CHIUSURA ANNUALE 2010

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1 Gestione Informatica Via Brescia, Torri di Quartesolo (VI) Parco commerciale Le Piramidi Tel Fax CHIUSURA ANNUALE 00 Prima Parte VENDITE e Per la versione 3. Nuova Numerazione Anno 0 Per iniziare la procedura per la nuova numerazione documenti del 0 occorre verificare se il formato del numero documento è composto di 7 cifre (numero/anno), ad esempio 5/0. Se si sta già utilizzando la numerazione a 7 cifre seguire tali istruzioni. Se non si è sicuri, per verificare occorre effettuare la prova ad inserire un DdT. In inserimento cambiando il numero che viene proposto in automatico e scrivere 0000, cliccare su Crea Nuovo. Se non compariranno messaggi avete la gestione a 7 cifre. procedura 7 cifre PROCEDURA A 7 CIFRE da pagina 3 a pagina 5 Ai primi di gennaio occorrerà azzerare la numerazione progressiva per iniziare con la nuova numerazione Anno/Numero, cioè Da febbraio 0 si dovrà procedere alla creazione della ditta storico ed alla archiviazione dei documenti utilizzando le successive procedure di chiusura del magazzino procedura 5 cifre PROCEDURA A 5 CIFRE da pagina a pagina 8 Entro Gennaio 0 occorre liberare i primi numeri dei ddt, delle fatture e degli altri documenti per inserire i nuovi documenti dal numero. Successivamente si potrà chiudere il magazzino ed archiviare tutti i documenti. Chiusura 00-prima parte pag.

2 PROCEDURA PER LA CHIUSURA DELLE VENDITE/ACQUISTI e del Versione 7 caratteri Versione 5 caratteri ENTRO IL 3//00 Colore Verde da FEBBRAIO 0 (dopo l inserimento di tutti i documenti 00) ENTRO IL 3//00 Colore Arancio da GENNAIO 0 (dopo l inserimento di tutti i documenti 00) AZZERAMENTO NUMERI PROGRESSIVI 7/ CREARE LA DITTA STORICO 7/ CHIUSURA DEL 7/3 ARCHIVIARE TUTTI I DOCUMENTI DEL 00 7/4 CREARE LA DITTA STORICO 5/ ARCHIARE I PRIMI 4 MESI DELL ANNO 00 AZZERARE I NUMERI PROGRESSIVI 5/ 5/3 CHIUSURA DEL 5/4 ARCHIVIARE I DOCUMENTI RIMANENTI DELL ANNO 00 5/5 Procedura da pagina 3 a pagina 5 Procedura da pagina a pagina 8 Chiusura con Capital Office GESTIONE COMMESSE Per gli utenti che utilizzano la gestione delle commesse la procedura rimane similare ad eccezione che le commesse devono essere archiviate per ultime e saranno archiviate solo quelle con data chiusura contabile inserita. Chiusura con Capital Office versioni precedenti Per chi fosse ancora in possesso della versione 3. o precedenti, seguire le procedure che si riferiscono a tali versioni, anno 00 o precedenti, disponibili su Chiusura 00-prima parte pag.

