Intranet DAG Roma, 21 maggio 2007

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1 Intranet DAG Roma, 21 maggio 2007

2 Indice 1. Intranet: definizione e obiettivi 2. Benefici 3. Best practice 4. Intranet DAG: opportunità 5. Intranet DAG: strategia 1

3 Intranet: definizioni La tecnologia intranet consiste in due set di standard : - Internetworking Protocol (IP) - Web standards che rendono possibile la comunicazione tra computer multi-vendor e indipendente il contenuto dalle applicazioni. Intranet può collegarsi alle infrastrutture hw e sw già esistenti. I dati e le applicazioni possono essere distribuiti e resi decifrabili a tutti. S.Teelen Intranet è un modello organizzativo basato sulla persona. G.Casaleggio 2

4 Intranet: la stele di Rosetta 3

5 Intranet: obiettivi Intranet indirizza: relazione conoscenza processi organizzazione Intranet consente: innovazione dei processi diffusione e aumento della conoscenza riduzione dei costi Intranet è learning organization. 4

6 Intranet: considerazioni L introduzione di una intranet è un processo irreversibile di lungo termine L organizzazione si trasforma da gerarchica a funzionale La misurazione dei processi ed il loro miglioramento diventano parte integrante dell organizzazione La persona è il centro dell organizzazione in Rete 5

7 Intranet: la persona Una intranet va disegnata sulla persona che vi accede L utente deve essere parte attiva nella definizione di ogni processo La persona diventa il centro dell organizzazione 6

8 Intranet: l accesso L accesso ai dati, ai processi e alle comunità definisce il ruolo e i poteri della persona in rapporto all organizzazione Una persona accede all organizzazione attraverso più portali in base al suo profilo I portali possono essere predefiniti, esempio portale del Dipartimento, portale della comunità di It, o personalizzati dall utente in base al suo profilo Un portale personalizzato, o my portal può essere costruito in base alle diverse aree di attività della persona. 7

9 Intranet: multidisciplinare La costruzione di una intranet è multidisciplinare: Management Organizzazione Information technology Usabilità/interactive design e accessibilità Organizzazione dei contenuti e tassonomia Comunicazione (stile, modalità) Qualità e processi Sicurezza 8

10 Intranet: usabilità / interactive design 9

11 Intranet: usabilità / interactive design 10

12 Intranet: usabilità / interactive design Cambiamento da from one to few, to one to everyone L usabilità è capire come le persone si comportano Jeff Veen L usabilità prevede il il disegno delle applicazioni in funzione dei modelli mentali che le persone hanno di sé stesse, degli altri, del contesto e degli oggetti con cui interagiscono Donald Norman 11

13 Intranet: accessibilità L accessibilità si riferisce alla possibilità data a chiunque di accedere alla intranet in modo indipendente dal luogo, esperienza o strumenti di accesso utilizzati L accessibilità è un tema importante in particolare per le persone con problemi o handicap Il disegno di una intranet deve sempre considerare i diversi livelli di accessibilità degli utenti 12

14 Intranet: organizzazione dei contenuti e tassonomia La tassonomia è sviluppata per la catalogazione dei contenuti con una struttura ad albero gerarchica che classifica una serie di oggetti in modo non ambiguo dal punto di vista interpretativo Riguarda sia il concetto espresso che il contesto utilizzato La tassonomia dei contenuti di un organizzazione muta nel tempo Deve porre attenzione anche alle diverse figure che accedono ad una stessa informazione con parole non identiche Spaghetti Content 13

15 Intranet: qualità e processi Adozione di un sistema di metriche Definizione di benchmarking Definizione di variabili associate ad ogni processo o key indicator Analisi e diffusione dei risultati Valutazione di un audit formale esterno 14

16 Intranet: qualità e processi 15

17 Intranet: fattori di resistenza I fattori di maggiore resistenza all introduzione di una intranet sono: Non percezione della necessità del cambiamento organizzativo Equiparazione di intranet a tecnologia Perdita di potere legato alla distribuzione della conoscenza Perdita di ruolo dovuta all eliminazione o al ridimensionamento di un processo Non accettazione di chiare responsabilità individuali Non accettazione di criteri di misurazione delle proprie attività 16

