Percorsi di qualità e trasparenza nell organizzazione, la gestione e il controllo interno delle ONG

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1 Lotta alla povertà, cooperazione allo sviluppo e interventi umanitari Percorsi di qualità e trasparenza nell organizzazione, la gestione e il controllo interno delle ONG Con il contributo del Ministero Affari Esteri, Direzione Generale per la Cooperazione allo sviluppo

2 Lotta alla povertà, cooperazione allo sviluppo e interventi umanitari Percorsi di qualità e trasparenza nell organizzazione, la gestione e il controllo interno delle ONG Con il contributo del Ministero Aari Esteri, Direzione Generale per la Cooperazione allo sviluppo

3 Via Aniene 26/A, Roma tel fax Prepress by Plan.ed

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5 PRESENTAZIONE Le pagine che seguono sono il risultato del lavoro realizzato nel 2010 da un insieme di organizzazioni non governative (Ong) italiane nell ambito del programma di approfondimenti: La qualità nella cooperazione allo sviluppo. Percorsi formativi per una qualificata partecipazione delle Ong Italiane alle attività di cooperazione allo sviluppo e di aiuto umanitario dell Unione Europea 1. La Commissione Europea ha adottato negli anni strategie, regolamenti, procedure e controlli al fine di assicurare qualità, efficacia e trasparenza alle numerose attività di cooperazione allo sviluppo, lotta alla povertà e aiuto umanitario realizzate da molteplici soggetti, pubblici e privati, tra cui le Ong. Si tratta di un percorso che le Ong italiane aperte alla dimensione europea hanno condiviso, in particolare a partire dai primi anni L hanno considerato, infatti, come un occasione di crescita, data la necessità di adottare un approccio culturale nuovo rispetto a quanto seguito fino ad allora nel rapporto con le istituzioni italiane. Non che le attività realizzate fossero di minore qualità o efficacia, anzi. Una delle specificità delle organizzazioni di sviluppo e umanitarie italiane è stata e continua ad essere quella dell estrema attenzione alla costruzione di partnership vere e durature, proprio per garantire la massima partecipazione, efficacia e sostenibilità agli interventi realizzati. L attenzione è tuttavia stata soprattutto al fare e al far bene, puntando sull impegno e sui risultati. Al contempo mancava, almeno in parte, la cultura delle regole, delle procedure e della severità nel rispettarle. Esse c erano, ovviamente, insieme ai valori e all etica solidaristica che ha sempre animato le Ong italiane, e si esprimevano anche in prassi consolidate ma che normalmente non venivano codificate e rese pubbliche, verificate nell azione quotidiana, sia nelle fasi organizzative che in quelle di gestione e realizzazione delle attività. Le sollecitazioni dell Europa, pur essendo spesso vissute come appesantimento burocratico e come aggravamento delle già numerose incombenze e dei costi generali, sono state man mano recepite, interiorizzate e adattate alla propria realtà. Per le Ong italiane si è trattato di un salto culturale, dell acquisizione di una nuova cultura di organizzazione, gestione e controllo interno, adeguata a quanto richiesto in sede europea e internazionale e idonea a garantire piena trasparenza e accountability. Quest ultima parola, intraducibile, è divenuta patrimonio comune: si tratta del render conto di quanto facciamo, come e con quali strumenti, con quali 1 Le Ong o federazioni/coordinamenti che hanno partecipato ai diversi momenti di approfondimento sono: AGIRE, AMREF, ARCS, ASIA, CIAI, CIES, CIPSI, CISP, COOPI, COSV, CVM, EMERGENCY, FONDAZIONE D. GNOCCHI, FONDAZIONE IVO DE CARNERI, FONDAZIONE PRO.SA, GVC, ICU, INTERSOS, IPSIA, ISCOS, LINK 2007, MANI TESE, MEDICI CON L AFRICA-CUAMM, RTM. 5

