Migliorate il ROI delle vostre comunicazioni unificate incrementando l adozione da parte degli utenti

Transcript

1 Migliorate il ROI delle vostre comunicazioni unificate incrementando l adozione da parte degli utenti White Paper WORK. PLAY. LIFE.

2 Introduzione Mentre i vantaggi derivanti dall introduzione delle comunicazioni unificate (UC) sono subito evidenti per le aziende, un numero sempre crescente di opinionisti del settore continua a evidenziare quale sia il più grande ostacolo per l ottimizzazione del ritorno sull investimento: garantire l adozione da parte dei dipendenti. È una storia nota. Mentre i responsabili IT con potere decisionale si concentrano soprattutto sull integrazione di strumenti e servizi in tempo reale, come la messaggistica istantanea e le conferenze audio e video con messaggi vocali, e messaggi di testo, trascurano invece le esigenze emotive e informative degli utenti finali. Il risultato? La vostra azienda ha effettuato un investimento significativo su una piattaforma UC e su dispositivi all avanguardia impeccabili. Che nessuno utilizza. I suggerimenti forniti di seguito, raccolti durante anni di esperienza in distribuzioni UC, vi aiuteranno a evitare il pericolo di un adozione ridotta tra la vostra forza lavoro. Convincere i dipendenti a utilizzare effettivamente le applicazioni UC è l unico fattore veramente importante per una distribuzione di successo e per migliorare il ROI. Jeremy Littlejohn, Information Week, UC: Big Promise, Modest Movement

3 Promuovere l adozione da subito I vostri utenti finali vorranno sapere perché state pensando di introdurre un nuovo modello di comunicazione, e molti di loro potrebbero avere sospetti su tale cambiamento. Per dissipare tali sospetti, potete enfatizzare i potenziali vantaggi di cui essi usufruiranno e i benefici che la vostra azienda ne trarrà. I vantaggi per gli utenti finali includono la flessibilità di lavorare da casa, l eliminazione di attività irritanti come la ricezione di non necessarie o dei disagi provocati dal rumore di fondo (tramite l utilizzo della tecnologia di cancellazione del rumore) o la capacità di collaborare in modo più semplice con colleghi lontani tramite comunicazioni vocali. I vantaggi per l azienda possono includere un incremento della produttività, un miglioramento nello scambio di idee favorito da una maggiore collaborazione e una forza lavoro più soddisfatta. Mettetevi nei loro panni Ad ogni fase della distribuzione UC, prendetevi il tempo di pensare a come vi sentireste a scambiare il posto di lavoro con uno dei vostri colleghi basati in ufficio o che lavora in mobilità. I telefoni fissi si dimostrano scomodi quando si deve giostrare con i documenti e prendere appunti? Il volume delle ricevute causa confusione o la sensazione di essere sommersi? E i cavi limitano la libertà di movimento? Compilando un elenco dei requisiti e dei disagi, potrete dimostrare che le comunicazioni unificate possono dare risposte, ad esempio fornire cuffie o auricolari wireless ai lavoratori con postazione fissa che durante il giorno desiderano spostarsi dalla posizione sedentaria. Assicuratevi di disporre di un piano Una tabella di marcia rigorosa per la distribuzione della vostra strategia di comunicazioni unificate rassicurerà i lavoratori consentendovi di misurare i progressi comparandoli con gli obiettivi definiti. Consentire ai vostri colleghi di sapere da quando non disporranno più di un telefono fisso o quando è prevista per loro l implementazione dei nuovi metodi di comunicazione li aiuterà a prepararsi al cambiamento. Le indicazioni fornite da Plantronics, ad esempio l e-book 10 passaggi per scegliere gli strumenti di comunicazione vocale che i vostri colleghi utilizzeranno e apprezzeranno, forniscono un quadro di insieme degli elementi specifici della vostra pianificazione di distribuzione. Ad ogni fase della distribuzione UC, prendetevi il tempo di pensare a come vi sentireste a scambiare il posto di lavoro con uno dei vostri colleghi basati in ufficio o che lavora in mobilità.