3 Versione 7 caratteri AZZERAMENTO NUMERI PROGRESSIVI 7/ Nei primi giorni di Gennaio 0 occorrerà riportare i progressivi a 0 dei Ddt, delle Fatture e degli altri documenti che desiderate inizino da. Entrare in Capital nella ditta principale ed eseguire: VENDITE-ACQUISTI => MANUTENZIONE => CAMBIO NUMERI PROGRESSIVI E MASSIMI DEI DOCUMENTI Comparirà una videata simile a quella riportata qui sotto. Nell ultima colonna Nuovo Pr digitare i nuovi numeri progressivi di tutti i documenti che si necessita. Cliccare poi sul pulsante, leggere e confermare il messaggio e scrivere la parola d' accesso di secondo livello. Comparirà il messaggio Cambio progressivi eseguito confermare ed uscire. Versione 7 caratteri CREARE LA DITTA STORICO A FEBBRAIO 0, quando saranno stati inseriti tutti i documenti del 00, effettuato le varie verifiche di magazzino, stampa inventari e varie e si è pronti alla chiusura dell anno 00 dei documenti, per le chiusure di magazzino è possibile procedere con le seguenti operazioni. Assicurarsi di avere spazio sufficiente nel disco fisso per la nuova ditta che avrà un occupazione similare alla ditta attiva Avere eseguito una copia archivi, utilizzando il Vs sistema attualmente in uso. Conservare tali copie non cancellandole per potere in futuro ripristinare la situazione del 00 3 Assicurarsi che nessun utente stia utilizzando Capital Office 4 Aggiornare Capital Office via Internet Entrare in Capital Office nella ditta principale che si utilizza quotidianamente ed eseguire: 5 STRUMENTI E MANUTENZIONE=> ACCESSO ALL AMMINISTRATORE=> INSERIMENTO DI UNA NUOVA DITTA Si vedrà già selezionata la scelta Crea ditta storico e nel campo sottostante l anno storico 00 7/ Si devono modificare solo i N. progressivi scrivendo e solo per i documenti che nel 0 si desidera ripartano da con la nuova numerazione. 7 In basso nella videata, viene automaticamente proposto il nome della nuova ditta (esempio BIANCHI 0, ATTENZIONE: il nome della nuova ditta deve essere diverso da quello in uso), controllare ed eventualmente modificare se non è corretto. Cliccare su Crea. Alla richiesta della password inserire la parola d accesso di secondo livello, leggere il messaggio di avvertimento e confermare. Viene eseguita la copia dei files degli archivi, se invece compaiono dei messaggi d'impossibilità di eseguire tale operazione contattare il centro assistenza. Attendere l elaborazione dei dati e l aprirsi/chiudersi delle videate dei vari programmi. Al termine comparirà il messaggio creazione ditta storico completata, ora si possono archiviare i documenti. Chiusura 00-prima parte pag. 3

4 L'operazione successiva deve essere effettuata solo se si gestiscono le giacenze del magazzino e se sono stati inseriti tutti i documenti del 00. Con tale procedura viene creato un documento in Acquisti contenente i movimenti di inventario di giacenza iniziale. Non si possono eseguire i passaggi a magazzino o inserire movimenti di magazzino del nuovo anno 0 prima della chiusura. I documenti del 0 possono invece essere inseriti. Prima di proseguire occorre avere inserito tutti i documenti del 00 (ddt,fatture,acquisti,..) Avere eseguito una copia archivi Conservare tali copie non cancellandole per potere in futuro ripristinare la situazione del 00 (se non eseguito precedentemente). 3 Assicurarsi che nessun utente stia utilizzando Capital Office 4 Aggiornare Capital Office via Internet 5 Versione 7 caratteri CHIUSURA DEL Entrare in Capital Office nella ditta principale che si utilizza quotidianamente ed eseguire: => TABELLE E MANUTENZIONE => CHIUSURA/APERTURA ANNUALE Confermare il messaggio e digitare la password di secondo livello. Cliccare volte sull elenco per selezionare la stampa Inventario. Controllare la data finale che deve essere 3//00. Controllare la data movimenti di apertura che deve essere 0/0/0. Verificare se la causale ed il tipo di valorizzazione impostate sono corrette in base alle proprie esigenze. Cliccare su Stampa ed attendere l elaborazione dei dati. Comparirà l anteprima di stampa dell inventario: verificarne la correttezza e continuare solo se corretto. Stampare e poi chiudere l anteprima di stampa. Dopo avere chiuso l anteprima di stampa cliccare su e confermare il messaggio successivo. Si aprirà la videata di Archiviazione movimenti, verificare che la data sia 3//00, premere Invio. continua 7/3 continua Verificare che la ditta storico selezionata sia corretta e premere Invio. Confermare la domanda successiva e cliccare poi su SI alla richiesta di archiviazione. Attendere l elaborazione dei dati. Al termine comparirà il messaggio di avvertimento che è stato creato il documento di Acquisto nel programma Vendite/Acquisti/Ordini/Preventivi, contenente l inventario di apertura di tutti gli articoli. Cliccare poi su Esci. 3 Per archiviare tutti i documenti di tutto l anno 00, occorre entrare nella ditta principale in uso dove è inserito il 0 (e dove sono presenti i documenti del 00 ancora da archiviare) ed eseguire il programma VENDITE-ACQUISTI=>MANUTENZIONE=>ARCHIVIA DOCUM.NELLA DITTA STORICO inserire la parola d accesso, scegliere Tutti i documenti, digitare il nome della ditta storico creata precedentemente (esempio BIANCHI 0), o selezionarla dal menu a tendina, e scrivere la data: 0/0/0. Assicurarsi di effettuare l'archiviazione di tutti i documenti (Ddt,Fatture,Ordini,Acquisti, ecc.) Dopo l archiviazione eseguire nella ditta corrente RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI DOCUMENTI RICOSTRUZIONE INDICI STATISTICI Dopo l archiviazione eseguire nella ditta storico 00 RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI DOCUMENTI RICOSTRUZIONE INDICI STATISTICI ARCHIVIARE TUTTI I DOCUMENTI 00 7/4 continua Chiusura 00-prima parte pag. 4