18 Intranet marketing Le persone spesso non sanno cosa è una intranet, deve essere spiegato esattamente come impatterà sulle loro attività giornaliere. Evitare la strategia: If we build it, they will come. Non è sufficiente inviare una mail o un comunicato alcuni giorni prima dell avviamento di una intranet. 17

19 Intranet marketing: strategia Una strategia di marketing legata all introduzione e all utilizzo di intranet è necessaria. Una intranet marketing è suddivisibile in quattro aree: Management Strumenti Comunicazione Informazioni 18

20 I benefici I benefici legati di una intranet possono essere suddivisi in: Diretti e tangibili Informativi Transazionali Indiretti e intangibili 19

21 I benefici diretti e tangibili Riduzione della carta Riduzione costi della distribuzione delle informazioni Riduzione costi dell assistenza (installazione, configurazione, ecc.) Riduzione costi dei call center Razionalizzazione investimenti hw e sw Riduzione costi del personale Riduzione costi della formazione 20

22 I benefici informativi Consistenza Univocità Diffusione Accessibilità Tempestività Capacità decisionali Disponibilità Sicurezza 21

23 I benefici transazionali I vantaggi sono legati ad ogni processo interno, ad esempio alla compilazione del time sheet, alla richiesta ferie, all acquisto di beni, al controllo di gestione. Benefici Tempo di esecuzione Qualità del processo Tempestività del processo Miglioramento continuo del processo 22

24 I benefici indiretti e intangibili Mantenimento del capitale intellettuale Rafforzamento e diffusione della cultura dell organizzazione Rapidità di esecuzione Valorizzazione delle persone Collaboration Costruzione continua della conoscenza Retention del personale 23

25 Best practice Alcune tra le migliori intranet governative nel mondo, in particolare per l usabilità. Defense Finance and Accounting Service (USA) Department for Transport (UK) Department of Veteran Affairs Mid-Atlantic Health Care Network (USA) Department for Victorian Communities (Australia) Federal Reserve Bank of Richmond (USA) Fonte: Nielsen Norman Group 24

26 Best practice Alcune tra le migliori intranet governative nel mondo, in particolare per l usabilità. Government Office of Sweden (Svezia) London Underground (UK) National Research Council of Canada (Canada) Senate Repubblicane Conference (USA) Workplace Safety and Insurance Board of Ontario (Canada) Fonte: Nielsen Norman Group 25

27 Best practice Caratteristiche riscontrate nelle migliori intranet: Processi di gestione dei contributi Focalizzazione sull operatività quotidiana Linee guida per l usabilità Forte attenzione all accessibilità Business process reengineering 26

28 Best practice Caratteristiche riscontrate nelle migliori intranet: Gestione delle metriche Sviluppo dell identità corporate Accesso remoto con diversi device Attenzione all utente finale 27

29 Best practice Tecnologia Le organizzazioni elencate utilizzano ben 19 differenti soluzioni software Non c è correlazione tra la tecnologia utilizzata e la qualità della intranet La differenza non è data dalla tecnologia scelta, ma dal suo utilizzo 28

30 Best practice: Government Offices of Sweden Il Government Offices of Sweden è il livello operativo più importante del Governo Svedese. E costituito dall ufficio del primo ministro, dai dieci ministeri, dalla rappresentanza europea, dalle ambasciate e dall ufficio per gli affari amministrativi. Gli appartenenti ai Goverment Offices of Sweden sono circa 5000 di cui 600 all estero. 29

31 Best practice: Government Offices of Sweden La home page rende disponibile numerose funzionalità e consente di accedere all Ufficio del Primo Ministro, agli Uffici dei diversi Ministeri e all Ufficio degli Affari Amministrativi Il sito è in svedese e in inglese, le aree più accedute sono nella parte destra e comprendono : le ultime news, i menu per i lunch, l ambiente di lavoro, i sondaggi effettuati dal personale, ecc. Sulla sinistra è riportato un indice, un calendario degli eventi, l accesso a servizi amministrativi, del personale, di IT e l archivio delle news interne. 30

32 Best practice: Government Offices of Sweden home page 31

33 Best practice: Government Offices of Sweden Il design è comune alle intranet di tutti i ministeri e consente facilità di accesso, la creazione di una cultura comune e l abbattimento dei costi di apprendimento. 32

