Presentazione della società

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1 Presentazione della società Nata nel 1999, srl, Società Per Archiviazione, con l esperienza maturata in questi anni in materia di outsourcing documentale, è riuscita a sviluppare un modello di servizio flessibile e modulare, tra i sistemi tradizionali di gestione degli archivi fisici e le nuove tecnologie (integrazione trai i documenti cartacei e i nuovi sistemi informatici). I nostri Clienti (banche, assicurazioni, Enti Pubblici, Grandi distribuzione e privati), hanno potuto raggiungere a fronte di un livello di servizio più efficace, notevoli risparmi di costo legato ai seguenti fattori: I nostri servizi: Archiviazione cartacea Archiviazione ottica Archiviazione sostitutiva Logistica Postalizzazione Recupero del valore dell investimento in immobili dedicati all archivio fisico. Conversione dei costi interni, fissi ed occulti, in costi variabili e definiti. Gestione personalizzate sulle reali esigenze. ARCHIVIAZIONE CARTACEA E GESTIONE DOCUMENTI Il processo di archiviazione, al fine di trattare al meglio il documento affidatoci, è composto dalle seguenti operazioni: ANALISI PREVENTIVA analisi archivistica preventiva del cliente. studio delle esigenze specifiche del cliente. organizzazione di un programma per la gestione dei documenti di nuova produzione. PRESA IN CARICO ritiro da parte di personale specializzato, coordinato da un responsabile di servizio, della pratica/raccoglitore dalla location del cliente. Il materiale sarà allocato in appositi contenitori standard essepi@ che garantiscono l integrità dei documenti sia in fase di conservazione che in fase di trasporto. trasferimento dell Archivio presso le sedi di archiviazione Essepi@. organizzazione e prima analisi, da parte di un team di archivisti, della natura dei documenti ritirati. CONSERVAZIONE E CUSTODIA assegnazione posizione archivistica. organizzazione dei documenti in apposita scaffalatura contraddistinta da coordinate di riferimento. catalogazione completa del materiale su Software Essepi@. Ogni singola location utilizzata per le pratiche e/o raccoglitori verrà associata al codice del cliente tramite un codice a barre. La lettura dei dati, associati

2 alle coordinate di reperimento, permetterà di informare il cliente in qualunque momento dell esatta ubicazione di ogni pratica/raccoglitore. gestione completa dell archivio: acquisizione materiale di nuova produzione, inserimento del nuovo materiale nei fascicoli già archiviati. CONSULTAZIONE possibilità di consultazione on line, direttamente dalla sede del cliente, del materiale archiviato e catalogato. recapito della pratica/documento in originale al servizio richiedente, su richiesta online, secondo le modalità e le tempistiche stabilite. recapito della copia del documento. trasmissione telematica dei documenti. tracciatura dei documenti consultati. SMALTIMENTO ANNUALE l attività prevede, a date concordate, la comunicazione al cliente con l indicazione delle pratiche/raccoglitori di archivio da destinare allo smaltimento, con autorizzazione definitiva e liberatoria. preparazione schede di scarto. distruzione in sicurezza della documentazione. rilascio della certificazione dell avvenuta distruzione e del relativo formulario smaltimento rifiuti. aggiornamento dei dati d archivio CONSEGNA DOCUMENTI IN RICHIESTA la consegna ordinaria del documento avviene entro le 24 ore dalla richiesta su sito Web, mentre in caso di urgenza l originale del documento può essere recapito nell arco delle tre ore, altrimenti spedito via fax o caricato sul sito web nell arco di una ora ARCHIVIAZIONE OTTICA E GESTIONE DELLE IMMAGINI Le ragioni che possono portare una struttura verso l approntamento di un servizio di archiviazione ottica sono molteplici, in particolare: consultazione del documento in tempo reale, disponibilità dell immagine del documento per grandi utenze, disponibilità dell immagine del documento presso le sedi distaccate e su rete geografica, consultazione di un documento storico senza rischiarne il deperimento, stampa del documento on- line, sicurezza della privacy. Il sistema ottico può essere monoutente o LAN, quindi integrarsi con data-base già in uso. Tutte le attività standard e quelle personalizzate possono essere operative sia presso il cliente sia in outsourcing. Alcuni esempi di servizi forniti: traduzione in file della documentazione cartacea archiviazione e protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita con formato immagine e testo immissione archivi di ricerca compressione e decompressione delle immagini dei documenti consultazione della documentazione immediatamente dopo archiviazione gestione documenti via WEB gestione tramite rete Internet o Intranet creazione e personalizzazione delle maschere d archiviazione gestione archiviazione da più punti d entrata gestione stampa dei report del traffico sull archivio

