki di progetto, ovvero un repository in cui, in ordine temporale e possibilmente divisi per argomento, sono riportati tutti i tracciamenti dei progressi di progetto, tutte le comunicazioni e le documentazioni di progetto. Ovviamente la documentazione riservata e sensibile (comunicazioni al e dal cliente, comunicazioni tra il management del progetto, dettagli economici) sono da posizionare in cartelle protette e accessibili solo a chi ne ha i diritti (grant) di accesso. Eventi di comunicazione intermedi (riunioni, presentazioni, managemnt check point, ecc ) Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 6 3

4 Il piano di comunicazione: dove va posto e a chi deve essere comunicato Il piano di comunicazione deve essere dichiarato. Va dunque posto: nella documentazione di progetto (prevedendo una voce apposita), perchè venga esposto agli stakeolder del progetto sul wiki (perché sia sempre evidente a tutte le risorse di progetto), corredato da un eventuale calendario, per riunioni, management check point, presentazioni) Va inoltre presentato alla riunione iniziale di staff Rendere tutti partecipi dei progressi è essenziale per la riuscita del progetto. Audience: nel piano di comunicazione occorre dichiarare a chi è rivolto. Esempio: Il seguente piano di comunicazione è rivolto a: Sponsor di Progetto Steering Committee (Comitato di coordinamento) Project Manager Gruppi di utenti che partecipano a progetto (per esempio nelle fasi di test. Elencare) Esperti coinvolti nel progetto (eventuali. Elencare) Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 7 Il piano di comunicazione: metodi di comunicazione Per essere efficace, un buon piano di comunicazione deve prevedere tre assi: Top-Down Le risorse di progetto devono essere sempre coinvolte e periodicamente motivate, attraverso mailing list e messaggi che rendano noti I progressi ed I traguardi raggiunti. Vanno inoltre sollecitate le risorse ad evidenziare immediatamente al project manager, attraverso una mail, per esempio, eventuali problemi o disagi o idee realizzative diverse da quelle stabilite nel piano di progetto. Bottom-Up Per assicurare la partecipazione di tutto lo staff al processo di cambiamento rappresentato da ogni progetto, è importante comunicare obiettivi e progressi, oltre a benefici ottenibili nel tempo. E importante dunque prevedere una riunione iniziale che spieghi il progetto ed una riunione finale che ne illustri I risultati. Periodicamente, inoltre, l invio ad una mailing list di informazioni sullo stato di avanzamento evita che si siviluppi resistenza nei confronti del progetto. Middle-Out E importante fornire supporto ad ogni livello, quindi la comunicazione va estesa a tutte le risorse di progetto. Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 8 4

5 Il piano di comunicazione: stabilire eventi di comunicazione (check point) Monthly Status Reports Il Project Manager deve provvedere mensilmente (o secondo periodi diversi, prestabiliti) a stilare un Report di Avanzamento da sottoporre allo Steering Committee (di cui spesso fa parte egli stesso). Il report dovrà includere: La lista (e la descrizione)delle attività completate nel mese La proiezione del Gantt di avanzamento attività La lista delle attività previste per il mese successivo Monthly Steering Committee Meeting L incontro mensile (o con diversa cadenza prestabilita) sono riservati al solo gruppo di coordinamento. Durante questo meeting viene solitamente illustrato il Report di cui al punto precedente. L agenda dell incontro deve essere inviata preventivamente ai partecipanti. Bi-Monthly Project Team Status Meeting Si svolgono anche con cadenza diversa da quella bimestrale. Possono riguardare l intero progetto o possono essere stabiliti meeting diversi per sottoprogetto (se il progetto è complesso è preferibile, altrimenti le risorse coinvolte sarebbero troppe e non tutte interessate agli stessi temi). Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 9 Il piano di comunicazione: stabilire le date per gli eventi di comunicazione Al piano di comunicazione deve essere allegata la Time Line degli incontri Gli incontri (come milestone, sotto la voce di management check point) vanno generalmente segnalati anche nel GANTT di progetto, tra le attività. Tra gli eventi occorre sempre prevedere: Una riunione iniziale di staff (eventualmente più di una, con staff diversi, se il progetto è complesso) Una riunione iniziale con il committente/cliente, per illustrare il progetto e il piano Una riunione finale di staff (eventualmente più di una, con staff diversi, se il progetto è complesso) Una riunione finale con il committente/cliente/altri stakeolder, per illustrare I risultati ottenuti ed eventuali piani di addestramento/affiancamento nella fase di rilascio (a progetto concluso) Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 10 5

6 Completamento delle informazioni Indipendentemente dalla metodologia di conduzione di progetto adottata, vi sono degli strumenti di uso ormai consolidato per: La creazione della WBS L impostazione delle baseline Il time management del progetto Per poter organizzare bene l utilizzo di tali strumenti, è necessario completare, nel documento di Ambito di progetto e nel Piano di Project Management, le informazioni raccolte nella fase di studio di fattibilità Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 11 Raccolta di informazioni Nella fase di analisi e portata di un progetto vanno aggiornate e dettagliate tutte le informazioni raccolte in modo macroscopico nella fase 0. Aggiornare SWOT analysis, analisi di What If, Gap analysis e così via, aggiungendo eventuali informazioni di dettaglio Aggiornare tutte le informazioni, raccogliendono di più approfondite, sempre secondo quattro basi fondamentali (progetto ben condizionato: 1. tempo 2. quantità 3. costo 4. qualità In fase 1 non siamo più a livello generale di progetto, ma di dettaglio per attività Ciascuna concorre a determinare una parte della documentazione di supporto alla prima stesura del piano di progetto, secondo lo schema: Tempo schedulazione delle attività Quantità risorse (umane e non) a disposizione/necessarie (gap) Costo costo per attività e costo globale (analisi economica: rientri, break even point, consuntivo finale) Qualità risultati attesi, criteri di valutazione (e valutazione finale) Consigliabile utilizzare dei modelli/moduli, per non disperdere le informazioni raccolte. Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 12 6

