ALLEGATO B COMUNE DI ORBETELLO

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1 ALLEGATO B COMUNE DI ORBETELLO Capitolato tecnico per l'affidamento della fornitura di creazione di una banca dati, tramite digitalizzazione delle schede individuali e dei fogli di famiglia del servizio di Anagrafe Responsabile del procedimento D.sa Guarino Elena

2 COMUNE DI ORBETELLO Capitolato tecnico per l'affidamento della fornitura d i creazione di una banca dati, tramite digitalizzazione delle schede individuali e dei fogli di famiglia del servizio di Anagrafe Art.1. Oggetto della fornitura Il Comune di ORBETELLO intende procedere alla digitalizzazione dell archivio cartaceo del servizio anagrafe, comprensivo di schede individuali e fogli di famiglia. Il presente capitolato pertanto ha per oggetto: 1) Attività di ritiro dei contenitori con il materiale cartaceo presso gli uffici demografici del Comune ed alla sua riconsegna nel medesimo ordine di ritiro; il ritiro potrà essere effettuato non in forma plenaria ma per lotti; 2) Attività di scansione, indicizzazione ed archiviazione ottica dei documenti digitalizzati, in modo tale da soddisfare gli obblighi di reperimento ed esibizione dei documenti; 3) Attività di trasferimento su supporto digitale non modificabile in b/n (cd/dvd), con controllo di qualità durante la realizzazione delle immagini scansionate; 4) Attività di trasferimento su supporto digitale non modificabile degli indici di ricerca associati a ciascuna immagine, salvati su formato MDB e/o TXT. Tale archivio è composto da: Descrizione Documenti Quantità Indicizzazione Formato Schede individuali presenti al 31/12/2011 Fogli di Famiglia presenti al 31/12/ TOTALE ES. cm 15x19 - piegato ES. cm 29,5x39,5 - piegato La fornitura sarà aggiudicata in unico lotto. Le quantità dei documenti sono da considerare indicative, potendo subire variazioni in aumento o in diminuzione in fase di esecuzione. I concorrenti invitati a partecipare hanno l'obbligo di prendere parte al sopralluogo preventivo che si terrà in data e orario che saranno comunicati nella lettera di invito.

3 In tale occasione sarà possibile prendere visione dei documenti oggetto del presente appalto al fine di valutare sia la consistenza dell'archivio che le particolari caratteristiche del singolo documento. Art.2. Digitalizzazione La lavorazione deve comprendere la scansione che l archiviazione ottica di tutti i documenti oggetti del presente appalto di gara. Il documento oggetto di archiviazione può essere costituito da una o più pagine: in ogni caso il documento, quale insieme di tali registrazioni elementari, deve essere trattato nella sua interezza e quindi opportunamente identificabile e ricercabile in modo univoco nel contesto dell intero archivio informatico/ottico restituito all Ente. Deve essere garantita la massima qualità di riproduzione, in relazione allo stato del materiale cartaceo originale; questo significa che oggetti diversi dovranno, se necessario, essere trattati in fase di acquisizione digitale con tecniche e metodologie diverse (tipo, risoluzione, ecc.) al fine di garantire una prestazione a regola d arte. Le diverse modalità di trattamento dei documenti dovranno essere descritte e dettagliate nella proposta progettuale dell offerente, e saranno oggetto di attenta valutazione. Il materiale eventualmente costituito da fogli fascicolati con punti metallici od altro, deve essere riconsegnato con le stesse modalità di raccolta e nello stesso ordine iniziale. Le funzionalità di base richieste sono le seguenti: preparazione e normalizzazione dei documenti cartacei per la lavorazione; acquisizione ottica dei documenti; indicizzazione di immagini e metadati; riversamento su supporto ottico; produzione di idonea documentazione; restituzione formale della documentazione al responsabile dell'archivio. Art.3. Acquisizione e trattamento delle immagini I documenti cartacei dovranno essere trasferiti su supporto digitale in uno dei seguenti formati: JPEG,TIF, PDF, o altro, non modificabile, in bianco e nero. La tipologia dei formati originali presenti è varia, ed è costituita da documenti sia in bianco-nero che a colori. In funzione delle esigenze di archiviazione e di utilizzo dell'archivio digitale dovranno essere individuati standard e modelli di digitalizzazione delle immagini adeguati. I documenti dovranno inoltre essere convertiti in un formato che ne permetta una conservazione sicura e una agevole consultazione. L originale dovrà essere ripreso nella sua interezza, nel senso di lettura, rispettando le dimensioni reali del supporto cartaceo. Pertanto visualizzando i file delle immagini, ogni file conterrà sempre un solo documento orientato coerentemente al contenuto, in modo tale da renderne immediata la lettura. Art.4. Validazione e Indicizzazione L impresa dovrà indicizzare la documentazione riprodotta in digitale utilizzando le chiavi di ricerca alle singole schede di seguito indicate: Descrizione Schede Individuali Descrizione Schede Famiglia Dati da indicizzare per ogni AP5 Cognome Nome Luogo di nascita Data di nascita nel formato gg/mm/aaaa Dati da indicizzare per ogni individuo su AP6 Cognome Nome

