PROTOS GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA AZIENDALE IN AMBIENTE INTRANET. Open System s.r.l.

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2 SOMMARIO 1. INTRODUZIONE 3 2. ELEMENTI DEL PROGETTO Hardware Software di base Procedure operative Posta in ingresso Posta in uscita Emissione Circolari Sito Intranet Pagine statiche e dinamiche Conclusioni 7 2

3 1. Introduzione Questo documento descrive il sistema informatico realizzato per la gestione delle procedure aziendali relative all automazione della corrispondenza aziendale. Gli elementi caratterizzanti l applicazione sono: La totale assenza di carta L impiego globale di tecnologia web Interfaccia utente mediante il browser internet. 2. Elementi del progetto La descrizione del progetto si articola nei seguenti elementi: Hardware Software di sistema Software applicativo 2.1 Hardware La struttura hardware non contempla particolari requisiti oltre quelli normalmente necessari per la realizzazione della intranet. Ovviamente bisogna tenere presente che nelle transazioni si fa un uso massiccio di immagini. Una o più postazioni possono essere corredati da scanner per la digitalizzazione dei documenti. Sul server è installato un modem per la gestione del flusso dei fax. 2.2 Software di base L architettura del sistema si basa sulla seguente struttura del software di base: Per la parte server: Sistema operativo Microsoft Windows NT Server 4.0 / 2k Server Sever Suite Microsoft Backoffice 4.5 o superiore Microsoft Office 97 o superiore in modalità amministrativa. Microsoft fax. Per la parte client: Microsoft Windows 9x / NT / 2k Microsoft Office 97 o superiore Browser Microsoft Internet Explorer 4.1 o superiore Network Client Le postazioni corredate da scanner avranno installato il software di acquisizione immagini. 3

4 2.3 Procedure operative. Vengono descritte le fasi operative ed i criteri di sviluppo del flusso di lavoro per i vari tipi di documenti: Posta in ingresso Posta in uscita Circolari Posta in ingresso L iter del documento è il seguente: Pop client ( ) Posta Internet Ingresso Fax automatico Fax In Ingresso Segreteria Controllo SI NO Scanner Posta cartacea resa digitale Protocollo Controllo Amministrazione Utente finale Supervisore La posta in ingresso viene presa in esame dai tre media possibili: Cartaceo Fax L unica ad essere manipolata è la prima in quanto viene resa digitale mediante passaggio attraverso lo scanner. 4

5 L utente a cui fa riferimento la SEGRETERIA, censisce tutte le comunicazioni pervenute nei modi suddetti inserendo, per ciascuno di essi gli elementi caratterizzanti: Mittente Destinatario Argomento Descrizione A questo punto la Segretaria è in condizione di capire se uno specifico documento può essere direttamente protocollato ed inviato al destinatario, oppure se richiede che sia inoltrato al controllo della Direzione. Nel primo caso opera direttamente, nel secondo caso seleziona l opzione che prevede l inoltro alla Direzione. La posta che perviene alla Direzione, viene unificata in quanto il media di provenienza non ha più rilevanza. Da qui viene protocollata ed inoltrata ad destinatario definitivo senza altri passaggi Posta in uscita Qualsiasi funzione può preparare dei documenti da inviare all esterno utilizzando il software Microsoft Word. Preparata la comunicazione viene inviata, mediante posta interna, alla Segreteria che trasferisce il documento integrale in un particolare modello di Word corredato di una macro in grado di protocollare il documento ed inoltrarlo per , fax oppure posta tradizionale. Mentre però i primi due casi vengono processati automaticamente, nel caso di posta tradizionale, il documento viene stampato sulla stampante della Segreteria. L iter che ne risulta è il seguente: Creazione del documento Trasferimento nel modello adatto alla spedizione Protocollo Invio alla Segreteria Invio automatico per fax Invio automatico per Stampa ed invio manuale 5

6 2.3.3 Emissione Circolari Le circolari sono un caso particolare di posta in uscita. Anche in questo caso quindi la funzione emittente prepara il documento e lo invia alla Segreteria mediante posta elettronica interna. La Segretaria, selezionando l apposita opzione, fa in modo che il documento anzicchè essere inviato, viene pubblicato in un apposita area del sito in cui può essere visualizzato ed eventualmente scaricato. L iter del documento è il seguente: Creazione del documento Supervisore Protocollo Cartella pubblica Controllo Amministrazione Sito Web Utente intranet 6

7 2.4 Sito Intranet Il sito Intranet contiene tutte le pagine necessarie all utente per accedere alle informazioni, agli archivi, per effettuare le ricerche e per richiamare i modelli per la comunicazione interna o per avviare le procedure precedentemente descritte Pagine statiche e dinamiche Il sito è costituito da una serie di pagine HTML e ASP opportunamente realizzate sia funzionalmente che graficamente. Attraverso le varie pagine è possibile: Utilizzare le varie procedure Consultare il protocollo Gestire le tabelle Gestire i vari elenchi telefonici Immettere e modificare dati nel database Oltre ad essere consultabili, alcune pagine sono modificabili da utenti che dispongano di opportuni privilegi (es. protocollo). 2.5 Conclusioni Con la realizzazione del sito Intranet, si raggiunge un livello di automazione delle procedure di office automation pressoché totale. Le soluzioni adottate consentono di svolgere le varie attività in modo asincrono rispetto alla presenza fisica delle persone preposte alle varie attività. Inoltre sono stati attivati una serie di meccanismi software per cui, chi ne ha i diritti, può manipolare i livelli di responsabilità in modo da rendere sempre fluido l iter procedurale. In sostanza il progetto realizzato è un insieme costituito in parte dagli gli elementi presenti nella piattaforma Microsoft Backoffice ed in parte da alcuni applicativi appositamente realizzati. L aspetto importante è che le informazioni sono dinamiche e costantemente pubblicate nel sito aziendale, cosicché per venirne a conoscenza non sono necessari dei processi di elaborazione, ma sono sempre in linea e disponibili a chi ne abbia i diritti di consultazione, ovunque si trovi. I vantaggi operativi e gestionali di questi risultati sono sicuramente molto importanti dato che consentono a ciascun elemento della struttura aziendale di conoscere tutto ciò che è interessante sapere per il proprio livello di responsabilità. Gli strumenti di produttività individuale consentono facilmente di ottenere delle informazioni di sintesi per la giusta valutazione di importanti aspetti aziendali. 7

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