5 Versione 7 caratteri continua 4 Creazione archivi Dbi della ditta storico 00 in STRUMENTI E MANUTENZIONE=> ACCESSO ALL AMMINISTRATORE=> IMPOSTAZIONI DELLA DITTA CORRENTE=> Si aprirà la videata dove nella zona Tipo Database Abilitazione gestione avanzata archivi dbi : scegliere dalla tendina Microsoft Access o Microsoft SQL a seconda di quello che è stato impostato in precedenza nella ditta principale. Cliccare poi su Salva e digitare la parola di accesso di secondo livello. Cliccare su Abilita Tabelle, si visualizzerà la tabella con l elenco di tutti i files abilitati, cliccare su Ricrea tutti gli archivi. Attendere l aprirsi/chiudersi di varie schermate. Al termine verrà visualizzato il messaggio Creazione degli archivi DBI terminata. Cliccare su OK e poi su Esci in entrambe le schermate aperte. Se l archiviazione è terminata correttamente entrando in variazione dei documenti nella ditta principale, i vari documenti datati 00 non ci saranno più. E importante non procedere alla conferma definitiva dei documenti in magazzino del nuovo anno 0, fino a che non sia stata effettuata la chiusura del magazzino 00. Chiusura 00-prima parte pag. 5

6 Versione 5 caratteri Assicurarsi di avere spazio sufficiente nel disco fisso per la nuova ditta che avrà un occupazione similare alla ditta attiva Avere eseguito una copia archivi! Conservare tali copie non cancellandole per potere in futuro ripristinare la situazione del 00 3 Assicurarsi che nessun utente stia utilizzando Capital Office 4 Aggiornare Capital Office via Internet 5 7 Entrare in Capital Office nella ditta principale che si utilizza quotidianamente ed eseguire: STRUMENTI E MANUTENZIONE=> ACCESSO ALL AMMINISTRATORE=> INSERIMENTO DI UNA NUOVA DITTA Si vedrà già selezionata la scelta Crea ditta storico e nel campo sottostante l anno storico 00 CREARE LA DITTA STORICO In basso nella videata, viene automaticamente proposto il nome della nuova ditta (esempio BIANCHI 0, ATTENZIONE: il nome della nuova ditta deve essere diverso da quello in uso), controllare ed eventualmente modificare se non è corretto. Cliccare su Crea. Alla richiesta della password inserire la parola d accesso di secondo livello, leggere il messaggio di avvertimento e confermare. Viene eseguita la copia dei files degli archivi, se invece compaiono dei messaggi d'impossibilità di eseguire tale operazione contattare il centro assistenza. Attendere l elaborazione dei dati e l aprirsi/chiudersi delle videate dei vari programmi. Al termine comparirà il messaggio creazione ditta storico completata, ora si possono archiviare i documenti. 5/ ARCHIARE I PRIMI 4 MESI 5/ DELL ANNO 00 Chiusura 00-prima parte pag. Attenzione l archiviazione si può eseguire solo se nel periodo da archiviare sono stati eseguiti dal menu Procedure Periodiche: - Conferma definitiva documenti a magazzino - Conferma Definitiva Documenti specificando la data: precedenti al 0/05/0. ATTENZIONE: VERIFICARE SE TUTTI I DOCUMENTI SONO STATI CONTABILIZZATI, PASSATI A, ecc. ATTENZIONE: dopo l archiviazione certe stampe parametriche possono non comprendere i documenti archiviati. Entrare in Capital Office nella ditta principale in uso ed eseguire: VENDITE-ACQUISTI=> MANUTENZIONE=> ARCHIVIA DOCUMENTI NELLA DITTA STORICO Inserire la parola d accesso di secondo livello Scegliere il tipo di documento, ad esempio DDT o Fatture, oppure Tutti i documenti. Scegliere dall elenco del menu a tendina il nome della ditta storico creata precedentemente (esempio BIANCHI 0) Digitare la data precedente alla quale si desidera archiviare i documenti (esempio 0/05/00, verranno archiviati i documenti sino al 30/04/0 compreso). Gli ordini parzialmente evasi NON saranno archiviati. Ripetere l intero punto n. 3 per tutti i documenti che si desidera archiviare per effettuare lo spazio necessario ai documenti del nuovo anno 0. Dopo l archiviazione eseguire nella ditta corrente RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI DOCUMENTI RICOSTRUZIONE INDICI STATISTICI Dopo l archiviazione eseguire nella ditta storico 00 RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI DOCUMENTI RICOSTRUZIONE INDICI STATISTICI continua

