ARGO. Versione 2.7 MANUALE UTENTE

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1 Versione 2.7 MANUALE UTENTE

2 INDICE Introduzione 3 Istallazione 4 Avvio dell installazione 4 Messaggi durante l installazione 6 Primo avvio 7 Pannello Principale 11 Prenotazioni 14 Pannello comandi 15 Area di lavoro 16 Risorse 17 Pannello comandi 17 Area delle risorse 18 Area di lavoro 19 Ospiti 21 Pannello comandi 21 Area degli ospiti 23 Comunicazioni 25 Trasmissione schede di notifica 26 Trasmissione C59 31 Schede 33 Pannello comandi 34 Area delle schede 35 Area di lavoro 36 Stampa delle schede di notifica 38 Struttura 40 Impostazioni 41 Pannello comandi 42 Utility 44 Pag.1

3 Conti 44 Incassi 45 Update 46 Anagrafica ospite 47 Conti 49 Soggiorni 50 Extra 52 Acconti 53 Stampa 54 Rapidamente 56 Inserire una prenotazione 56 Arrivo di un ospite che ha prenotato 56 Arrivo di un ospite che non ha prenotato 56 Partenza degli ospiti di una camera (1) 56 Partenza degli ospiti di una camera (2) 57 Visualizzare l elenco delle persone in casa 57 Visualizzare l elenco delle prenotazioni in arrivo 57 Pag.2

4 INTRODUZIONE ARGO è il nuovo software per strutture ricettive della Sender. Il programma è stato strutturato per semplificare al massimo le operazioni quotidiane di chi gestisce una piccola/media struttura alberghiera, in particolare le pratiche di invio dati alla Pubblica Amministrazione. Le caratteristiche peculiari di ARGO sono semplicità e flessibilità, sì perché è il programma che si adatta alle esigenze dell utente e non il contrario. Gli inserimenti delle prenotazioni così come degli ospiti sono estremamente intuitive e semplici. E sempre possibile apportare correzioni senza che il programma inibisca alcuna operazione. L invio dei dati alla Pubblica Amministrazione è completamente automatico e avviene in pochi secondi. Il programma è perfettamente adeguato al nuovo sistema della Polizia di Stato AlloggiatiWeb e si occupa sia dell invio dei dati, sia del recupero e archiviazione dei certificati. Sender sta adeguando ARGO anche alla trasmissione del modello C59 per le varie province che consentono l invio telematico. Gli aggiornamenti del programma sono totalmente automatici, basta una connessione internet e il software si occupa di tutto. ARGO è in continua evoluzione per far sì che si adatti sempre di più alle esigenze di tutte le strutture ricettive. Buon lavoro. Pag.3

5 INSTALLAZIONE Subito dopo l installazione si consiglia di verificare la presenza di aggiornamenti (Pag.45) AVVIO DELL INSTALLAZIONE L installazione di ARGO è veramente semplice e richiede poche operazioni. Aprire il file e premere Extract Verranno estratti i file di installazione poi partirà l installazione di ARGO. Il primo passo riguarda il Microsoft Jet DataBase Engine 3.51, un software per l implementazione dei database Access. Basta premere Avanti quando richiesto. Subito dopo si avvia l installazione dei file di ARGO. Anche questa procedura è molto semplice ma indichiamo tutti i singoli passi da compiere. Alla prima schermata premere Ok Pag.4

6 Alla schermata successiva premere questo pulsante Premere Continua Attendere l installazione di tutti i file ed ARGO è installato. Pag.5

7 MESSAGGI DURANTE L INSTALLAZIONE ARGO è stato progettato per funzionare su vari tipi di sistemi della Microsoft dal Windows 98 a Windows Vista. Per mantenere la compatibilità, nel pacchetto di installazione sono stati inclusi dei file che servono solo per alcuni sistemi operativi ma non per altri. Potrebbero quindi essere visualizzati dei messaggi durante l installazione tipo questo: Premere Sì In caso di messaggi tipo quello sottostante, preme Ignora Pag.6