34 Best practice: Government Offices of Sweden 33

35 Best practice: Government Offices of Sweden La directory del personale è una delle funzionalità più utilizzate. Gli utenti possono effettuare ricerca con numerose chiavi come nome, estensione telefonica, cellulare, titolo, dipartimento e . Le informazioni relative alla persona contengono anche la sua localizzazione, le attività in corso e la sua eventuale assenza dall ufficio e il tempo dell assenza. 34

36 Best practice: Government Offices of Sweden 35

37 Intranet DAG: opportunità Riconoscibilità del valore aggiunto personale Rendere trasparente il coinvolgimento delle persone nei processi e nelle attività in cui sono coinvolti, semplificando l accesso e il contatto interpersonale Coesione Creare il senso generale di appartenenza attraverso la visibilità delle identità professionali e dei profili professionali Unificazione dei modelli di comportamento Rafforzare il ruolo del Dipartimento come presidio delle politiche diffuse attraverso la intranet, internamente e a livello MEF Consistenza delle informazioni Creare fiducia nelle persone mediante l aggiornamento tempestivo delle informazioni e la garanzia della loro correttezza 36

38 Intranet DAG: opportunità Univocità dei documenti Eliminare la diversificazione per area della modulistica relativa al medesimo evento Comunicazione Diffondere la conoscenza delle strategie e degli obiettivi per incidere sulla cultura. L intranet è uno strumento di comunicazione interdipartimentale Efficienza dei servizi Migliorare l accesso delle persone ai servizi, accorciando i tempi di processo Misurabilità processi e obiettivi a livello direzionale, funzionale e individuale Innescare un processo di miglioramento dei processi attraverso l automazione delle attività, la misurazione dei parametri caratteristici e la qualificazione dei benefici ottenuti 37

39 Intranet DAG : Strategia > la persona al centro > organizzazione suddivisa in tre aree applicazioni e contenuti per lo sviluppo della conoscenza e l acquisizione di informazioni gestione dei processi in rete, le persone interagiscono in base al loro profilo _ processi on-line _ conoscenza _ relazione strumenti e modalità per l aggregazione delle persone e il rafforzamento della cultura dell organizzazione 38

40 Strategia a breve termine Unificazione Unificazione delle delle intranet intranet Naming Naming e e unico unico layout layout grafico grafico Creazione Creazione di di un un intranet intranet group group Politiche Politiche di di intranet intranet marketing marketing Linee Linee guida guida usabilità usabilità Linee Linee guida guida accessibilità accessibilità Linee Linee guida guida minime minime per per la la sicurezza sicurezza Metriche Metriche Piattaforma Piattaforma di di Portale Portale _ fattori abilitanti _ processi on-line Modulistica Modulistica Accesso Accesso a a fonti fonti giuridiche giuridiche Motore Motore di di ricerca ricerca _ conoscenza _ relazione Profilo Profilo personale personale e e informazioni informazioni di di contatto contatto Mappe Mappe funzionali funzionali del del Personale Personale Corporate Corporate Blog Blog 39

41 Strategia a medio termine Completamento Completamento Sistema Sistema Metriche _ fattori abilitanti Metriche Accesso Accesso remoto remoto Censimento Censimento e e rappresentazione rappresentazione dei dei processi processi operativi operativi Informazioni Informazioni di di contesto contesto (obiettivi (obiettivi per per dipartimento, dipartimento, servizio, servizio, ufficio) ufficio) _ conoscenza Consultazione Consultazione servizi servizi per per funzione funzione organizzativa organizzativa Ampliamento Ampliamento accesso accesso a a fonti fonti esterne esterne elearning elearning Sviluppo Sviluppo della della conoscenza conoscenza (wiki) (wiki) Attivazione Attivazione modulisitca modulisitca Graduatoria Graduatoria mobilità mobilità Job Job Vacation Vacation interne interne Help Help Desk Desk Accesso Accesso ai ai dati dati personali personali Consultazione Consultazione stato stato pratiche pratiche Reportistica Reportistica direzionale direzionale _ processi on-line Newsletter Newsletter Forum Forum Blog Blog funzionali funzionali e e dipartimentali dipartimentali _ relazione 40

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