A chi partecipa a un panel realizzato dalla nostra società, garantiamo la tutela di tutte le informazioni personali forniteci.

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1 VISION CRITICAL COMMUNICATIONS INC. REGOLE AZIENDALI SULLA PRIVACY DESCRIZIONE GENERALE Per noi della Vision Critical Communications Inc. ("VCCI"), il rispetto della privacy costituisce parte essenziale dell impegno verso i clienti, i partecipanti ai panel e il pubblico. A chi partecipa a un panel realizzato dalla nostra società, garantiamo la tutela di tutte le informazioni personali forniteci. Ogni volta che si partecipa come intervistato in uno dei nostri sondaggi, le singole risposte vengono trattate in modo confidenziale senza essere mai collegate ai dati identificativi del partecipante, se non previo suo esplicito consenso. Si può decidere liberamente di partecipare o meno al sondaggio, di non rispondere a domande specifiche e di interrompere la partecipazione in qualsiasi momento. Le regole aziendali VCCI sulla privacy rappresentano una dichiarazione di principi e linee guida che definisce il grado di tutela delle informazioni personali fornito da VCCI agli intervistati e al pubblico. Lo scopo delle regole aziendali VCCI sulla privacy è promuovere una gestione responsabile e trasparente delle informazioni personali, compatibilmente con le disposizioni previste dalla legge federale canadese sulla tutela della privacy (Personal Information Protection and Electronic Documents Act). VCCI continuerà a verificare i propri regolamenti a tutela della privacy, affinché possano essere pertinenti e in linea con i cambiamenti degli standard industriali, con le nuove tecnologie e le norme di legge. Per eventuali dubbi sulle modalità di tutela della privacy da parte di VCCI, è possibile contattare il nostro Privacy Officer inviando un a: o tramite posta all indirizzo: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 All attenzione del: Privacy Officer

2 DETTAGLI SULLE REGOLE AZIENDALI VCCI SULLA PRIVACY SCOPO E APPLICAZIONE I dieci principi alla base delle regole aziendali VCCI sulla privacy sono correlati tra loro e VCCI si impegna a osservarli nella loro interezza. Ciascun principio deve essere letto insieme al relativo commento. Conformemente alla legge canadese sulla tutela della privacy, il commento presente nelle regole aziendali VCCI sulla privacy è stato delineato in modo tale da riflettere le questioni specifiche collegate al trattamento delle informazioni personali da parte di VCCI. Lo scopo e l applicazione delle regole aziendali VCCI sulla privacy è il seguente: - Le regole aziendali VCCI sulla privacy si applicano alle informazioni personali raccolte, utilizzate o divulgate da VCCI nel corso delle sue attività commerciali. - Le regole aziendali VCCI sulla privacy si applicano alla gestione delle informazioni personali raccolte in qualsiasi forma, orale, elettronica o scritta. - Le regole aziendali VCCI sulla privacy non impongono limiti di alcun genere all uso o alla divulgazione delle seguenti informazioni da parte di VCCI: (a) (b) (c) informazioni non identificabili personalmente; nome, qualifica, indirizzo di lavoro e/o numero telefonico di un dipendente di una società; altre informazioni personali pubblicamente disponibili e previste dalle normative conformemente alla legge canadese sulla tutela della privacy. - L applicazione delle regole aziendali VCCI sulla privacy è soggetta ai requisiti e alle direttive della legge canadese sulla tutela della privacy, alle conseguenti disposizioni di legge promulgate e a qualsiasi altra legislazione o normativa applicabile compresa la legge provinciale della British Columbia sulla tutela della privacy.

3 DEFINIZIONI consenso: autorizzazione volontaria per la raccolta, l uso e la divulgazione di informazioni personali per scopi prestabiliti. Il consenso può essere esplicito o implicito e può essere fornito direttamente dalla persona interessata o da un suo legale rappresentante. Il consenso esplicito può essere di tipo orale, elettronico o scritto, ma è sempre inequivocabile e non richiede alcun intervento da parte di VCCI. Il consenso implicito può essere dedotto razionalmente dall azione o dalla mancata azione dell individuo. dipendente: impiegato o contrattista presso VCCI. divulgazione: esplicitazione di informazioni personali a favore di terzi. informazioni personali: dati relativi a una persona identificabile, senza includere nome, qualifica, indirizzo di lavoro o numero telefonico di un dipendente di una società, e senza alcun riferimento a informazioni descrittive e reali su un organizzazione. intervistato: persona che fornisce a VCCI informazioni personali nel corso della partecipazione a un indagine di sondaggio tramite panel, realizzato da VCCI. Ad esempio, un intervistato è colui che rende note informazioni personali a VCCI durante una ricerca sociale e di mercato di natura quantitativa o qualitativa. raccolta dati: l attività di raccolta, acquisizione, registrazione e ottenimento di informazioni personali da qualsiasi fonte, compresi terzi, con qualsiasi mezzo avvenga. terza parte: individuo od organizzazione esterna a VCCI. uso: trattamento, manipolazione e gestione delle informazioni personali da e all interno di VCCI o da una terza parte con la consapevolezza e l approvazione di VCCI.