7 Raccolta di informazioni: tempo e costo TEMPO - valutazioni da effettuare per ogni azione: Quanto tempo avete a disposizione? Quanto tempo occorre per completare ciascuna attività? Vi sono attività che condizionano altre e che potrebbero essere critiche per il rispetto dei tempi globali? Vi sono scadenze particolari che vincolano le varie fasi di progetto? Fornitori o appaltatori necessitano di tempi di preavviso? Quali attività possono essere condotte in parallelo perché non sono interdipendenti? COSTO rispondere a domande: Che budget avete a disposizione? Ci sono penali che potrebbero entrare in gioco per eventuali ritardi o altri eventi? Ci sono sovvenzioni? Vi sono cauzioni da versare o anticipi, ad esempio ai fornitori? Quanto costerà il progetto? Qual è il risparmio che si otterrà a lungo termine? Quanto entrerà invece in modo diretto grazie al progetto? Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 13 Raccolta di informazioni: quantità e qualità QUALITA - dovrete chiedervi: Quali risultati devono essere misurati e come? Chi misura? Chi è responsabile della qualità? Quando volete controllare la qualità del progetto? (date intermedie e controllo finale) Quali sono i livelli di qualità accettabili? C è un grado di tolleranza ed eventualmente qual è? Quale procedura bisogna adottare quando i requisiti di qualità non vengono soddisfatti? Quali procedure possono essere adottate o quali azioni devono essere intraprese per garantire un livello di qualità costante? Quanto pesa la funzionalità rispetto all estetica? QUANTITA : Quanto si può produrre senza discapito per la qualità? Di quante persone avete bisogno nel team di progetto? Per quanto tempo avete bisogno di esse? Di quali mezzi (tecnologici e altro) necessita ciascuna persona coinvolta nel progetto? Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 14 7

8 nota quelle elencate sono solo indicazioni per ogni progetto va considerata la sua natura specifica sta al P.M. individuare tutte le domande necessarie alla raccolta di informazioni iniziali in modo da poter disporre di più elementi possibili per la valutazione, l analisi, la definizione degli obiettivi la pianificazione di progetto Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 15 4 fasi Ricordiamo le 4 fasi di cui si compone un progetto: stabilire obiettivi qualitativi e quantitativi (la fase nasce dalla necessità di tradurre in progetto idee, problemi da risolvere) pianificare e programmare costi e tempi (ovvero verificare la fattibilità del piano, specificare il risultato e pianificare il più possibile potrà sempre capitare un evento imprevisto, ma se all inizio la pianificazione è accurata, la possibilità di eventi non desiderati si riduce notevolmente) mettere in atto il piano di lavoro (e cioè avviare le azioni necessarie e giungere al momento della consegna del risultato) valutare i risultati (seguire gli stati di avanzamento del progetto, correggendone via via i difetti ed infine eseguire una valutazione puntuale di ciascuna fase e attività e in generale del progetto, in modo da poter disporre di un modello di riferimento per eventuali progetti futuri simili a quello che state mettendo in atto). siamo qui Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 16 8

9 Una parentesi: valutare il risultato Già dalla prima fase??? Inizialmente non si valuta il risultato, ma si definiscono i criteri di valutazione finale. Stabilire adeguatamente un risultato serve a identificare al meglio l obiettivo in modo oggettivo e considerando tutti i fattori che portano alla felice conclusione di un progetto. Fin dall inizio del progetto, tutti i componenti del team devono conoscere cosa ci si aspetta (il risultato) da ciascuno di loro per considerare raggiunto l obiettivo. In tal modo tutti sapranno che verrà fatta una valutazione dei risultati di ognuno. E parte integrante e IMPORTANTE sia del processo di comunicazione, sia del processo di qualità Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 17 Altra parentesi: documentazione di progetto un progetto va documentato in ogni fase! (anche questo concetto è ripreso nello standard di qualità) Stabilite inizialmente: il tipo di documentazione deve essere prodotto per ciascuna attività da chi deve essere prodotto quali sono gli standard da adottare (nome dell autore, data di creazione, revisioni e relative date, chi ha partecipato all attività) quali erano gli obiettivi e come sono stati raggiunti i tempi impiegati i costi associati le risorse coinvolte (non solo umane) eventuali procedure di mantenimento o di correzione (sia dell attività che della documentazione) e così via. Ad ogni attività va inoltre associata una scheda di valutazione. Nella prima parte di documentazione deve essere anche definito il ruolo di ciascun membro del team di progetto. Tutta la documentazione man mano andrà ad aggiornare la cartella di progetto, nella quale dovranno essere già contenute: le descrizioni di tutti gli aspetti (corretta definizione di progetto e pianificazione puntuale, che analizzeremo meglio nel seguito). Prof. R. Folgieri, Ing. PhD Gestione e Organizzazione dei Progetti 18 9