4 Luogo di nascita Data di nascita nel formato gg/mm/aaaa Art.5. Controllo di Qualità Durante la realizzazione del progetto, dalle fasi di digitalizzazione delle immagini al riversamento delle immagini stesse e dei dati dovranno essere pianificate e messe in atto adeguate procedure di controllo di qualità. In particolare la qualità di tutti i materiali digitali dovrà essere garantita da diversi livelli di controllo, verifica e correzione: verifica di leggibilità; orientamento; esposizione e contrasto; altri parametri specifici delle immagini; Art.6. Consegna delle immagini digitali Dalle immagini digitali realizzate dovrà sempre essere possibile realizzare la stampa del singolo documento. Per ciascun documento dovrà essere possibile stampare l intera immagine. I documenti archiviati in sede di progetto dovranno essere forniti all'amministrazione Comunale su supporti ottici (DVD di backup). Al fine di preservare la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti, alla consegna delle immagini la ditta esecutrice dei lavori dovrà provvedere alla cancellazione di ogni immagine in proprio possesso. Al file immagine dovranno essere associati i dati necessari ad individuare univocamente i documenti contenuti e permetterne un agevole riconoscimento. Indipendentemente dalla organizzazione dei documenti cartacei originali, l intervento di digitalizzazione dovrà prevedere, sul supporto elettronico finale, una forma di riorganizzazione logica e cronologica dei documenti. Alle aziende partecipanti si chiede un periodo di assistenza post consegna lavori di mesi 12; saranno apprezzate proposte migliorative. Art. 7. Stoccaggio fisico dei documenti Le operazioni di digitalizzazione dovranno essere effettuate in locali dell aggiudicatario, la cui ubicazione dovrà essere formalmente comunicata alla stazione appaltante prima della stipula del contratto. Presso tali locali l'impresa appaltatrice dovrà installare, a proprio carico, tutti i dispositivi necessari per l'espletamento del servizio. Entro 15 giorni dalla data dell aggiudicazione la ditta aggiudicataria dovrà, con proprio personale e propri mezzi, prendere in carico gli archivi cartacei (nella soluzione che verrà stabilita dalla stazione appaltante successivamente all aggiudicazione) e successivamente restituirli, utilizzando contenitori in grado di assicurare la protezione dei documenti. La ditta dovrà confezionare, etichettare e numerare i contenitori, mantenendo lo stesso ordine ed il riferimento dei cassetti da cui è stato prelevato il materiale, predisponendo la relativa distinta di carico in doppia copia. I locali in cui saranno conservati i documenti per l espletamento del servizio dovranno essere dotati di sistemi anti incendio (in conformità con le norme vigenti sulla prevenzione degli incendi) ed in regola con le norme di sicurezza. La ditta aggiudicataria dovrà attivare un servizio di help-desk gratuito per tutta la durata del servizio che consentirà di ricevere via da parte del Comune copia di un documento richiesto in fase di

5 digitalizzazione, entro 24 ore. Dovrà inoltre mettere a disposizione un numero telefonico e un fax per gestire le possibili chiamate e garantire se necessario l invio di documenti. Art.8. Realizzazione del progetto E fatto divieto di cedere o subappaltare in tutto o in parte sotto pena di risoluzione del contratto. L azienda aggiudicataria dovrà affidare la direzione del progetto ad un Direttore Tecnico, appartenente in modo stabile alla propria struttura tecnica ed organizzativa. Il Direttore Tecnico di progetto costituirà per l Ente il diretto referente per qualsiasi problematica inerente il progetto, e tutte le attività necessarie alla realizzazione del progetto dovranno svolgersi sotto la sua diretta e costante supervisione. Sono da considerarsi a carico della ditta aggiudicataria le spese di viaggio, di trasporto, consegna, di personale, di materiali e altro necessario per l espletamento dei servizi. E' fatto obbligo di non divulgare i dati e le informazioni di cui l'impresa viene a conoscenza durante l'espletamento dell'incarico. Art.9. Collaudo Il collaudo riguarderà un campione dei documenti digitalizzati, la cui numerosità sarà stabilita a discrezione dell'amministrazione e verrà effettuato tramite le prove tecniche e funzionali che l'amministrazione riterrà più utili. Il procedimento di collaudo dovrà consentire, in particolare, l individuazione degli errori di indicizzazione (evidenziando ad es.: indici senza scheda, schede senza indice) e la loro bonifica. Il collaudo è inteso a verificare la rispondenza della fornitura rispetto a quanto richiesto e a quanto offerto dall'impresa. I verbali di accettazione e di collaudo saranno firmati dal Direttore dei Lavori e dal Coordinatore di progetto. Nel caso in cui le operazioni di collaudo pongano in evidenza difetti o mancanze facilmente eliminabili, a giudizio dell'amministrazione, l'impresa assume l'obbligo di eliminare guasti e/o inconvenienti entro 5 gg. lavorativi e il collaudo si intenderà effettuato dopo che l'amministrazione avrà riscontrato la rimozione dei guasti e degli inconvenienti. Qualora invece la fornitura non superi le prove di collaudo a causa di difetti che, a giudizio dell'amministrazione, risultano di una certa gravità, le operazioni di collaudo verranno ripetute dopo 15 giorni lavorativi, alle stesse condizioni e modalità, con eventuali oneri a carico dell'impresa.

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