6 6 stakeholders percorsi formativi per una qualificata partecipazione delle Ong alla cooperazione allo sviluppo e all azione umanitaria dell Unione Europea

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8 1. CODICE ETICO E DI CONDOTTA

9 CODICE ETICO E DI CONDOTTA 1. Principi etici generali mission 2 Il Codice etico e di condotta, che qui semplifichiamo trattandosi di indicazioni e linee guida generali, può essere concepito anche in modo più articolato, a seconda delle esigenze dell Organizzazione, distinguendo tra Carta dei valori, Codice etico e Codice di condotta. 11

10 2. Principi etici di comportamento legalità equità: uguaglianza e non discriminazione: tutela e valorizzazione della persona diligenza: onestà: trasparenza: imparzialità riservatezza: assenza di conflitto di interessi: 12

11 3. Norme di comportamento per le relazioni interne ed esterne 4. Relazioni con i Donatori 5. Relazioni con i Partner 13

12 6. Relazioni con i Fornitori 7. Relazioni con i Dipendenti, Collaboratori, Volontari, Membri degli organi statutari Doveri dell Organizzazione 14

13 Doveri degli Operatori A tutti gli Operatori è vietato sempre ed in ogni caso 8. Relazioni con i Beneficiari 9. Relazioni con la Stampa e i Media 15

14 10. Relazioni con gli Organi di controllo 11. Relazioni con le Autorità giudiziarie 12. Provvedimenti in presenza di violazione del Codice etico 16

15 2. PRINCIPI GENERALI E SPECIFICI DELLA GESTIONE DELL ONG

16 PRINCIPI DELLA GESTIONE DELL ONG 1. Principi generali della gestione Legalità: Efficacia: Efficienza: 1 Si veda il capitolo Modello di organizzazione, gestione e controllo a pag

17 Trasparenza: 2. Principi della gestione per aree specifiche Amministrazione: Risorse umane: Partner: 20

18 Fornitori: 21

19 3. PROTOCOLLI PER LA GESTIONE DEI PROGETTI

20 25

21 separazione delle funzioni 26

22 1. FASE DELLA SCELTA DEI PROGETTI E DI ELABORAZIONE DELLA PROPOSTA elaborazione controllo/verifica autorizzazione elaborazione della prima bozza verifica elaborazione del quadro logico elaborazione della proposta elaborazione dell analisi del rischio elaborazione del piano di monitoraggio: individuazione verifica verifica verifica verifica tecnica 4 Partecipazione a gare (rapporti con la P.A. DLgs 231/2001) la decisione di partecipare alle gare o ai bandi per l erogazione di finanziamenti necessari alla realizzazione di progetti è assunta dal Legale Rappresentante con il supporto dei direttori competenti. in caso di partecipazione a gare o bandi con altre ONG italiane o partner stranieri, la partecipazione è condizionata al fatto che gli altri aderenti si obblighino a rispettare gli stessi principi etici è necessario verificare la veridicità delle informazioni fornite alla Pubblica Amministrazione o in generale ai vari donatori istituzionali. 27

23 1.1. Analisi del rischio 1.2. Elaborazione di un Risk Assessment di paese o o o o 28

24 o o o o o o o o o o o o o o o o o o 29

25 fase di elaborazione della proposta 30

26 2. FASE DI DEFINIZIONE DEL CONTRATTO controllo firma elaborazione autorizzazione 2.1. Controlli preliminari alla firma del contratto kind report pre-qualified 2.2. Apertura della scheda amministrativa di progetto 31

27 Pianificazione delle attività 2.4. Programmazione finanziaria di progetto programmazione iniziale definizione dei flussi finanziari definizione dellaliquidità non disponibile o o revisione periodica 32