3 Questo servizio, abbinato all archiviazione cartacea, permette all Azienda la risoluzione totale del problema dell archiviazione e gestione del documento. Al fine di offrire ai propri clienti un servizio completo a costi contenuti, Essepi@ ha creato un proprio centro di scansione ottica, con software di gestione personalizzato in base alle specifiche esigenze del cliente. L archiviazione ottica può essere utilizzata per archiviare ogni tipo di documento. L esperienza acquisita nel settore bancario, assicurativo e sanitario, ci permette di essere in grado di studiare le soluzioni più difficili. ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Nell ambito delle tematiche relative alla dematerializzazione dei documenti, sulle quali Essepi@ è attiva con le proprie soluzioni organizzative e tecnologiche, grande rilevanza hanno i temi legati alla Fatturazione Elettronica anche lato Fornitori, argomento di interesse strategico sul quale si giocherà molto del futuro prossimo relativamente ai processi di dematerializzazione dei documenti. Gestione fatture fornitori La gestione del Ciclo Passivo è oggi un fattore critico, che grava sull efficienza dell intero sistema aziendale, in quanto costringe le Aziende a dedicare risorse per un attività per nulla strategica. Cederla in outsourcing ad un partner affidabile significa poter rimodulare i carichi di lavoro interni, riqualificare le proprie risorse, dedicandole ad attività più importanti e produttive, avere garantito il rispetto delle scadenze ed infine, aspetto spesso decisivo, avere un costo di servizio "certo" e competitivo rispetto ai costi interni. ESSEPI@ SI OCCUPA DI: ritirare i documenti arrivati in casella postale (o gestire la ricezione via mail) contabilizzarli sul sistema del Cliente (OCR, online con ERP del Cliente, offline, etc.) gestire le anomalie, le difettosità, i visti autorizzativi attraverso il portale INweb archiviare otticamente i documenti per la consultazione online conservarli in forma sostitutiva o custodirli nei depositi a norma Ultimamente Essepi@ ha arricchito la sua esperienza con l aggiunta di servizzi legati alla Conservazione delle PEC e alla Gestione della firma grafometrica (con pieno valore legale) grazie alla collaborazione con aziende leader nella gestione della documentazione digitale.

4 La tutela della privacy è la base sulla quale è stata costruita la nostra azienda. Il vocabolo sicurezza per indica la capacità di salvaguardare: Riservatezza riduzione a livelli accettabili del rischio di accesso non autorizzato, volontario o involontario, alle informazioni. Integrità - riduzione a livelli accettabili del rischio di cancellazioni o modifiche delle informazioni, a seguito d interventi non autorizzati e attivazione di procedure adeguate per il recupero delle stesse. Disponibilità - riduzione a livelli accettabili del rischio d interruzione del servizio attraverso l uso di hardware ridondato. Azioni di sicurezza configurate nell archivio Essepi@. generazione di una password di amministrazione attraverso randomizzazione di numeri e lettere. consegna della password al responsabile della sicurezza secondo la normativa vigente. installazione di un server con sistema operativo Windows facente funzione di Firewall alla rete e ai dati. Tutela dei dati secondo lo standard a 128 bit con certificato elettronico SSL, Secure Sockets Layer. Per incrementare la sicurezza è prevista, una volta entrati nell area clienti, la disattivazione del sistema dopo trenta minuti d inattività. Inoltre l intera area archivi è attrezzata con rete telematica Lan collegata al sistema informativo centrale Essepi@. L affidamento a Essepi@ dei servizi archivistici e della gestione dei documenti permette quindi all Azienda di: razionalizzare le modalità di erogazione dei servizi. abbattimento dei costi e ottimizzazione delle risorse. maggior flessibilità organizzativa anche per quanto riguarda il personale. riutilizzo del personale in attività più correnti con la mission aziendale. smobilizzo d investimenti a suo tempo destinati agli archivi, magazzini, ecc. annullamento dei pesanti investimenti che gli adeguamenti alle leggi 626/94 e 675/96 richiedono. risparmio sui costi fissi derivanti dal mantenimento di un locale adibito ad archivio e/o magazzino.

5 LOGISTICA Questo settore si è sviluppato a seguito della richiesta ricevuta dai nostri clienti per quanto concerne i prodotti economali e poi si è ampliato per il capillare servizio di ritiro/consegna documenti. Il servizio della logistica può essere organizzato per qualsiasi tipo di prodotto, per quantità anche modeste e per l intero territorio nazionale. Può essere organizzato anche solo per il ritiro di alcuni prodotti, tipo i toner delle macchine fotocopiatrici o la carta da portare al macero, come ci è stato richiesto da un Gruppo Bancario. Il servizio solitamente riguarda: stoccaggio, dopo il controllo qualità/quantità, dei prodotti. completa gestione informatizzata (codice a barre). consegna/distribuzione. possibilità di utilizzo di sistema informatico. report in tempo reale delle giacenze, inventari, consumi e tutte le informazioni necessarie all azienda per i controlli e gli acquisti. STAMPA A DATI VARIABILI E POSTALIZZAZIONE creazione modello cliente con gestione variabile ricezione flussi controllo di congruità delle variabili creazione documenti PDF stampa imbustamento postalizzazione invio alla corrispondenza Essepi@ è sempre disponibile a calarsi nella problematica del cliente al fine di cercare insieme le migliori soluzioni possibili. CENTRI DOCUMENTALI NOVATE MILANESE (MI) via Stradivari 11 VITERBO strada Tuscanese km 4,800 RIMINI via Marecchiese 34 I centri sono a norma per la prevenzione incendi e gli ambienti sono protetti da sistema di teleallarme 24h 7gg su 7. L attività è coperta da assicurazione stipulata con primaria Compagnia. Dott. Roberto Lampugnani Tel. 349/ / r.lampugnani@essepia.com Sito azienda: