GLI AUDIT COMUNITARI E LA CERTIFICAZIONE DEI COSTI. Edoardo Pandolfi. Roma - 9 luglio 2012

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1 GLI AUDIT COMUNITARI E LA CERTIFICAZIONE DEI COSTI Edoardo Pandolfi Roma - 9 luglio 2012

2 Il certificato di audit - Certificate on the Financial Statements IL CERTIFICATO DI AUDIT Il certificato di audit è un documento fornito da un revisore esterno in cui si attestano se le spese dichiarate nel corso di un determinato periodo di tempo soddisfano i requisiti contrattuali stabiliti dal contratto comunitario e sono in linea con le regole contabili del contraente Lo scopo è quello di dare alla Commissione una ragionevole garanzia che i costi rendicontati nell'ambito del progetto siano eleggibili Il certificato è obbligatorio per richieste di contributo euro Per progetti di durata biennale il certificato deve essere presentato alla fine del progetto se il contributo è euro Per i partecipanti a cui la Commissione ha accettato la certificazione sulla metodologia per i costi del personale e le spese generali il certificato è necessario solo per gli altri costi se sono euro ESEMPIO I Rendiconto Contributo richiesto alla CE (Form C) = ( < ) NO CFS II Rendiconto Contributo richiesto alla CE (Form C) = ( = ) SI CFS - certificato da presentare sul I e II rendiconto III Rendiconto Contributo richiesto alla CE (Form C) = ( < ) NO CFS 2

3 Il certificato di audit - Certificate on the Financial Statements IL CERTIFICATO DI AUDIT La certificazione è effettuata da: - un revisore esterno indipendente dal beneficiario - qualificato ai sensi dell VIII direttiva 84/253/CEE del Consiglio dell UE, del 10 aprile iscritto nel Registro dei Revisori Contabili Tipo di certificato: - Verifica sui costi Certificato sulla rendicontazione - Il beneficiario ed il certificatore hanno l OBBLIGO di utilizzare il modello previsto dal Grant Agreement: Annex VII Form D Il Form D contiene i seguenti modelli: I. Terms of References (ToRs): documento che deve essere compilato dal beneficiario e accettato dal revisore (Sezioni del Form D) II. Independent Report of Factual Findings on costs claimed: modello di report che obbligatoriamente il revisore deve compilare e firmare (Sezione 1.9 del Form D) 3

4 Il certificato di audit - Certificate on the Financial Statements DOVERI DEL REVISORE - ANNEX VII Form D ESEMPLIFICATIVO Verificare che i costi siano stati sostenuti in conformità con le regole stabilite dal contratto comunitario e con le regole contabili - amministrative del contraente Ricalcolare il costo del personale sulla base del costo orario Ricalcolare i costi indiretti Verificare i costi delle missioni sulla base delle regole interne.. Verificare che i costi siano stati sostenuti durante il periodo progettuale Verificare che le spese siano state correttamente registrate nella contabilità del contraente e siano state effettuate secondo i principi contabili normalmente adottati Verificare i subcontratti sia rispetto a quanto previsto nel Grant agreement sia per assicurarsi che siano state seguiti i corretti criteri di selezione (best value for money, ). NOTA: richiedete che i certificatori effettuino scrupolosamente i suddetti controlli 4

5 Il certificato di audit - Certificate on the Financial Statements REVISORE AFFIDAMENTO INCARICO Pubblicazione, per il tramite della procedura SIGLA, sul sito istituzionale del CNR di una richiesta di candidature interne per lo svolgimento dell audit l avviso è visibile dai dipendenti per un periodo di 7 giorni Pubblicazione sul sito istituzionale del CNR di una avviso pubblico per lo svolgimento dell audit l avviso è visibile al pubblico per un periodo di 14 giorni Valutazione comparativa effettuata dal Dirigente Affidamento incarico: il contratto è stipulato sulla base dello schema previsto dal Grant agreement (Annex VII Form D) Bisogna iniziare la procedura circa 1 mese prima della fine del rendiconto in cui si dovrà ottenere il CFS per essere in linea con i tempi 5

6 Il certificato di audit - Certificate on the Financial Statements COSTI DEL REVISORE I costi del revisore vanno inseriti nel Form C sotto Management come subcontratto Per i certificati di audit relativi agli interim report il costo si riporta sul rendiconto successivo Per il certificato di audit fatto in coincidenza del final report l emissione della fattura deve avvenire prima dei 60 gg. entro i quali bisogna presentare il report la liquidazione della fattura può essere successiva 6

7 AUDIT COMUNITARI Da chi sono stabiliti e condotti Stabiliti dalla Commissione europea e dalla Corte dei Conti europea La scelta dei progetti su cui condurre un audit è fatta in base ai seguenti criteri: - a campione - dimensione del partecipante e del finanziamento - organizzazione beneficiaria ad alto rischio Possono essere effettuati direttamente da funzionari comunitari o da società di revisione esterne per conto della Commissione europea o della Corte dei Conti europea Quando Durante il progetto e/o fino a 5 anni dopo la fine del progetto Obiettivi Esprimere un giudizio circa l idoneità del sistema di controlli interno a garantire una corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione europea Accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole contrattuali 7