28 Fase di definizione del contratto 33

29 3. FASE DI REALIZZAZIONE DEL PROGETTO elaborazione autorizzazione verifica attribuzione elaborazione autorizzazione elaborazione autorizzazione controllo archiviazione 3.1. LE MODIFICHE DEL PROGETTO modifica di budget non onerosa, nel rispetto delle percentuali di scostamento ammesse dai singoli finanziatori

30 - modifica di budget non onerosa, al di sopra o al di sotto delle percentuali di scostamento ammesse dai singoli finanziatori: modifica di budget onerosa per l Organizzazione: - - modifica degli obiettivi: LA DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO 35

31 La rendicontazione finanziaria I rapporti 36

32 o o o o o o o o o o o o o o o 37

33 Conservazione e archiviazione dei documenti di progetto file

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35 LA CONTABILITÀ, LA DOCUMENTAZIONE E I SISTEMI PER LA GESTIONE

36 LA GESTIONE DELLA CASSA effettuazione autorizzazione 41

37 42 gestione verifica delega autorizzazione Le misure di sicurezza nella gestione delle risorse finanziarie

38 I pagamenti in contanti consigliato l utilizzo degli assegni o dei bonifici bancari remote control La gestione degli anticipi piccola cassa, petty cash La contabilizzazione delle spese 43

39 La quadratura e il controllo delle casse 3.5. LA GESTIONE DEI CONTI CORRENTI BANCARI effettuazione autorizzazione gestione della prima nota banca verifica delle quadrature di banca e le riconciliazioni contabili delega autorizzazione della spesa Inquadramento generale della gestione dei conti correnti bancari tramite" 44

40 Specifiche sui conti correnti conti correnti generali conti correnti dedicati I prelevamenti e i pagamenti sui conti correnti locali 45

41 Le verifiche 3.6. LA GESTIONE DELLE STRUTTURE E DEI BENI buone pratiche La gestione delle case e degli uffici elaborazione autorizzazione 46

42 I contratti di affitto per le case, per gli uffici e per i magazzini I costi di gestione delle sedi elaborazione approvazione 47

43 La gestione e contabilità del magazzino stock gestione autorizzazione food items, seeds, hygienic kits, shelter kits, 48

44 La gestione dei beni strumentali I beni di proprietà dell Ong: I beni di terzi acquistati con i fondi del progetto: veicoli 49

45 50 I beni di terzi messi a disposizione dal finanziatore: I beni presi in affitto: I beni in dotazione agli operatori

46 I contratti di noleggio degli autoveicoli I furti di beni 51

47 52

48 ecc... ogni operatore riceve una copia e assume formalmente l obbligo di rispettarli job description La gestione amministrativa del personale internazionale Al momento dell arrivo nella missione 53

49 Al momento della cessazione Al termine della collaborazione Al termine del contratto L assunzione del personale locale 54

50 contratti stipulati con il personale locale 55

51 ogni operatore riceve una copia e assume formalmente l obbligo di rispettarli job description Gli strumenti per la gestione del rapporto di lavoro fogli presenza mensili registro del personale locale, 56

52 busta paga mensile busta paga 3.8. L APPROVVIGIONAMENTO DI BENI, LAVORI E SERVIZI identificazione approvazione elaborazione controllo esecuzione aggiudicazione verifica autorizzazione 57

53 responsabile dell intero processo o o o o o o o o selezione delle offerte processo di aggiudicazione o o 58

54 La scelta della procedura e le varie tipologie di procedure scelta della procedura vietato suddividere artificialmente in più acquisti diverse tipologie di spesa accorpate in un acquisto unico la stessa tipologia di spesa approvvigionamento suddiviso in lotti, Single Tender o Direct Agreement. Unica offerta con accordo diretto o Three Quotations procedures. Tre offerte o 59

55 Competitive Negotiated Procedure. Procedura negoziata competitiva. (Tre offerte valide) o o o o o o Local Open procedure. Procedura locale aperta o o o o International Open procedure. Procedura internazionale aperta o o o o International Restricted procedure. Procedura internazionale ristretta 1 Fase: preselezione o 60

