Modello di Organizzazione, Gestione e. Controllo di Straumann Italia S.r.l. Parte Speciale. Procedure Operative

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1 Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di Straumann Italia S.r.l. Parte Speciale Procedure Operative Straumann Italia s.r.l. Pag 1 / 20

2 Come descritto nella parte Generale del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo di Straumann Italia, il modello è costituito da una Parte Generale e da più Parti Speciali predisposte per i Reati contemplati nel D. Lgs. 231/2001. Le Parti Speciali sono costituite dall insieme delle regole e Procedure Operative che la Società ha implementato ai fini della prevenzione dei Reati. Il Modello è stato così articolato al fine di garantirne una più efficace e snella attività di aggiornamento. Infatti, se la Parte Generale contiene, principalmente, la formulazione di principi generali da ritenersi invariabili, le Parti Speciali, in considerazione del loro particolare contenuto, sono suscettibili di costanti aggiornamenti. Inoltre, l evoluzione legislativa quale ad esempio una possibile estensione delle categorie di Reati che, per effetto di altre normative, risultino inserite o comunque collegate all ambito di applicazione del Decreto potrà rendere necessaria l integrazione del Modello. Nella parte Speciale Procedure Operative sono riportate le procedure interne che regolamentano in azienda le attività sensibili individuate a seguito del risk assessment condotto dalla Società. In particolare, dall esito del risk assessment sono state individuate alcune aree di intervento al fine di migliorare il sistema di controllo preventivo con particolare riferimento ai reati che costituiscono il presupposto per l applicabilità del Decreto. Tali aree possono essere così sintetizzate: (A) aspetti generali: attività sensibili con riferimento ai Reati che possono essere commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ai Reati societari, ai Reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, ai delitti di criminalità organizzata, ai delitti in materia di violazione del diritto d autore ed ai delitti contro l industria ed il commercio, ai Reati di terrorismo, ai Reati informatici, ai Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime per omissione di misure antinfortunistiche e di salute e sicurezza sul lavoro. - (B) la gestione degli acquisti di beni, servizi e prestazioni professionali, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione, ai Reati di terrorismo ed ai Reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro; - (C) la gestione degli adempimenti doganali e fiscali, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione; Straumann Italia s.r.l. Pag 2 / 20

3 - (D) la gestione dei sistemi informativi, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione ed ai Reati informatici; - (E) la gestione della logistica e del magazzino, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione; - (F) la gestione delle vendite, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione, delitti contro l industria ed il commercio ed ai Reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro; - (G) la gestione del rapporto con gli intermediari commerciali, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione ed ai Reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro; - (H) la gestione della qualità e degli aspetti regolatori, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione; - (I) la gestione degli omaggi e delle sponsorizzazioni, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione; - (L) la gestione delle attività di marketing, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione, ai delitti contro l industria ed il commercio ed ai delitti in materia di violazione del diritto d autore; - (M) la gestione amministrativa del personale, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione; - (N) selezione e formazione e sviluppo del personale, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione ed ai Reati di terrorismo; - (O) aspetti di tesoreria, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione; - (P) amministrazione, contabilità e bilancio, attività sensibili con riferimento ai Reati nei confronti della Pubblica Amministrazione, Reati societari, ai delitti di criminalità organizzata. Straumann Italia s.r.l. Pag 3 / 20