8 PRIMO AVVIO Al primo avvio, ARGO propone una semplice procedura di registrazione composta da 3 schermate. La prima riguarda il contratto di licenza. Leggere il contratto (sarà visualizzabile e stampabile anche in seguito), selezionare Accetto e premere Avanti. La schermata successiva riguarda l immissione del nome della struttura ricettiva e della partita iva (o codice fiscale). Questi dati costituiscono le credenziali di accesso per i server della Sender. La struttura ricettiva viene quindi identificata univocamente e viene autorizzata ad installare il programma e gli aggiornamenti nonché ad aggiornare la scadenza della licenza. Per proseguire è indispensabile una connessione ad internet. Se questa non fosse disponibile, occorre contattare la Sender che provvederà ad inviare tramite i file necessari che saranno installati a cura dell utente. Anche gli aggiornamenti e le proroghe della licenza saranno inviati con la stessa procedura. Pag.7

9 Inserire quindi il nome della struttura e la partita iva quindi premere Avanti Se la struttura ricettiva è autorizzata ad installare il programma verrà visualizzata l ultima schermata del primo avvio. Immettere un nome utente ed una password per l accesso al programma e premere Avanti. La registrazione è completata. Riavviare ARGO. Pag.8

10 La prima volta che si avvia ARGO, viene proposta la schermata con i dati della struttura ricettiva. Il nome e la partita iva sono già precompilati e non sono modificabili. Riempire tutti i campi rimanenti tenendo presente che il Nome Utente Istat e la Password Istat dipendono dalla propria provincia. Contattare la Sender per le specifiche necessarie. Il Nome Utente Questura e la Password Questura sono quelle fornite dalla Polizia di Stato per l invio telematico (fare attenzione alle maiuscole/minuscole). Al termine premere Salva L ultimo passo da compiere per l avvio di ARGO è inserire le risorse. Con il termine risorse si intendono, in base al tipo di struttura ricettiva, le camere, le piazzole, i bungalow, gli appartamenti ecc. In questo manuale si fa riferimento ad un albergo quindi le risorse sono le camere, ma la procedura è identica per tutti i tipi di strutture ricettive. La sezione che si apre è quella delle risorse. Premere sul menù di sinistra la il pulsante Nuova e si aprirà la schermata per l immissione di una nuova camera. Pag.9

11 Compilare tutti i campi e premere Salva. Ogni valore sarà successivamente modificabile. Ecco un esempio di compilazione della risorsa: Numero: 101 Nome: 101 Descrizione: Doppia Posti: 2 Locazione: Primo Piano Note: Frigo bar non disponibile E possibile caricare un immagine da associare alla risorsa. Questa funzione sarà utile per le nuove versioni di ARGO in preparazione. Ripetere l operazione per tutte le camere dell albergo. Al termine, ARGO è pronto per fare il suo lavoro. Pag.10

12 IL PANNELLO PRINCIPALE Quando si avvia, ARGO presenta una schermata con degli elementi sulla parte superiore come da figura: La posizione degli archivi. La scritta Archivi su c: indica che il database principale si trova sull hard disk del computer locale. Se si porta il mouse sopra questa scritta, viene indicata la cartella esatta in cui si trova il database principale. E possibile trasferire il database su una pen-drive. Per fare ciò, inserire la pendrive in una porta USB, da Risorse del computer portarsi nella cartella dell hard disk dove è presente il file Dati.mdb (normalmente c:\sender\files) e copiarlo all interno di una qualsiasi cartella della pen-drive. Fatto questo fare doppo click sulla scritta SENDER e si aprirà una schermata con la richiesta di selezione del file Dati.mdb. Andare sulla cartella della pen-drive dove è stato copiato il file Dati.mdb, selezionarlo e premere Apri. Da questo momento in poi, ARGO farà riferimento al database presente sulla pen-drive. Se la pen-drive non è inserita, ARGO si collegherà al database presente nell hard disk del computer con i dati così come erano al momento del trasferimento sulla pen-drive. In pratica, se il trasferimento del database sulla pen-drive viene fatto subito dopo il primo avvio, senza pen-drive non sarà visualizzato nessun dato. Il database principale contiene tutti i dati degli Ospiti, delle risorse, delle prenotazioni, dei conti, e delle schede alloggiati. Pag.11

