Il Project Management a supporto del percorso di trasformazione di una Banca

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1 Il Project Management a supporto del percorso di trasformazione di una Banca Clément PERRIN / Daniela TAVERNA - Senior Project Manager Milano, 20 Aprile 2012

2 Con l acquisizione da parte di BNPP 6 anni fa, BNL è passata attraverso significative fasi di cambiamento Le tappe del cambiamento Acquisizione di BNL da parte del Gruppo e avvio processo d integrazione Acquisizione di UCB ed avvio processo d integrazione in BNL Acquisizione di Fortis Bank e avvio processo d integrazione della Branch italiana in BNL Completato processo di integrazione Fortis Italian Branch Piano di sviluppo di BNL per diventare Banca di riferimento della propria clientela Febbr Completamento dell integrazione di BNL nel Gruppo Acquisizione del controllo di Findomestic ed avvio integrazione nel Polo Personal Finance e partnership con BNL Acquisto del controllo di UBI Assicurazioni da BNP Paribas Assurance Completamento dell integrazione di UCB in BNL BNL ha concluso con successo il suo percorso di integrazione e rappresenta per il Gruppo il suo secondo mercato italiano 2

3 Il processo d integrazione di BNL ha richiesto di attivare una macchina operativa in grado di governare più di progetti e centinaia di persone coinvolte Il processo di integrazione Integration Committee Comitato IT Comitati progetto Pianificazione Esecuzione Feb.06 Mag. 06 Sett. 06 Dic. 06 Giu.07 Dic. 07 Dic. 08 Stima top down del piano sinergie e delle leve progettuali da attuare Approfondimento bottom up del piano sinergie ed identificazione delle iniziative progettuali Fine tuning delle iniziative e set up dei progetti e dei Quick Wins Quick Wins Completati 70% progetti Completati 90% progetti Completati 49 Taskforces 160 Workgroups 100 Quick Wins Progetti Risorse coinvolte ca. 250 ca. 800 più di più più di di L integrazione è stata gestita attraverso specifici meccanismi di governance, un organizzazione e strumenti dedicati 3

4 Per far fronte ad un contesto di mercato in rapida evoluzione è stato definito un piano industriale (Scenario ) basato su 4 leve strategiche Le leve strategiche dello Scenario 1 Sviluppo Commerciale Rafforzamento del posizionamento competitivo e del radicamento territoriale diventando Banca di riferimento: Retail & Private: più di 900 punti vendita nel 2013, sviluppo della multicanalità Corporate & PPAA: banca dell internazionalizzazione per la PMI, banca della pubblica amministrazione Sinergie e cross-selling con le Società del Gruppo Sviluppo commerciale sostenibile in coerenza con le nuove regole sulla liquidità 2 Disciplina costi e miglioramento efficacia operativa Miglioramento dell efficacia operativa attraverso la semplificazione dei processi Adeguamento dell impianto operativo Ottimizzazione della gestione dei costi 3 Presidio Rischi e Compliance Continuo miglioramento nella gestione dei rischi Accrescimento della cultura di compliance 4 Sviluppo delle Persone Attivazione di un programma di mobilità e riqualificazione professionale Miglioramento della qualità e competenze delle risorse attraverso percorsi di formazione Completamento del rinnovamento manageriale e imprenditoriale a tutti i livelli 4

5 A supporto della realizzazione delle leve strategiche è stato definito un modello operativo basato su logiche di governance, metodologie e una struttura dedicata Il modello a supporto Governance BNL ha disciplinato tra i propri comitati interfunzionali un comitato dedicato al monitoraggio dei progetti (GPS), focalizzato sui soli progetti del Piano Industriale e delegando alle Business Line / Funzioni Centrali la responsabilità del monitoraggio sui progetti business as usual Metodologia BNL ha lavorato alla definizione di una metodologia di PM che consenta alla Community di lavorare secondo logiche, processi e strumenti comuni Organizzazione BNL ha formalizzato nella propria organizzazione una struttura dedicata al supporto della definizione/implementazione della governance dello Scenario e a supporto della validazione e del presidio dei progetti strategici e trasversali 5

6 Partendo da quanto già sviluppato nella fase di integrazione, BNL ha irrobustito il proprio modello di governance per mettere in sicurezza la traiettoria del suo piano industriale La governance: i comitati GPS Momenti di condivisione con il TOP Management nei Comitati GPS (Gestione Progetti Settimanale) Metodologia di monitoraggio GPS Verticale Comitato settimanale con l obiettivo di monitorare i progetti dello Scenario che a rotazione passa in rassegna l avanzamento dei progetti di una Div./Dir. ed approfondisce tamatiche specifiche GPS Scenario Comitato mensile con l obiettivo verificare l avanzamento complessivo dello Scenario in termini progettuali, economici, piano HR e impatti IT Questo modello consente diversi livelli di monitoraggio ed una visione integrata dei progetti, sinergie, piano organici e Master Plan IT 6