4 - (O) (P), la,, la i, la,,, la, Di seguito sono riportate le macro-aree aziendali che sono state analizzate e le attività sensibili evidenziate. Per ognuna delle attività sensibili la Società ha definito il processo con la formalizzazione di una o più procedura. A. Aspetti generali Ruoli, compiti, responsabilità e gestione dei flussi informativi La Società ha definito il processo di formalizzazione di ruoli, compiti e responsabilità del personale, ponendo particolare attenzione alle figure che svolgono attività rilevanti ai fini del D.Lgs 231/01 e tenendo conto della necessità che sia verificato e garantito per ciascuno di essi il principio di controllo, rappresentato dalla contrapposizione delle funzioni, in base al quale un processo non può essere gestito. Job position e Job description Documento pubblicato in GDM QMS-SITA- 0000xx Regole generali di comportamento Documento pubblicato in GDM QMS- SITA HR manual Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Memo CCNL Disciplina Malattia Impiegati Quadri - HR Manual Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Policy orario di lavoro Straumann italia - Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Sales Compliance@straumann per Straumann Italia - Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Regole generali di comportamento Documento pubblicato in GDM QMS- SITA Allestimento, Gestione ed Archiviazione delle SOP e documentazione mediante GDM Procedura pubblicato in GDM QMS-SITA Codice di Condotta Straumann Italia s.r.l. Pag 4 / 20

5 Dichiarazioni di responsabilità e assenza di conflitti di interesse La Società ha introdotto un sistema di sottoscrizione periodica di dichiarazioni di responsabilità e di assenza di conflitti di interesse da parte degli Amministratori, dei dipendenti e dei collaboratori esterni, con particolare riferimento a quelli coinvolti nelle aree rilevanti ai fini del D. Lgs 231/01. E stata definita una linea guida formale per la gestione dei conflitti d interesse che considera i seguenti aspetti: - elenco delle potenziali situazioni di conflitto di interesse che possono riguardare i dipendenti nello svolgimento delle loro attività; - soggetti destinatari delle comunicazioni (interni ed esterni); - gestione dei flussi di comunicazione; - sottoscrizione periodica di una dichiarazione di responsabilità e assenza di conflitti di interesse. Attraverso la sottoscrizione periodica, i destinatari individuati dichiarano la presenza o meno di situazioni tali da configurare conflitti di interesse. Dichiarazione di assenza di conflitto di interesse Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Clausola nel contratto di agenzia per gli agenti Clausola presente nel Contratto di agenzia Rilascio e gestione dei poteri di firma e autorizzativi La Società ha definito con un documento formale l attribuzione dei poteri di firma sia per valori cumulativi, rispetto ad un arco temporale di riferimento e/o ad un singolo incarico. Ha definito inoltre specifiche attività di monitoraggio sul corretto esercizio di tali poteri. Formulario Poteri di Firma Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Policy acquisti Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Straumann Italia s.r.l. Pag 5 / 20

6 Rapporti con la Pubblica Amministrazione La Società ha individuato i soggetti che si relazionano con gli esponenti della Pubblica Amministrazione e/o con enti/società incaricati di pubblico servizio, ne ha descritto le attività sia all interno della Job description sia nelle procedure interne. Per le attività gestite nella loro totalità da un unico soggetto, è stata prevista l attribuzione di tale incarico attraverso una delega formale. Adozione e gestione del sistema disciplinare e di meccanismi sanzionatori Con l introduzione e adozione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex DLgs 231/01, la Società ha integrato alla disciplina del CCNL e Legge disciplinare un sistema disciplinare sanzionatorio interno, in conformità all art. 7 L. 300/70, a cui saranno sottoposti i dipendenti qualora dovessero porre in essere attività contrarie ai principi statuiti all interno del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex DLgs 231/01 e del Codice di Condotta. Procedura Sanzionatoria Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Quality Audits Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Identificazione e nomina dell'organismo di Vigilanza La Società, nell ambito della definizione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01, ha nominato l Organismo di vigilanza ai sensi dell art. 6, p. 1 lettera b) del DLgs. 231/01. In relazione ai compiti assegnati all Organismo di vigilanza, ai meccanismi di reporting definiti e ai flussi informativi sottostanti, la Società ha definito un calendario degli incontri tra i diversi organi interni ed esterni investiti dei compiti di controllo, finalizzati anche allo scambio di informazioni sull esito dei controlli effettuati dai medesimi. Nell ambito di tali incontri è previsto, tra l altro: - l esame della bozza del bilancio; - la verifica dell osservanza della disciplina prevista in tema di normativa societaria/corporate Governance. La Società ha previsto la formalizzazione in apposito report. B. Gestione Acquisti beni e servizi (comprese le consulenze professionali) Straumann Italia s.r.l. Pag 6 / 20