13 La versione. La versione di ARGO è indicata in alto. Il programma è in continua evoluzione ed è importante tenerlo sempre aggiornato. Gli aggiornamenti si effettuano tramite internet e sono completamente automatici. Per il download si accede dal menù Update opzione Controlla aggiornamenti che verrà analizzata in seguito. La data del programma. In alto, subito dopo la versione, è indicata la data del programma. Questa può non coincidere con la data di sistema del computer locale ed è la data a cui ARGO fa riferimento per le sue operazioni. Per il programma infatti la data odierna è quella indicata, indipendentemente da quella di sistema. Per modificare la data cliccare sul tasto e selezionare la nuova data. Da quel momento, fino alla chiusura del programma. ARGO assumerà quella come data odierna. Ad ogni riavvio, ARGO riprende la data di sistema come data odierna. Riduci Chiudi. Gli ultimi tasti in alto a destra icona il programma e di chiuderlo. consento rispettivamente di ridurre ad La barra dei menù. In blu è presente la barra dei menù da dove, premendo i relativi tasti, si accede alle varie sezioni del programma che analizziamo qui di seguito. L ordine del menù non è fisso ma si può variare in base alle proprie preferenze andando nella sezione Impostazioni che illustreremo di seguito Pag.12

14 PRENOTAZIONI La sezione Prenotazioni rappresenta graficamente la situazione della struttura ricettiva per un arco temporale di 32 giorni. Pannello comandi Area di lavoro Pag.13

15 PANNELLO COMANDI Il tasto Nuova permette di creare una nuova prenotazione. Una prenotazione può essere anche creata direttamente dall Area di lavoro come spiegheremo in seguito. Premendo Nuova si aprirà la schermata delle prenotazioni in modalità inserimento. Per inserire la prenotazione occorre inserire i vari campi e premere Salva. I campi Risorsa e Cognome sono obbligatori, se tutto il resto viene lasciato in bianco, ARGO registra comunque la prenotazione. Premendo il tasto è possibile memorizzare l importo stabilito per il cliente. Si aprirà la schermata relativa ai conti che è descritta in uno specifico capitolo. I tasti con le frecce orizzontali permettono di spostare il lasso temporale visualizzato nell Area di lavoro: - aumenta le date di 10 giorni - aumenta le date di 1 giorno - diminuisce le date di 10 giorni - diminuisce le date di 1 giorno Pag.14

16 L area di lavoro visualizza contemporaneamente fino a 18 camere. I tasti con le frecce verticali permettono di scorre le camere nel caso siano più di Scorre verso l alto - Scorre verso il basso Il tasto OGGI permette di tornare alla visualizzazione della data odierna come centrale all Area di lavoro. Il selettore di date consente di spostare la visualizzazione ad una determinata data. Selezionare una data e premere Vai per spostare la visualizzazione in modo immediato. AREA DI LAVORO I tasti permettono di ridurre o ingrandire l Area di lavoro per meglio adattarla alla risoluzione dello schermo del computer locale. Il datario è composto di due righe, la prima indica il mese e l anno di visualizzazione, la seconda indica i giorni del mese. Le caselline dei giorni hanno colori diversi: azzurrino per i giorni feriali, giallo per i sabato e rosso per i giorni festivi. Argo ha memorizzate le feste nazionali e le Pasqua fino al Sulla sinistra dell Area di lavoro sono indicate le camere e, al centro, le prenotazioni (colore blu) e le camere occupate (colore verde). In basso è presente una barra di scorrimento che consente un altro modo per scorrere le date dell Area di lavoro. Trascinando il cursore infatti si scorrerà in avanti o dietro il lasso di tempo visualizzato. Portando il cursore all estremità della barra, le date scorreranno in modo continuo. Cliccando direttamente sulla parte bianca della barra, l Area di lavoro scorrerà di 14 giorni. Pag.15