7 Versione 5 caratteri continua 7 Creazione archivi Dbi della ditta storico 00 in STRUMENTI E MANUTENZIONE=> ACCESSO ALL AMMINISTRATORE=> IMPOSTAZIONI DELLA DITTA CORRENTE=> Si aprirà la videata dove nella zona Tipo Database Abilitazione gestione avanzata archivi dbi : scegliere dalla tendina Microsoft Access o Microsoft SQL a seconda di quello che è stato impostato in precedenza nella ditta principale. Cliccare poi su Salva e digitare la parola di accesso di secondo livello. continua Entrare in Capital Office nella ditta principale ed eseguire: VENDITE-ACQUISTI => MANUTENZIONE => CAMBIO NUMERI PROGRESSIVI E MASSIMI DEI DOCUMENTI Comparirà una videata simile a quella riportata qui sotto. Nell ultima colonna Nuovo Pr. digitare i nuovi numeri progressivi di tutti i documenti che si necessita. Cliccare poi sul pulsante CAMBIA, leggere e confermare il messaggio e scrivere la parola d'accesso di secondo livello. Comparirà il messaggio Cambio progressivi eseguito confermare ed uscire. 8 Cliccare su Abilita Tabelle, si visualizzerà la tabella con l elenco di tutti i files abilitati, cliccare su Ricrea tutti gli archivi. Attendere l aprirsi/chiudersi di varie schermate. Al termine verrà visualizzato il messaggio Creazione degli archivi DBI terminata. Cliccare su OK e poi su Esci in entrambe le schermate aperte. Se l archiviazione è terminata correttamente entrando in variazione dei documenti nella ditta principale, i primi numeri dei vari documenti saranno vuoti. L operazione di archiviazione è possibile eseguirla più volte ed in momenti diversi (occorre ripetere le varie fasi dal punto al ed il n. 8). E importante non procedere alla conferma definitiva dei documenti in magazzino del nuovo anno 0, fino a che non sia stata effettuata la chiusura del magazzino 00. AZZERARE I NUMERI PROGRESSIVI 5/3 Nei primi giorni di Gennaio 0 occorrerà riportare i progressivi a 0 dei Ddt, delle Fatture e degli altri documenti che desiderate inizino da. Si devono modificare solo i N. progressivi portandoli a 0 e solo per i documenti che si desidera ripartano da. Se successivamente viene inserito un documento dell'anno precedente (e quindi si deve forzare il numero digitando quello più alto dell anno precedente) occorre ritornare in questo programma per modificare di nuovo i progressivi abbassandoli al numero progressivo a cui si è arrivati nell anno nuovo 0. continua Chiusura 00-prima parte pag. 7