8 ITER AUDIT 1 Invio della lettera raccomandata della Commissione/Corte dei Conti europea la lettera è solitamente anticipata via posta elettronica la lettera viene inviata 2-3 mesi prima della data in cui si propone di condurre l audit 2 Contatti tra Istituto e revisori per concordare le date e il luogo dove si terrà l audit 3 Invio da parte dei revisori della lista dei documenti che l Istituto dovrà predisporre prima del loro arrivo 4 Audit presso l Istituto 5 Invio da parte della Commissione/Corte dei Conti del Draft Audit Report 6 Osservazioni dell Istituto entro 30 gg. dalla ricezione del Draft Audit Report 7 Finalizzazione del rapporto di audit sulla base delle osservazioni inviate dall Istituto 8 Lettera della Commissione in cui indicano gli eventuali prossimi passi da compiere per implementare i risultati dell audit 8

9 PREPARAZIONE ALL AUDIT I Informazioni generali sul beneficiario II Sistema contabile e delle procedure amministrative III Costi del progetto L Ufficio ARIE svolge un attività di supporto sia alla preparazione all audit che durante lo svolgimento dello stesso 9

10 INFORMAZIONI GENERALI SUL CNR E SULL ISTITUTO Breve descrizione dell Ente e dell attività che svolge Organigramma dell Istituto finalizzato a mostrare il ruolo che i ricercatori coinvolti nel progetto ricoprono al suo interno Conti consuntivi degli ultimi esercizi con allegata la relazione del Collegio dei revisori dei conti Lista dei finanziamenti ricevuti dalla CE negli ultimi anni Copia completa del Grant Agreement stipulato con la CE con i relativi Annex Copia degli eventuali emendamenti al Grant Agreement e della corrispondenza con il Project Officer Copia del Consortium Agreement firmato 10

11 DESCRIZIONE DEL SISTEMA CONTABILE E DELLE PROCEDURE AMMINISTARTIVE Breve descrizione del sistema contabile Descrizione delle procedure contabili/amministrative adottate Descrizione del sistema di controllo interno e del sistema di rilevazione delle presenze del personale Descrizione per le diverse categorie di costo rendicontate della normativa interna (Regolamenti interni, Disciplinari, Circolari, etc ) 11

12 COST STATEMENT Copia dei cost statement presentati alla Commissione europea Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione europea in merito all accettazione dei costi dichiarati nei singoli cost statement In caso di partecipazione al progetto in qualità di coordinatore, copia dell accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al progetto Può essere utile stampare le GAE del progetto da cui si evincono le spese imputate ad esso 12

13 PERSONNEL COST Tabelle con il costo REALE del personale per gli anni interessati dal rendiconto questi dati vanno richiesti alla fine di ogni rendiconto all Ufficio Contratti Collettivi e Spesa del Personale tra i dati presenti in queste tabelle per il calcolo dei costi non bisogna considerare quelle voci che non sono ricorrenti e non sono legate all attività progettuale ESEMPLIFICATIVO IRAP Conguaglio assegno nucleo familiare Conguaglio 730 Straordinari può essere utile preparare una tabella excel che mostri per ogni ricercatore coinvolto nel progetto come si è arrivato a determinare il costo che è stato rendicontato 13

14 I timesheet delle persone che hanno lavorato al progetto firmati dal responsabile scientifico e dal ricercatore datati I timesheet meglio se mensili/settimanali così da assicurare un buon controllo delle ore inserite da parte del responsabile scientifico I timesheet dovrebbero essere sufficientemente dettagliati, ad es. indicare su che work package si è lavorato Nel caso le persone siano coinvolte nello stesso periodo su più progetti meglio utilizzare timesheet in cui riportano tutte le ore dedicate ai diversi progetti Rilevazione ore personale NON strutturato rilevazione delle presenze per provare che hanno lavorato sul progetto presso le strutture del beneficiario dichiarazione periodica in cui attestano le ore che hanno lavorato sul progetto 14

15 Contratti e pagamenti personale strutturato copia del contratto di lavoro o copia dell ultimo decreto relativo ad un passaggio di fascia/livello o lettera d incarico (se del caso) storico dei contratti buste paga o o mandato unico mensile per il pagamento degli stipendi dichiarazione che attesti che i ricercatori coinvolti nel progetto sono stati pagati con i mandati unici DURC per attestare il pagamento dei contributi previdenziali Contratti e pagamenti personale NON strutturato copia del contratto di lavoro o lettera d incarico (se del caso) atti relativi al processo di selezione mandati di pagamento lettere contabili dichiarazione che attesta il pagamento dei contributi (rilasciata dagli Uffici di Roma ) 15