17 Cliccando con il tasto destro del mouse sopra una prenotazione o sopra una camera occupata, si aprirà un pannello con i dettagli della prenotazione e degli ospiti in casa. Facendo doppio-click su una prenotazione, si aprirà la schermata delle prenotazioni in modalità modifica. Da questa schermata è possibile fare il check-in degli ospiti premendo il tasto Arrivo. Ogni prenotazione è trascinabile per poterla spostare sia nel tempo, sia in un altra camera. Cliccare sopra una prenotazione e muovere tenendo premuto il mouse per spostare una prenotazione. Se la stessa operazione si effettua tenendo premuto prima il tasto SHIFT (maiuscolo), la prenotazione verrà duplicata. Questa opzione è utile nel caso di prenotazioni che impegnano più camere. Facendo doppio-click su una riga relativa agli ospiti in casa (verde) si accederà alla risorsa in modalità modifica. Cliccando su una riga relativa agli ospiti in casa (verde) si potrà in modo diretto impostare gli ospiti della risorsa come partiti oppure visualizzare il conto. Direttamente dall Area di lavoro è possibile inserire una prenotazione: cliccare e tenere premuto il mouse alla data di inizio della prenotazione e alla camera a cui vogliamo assegnarla. Trascinare quindi il mouse fino alla data di fine prenotazione. Lasciando il mouse si accederà alla schermata delle prenotazioni in modalità inserimento con la data inizio, data fine e risorsa precompilati. Pag.16

18 RISORSE Dalla sezione Risorse si gestiscono le camere e relativi ospiti. Pannello comandi Area delle risorse Area di lavoro PANNELLO COMANDI I primi cinque tasti del pannello comandi hanno le stesse funzioni della sezione Schede a cui si rimanda per la loro descrizione. Il tasto Modifica permette di modificare le proprietà di una camera. Cliccando sul tasto si accede al dettaglio della camera in modalità modifica. Pag.17

19 Il tasto Nuova permette di creare una nuova camera. La sua funzione è stata illustrata nel capitolo relativo al primo avvio. Il tasto Elimina permette di eliminare una camera. AREA DELLE RISORSE Ogni camera viene visualizzata in questa area con uno specchietto. L intestazione indica il numero della camera, la descrizione e il numero di posti. All interno dello specchietto sono inseriti gli ospiti che alloggiato nella camera. Nell intestazione può essere presente una spia con le seguenti funzioni: - Verde: la camera è libera. - Giallo: gli ospiti della camera sono in partenza in data odierna. - Rosso: la data di partenza degli ospiti è precedente alla data odierna ma non sono partiti. - Nessuna spia: la camera è occupata. Cliccando su una risorsa, si attiverà l Area di lavoro è sarà possibile effettuare tutte le operazioni sugli ospiti. Pag.18

20 AREA DI LAVORO L area di lavoro è suddivisa in varie zone. Intestazione scheda Elenco ospiti della camera Comandi relativi alla camera Gestione del conto Comandi relativi agli ospiti Intestazione Nell intestazione sono riportati i dati della camera: Numero, descrizione, posti, data inizio e data fine soggiorno. Per modificare la data di fine soggiorno per tutti gli ospiti della camera, impostare la nuova data nel campo Data fine e premere Salva. Elenco ospiti Cliccando e tenendo premuto su un ospite dell elenco, si aprirà una maschera scorrevole con i dati anagrafici dell ospite stesso. Facendo doppio click su un ospite dell elenco, si aprirà la maschera dell anagrafica in modalità modifica. Pag.19

21 Comandi relativi agli ospiti Premendo Aggiungi si aprirà la maschera dell anagrafica in modalità inserimento. I successivi tasti possono essere cliccati se è selezionato almeno un ospite nell elenco ospiti. Per selezionarli tutti, spuntare la casella Elenco ospiti. Modifica apre la maschera dell anagrafica in modalità modifica. Elimina permette di cancellare i dati di uno o più ospiti che sono selezionati nell elenco. E possibile inserire i dati di un ospite anche se non è arrivato, ad esempio quando è previsto l arrivo di un ospite abituale del quale conosciamo già i dati. Con il tasto Arrivo indichiamo al programma che gli ospiti selezionati dall elenco sono arrivati. Con il tasto Partenza si indica che gli ospiti selezionati sono partiti. Il tasto Risorsa permette di cambiare la camera agli ospiti selezionati nell elenco. Intestatario permette di modificare l intestatario della scheda che di default viene assegnato il primo ospite inserito. Per cambiare l intestatario, selezionarlo nell elenco e premere Intestatario. Comandi relativi alla scheda Il tasto Salva permette di salvare tutte le modifiche e gli inserimenti effettuati. Chiudi azzera l area di lavoro senza salvare le modifiche. ATTENZIONE! Se non si preme Salva, tutti i dati modificati o inseriti saranno persi. Questo vale per tutto ciò che è stato fatto dall area di lavoro, quindi anche le modifiche all anagrafica di un ospite oppure l eliminazione di un ospite, così come gli arrivi e le partenze. Pag.20

22 OSPITI La sezione Ospiti permette di avere una panoramica degli ospiti sia in casa che partiti, nonché di quelli che devono arrivare in base alle prenotazioni. Pannello comandi Area degli Ospiti Comandi relativi agli ospiti PANNELLO COMANDI Il tasto In Casa permette di visualizzare nell Area degli Ospiti tutti coloro che sono in casa ovvero tutti coloro che sono stati registrati come arrivati e non partiti. Questo significa che, se un ospite è stato registrato come arrivatoe la data di partenza è stata impostata come precedente alla data odierna ma non è stato fatto partire, questo apparirà comunque nella lista degli ospiti in casa. Cliccando su Arrivati si visualizzeranno tutti gli ospiti arrivati in un intervallo di tempo determinato dalle date sulla destra. Variare queste date e premere Applica per modificare la visualizzazione degli ospiti nell Area degli Ospiti. Pag.21

23 Il tasto Partiti ha la stessa funzione del tasto Arrivati ma per gli ospiti registrati come partiti. In Arrivo permette di visualizzare le prenotazioni con ospiti in arrivo entro le date indicate sulla destra. In Partenza visualizza gli ospiti la cui data di partenza rientra tra le date sulla destra. Tutti visualizza tutti gli ospiti, indipendentemente da tutto, che soggiornino entro le date indicate sulla destra. Ricerca permette di ricercare un ospite per nome o per qualsiasi altro campo della sua scheda anagrafica. PDF crea un file in PDF in cui sono riportati i dati dell Area degli Ospiti. Pag.22

24 AREA DEGLI OSPITI In questa area viene visualizzata la lista degli ospiti in base alla selezione del Pannello comandi. Cliccando e tenendo premuto su un ospite, si apre una maschera scorrevole con i dati anagrafici dell ospite stesso. Facendo doppio-click su una campo dell intestazione, è possibile ordinare gli ospiti in base al campo cliccato. Ad esempio, facendo doppio-click sull intestazione Cognome, i dati saranno visualizzati in ordine alfabetico in base al cognome; facendo doppio-click sull intestazione Arrivo, gli ospiti saranno visualizzati in base alla data di arrivo. Comandi relativi agli ospiti Il tasto Aggiungi permette di inserire un nuovo ospite. ARGO chiede se la persona che vogliamo inserire deve essere abbinata alla scheda di notifica dell ospite selezionato nell Area degli ospiti. Se si preme Nuova verrà creata una nuova scheda di notifica con un nuovo numero e come intestatario l ospite che stiamo aggiungendo. Se si preme Corrente, l ospite verrà inserito nella scheda di notifica relativa all ospite selezionato nell Area degli ospiti il cui numero è evidenziato tra le parentesi. Premendo Annulla si tornerà alla sezione Ospiti. Dopo aver effettuato la scelta, si aprirà la maschera anagrafica degli ospiti in modalità inserimento. Il tasto Modifica permette di modificare l anagrafica dell ospite selezionato. Il tasto Elimina elimina l ospite. Il tasto Arrivo permette di variare lo stato dell ospite. Se l ospite è registrato come arrivato, si cambierà lo stato su non arrivato e viceversa. Pag.23

25 Il tasto Partito ha le stesse funzioni del tasto precedente ma relative alla partenza dell ospite selezionato. Il tasto Risorsa permette di cambiare la camera assegnata all ospite selezionato. Pag.24

26 COMUNICAZIONI Da questa sezione è possibile inviare i dati alla Pubblica Amministrazione. I dati sono da inviare alla Questura (schede di notifica o schedine alloggiati) e alla regione tramite l Ente del Turismo (C.59). Le Questura d Italia accettano i dati fondamentalmente i tre modi: via fax, via telematica tramite modem, via telematica tramite internet. La modalità via fax è molto rara e giuridicamente non trova una specifica norma che ne regola le caratteristiche da rispettare. Argo permette di creare un file in PDF per inviare i dati tramite fax. La trasmissione per via telematica è prevista dal D.M. 11/12/2000 e prevede la modalità via modem. ARGO è perfettamente compatibile con questa modalità. La trasmissione via internet è il novo sistema implementato dalla Polizia di Stato (alloggiatiweb o Progetto Alloggiati). Non vi è un riferimento normativo preciso ma si sta diffondendo rapidamente in tutta Italia vista la sua praticità di utilizzo. ARGO permette di inviare i dati tramite sistema alloggiatiweb totalmente in automatico come vedremo di seguito. Maggiori complessità sussistono per la trasmissione del mod. C.59. Ogni provincia infatti, stabilisce autonomamente la modalità di invio dei dati (molte non hanno implementato nessun sistema telematico). ARGO aggiorna continuamente la procedura di invio in base alle caratteristiche stabilite dalle province italiane. Pag.25

27 TRASMISSIONE SCHEDE DI NOTIFICA Prima di poter trasmette le schede di notifica, occorre verificare che tutti i dati siano corretti. Questo perché le normative che regolano la materia sono precise e le procedure di ricezione per via telematica non accettano dati non corretti. ARGO si occupa di verificare la correttezza dei dati e far apportare le dovute correzioni. Accedere alla sezione Comunicazioni e premere il tasto sulla sinistra Questura. Viene proposta la data successiva all ultima comunicazione effettuata. Se necessario variare questa data per elaborare i relativi dati. Premendo il tasto Elabora, verranno estratti tutti gli ospiti arrivati alla data selezionata e verranno analizzati tutti i dati necessari per la trasmissione. Pag.26

28 In caso fossero presenti degli errori o mancanze, questi verranno evidenziati in rosso. E possibile correggere i dati direttamente da questa schermata, basta fare doppio-click nel campo segnalato errato. Si aprirà la schermata per le correzioni. Questa schermata permette di scrivere il dato corretto. Nel caso il luogo fosse una nazione è possibile sceglierla direttamente dalla casellina nazioni. A volte non è facile stabilire qual è il dato corretto. In questo caso, ad esempio, potremmo non conoscere il nome esatto del comune di nascita. Premendo il tasto? la casellina Nazioni si trasforma in Suggerimenti e verranno proposti dei comuni che sono attinenti con quanto scritto. Pag.27

29 In questo esempio il comune corretto è Camerata Picena, basta quindi selezionarlo e premere Ok. Le correzioni si rifletteranno nell anagrafica dell Ospite. Quando tutti i dati sono corretti, si abilita il tasto Invio e sarà possibile avviare la procedura di trasmissione dati. Il metodo di invio telematico è scelto direttamente da ARGO in base alla provincia della Struttura Ricettiva. Via Fax. Se ci si avvale della modalità via fax, occorre premere il tasto Crea PDF. Verrà creato un file in formato PDF (c:\sender\documento.pdf) con l elenco degli ospiti e che dovrà essere inviato via fax. Metodo tradizionale. Premendo Invio si accede alla schermata relativa all invio tradizionale. Le impostazioni del modem e del numero da chiamare si variano dalla sezione Impostazioni Modem. E possibile inserire un orario di invio, in questo caso ARGO attenderà tale orario per procedere all invio. Premendo Invia si dà inizio al processo di comunicazione che andrà avanti in automatico fino alla ricezione del certificato che deve essere stampato premendo il tasto Stampa. Tutti i certificati vengono comunque archiviati ed è possibile stamparli anche successivamente. Pag.28

30 Metodo alloggiatiweb. Per accedere alla procedura alloggiatiweb occorre preventivamente aver fatto richiesta ed installato il certificato digitale emesso dalla Polizia di Stato. Le credenziali di accesso (nome utente e password) devono essere state inserite nei relativi campi della sezione Struttura. Fatto questo, premendo Invio, si avvierà la procedura di invio telematico. La procedura impiega pochi secondi durante i quali è importante non usare il computer. Alla schermata di richiesta certificato, premere Ok. Attendere quindi l invio dei dati che termina quando appare il tasto Conferma che va premuto per concludere correttamente la comunicazione. Il certificato non viene emesso in tempo reale ma a distanza di alcune ore, massimo un giorno. Pag.29

31 Per scaricare i certificati, premere il tasto Certificati. Si avvierà la procedura per il download dei certificati che è simile a quella per l invio dati. La differenza sta nel fatto che al termine vengono visualizzate le date dei certificati disponibili. Selezionare la data relativa al certificato da salvare su disco e premere Scarica per far partire il download. Le date relative ai certificati già scaricati vengono indicate con una V, ma sarà sempre possibile scaricarli nuovamente. Pag.30

32 TRASMISSIONE C59 Etichette Area elaborazione Dettaglio Dati Errati L elaborazione dei dati Istat avviene giorno per giorno. Inserire la data da analizzare e premere Elabora. ARGO analizzerà il database e suddividerà gli ospiti in base agli arrivi, partenze, in casa e day use alla data di elaborazione. Terminata l elaborazione, eventuali ospiti con dati errati o mancanti verranno elencati nell area dei dati errati. Facendo doppio click sul nome dell ospite errato di visualizzerà la maschera dell anagrafica in modalità modifica. Sarà quindi possibile correggere i dati e salvare. Cliccando su un etichetta, l area di elaborazione verrà riempita con la lista delle località di residenza relative all etichetta selezionata, mentre nel dettaglio verranno elencati i singoli ospiti. Cliccando e tenendo premuto su un ospite nel dettaglio, si aprirà una maschera scorrevole con l anagrafica dell ospite selezionato. Pag.31

33 Il tasto Invio si abilita solo quando tutti i dati sono corretti. Il metodo di invio varia da provincia a provincia. Se una località non è supportata, apparirà il relativo messaggio, altrimenti l invio avrà luogo in base alle specifiche della provincia della struttura ricettiva. Per effettuare una nuova elaborazione, premere Annulla. Se una provincia non è supportata da ARGO, si prega di mandare un messaggio alla Sender saremo lieti di provvedere ad implementare il programma. Pag.32

34 SHEDE La sezione Schede riguarda le schede di notifica delle persone alloggiate così come definite dall art. 109 del T.U.L.P.S. ARGO permette una corretta implementazione delle schede di notifica e da questo pannello si effettua la loro gestione. Pannello comandi Area delle schede Area di lavoro Pag.33

35 PANNELLO COMANDI I primi tre tasti gestiscono il numero di schede visualizzabili contemporaneamente nell Area delle schede. Più sono le schede visualizzabili e più sono di altezza ridotta. Nella seguente tabella vengono illustrate le dimensioni delle schede in base al numero visualizzabile. 12 schede 26 schede 52 schede La scelta del numero di schede visualizzabili è soggettiva, con la pratica si deciderà qual è l impostazione ottimale. I tasti con le frecce in alto e in basso permettono di scorrere le schede nel caso l area delle schede sia piena. Il tasto Tutte permette di visualizzare tutte le schede, anche quelle in cui gli ospiti sono partiti. Il tasto Attive visualizza solo le schede i cui ospiti sono in casa. Il tasto Cerca Num. permette di ricercare una scheda in base al numero. Il tasto Cerca Nome permette di ricercare una scheda in base al nome di un ospite. Il tasto Chiudi chiude la sezione schede. Pag.34