7 Gestione del processo di qualifica e valutazione del fornitore/consulente La Società ha previsto un iter strutturato di qualifica e di valutazione periodica dei propri fornitori che prevede specifiche verifiche da porre in essere in funzione della tipologia di fornitore, le Direzioni aziendali da coinvolgere, la definizione di una "Vendor List" approvata per i fornitori di servizi o prodotti legati al dispositivi medici, i flussi informativi, la formalizzazione dei risultati, ecc. e in seguito alla selezione di un fornitore, l'archiviazione delle valutazioni che sono state effettuate e che hanno portato alla scelta ultima del fornitore. In particolare si effettuano i controlli di natura commerciale e anche di qualità se si tratta di un fornitore di servizi/prodotti correlati ai dispositivi medici. Selezione e valutazione dei Fornitori - Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Procedura gestione anagrafica Fornitori Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Procedura gestione contabilità Fornitori Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Gestione ed emissione degli ordini di acquisto/contratti La Società ha implementato all'interno del sistema informativo, utilizzato per la predisposizione degli ordini d'acquisto, un workflow autorizzativo con definizione di limiti massimi d'importo, allineato ai poteri di firma esistenti. Policy acquisti Procedura disponibile in GDM - QMS/SITA/ Gestione anagrafica fornitori La Società ha definito una procedura per la gestione dell'anagrafica fornitori che definisca ruoli, compiti e responsabilità delle Direzioni aziendali e degli Uffici coinvolti, autorizzazioni da richiedere per l'inserimento/modifica dei dati, controlli da svolgere e periodicità degli stessi, ecc. Società prevede specifiche forme di evidenza all autorizzazione per l apertura di una nuova anagrafica o la modifica dei dati esistenti. La Società ha implementato attività di controllo a posteriori sulle anagrafiche inserite a sistema, finalizzate a verificare che: Straumann Italia s.r.l. Pag 7 / 20

8 - tutte le variazioni apportate siano giustificate dalla presenza della documentazione di supporto (ad esempio la richiesta di variazioni di coordinate bancarie dovrebbe essere comunicate attraverso la carta intestata alla banca di riferimento); - le variazioni siano apportate in maniera completa e accurata e non esistano anagrafiche fornitori duplicate; - non siano presenti non utilizzati da lungo tempo, allo scopo di procedere al blocco degli stessi. Tali controlli dovrebbero essere effettuati da parte di un soggetto diverso da chi si occupa della gestione dell'anagrafica, inoltre, dovrebbe essere mantenuta evidenza dell'attività di controllo svolta. La Società ha formalizzato controlli, sia in occasione dell'inserimento anagrafico sia in fasi successive di monitoraggio, in merito alla corrispondenza dei nominativi dei fornitori in anagrafica con i nominativi di individui direttamente o indirettamente collegabili ad organizzazioni terroristiche elencati in apposite black list (OFAC/ONU/UE), come da riferimenti espressi contenuti nel DLgs 109/07, prevedendo inoltre lo svolgimento di specifici controlli sui conti correnti dei fornitori. Procedura Gestione Anagrafica Fornitori Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA C. Gestione adempimenti doganali e fiscali Predisposizione ed invio di dichiarazioni dei redditi, di dichiarazione dell'iva o dei sostituti d'imposta o di altre dichiarazioni funzionali alla liquidazione dei tributi in genere, anche con il supporto di consulenti esterni La Società ha definito una procedura per monitorare i diversi adempimenti richiesti dalla normativa in ambito fiscale, prestando attenzione ai seguenti aspetti: - scadenze; - funzioni/enti coinvolti nella predisposizione della documentazione; - funzioni/enti coinvolti nella revisione della documentazione prima della spedizione; - natura della documentazione da presentare. Procedura Scadenziario Adempimenti fiscali Procedura disponibile in GDM QMS-SITA Straumann Italia s.r.l. Pag 8 / 20

9 D. Gestione dei Sistemi Informativi Assegnazione, gestione e cancellazione delle utenze di sistema e dei profili autorizzativi La Società ha predisposto la mappatura degli accessi ai sistemi informativi della Pubblica Amministrazione procedendo con la nomina formale dei dipendenti autorizzati ad intrattenerne i rapporti. Procedura Mappatura accessi informativi della Pubblica Amministrazione e modalità gestione profili autorizzativi in SAP Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Assegnazione, gestione e cancellazione delle utenze di sistema e dei profili autorizzativi La Società ha formalizzato all'interno di un documento scritto le modalità di gestione dell'assegnazione e modifica dei profili autorizzativi di SAP, con indicazione di : - modalità operative; - autorizzazioni richieste; - flussi informativi, ecc. la Società ha integrato di tali aspetti all'interno dei documenti "Linee Guida IT - Gruppo Straumann" Politica dell utente IT per il gruppo Straumann Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Safety Card Documento pubblicata in GDM QMS-SITA E. Gestione Logistica e Magazzino Gestione delle operazioni di movimentazione del magazzino (ordine, carico e scarico dei prodotti Straumann) La Società ha formalizzato le "Procedure magazzino", identificando in particolare: - i ruoli e responsabilità nell'ambito dello svolgimento delle attività; - i controlli previsti nel processo, con indicazione della frequenza e relative responsabilità; - le modalità di monitoraggio della scadenza dei prodotti; - le condizioni per l'accettazione dei resi; Attività di fine mese dell attività logistica Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Gestione dell Inventario Procedura disponibile in GDM QMS-SITA Straumann Italia s.r.l. Pag 9 / 20

10 Gestione dei prodotti classificati come smaltimento Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Gestione entrata merci ed accertamento dei servizi (con workflow autorizzativi) procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Prodotti non conformi Procedura pubblicata in GDM - QMS-SITA Trattamento dei resi Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Gestione materiale destinato alla vendita Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Complaints sui prodotti Procedura disponibile in GDM QMS-SITA Gestione degli inventari di magazzino La Società ha integrato il documento "Inventario", a regolamentazione delle attività di conta fisica periodica del magazzino, identificando in particolare: - i ruoli e responsabilità nell'ambito dello svolgimento delle attività; - le modalità operative di svolgimento degli inventari bimestrali a campione. Gestione dell inventario Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Gestione del processo di raccolta delle proposte di acquisto La Società ha formalizzato una procedura a regolamentazione del processo di raccolta delle proposte di acquisto e gestione degli Ordini di Vendita, prevedendo in particolare: - le modalità di raccolta delle proposte d'acquisto; - le autorizzazioni formali in caso di applicazione di condizioni commerciali differenti da quanto previsto all'interno dei listini/promozioni; - i controlli da porre in essere al ricevimento di una proposta d'acquisto; Gestione ordini di vendita Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA F. Gestione delle Vendite (tramite partecipazione ad appalti di forniture e trattative private) Gestione Partecipazione a Gare d Appalto.La Società ha formalizzato una procedura per la gestione della partecipazione a gare d'appalto che prevede: - ruoli e responsabilità dei diversi attori coinvolti; - poteri attribuiti; Straumann Italia s.r.l. Pag 10 / 20

11 - attività di monitoraggio e valutazione preliminare dei bandi di gara; - modalità operative di predisposizione e verifica della documentazione; Gare d appalto e similari Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Gestione ordini di vendita Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Gestione anagrafica clienti La Società ha formalizzato una procedura che definisce le attività di verifica sistematica sulle modifiche apportate all'anagrafica clienti, al fine di verificare che le creazioni/modifiche siano state operate da personale autorizzato, che le creazioni/modifiche siano autorizzate, accurate e complete, ecc. La Società ha implementato inoltre con riferimento all'anagrafica clienti, un controllo periodico al fine di identificare i clienti non utilizzati da lungo tempo, allo scopo di procedere al blocco degli stessi. La Società ha integrato il documento "Anagrafica clienti" definendo ruoli, compiti e responsabilità delle Direzioni aziendali e degli Uffici coinvolti, autorizzazioni da richiedere per l'inserimento/modifica dei dati, controlli da svolgere e periodicità degli stessi, ecc. La società ha implementato anche delle attività di controllo, sia in occasione dell'inserimento in anagrafica sia in fasi successive di monitoraggio, in merito alla corrispondenza dei nominativi dei clienti in anagrafica con i nominativi di individui direttamente o indirettamente collegabili ad organizzazioni terroristiche elencati in apposite black list (OFAC/ONU/UE), come da riferimenti espressi contenuti nel DLgs 109/07. La Società ha previsto anche lo svolgimento di specifici controlli sui conti correnti dei clienti volti a verificare che le sedi degli istituti bancari utilizzati dai clienti siano nel Paese del cliente stesso e che il conto corrente sia intestato al cliente. La Società effettua inoltre un controllo sulle anagrafiche clienti al fine di evidenziare eventuali anagrafiche clienti duplicate e di analizzarne le cause. Procedura anagrafica e controllo sui Clienti Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA G. Gestione del rapporto con gli intermediari commerciali Selezione degli intermediari commerciali Straumann Italia s.r.l. Pag 11 / 20

12 La Società ha definito una procedura formale a regolamentazione del rapporto con gli intermediari commerciali che considera: - ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti; - formalizzazione dei criteri che hanno portato alla scelta di un agente/area Manager; - modalità di determinazione del compenso; - modalità di monitoraggio delle attività svolte; - verifiche sul compenso corrisposto rispetto a quanto accordato; Infine controlli in merito alla corrispondenza dei nominativi degli intermediari commerciali con i nominativi presenti nelle black list (OFAC/ONU/UE). Addestramento delle risorse alle SOP Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Formazione dipendenti e agenti di vendita Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Selezione delle risorse dipendenti e agenti di vendita Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Procedura determinazione del compenso provvisionale e verifiche Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Monitoraggio dell'attività svolta dagli intermediari La Società ha definito e implementato attività strutturate di reporting in merito alle attività svolte dagli Area Manager/agenti, al fine di svolgere un costante monitoraggio sulle stesse. A tale proposito, la Società richiedere alla propria forza vendita la sistematica predisposizione di una reportistica periodica) sulla propria area di competenza, da inoltrare alla Direzione Vendite, al fine di analizzare informazioni quali: - visite effettuate; - clienti da visitare; - eventuali problematiche riscontrate. La Direzione Vendite, nell'ambito dello svolgimento di attività di monitoraggio, si avvale se necessario delle informazioni registrate all'interno del sistema CRM, utilizzato dagli Area Manager/agenti. Inserimento attività Forza vendita in CRM procedura disponibile in GDM QMS-SITA Straumann Italia s.r.l. Pag 12 / 20

13 H. Gestione della Qualità e Affari Regolatori Gestione dei reclami e recall di prodotto La Società ha formalizzato una procedura a regolamentazione della gestione dei reclami e della gestione di eventuali azioni correttive decise da Casa Madre per prodotti già immessi sul mercato he, recependo le linee guida definite dalla Casa Madre, disciplina: - i ruoli, compiti e responsabilità dei soggetti aziendali coinvolti nella gestione dei reclami e dei richiami di prodotto già immesso sul mercato; - i controlli da porre in essere; - le autorizzazioni richieste; - i flussi informativi previsti; - le modalità operative di gestione degli eventuali resi da cliente; Complaints sui prodotti Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Prodotti non conformi Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Azioni correttive e preventive di DM già immessi sul mercato Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Presentazione e invio della documentazione volta alla registrazione dei prodotti La Società ha formalizzato una procedura a regolamentazione della gestione delle registrazioni di prodotto, che disciplini: - i ruoli, compiti e responsabilità dei soggetti aziendali coinvolti nella gestione della registrazione dei prodotti; - i controlli da porre in essere; - le autorizzazioni richieste; - i flussi informativi previsti; Flusso di iscrizione di un Dispositivo Medico (DM) nella banca dati dei DM e nel repertorio del Ministero della Salute - Procedura disponibile in QMS- SITA I. Gestione Omaggi (gadget e medical device), sponsorizzazioni ed erogazioni liberali Gestione degli omaggi Straumann Italia s.r.l. Pag 13 / 20

14 La Società ha formalizzato una procedura per la gestione di omaggi, erogazioni liberali e sponsorizzazioni che definisce: - l'iter autorizzativo da seguire; - le categorie di beneficiari previste; Sales Compliance@straumann per Straumann Italia - Documento disponibile in GDM QMS-SITA Gestione per le attività per la selezione di Speaker/conferenziere Procedura disponibile in GDM QMS-SITA Eventi Congressi e Workshop Procedura disponibile in GDM QMS-SITA L. Gestione attività di Marketing Gestione delle attività di Product Management La Società ha formalizzato una procedura a regolamentazione della gestione delle attività di marketing come le attività di comunicazione e gestione del materiale informativo, ecc.), che disciplina: - i ruoli, compiti e responsabilità dei soggetti aziendali coinvolti nella pianificazione delle attività e nella gestione delle stesse; - i controlli da porre in essere; - le autorizzazioni richieste; - i flussi informativi previsti; Eventi Congressi e Workshop QMS-SITA Comunicazioni relative ai prodotti, campagne pubblicitari e servizi verso l esterno Procedura disponibile in GDM QMS-SITA Gestione attività di Education Selezione dell'opinion leader per interventi nei convegni, consulenze scientifiche e/o prestazioni di servizi La Società ha formalizzato una procedura per le modalità di gestione del rapporti di consulenza con Opinion Leader, al fine di regolamentare: Straumann Italia s.r.l. Pag 14 / 20

15 - modalità di selezione; - modalità di determinazione dei compensi con richiamo del tariffario definito dalla Società; - autorizzazioni da ottenere presso l'ente Pubblico di appartenenza dell'opinion Leader; - verifiche dei compensi rispetto a quanto definito contrattualmente, ecc. Gestione per le attività per la selezione di Speaker/conferenziere Procedura disponibile in GDM QMS-SITA M. Gestione Amministrativa del Personale Gestione trasferte, anticipi e rimborsi spese La Società ha definito una procedura relativa alla gestione delle spese di trasferta e di rappresentanza, regolamentando: - le tipologie di spese che possono essere sostenute; - i limiti di importo; - i giustificativi delle spese; - i livelli di approvazione necessaria; - i controlli sulle note spese; e con riferimento alle spese di rappresentanza, inoltre; - le circostanze in cui è ammesso il sostenimento di tali spese; - i soggetti verso i quali tali spese possono o non possono essere sostenute. Procedura gestione piccola cassa _ Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Company Car policy Straumann italy Documento pubblicato in GDM QMS- SITA Policy Orario di lavoro Straumann italia Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Policy Travel and Reimbursement Straumann Italy Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Gestione dell'anagrafica dipendenti La Società ha definito una procedura per la gestione delle modifiche da apportare all'anagrafica dipendenti, con l'indicazione delle funzioni aziendali coinvolte nel processo, le au- Straumann Italia s.r.l. Pag 15 / 20

16 torizzazioni necessarie alle modifiche, le attività di verifica da svolgere periodicamente sulle modifiche apportate, i controlli da svolgere in merito ai dipendenti cessati, ecc. Regole generali di comportamento Documento pubblicato in GDM QMS- SITA HR manual Documento pubblicato in GDM QMS-SITA N. Selezione, Formazione e Sviluppo del Personale Gestione del processo di ricerca e selezione del personale La Società ha previsto una procedura per la ricerca e selezione del personale prendendo anche in considerazione gli aspetti di eventuale presenza di conflitto di interesse, con la comunicazione da parte del candidato di potenziali situazioni di conflitto di interesse o rapporti di parentela con soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione. La Società ha previsto l'utilizzo di un modulo standard nella quale siano definiti formalmente le caratteristiche del candidato, i punti di forza, i punti di debolezza e le motivazioni sottostanti alla selezione del candidato. Regole generali di comportamento Documento pubblicato in GDM QMS- SITA HR manual Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Dichiarazione di assenza di conflitto di interesse Documento pubblicato in GDM QMS-SITA Clausola nel contratto di agenzia per gli agenti Clausola presente nel Contratto di agenzia Selezione delle risorse dipendenti e agenti di vendita Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Pianificazione e svolgimento delle attività di formazione La Società ha previsto una procedura a regolamentazione del processo di pianificazione e svolgimento delle attività di formazione, dove sono definiti ruoli e soggetti coinvolti, iter autorizzativo, definizione del fabbisogno e dei piani formativi, modalità di valutazione, regi- Straumann Italia s.r.l. Pag 16 / 20

17 strazione delle attività di formazione svolte dai dipendenti. La Società ha adottato anche programmi permanenti di formazione in ambito amministrativo - contabile rivolti non solo al personale amministrativo, ma a tutti coloro coinvolti nei processi di elaborazione e redazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, con l assicurazione di un adeguata attività di manutenzione dei medesimi in caso di variazioni organizzative (es. ingresso di nuovi dipendenti e/o avvicendamento delle cariche nelle aree coinvolte nel processo di redazione del bilancio). La Società ha creato un data base dei corsi tenuti, che permetta l agevole individuazione dei programmi di formazione seguiti da ciascun dipendente. Inoltre, per ogni corso, ha redatto un registro di rilevazione presenze, affinché possa essere certificata, attraverso la firma, la partecipazione, garantendo la tracciabilità del personale partecipante nonché degli argomenti affrontati. Addestramento delle risorse alle SOP Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Formazione dipendenti e agenti di vendita Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA O. Tesoreria Gestione della piccola cassa La Società ha definito una procedura per la gestione della piccola cassa che disciplina - le tipologie di spese autorizzabili; - i limiti delle stesse; - i soggetti che possono rilasciare l autorizzazione; - le regole per il reintegro e lo svolgimento di riconciliazioni di cassa. Nel rispetto dei principi di Segregation of Duties, la Società prevede lo svolgimento del monitoraggio delle riconciliazioni di cassa da parte di un soggetto diverso da chi ha elaborato le riconciliazioni stesse. Procedura gestione piccola cassa _ Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Gestione dell'affidamento dei clienti Straumann Italia s.r.l. Pag 17 / 20

18 La Società, al fine di mitigare il rischio di esposizione dei propri crediti, ha definito una linea di credito per i propri clienti. La Società ha in essere dei controlli al fine di verificare i requisiti di onorabilità e professionalità dei principali clienti tramite il ricorso ad informazioni di natura commerciale/legale, che comprendano: - procedure concorsuali;. - protesti ed eventi pregiudizievoli; - precedenti di natura penale gravanti sugli amministratori e/o soci della Società (AD/DG/CdA). La società prevede un'attività di monitoraggio periodico dei clienti, con particolare riferimento a: - cambiamenti frequenti di compagine societaria; - cambiamenti frequenti di coordinate bancarie. Procedura anagrafica e controllo sui Clienti Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Procedura gestione attività clienti Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Procedura e gestione dei crediti La Società ha definito una procedura definendo ruoli, compiti e responsabilità delle Direzioni aziendali e degli Uffici coinvolti. Nell attribuzione dei compiti e delle responsabilità è garantito il rispetto del principio della separazione delle funzioni e dei compiti, sia tra le diverse funzioni aziendali sia tra ruoli aziendali nell'ambito di una stessa funzione aziendale. Procedura Gestione del credito Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Predisposizione e verifica delle riconciliazioni bancarie La Società ha definito una procedura per la gestione delle riconciliazioni bancarie che definisce ruoli, compiti e responsabilità degli Uffici coinvolti e che regolamenti: la periodicità e la modalità di svolgimento delle riconciliazioni, l'esistenza di form standard, l'esistenza di un'attività di verifica delle stesse, le modalità di archiviazione delle riconciliazioni effettuate, ecc. Straumann Italia s.r.l. Pag 18 / 20