4 Dimostrate che le soluzioni funzionano Il sostegno tra colleghi rappresenta un metodo incredibilmente efficace per supportare un nuovo modo di lavorare. Mettendo insieme un team di persone con funzioni diverse all interno dell azienda dedicato a testare le soluzioni, sarete in grado di ricevere feedback su come migliorare il kit di strumenti UC e sviluppare un gruppo di early adopter in grado di convincere gli altri colleghi circa i vantaggi apportati dai nuovi strumenti UC. L e-book 10 passaggi per scegliere gli strumenti di comunicazione vocale che i vostri colleghi utilizzeranno e apprezzeranno offre maggiori indicazioni su come creare team dedicati ai test. Dare priorità al comfort e allo stile Gli utenti finali sono molto più propensi ad adottare soluzioni audio avanzate come le cuffie e gli auricolari se questi dispositivi offrono comfort ed estetica. Plantronics da sempre considera lo stile dell utente una priorità e i dispositivi come l auricolare Bluetooth Voyager Edge hanno vinto diversi premi per la loro versatilità e il loro design. 1 Anche la stabilità gioca un ruolo importante nello sviluppo di cuffie e auricolari. Il video Wall Of Ears di Plantronics, disponibile su YouTube 2, dimostra i limiti oltre i quali i produttori sono preparati a spingersi per assicurare che i propri dispositivi siano indossabili e sicuri. Assicurate la facilità d uso L endpoint, vale a dire ciò che gli utenti finali utilizzano per le loro comunicazioni, ad esempio un telefono IP, un dispositivo mobile, una cuffia o un auricolare, un telefono fisso o altri dispositivi, è molto più probabile che venga utilizzato se dispone di un design intuitivo. Selezionate questi dispositivi in base al loro utilizzo e, se necessario, scegliete tipi di dispositivi diversi per i diversi tipi di lavoratori. Fornite istruzioni e sezioni di domande frequenti per ciascun dispositivo. Infine, assicuratevi che sia facilmente disponibile un team di assistenza telefonica ben addestrato per supportare gli utenti finali in difficoltà nell adattarsi ai cambiamenti.

5 Fornite spiegazioni sulle vostre scelte I lavoratori che inizialmente sono ostili al cambiamento potrebbero mettere in discussione la necessità di investire su nuovi dispositivi come smartphone o cuffie e auricolari. Dimostrate loro di aver eseguito le ricerche necessarie, sia sulla tecnologia, sia sulle abitudini degli utenti finali. White paper come Voce wireless per l ufficio3 di Plantronics vi aiuteranno a spiegare perché, ad esempio, una cuffia o un auricolare abilitato alla tecnologia DECT viene preferito a un dispositivo a filo. Accettate i consigli Le distribuzioni UC possono essere così problematiche per l IT e per i responsabili degli impianti tanto quanto possono esserlo per gli stessi utenti finali. I requisiti di sedi multiple, considerazioni di natura linguistica, integrazione di sistemi e limitazioni di budget possono far apparire una distribuzione più grande e più problematica di quanto sia nella realtà. La partnership con un fornitore esperto come Plantronics garantisce di ricevere il supporto per sviluppare e implementare un piano di distribuzione a fasi e, allo stesso tempo, vi assicura di non essere mai abbandonati dopo aver ricevuto i dispositivi audio e altri dispositivi di comunicazione. Create un meccanismo di feedback Gli utenti finali sono molto più propensi ad adottare nuovi strumenti se avvertono che ne possono influenzare il design o la modalità di utilizzo. Offrendo un processo di reportistica visibile, che può includere sondaggi online, un indirizzo dedicato o gruppi di ricerca, sarete in grado di ottimizzare le vostre soluzioni per ottenere il massimo livello di adozione da parte dei vostri colleghi. Gli esempi di feedback positivo possono fornire alla direzione una prova del successo del progetto e i processi di reportistica possono coincidere con il monitoraggio dell accettazione da parte degli utenti per una completa dimostrazione del tasso di adozione e del comportamento.

6 Comunicate il successo Sentendosi più a loro agio con la nuova tecnologia, i lavoratori avvertono che le proprie sensazioni vengono condivise con gli altri colleghi. Fate circolare dichiarazioni di dipendenti e clienti circa la loro esperienza positiva. Ricordate ai vostri colleghi le condizioni di lavoro precedenti, ad esempio quando l assenza di una tecnologia di cancellazione del rumore causava malintesi ed equivoci durante le chiamate in conferenza o richiedeva continue ripetizioni. Infine, congratulatevi con coloro che hanno adottato gli strumenti UC per i loro progetti futuri e per sfruttare una maggiore flessibilità. Il loro supporto è stato di importanza vitale per il successo del progetto, quindi rendeteli partecipi facendoglielo sapere. Plantronics offre una vasta gamma di strumenti di supporto per responsabili IT con potere decisionale che cercano di implementare una distribuzione di comunicazioni unificate. Visitate il sito Web plantronics.com/it/collaboration/uc/ Fonti citate: 1 Il 23 febbraio 2014, durante il Mobile World Congress, Plantronics è stato scelto da Envisioneering per il premio Innovation and Design Award per il suo nuovo auricolare Voyager Edge. 2 youtube.com/watch?v=rx-omiy2xmk 3 Il White Paper è disponibile per il download sul sito Web WORK. PLAY. LIFE.