4 I DIECI PRINCIPI DELLA PRIVACY PRINCIPIO 1 - RESPONSABILITÀ VCCI è responsabile delle informazioni personali esistenti sotto il proprio controllo e provvede alla nomina di uno o più responsabili di conformità con i seguenti principi. La responsabilità per la conformità con le regole aziendali VCCI sulla privacy è di competenza del Privacy Officer di VCCI. È possibile contattare il Privacy Officer VCCI inviando un a: o tramite posta all indirizzo: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 All attenzione del: Privacy Officer VCCI può decidere di delegare ad altri suoi funzionari il compito di agire per conto del Privacy Officer o di assumere la responsabilità per la raccolta quotidiana e/o l elaborazione delle informazioni personali. VCCI è responsabile delle informazioni personali in proprio possesso o controllo e si avvale di mezzi contrattuali o di altro tipo per fornire un livello comparabile di tutela qualora le informazioni vengano elaborate o utilizzate da una terza parte. PRINCIPIO 2 IDENTIFICAZIONE DEGLI SCOPI PER LA RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI PERSONALI VCCI identifica gli scopi per cui procede alla raccolta delle informazioni al momento o prima della raccolta stessa. VCCI può procurarsi informazioni personali dal pubblico solo nei seguenti casi: (a) (b) (c) per condurre ricerche sociali e di mercato di natura quantitativa o qualitativa; per conoscere le opinioni degli intervistati in modo da poter stabilire l idoneità di ulteriori ricerche sociali e di mercato di natura quantitativa o qualitativa; e per soddisfare requisiti legali e regolamentari. Ulteriori riferimenti a "scopi stabiliti" indicano gli scopi individuati in questo Principio. VCCI specifica all intervistato gli scopi stabiliti, in forma orale, elettronica o scritta, al momento o prima della raccolta delle informazioni destinate a un indagine di mercato. Qualora venga loro richiesto, gli addetti alla raccolta delle informazioni personali devono illustrare gli scopi stabiliti o indirizzare il richiedente a una persona incaricata da VCCI in grado di fornire le spiegazioni richieste. Nel caso in cui le informazioni personali raccolte debbano essere utilizzate o divulgate per scopi diversi da quelli menzionati in precedenza, il nuovo scopo dovrà essere identificato prima di utilizzare l informazione. A meno che il nuovo scopo sia già autorizzato o richiesto dalla legge, il consenso dell intervistato dovrà essere ottenuto prima di utilizzare o divulgare l informazione richiesta per il nuovo scopo.

5 VCCI può fornire ai clienti o ad altre terze parti informazioni relative a qualsiasi indagine di mercato, in forma aggregata. La forma aggregata non consente di identificare le informazioni personali di un singolo intervistato PRINCIPIO 3 CONSENSO PER LA RACCOLTA, L USO O LA DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI PERSONALI La conoscenza e il consenso di un individuo sono richiesti ai fini della raccolta, dell uso, o della divulgazione delle informazioni personali, tranne nei casi non appropriati. La partecipazione degli intervistati a un indagine di mercato a campione è sempre volontaria. Quando un intervistato accetta di partecipare a un sondaggio di mercato tramite panel, fornisce il consenso attraverso la propria partecipazione. Di solito, tutte le informazioni personali raccolte nel corso di un indagine di mercato non vengono divulgate a terze parti, ma esclusivamente al cliente che ha commissionato la ricerca. Nei casi in cui VCCI voglia divulgare a terzi, che non siano il cliente che ha commissionato la ricerca, le informazioni raccolte, sarà sua cura spiegare sempre all intervistato il motivo di tale procedimento, ottenendone l autorizzazione esplicita prima di divulgarle a terzi. L intervistato può sempre scegliere liberamente di partecipare o meno all indagine di mercato, di non rispondere a domande specifiche e di interrompere la partecipazione in qualsiasi momento. Nell ottenere il consenso, VCCI s impegna a fare del proprio meglio affinché l intervistato sia messo al corrente degli scopi identificativi dell uso o della divulgazione delle informazioni. Tali scopi identificativi devono essere illustrati in un modo ragionevolmente comprensibile per l intervistato. Normalmente, VCCI richiede il consenso all uso e alla divulgazione delle informazioni personali al momento della raccolta delle stesse. Tuttavia, può chiedere tale consenso anche successivamente alla raccolta delle informazioni, ma prima di utilizzarle e/o divulgarle per nuovi scopi. Nello stabilire la forma adeguata di consenso, VCCI terrà in considerazione la sensibilità delle informazioni personali e le ragionevoli aspettative dei suoi intervistati. La partecipazione di un intervistato a uno studio di ricerca sociale o di mercato di natura quantitativa o qualitativa può costituire un consenso implicito per VCCI per la raccolta, uso e divulgazione delle informazioni personali per gli scopi stabiliti. PRINCIPIO 4 LIMITI NELLA RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI PERSONALI VCCI limita la raccolta delle informazioni personali a quelle ritenute necessarie per gli scopi stabiliti da VCCI. VCCI si procura le informazioni personali in modo leale e legalmente corretto. Nello svolgimento dei sondaggi, VCCI pone un limite alla quantità e al tipo di informazioni personali raccolte. Raccogliamo solo la quantità e il tipo di informazioni necessari allo scopo comunicato agli intervistati. VCCI raccoglie informazioni personali ricevendole principalmente dalla persona stessa o dai suoi familiari. Tranne i casi in cui la legge consente di agire diversamente, VCCI raccoglie informazioni personali da

6 fonti esterne, come organizzazioni di clienti, solo se l interessato abbia fornito il suo consenso a tale raccolta. PRINCIPIO 5 LIMITAZIONE D USO, DIVULGAZIONE, E CONSERVAZIONE DELLE INFORMAZIONI PERSONALI VCCI non utilizza né divulga informazioni personali per scopi diversi da quelli stabiliti, a meno che non abbia il consenso della persona interessata ad agire diversamente o ciò sia richiesto o consentito dalla legge. Le informazioni personali devono essere richieste solo a condizione che siano necessarie per la realizzazione di tali scopi. VCCI può divulgare le informazioni personali di un intervistato a: (a) (b) (c) (d) un cliente di VCCI purché l intervistato abbia acconsentito a tale divulgazione; una terza parte a cui VCCI abbia affidato l incarico di svolgere determinate funzioni per suo conto; un autorità pubblica o a un agente di un autorità pubblica nel caso in cui, a ragionevole giudizio di VCCI, la divulgazione delle informazioni possa evitare o ridurre al minimo un eventuale rischio imminente per la vita umana o la proprietà; oppure a una terza parte o terze parti, qualora l intervistato abbia acconsentito a tale divulgazione o in caso di richiesta o autorizzazione da parte della legge. L accesso alle informazioni personali sugli intervistati è consentito esclusivamente ai dipendenti VCCI che per motivi di lavoro abbiano necessità di venirne a conoscenza, o i cui obblighi lo richiedano. VCCI conserva le informazioni personali solo a condizione che queste siano necessarie o rilevanti ai fini degli scopi stabiliti o come richiesto dalla legge. In base alle circostanze, nell eventualità di dover ricontattare un intervistato per eventuali chiarimenti in merito a un sondaggio, o per ulteriori risposte, VCCI conserva le informazioni personali per un periodo di tempo sufficiente a consentire un successivo contatto. VCCI provvede a controlli adeguati e sistematici, programmi e pratiche per la conservazione di dati e registri, distruggendo quelle informazioni personali ritenute non più necessarie o rilevanti per gli scopi stabiliti o la cui conservazione non è più richiesta dalla legge. Tali informazioni vengono distrutte, invalidate o rese anonime. PRINCIPIO 6 ATTENDIBILITÀ DELLE INFORMAZIONI PERSONALI Le informazioni personali devono essere accurate, complete, e aggiornate così come richiesto dagli scopi previsti per il loro utilizzo. Le informazioni personali utilizzate da VCCI devono essere sufficientemente accurate, complete, e aggiornate in modo da ridurre al minimo la possibilità che eventuali decisioni su un intervistato siano prese sulla base di informazioni inadeguate. VCCI aggiorna le informazioni personali sugli intervistati e i dipendenti così come richiesto per l adempimento agli scopi stabiliti o su notifica del singolo individuo.