16 Procedura di affidamento Verifica conformità sia alle regole CNR sia alle regole comunitarie (best value for money, trasparenza, ) Contratto stipulato con il subcontraente Ordini ai fornitori Fatture Il riferimento al progetto dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo Mandati di pagamento Liquidazione della spesa SUBCONTRACT Prova dei risultati ottenuti dal subcontraente (report o altra documentazione) Ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato Il subcontratto deve essere previsto nell Annex I 16

17 Ordine di missione firmato dal Direttore TRAVEL Lettera di convocazione alla riunione Verbale o un documento che provi la partecipazione alla riunione e l attinenza della stessa al progetto Per la partecipazione a seminari e convegni, fotocopia del programma della manifestazione, e di altra documentazione disponibile al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto Richiesta di rimborso firmata dal Direttore e dal ricercatore con allegati tutti i documenti di spesa (carte d imbarco, ricevute fiscale dell albergo, dei ristoranti, etc...) Generalmente l IVA presente nelle fatture se è evidente non può essere conteggiata nei costi Liquidazione della missione Fornire spiegazioni sul rimborso delle missioni e sul calcolo della diaria 17

18 CONSUMABLE Procedura per gli acquisti Ordine ai fornitori Copie di ogni fattura di acquisto Ogni fattura deve essere poter essere chiaramente riconducibile ad progetto, ad es. indicando le GAE del progetto o tramite apposito timbro L IVA non è un costo eleggibile Mandati di pagamento Liquidazione della spesa Ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di materiale di consumo sia ragionevole rispetto agli obiettivi del progetto 18

19 EQUIPMENT Procedura per gli acquisti Ordini ai fornitori Documenti di trasporto (se applicabile) e la bolla di consegna Eventuali verbali di collaudo/accettazione Fattura Su ogni fattura è raccomandabile che ci sia il calcolo dell ammortamento L IVA non è un costo eleggibile Iscrizione del bene in inventario Dichiarazione di uso esclusivo o di percentuale di utilizzo firmata dal responsabile del progetto Mandati di pagamento 19

20 INDIRECT COSTS Circolari del CNR aventi per oggetto il Modello di partecipazione del CNR ai Programmi Quadro relative agli anni rendicontati Le voci di spesa utilizzate per la determinazione della percentuale dei costi indiretti sono elencate in allegato alle suddette Circolari Tabella per chiarire gli adjustment fatti per adeguare, in base alle nuove percentuali aggiornate, i costi indiretti calcolati nei rendiconti precedenti I revisori ricalcolano per ogni rendiconto l ammontare dei costi indiretti sulla base delle percentuali che si sarebbero dovute utilizzare e sulla base dei costi del personale ritenuti eleggibili 20

21 ALCUNI CONSIGLI Provare la necessità di una spesa Provare l avvenuto pagamento contratti (lettere d'incarico, ordinativi, ecc.), fatture o altra documentazione fiscale riferibile solo al progetto in questione Provare la consegna del bene bolla di consegna, fattura di accompagnamento, etc. Provare l espletamento del servizio reso relazioni dettagliate Mostrare proporzionalità tra costi rendicontati e attività scientifica svolta 21

22 SVOLGIMENTO DELL AUDIT PRESSO L ISTITUTO L audit dura più giorni I revisori fotocopiano il materiale di interesse oltre alle copie della documentazione preparate in vista del loro arrivo Devono essere disponibili tutti i documenti e l accesso a banche dati dell Istituto Devono essere disponibili tutti dati finanziari attinenti al progetto: incassi e versamenti, ordini, fatture, documenti di spesa e mandati di pagamento, etc. I ricercatori che hanno partecipato al progetto devono essere presenti o facilmente reperibili L audit presso l Istituto si conclude con un incontro con i revisori in cui questi forniscono un primo riscontro e eventuali indicazioni sulla procedura di audit in corso L Ufficio ARIE può essere presente in Istituto durante lo svolgimento dell audit per fornire il necessario supporto 22

23 RISULTATI AUDT POSSIBILI SCENARI NESSUN RILIEVO ADJUSTMENT SOLO QUALIFIED RECOMMENDATION Errori NON sistemici Errori sistemici Estrapolazione Rettifica futuri pagamenti o Recovery order della Commissione Fine implementazione risultati audit Follow-up audit 23

24 VERIFICA VI PQ - AUDIT RAIA Utilizzo di percentuali per il calcolo dei costi indiretti non conformi con quanto stabilito periodicamente dalle Circolari del CNR Mancati adjustment Rendicontazione dei costi del personale amministrativo I costi indiretti devono essere calcolati solo sul personale scientifico Inserimento del costo sostenuto per il revisore contabile nel Form C sotto la voce other direct cost invece che sotto la voce subcontracting Dopo la verifica che ha riguardato tutti i progetti del VI PQ, sono stati condotti dalla Corte dei Conti europea e dalla Commissione europea molteplici audit su progetti in cui il CNR era coordinatore Mantenere in ordine tutta la documentazione dei contratti fino a 5 anni dopo la fine del progetto 24

25 e la certificazione dei costi GRAZIE PER L ATTENZIONE Edoardo Pandolfi edoardo.pandolfi@cnr.it 25