19 Procedura a regolamentazione attività di tesoreria e riconciliazioni bancarie - procedura pubblicata in GDM QMS-SITA P. Amministrazione, Contabilità e Bilancio Gestione del Piano dei Conti La Società ha definito una procedura per la gestione del Piano dei Conti che che definisce ruoli, compiti e responsabilità delle Direzioni aziendali e degli Uffici coinvolti, autorizzazioni da richiedere per la creazione/modifica dei conti, controlli da svolgere e periodicità degli stessi, ecc. La Società ha implementato anche un'analisi periodica allo scopo di evidenziare l'esistenza di eventuali conti contabili non movimentati da diverso tempo, per i quali, a seguito dell'analisi svolta, possa essere valutata l'opportunità di procedere con la disabilitazione degli stessi. Procedura Gestione Piano dei Conti _ Procedura pubblicata in GDM QMS- SITA Gestione dei cespiti La Società ha formalizzato una procedura che disciplina le modalità di gestione dei cespiti, quali, a titolo esemplificativo: ruoli, compiti e responsabilità dei soggetti coinvolti, iter autorizzativo previsto per l'acquisto/dismissione dei cespiti, formalizzazione delle analisi circa la valutazione delle congruità del prezzo del bene (se il prezzo del bene non ha un valore definibile sul mercato), inventario periodico, ecc. Procedura gestione dei cespiti Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Elaborazione e predisposizione del Bilancio (civilistico e consolidato) e delle relazioni periodiche La Società si è dotata di una propria procedura per la predisposizione del bilancio d esercizio che contiene e regolamenti, tra l altro, aspetti quali: - la predisposizione di un calendario di chiusura, definendo una procedura chiara e tempificata rivolta alle diverse Direzione/Funzioni aziendali (con previsione della tipologia dei dati e delle informazioni di natura amministrativa da fornire agli Uffici coinvolti, della tempistica da rispettare nell inoltro di tali dati, le modalità di invio, ecc.). Straumann Italia s.r.l. Pag 19 / 20

20 - le modalità di trasmissione delle informazioni / dati alla Direzione Finance & Operations per il perfezionamento contabile e un sistema di attestazione formale dei dati inviati dalle Direzioni / Funzioni interessate; - specifiche policy di supporto ai Responsabili della determinazione delle poste valutative affinché il meccanismo di calcolo possa essere agevolmente ripercorso a beneficio delle fasi successive di chiusura; - la tracciabilità dei controlli effettuati dalla Direzione Finance & Operations sui dati e sulle informazioni ricevute dai Responsabili di Funzione corredando i medesimi con adeguata documentazione di supporto; - l invio di una bozza della Nota Integrativa e di un estratto del fascicolo di bilancio dalla Direzione Finance & Operations ai Responsabili di Direzione / Funzione al fine della verifica della correttezza dei dati di loro competenza. Procedura a regolamentazione attività di tesoreria e riconciliazioni bancarie Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Procedura predisposizione bilancio d esercizio Procedura pubblicata in GDM QMS-SITA Straumann Italia s.r.l. Pag 20 / 20