7 PRINCIPIO 7 PROCEDURE DI SICUREZZA VCCI tutela le informazioni personali attraverso l impiego di procedure di sicurezza adeguate alla sensibilità delle informazioni. VCCI tutela le informazioni personali da vari rischi, fra cui perdita o furto, accesso non autorizzato, divulgazione, copia, uso, modifica o distruzione, tramite adeguate misure di sicurezza, senza considerare il formato. VCCI tutela le informazioni personali divulgate a terze parti, in seguito ad accordi contrattuali, specificando la riservatezza delle informazioni e gli scopi del loro utilizzo. Tutti i dipendenti di VCCI a cui è consentito l accesso alle informazioni personali devono rispettare la riservatezza di tali informazioni. PRINCIPIO 8 APERTURA SU REGOLE E PROCEDURE VCCI mette agevolmente a disposizione degli individui le informazioni specifiche sulle proprie regole e procedure di gestione delle informazioni personali. VCCI fa in modo che le informazioni relative alle proprie regole e procedure siano di facile comprensione, fornendo: (a) (b) (c) (d) la qualifica e l indirizzo della persona o delle persone responsabili per la conformità VCCI con le proprie regole di tutela della privacy, alle quali rivolgere richieste informative e/o reclami; le modalità di accesso alle informazioni personali a disposizione di VCCI; una descrizione del tipo d informazioni personali a disposizione di VCCI, compreso un resoconto generale del loro utilizzo; e una descrizione delle informazioni personali a disposizione delle organizzazioni collegate (ad es. filiali). PRINCIPIO 9 ACCESSO INDIVIDUALE ALLE INFORMAZIONI PERSONALI A richiesta, VCCI informa il singolo individuo dell esistenza, uso, e divulgazione delle sue informazioni personali, consentendogli l accesso a tali informazioni. La persona deve poter discutere l accuratezza e la completezza delle informazioni e modificarle nel modo appropriato. In seguito a richiesta scritta indirizzata al Privacy Officer, VCCI deve informare il singolo individuo dell esistenza, uso, e divulgazione delle sue informazioni personali, consentendogli l accesso a tali informazioni. In determinate situazioni VCCI potrebbe non essere in grado di fornire l accesso a tutte le informazioni personali relative a un intervistato. Ad esempio, VCCI potrebbe non garantire l accesso alle informazioni qualora tale accesso possa implicare la potenziale divulgazione di informazioni personali relative a una terza parte o mettere verosimilmente a repentaglio la vita o la sicurezza di un altro individuo. Inoltre,

8 VCCI potrebbe impedire l accesso alle informazioni nel caso in cui la loro divulgazione possa rivelare informazioni commerciali riservate. A tutela delle informazioni personali, potrebbe essere chiesto all intervistato di fornire informazioni identificative adeguate che permettano a VCCI di comunicargli l esistenza, l uso e la divulgazione delle informazioni personali e autorizzare l accesso al fascicolo dell individuo. Queste informazioni vanno impiegate esclusivamente per tale scopo. VCCI deve rettificare o completare prontamente tutte le informazioni personali ritenute imprecise o incomplete. Tutte le discordanze irrisolte relative all accuratezza o alla completezza devono essere annotate all interno del fascicolo dell individuo. Se ritenuto appropriato, VCCI deve trasmettere a terze parti che abbiano accesso alle informazioni personali, tutte le informazioni modificate o comunicare l esistenza di eventuali discrepanze irrisolte. Gli intervistati e i dipendenti possono ottenere le informazioni o chiedere di accedere ai propri fascicoli individuali contattando il Privacy Officer VCCI. PRINCIPIO 10 OBIEZIONI SULLA CONFORMITÀ L intervistato deve poter rivolgere delle obiezioni a proposito della conformità con i principi di cui sopra alla persona o alle persone incaricate da VCCI per la conformità con le regole aziendali VCCI sulla privacy. VCCI deve adottare le procedure necessarie per rispondere a tutte le domande o esaminare tutti i reclami avanzati dai suoi intervistati riguardo alla propria gestione delle informazioni personali. VCCI deve, su richiesta scritta, informare i propri intervistati circa l esistenza di tali procedure nonché della disponibilità di procedure di conformità. La persona o le persone responsabili in materia di conformità con le regole aziendali VCCI sulla privacy possono richiedere consulenze esterne, se ritenuto appropriato, prima di fornire una risposta finale ai vari reclami. VCCI deve esaminare con attenzione tutte le obiezioni sulla conformità con la propria Privacy Policy. Nel caso in cui un reclamo venga ritenuto giustificato, VCCI deve adottare le misure necessarie per risolvere la questione compresa, se necessario, una modifica delle proprie regole e procedure. L intervistato deve essere messo al corrente dei risultati dell inchiesta effettuata sulla base del proprio reclamo. ULTERIORI INFORMAZIONI: Per ulteriori informazioni sulle regole aziendali VCCI sulla privacy, contattare il Privacy Officer VCCI inviando un a o tramite posta all indirizzo: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 All attenzione del: Privacy Officer Visitare il sito web dell Autorità di vigilanza canadese sulla privacy

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