8 L'operazione successiva deve essere effettuata solo se si gestiscono le giacenze del magazzino. Con tale procedura viene creato un documento in Acquisti contenente i movimenti di inventario di giacenza iniziale. Non si possono eseguire i passaggi a magazzino o inserire movimenti di magazzino del nuovo anno 0 prima della chiusura. I documenti del 0 possono invece essere inseriti. Prima di proseguire occorre avere inserito tutti i documenti del 00 (ddt,fatture,acquisti,..) Avere eseguito una copia archivi Conservare tali copie non cancellandole per potere in futuro ripristinare la situazione del 00 3 Assicurarsi che nessun utente stia utilizzando Capital Office 4 Aggiornare Capital Office via Internet 5 Versione 5 caratteri CHIUSURA DEL Entrare in Capital Office nella ditta principale che si utilizza quotidianamente ed eseguire: => TABELLE E MANUTENZIONE => CHIUSURA/APERTURA ANNUALE Confermare il messaggio e digitare la password di secondo livello per accedere. Cliccare volte sull elenco per selezionare la stampa Inventario. Controllare la data finale che deve essere 3//00. Controllare la data movimenti di apertura che deve essere 0/0/0. Verificare se la causale ed il tipo di valorizzazione impostate sono corrette in base alle proprie esigenze. Cliccare su Stampa ed attendere l elaborazione dei dati. Comparirà l anteprima di stampa dell inventario: verificarne la correttezza e continuare solo se corretto. Stampare e poi chiudere l anteprima di stampa. Chiusa l anteprima di stampa dell inventario cliccare su e confermare il messaggio successivo. Si aprirà la videata di Archiviazione movimenti, verificare che la data sia 3//00, premere Invio 5/4 continua Verificare che la ditta storico selezionata sia corretta e premere Invio. Confermare la domanda successiva e cliccare poi su SI alla richiesta di archiviazione. Attendere l elaborazione dei dati. Al termine comparirà il messaggio di avvertimento che è stato creato il documento di Acquisto nel programma Vendite/Acquisti/Ordini/Preventivi, contenente l inventario di apertura di tutti gli articoli. Cliccare poi su Esci. 7 ARCHIVIARE I DOCUMENTI RIMANENTI DELL ANNO 00 Se con le precedenti procedure non sono stati ancora archiviati tutti i documenti di tutto l anno 00, occorre entrare nella ditta principale in uso (dove sono presenti i documenti del 00 ancora da archiviare) ed eseguire il programma VENDITE-ACQUISTI=>MANUTENZIONE=>ARCHIVIA DOCUM.NELLA DITTA STORICO inserire la parola d accesso, scegliere Tutti i documenti, digitare il nome della ditta storico creata precedentemente (esempio BIANCHI 0), o selezionarla dal menu a tendina, e la data: 0/0/0. Assicurarsi di effettuare l'archiviazione di tutti i documenti (Ddt,Fatture,Ordini,Acquisti, ecc.) Dopo l archiviazione eseguire le operazioni che compaiono a video (vedere punti n. 5, n. e n. 8 della circolare a pagina e 7). Le circolari di chiusura sono tutte disponibili nel nostro sito nella sezione Supporto --> Circolari. 5/5 Chiusura 00-prima parte pag. 8

9 CONTABILITA CENNI sulla CHIUSURA ANNUALE IVA e BILANCIO La prossima nostra circolare tratterà in modo completo tale chiusura, anticipiamo alcune informazioni preliminari. La circolare dovrà essere scaricata dal nostro sito nella sezione Supporto --> Circolari. LE PRIMENOTE DEL NUOVO ANNO 0 SI POSSONO TRANQUILLAMENTE INSERIRE SENZA ESEGUIRE LE OPERAZIONI DI CHIUSURA AVVERTENZE: NON STAMPARE I REGISTRI DEFINITIVI IVA DEL 0 SENZA LA STAMPA DEFINITIVA E LA CHIUSURA ANNUALE DELL IVA 00. -Stampa definitiva registri iva corrispettivi, acquisti e vendite in CONTABILITA =>PR.PERIODICHE =>STAMPA REGISTRO IVA -Stampa dichiarazione annuale Iva al 3//00. Programma: CONTABILITA =>PR.FINE ANNO =>STAMPA DICHIARAZIONE ANNUALE IVA e verifica dei valori se corrispondono alla somma delle singole liquidazioni periodiche 3-Azzeramento tabelle IVA. Programma: CONTABILITA => TABELLE => GESTIONE TABELLA CODICI IVA Cliccare su Chiusura Annuale confermare l azzeramento e digitare la parola di accesso di secondo livello. Se abilitato l'utilizzo del credito iva anche per le imposte si apre la maschera per il controllo e la modifica del credito di inizio anno (Riportare lo stesso importo per il credito Iva ed il credito per l'f4). Comparirà il messaggio Eseguita Chiusura ed apertura Iva confermare ed uscire. Dopo questa operazione non si può più stampare la Dichiarazione Iva anno 00. Se le presenti operazioni non saranno effettuate nella prossima Dichiarazione Iva annuale verranno sommati insieme i valori del 00 e del 0. Chiusura 00-prima parte pag. 9