7 Per l individuazione e attuazione dei progetti a Scenario è stata definita una metodologia a supporto di tutte le fasi progettuali La metodologia: il ciclo di vita di un progetto Approvazione del Top management al lancio dell iniziativa INIT GO/ No Go Comunicazione al Top management della sostenibilità economica Valid Chiusura Studio di fattibilità Init Execution Formulazione ipotesi di progetto Studio impatti e fabbisogni Prima stima impatti economici (draft Business Case) Set up progetto Avvio Progetto Approfondimento stime impatti e fabbisogni (Business Case consolidato) Messa a terra del Progetto Monitoraggio attività Monitoraggio risultati Gestione criticità Raggiungimento risultati economici Raggiungimento risultati progettuali Comunicazione al Top Management dei risultati raggiunti Il PM è responsabile dei deliverables attesi in ogni fase di progetto con il supporto delle diverse direzioni (Finance, HR, IT) 7

8 BNL ha deciso di investire nella creazione di una struttura dedicata alla gestione delle progettualità L organizzazione: 1. Assicurare il supporto nella definizione, implementazione e governance dello Scenario Banca 2. Assicurare il supporto nella validazione dei Progetti Strategici/ Trasversali e nel successivo presidio La Mission di Scenario & BNL Consulting Assicurare il supporto nella rappresentazione dello stato di avanzamento delle attività Curare l analisi e la valutazione delle richieste di supporto di consulenza da parte delle Div./ Dir. 5. Assicurare il supporto alle Div./ Dir. nella realizzazione dei progetti attraverso attività di Consulenza Interna 6. Curare direttamente il Governo e/o il Program Management di specifici Progetti Strategici o Trasversali 8

9 con l obiettivo di presidiare le iniziative strategiche più rilevanti, realizzare sinergie con progettualità di Gruppo, ma anche di razionalizzare i costi di consulenza esterna Obiettivi di Principali Obiettivi Supporto Collaborazione Trasversalità Project Management Metodologie e Strumenti Supportare la crescita e l evoluzione della Banca attraverso un attività di Project & Change Management Assicurare una riduzione dei costi di consulenza Contribuire al raggiungimento degli obiettivi della Banca anche grazie alla profonda conoscenza della realtà aziendale Garantire la diffusione di una metodologia e di strumenti di lavoro comuni a tutte le iniziative progettuali individuate Partecipare alla diffusione della cultura di gestione dei Progetti all interno dei diversi Gruppi di Lavoro 9

10 L attivazione della struttura BNL Consulting abilita un maggior presidio dei costi e il miglioramento dell efficacia della consulenza esterna La gestione del Budget di consulenza Visione d insieme delle esigenze progettuali Conoscenza dello Scenario Banca e dei progetti Conoscenza tecnica dei fornitori e delle loro risorse SCENARIO & BNL CONSULTING Scenario & BNL Consulting assicura: Coerenza delle iniziative a budget e dello Scenario Attivazione di nuove leve di ottimizzazione dei costi (es.: gare complessive, preferred partner) Ottimizzazione del processo di selezione dei fornitori e dei team di lavoro Definizione Budget Internalizzazione Ottimizzazione consulenza esterna Gestione e monitoraggio Analisi, valutazione tecnica/qualitativa e monitoraggio fornitori (ongoing) 10

11 Scenario & BNL Consulting svolge, inoltre, il ruolo di Centro di Competenza sul Project Management abilitando la diffusione di metodologie e strumenti comuni La cultura del Project Management Chi è il Project Management? Un ruolo strategico e riconosciuto per la Banca che richiede competenze e qualità professionali specifiche Una figura professionale valorizzata anche dal Gruppo BNP Paribas Quale ruolo e responsabilità? Cura ed assicura la produzione dei deliverable attesi in ogni fase del ciclo di vita del progetto E un facilitatore e fa tutto il necessario per assicurare che i membri del Team di progetto possano fare il loro lavoro Prende decisioni su punti aperti sollevati dal gruppo di lavoro, oppure fa escalation qualora sia necessario l intervento dello Sponsor Gestisce le criticità e affronta i problemi che possono impattare negativamente sulla produttività del team Gestisce la trasversalità assicurando una visione di insieme tra le diverse progettualità 11

12 . attraverso diverse iniziative finalizzate alla formazione, l addestramento e l animazione della Community PM Le iniziative a supporto Community PM Attivazione di una Community di PM per la condivisione di contenuti ed esperienze e per la diffusione di best practice Eventi dedicati Organizzazione di incontri periodici per l approfondimento di specifiche tematiche (es.: Workshop, Focus Group) Formazione Attivazione di un percorso di formazione dedicato, la PM Academy, e contestualizzato alla gestione dei progetti BNL Coaching Supporto continuativo di BNL Consulting per l addestramento sulle metodologie e strumenti a supporto 12

13 BNL è tornata a conquistare nuova clientela e ha colmato il gap rispetto ai competitors Il percorso di cambiamento di BNL dal 2006 Tappe della crescita Attenzione e crescita risorse Change management Private Banking Cost/Income (%) Customer Care Multichannel Investimenti Innovazione Gamma prodotti Nuove Agenzie Modello di Servizio Integrazione Animazione Commerciale Quarto Gruppo Bancario sul mercato italiano in base ai ricavi 13

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