56 o o 2 Fase: invito-aggiudicazione o o o o La differenza tra valutazione e aggiudicazione nelle procedure di gara La valutazione Commissione di Valutazione o o o L aggiudicazione a cura dell Autorità Contraente 61

57 I pagamenti di beni, lavori e servizi La conservazione dei documenti di acquisto di beni, lavori e servizi la documentazione conservata e protocollata in maniera chiara, senza cancellature ed abrasioni Le eccezioni e le deroghe alle procedure di acquisto mancato rispetto delle procedure motivata, richiesta ufficialmente e autorizzata. 62

58 3.9. LE AZIONI PER IL MONITORAGGIO DELLE ATTIVITÀ DI PROGETTO 63

59 Il quadro logico Gli strumenti a supporto del monitoraggio cronogramma programmazione finanziaria 64

60 4. I CONTROLLI 4.1. L audit audit verifica sistematica, documentata e indipendente audit l audit di prodotto l audit di processo l audit di programma l audit di sistema 65

61 66 audit interna esterna di certificazione internal auditor internal audit : auditors internal audit

62 ricevere il rapporto di verifica; stabilire se e quali azioni successive devono essere intraprese. Chi è sottoposto ad audit deve: conoscere gli obiettivi e l estensione della verifica; collaborare con gli auditors al raggiungimento degli obiettivi della verifica; essere di supporto nella definizione delle azioni correttive basate sul rapporto di verifica. Per l approfondimento dell argomento si rimanda al Vademecum per l attuazione di un sistema di audit interno nella parte finale del manuale Teoria e pratica della cooperazione europea, 5 anch esso parte del programma La qualità nella cooperazione allo sviluppo. Percorsi formativi per una qualificata partecipazione delle Ong alla cooperazione allo sviluppo e all azione umanitaria dell UE La valutazione La valutazione è un evento puntuale, realizzato in un momento ben preciso e definito della vita di un progetto ed è un giudizio sistematico e obiettivo. La valutazione agisce sugli aspetti strategici di un progetto (obiettivo specifico e obiettivo generale) e controlla che la macchina progettuale produca i benefici previsti, raggiunga l obiettivo specifico e contribuisca all obiettivo generale; in pratica la valutazione misura e stima i cambiamenti introdotti da un progetto all interno di un sistema. La valutazione non è legata al monitoraggio; un progetto può avere un monitoraggio che indica un funzionamento soddisfacente mentre in sede di valutazione il risultato può essere negativo; questo dimostra che i risultati prodotti dal progetto non hanno nessun impatto sul raggiungimento degli obiettivi. La valutazione può essere richiesta: dall Organizzazione (autovalutazione); dal Donatore; dai Beneficiari; dai Governi; altri soggetti. La valutazione può essere effettuata: 5 TEORIA E PRATICA DELLA COOPERAZIONE EUROPEA. Politica di cooperazione allo sviluppo dell Unione Europea e gestione dei progetti cofinanziati, Carlo Tassara, Maggio Pubblicazione Intersos - Link

63 Fase di realizzazione del progetto 68

64 4. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO

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69 ALLEGATI

70 1 Si veda il testo dell Accordo Quadro sindacale in: 79

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73 82

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77 i The date of signature cannot be after the starting date of the Contract as indicated in art. 2 ii The Contract for national staff can be signed normally either by the Head of Mission or the Project Manager iii The position must correspond to the one indicated in the Terms of Reference/Job description iv If the period of employment is extended beyond the end date indicated in art 2, a separate letter (Extension of the Contract) must be signed by both Parties v Insert here the reference currency, most frequently the local currency or EUR or USD vi Verify locally which is the Court competent for the area vii If necessary according to the national legislation, the Contract can be made in local language. 86

78 Finito di stampare nel mese di maggio 2011 presso C&S - Roma

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