36 AREA DELLE SCHEDE In questa zona vengono visualizzate le schede con i relativi ospiti. ARGO La dimensione delle schede viene determinata dal Pannello comandi come descritto in precedenza. Anche la dimensione del carattere è modificabile: selezionare Impostazioni dal Pannello principale e poi LayOut, come illustreremo meglio in seguito. L intestazione della scheda indica il numero della scheda di notifica e il periodo di permanenza degli ospiti. Nel caso in cui la data di partenza degli ospiti sia precedente alla data odierna, apparirà una spia rossa ad indicare che era prevista la partenza degli ospiti ma non è stato fatto il check-out. Cliccando su una scheda, si attiverà l Area di lavoro che verrà riempita con i dati della scheda selezionata. In questo modo sarà possibile modificare i dati della scheda, degli ospiti o effettuare la stampa della schedina alloggiati. Pag.35

37 AREA DI LAVORO L area di lavoro è suddivisa in varie zone. Intestazione scheda Elenco ospiti della scheda Comandi relativi alla scheda Comandi relativi agli ospiti Intestazione Nell intestazione sono riportati i dati della scheda: Numero, data inizio e data fine e la risorsa abbinata alla scheda. Le modifica effettuate sulla Data fine e sulla Risorsa si rifletteranno su tutti gli ospiti della scheda. Elenco ospiti Cliccando e tenendo premuto su un ospite dell elenco, si aprirà una maschera scorrevole con i dati anagrafici dell ospite stesso. Facendo doppio click su un ospite dell elenco, si aprirà la maschera dell anagrafica in modalità modifica. Nella stessa scheda di notifica possono essere inseriti ospiti che soggiornano in camere diverse. In questo caso, il numero della camera viene indicato a fianco del nome dell ospite. Pag.36

38 Comandi relativi agli ospiti Premendo Aggiungi si aprirà la maschera dell anagrafica in modalità inserimento. I successivi tasti possono essere cliccati se è selezionato almeno un ospite nell elenco ospiti. Per selezionarli tutti, spuntare la casella Elenco ospiti. Modifica apre la maschera dell anagrafica in modalità modifica. Elimina permette di cancellare i dati di uno o più ospiti che sono selezionati nell elenco. E possibile inserire i dati di un ospite anche se non è arrivato, ad esempio quando è previsto l arrivo di un ospite abituale del quale conosciamo già i dati. Con il tasto Arrivo indichiamo al programma che gli ospiti selezionati dall elenco sono arrivati. Con il tasto Partenza si indica che gli ospiti selezionati sono partiti. Il tasto Risorsa permette di cambiare la camera agli ospiti selezionati nell elenco. Questo tasto non cambia la risorsa assegnata alla scheda. Intestatario permette di modificare l intestatario della scheda che di default viene assegnato il primo ospite inserito. Per cambiare l intestatario, selezionarlo nell elenco e premere Intestatario. Comandi relativi alla scheda Il tasto Nuova è cliccabile solo se l Area di lavoro è vuota e permette di creare una nuova scheda di notifica. Il tasto Salva permette di salvare tutte le modifiche e gli inserimenti effettuati. ATTENZIONE! Se non si preme Salva, tutti i dati modificati o inseriti saranno persi. Questo vale per tutto ciò che è stato fatto dall area di lavoro, quindi anche le modifiche all anagrafica di un ospite oppure il cambio di risorsa o l eliminazione di un ospite, così come gli arrivi e le partenze. Pag.37

39 Il tasto Elimina permette di eliminare una scheda. Questo evento si verifica di rado. Il programma non consente di eliminare una scheda se contiene degli ospiti. Se proprio si deve eliminare una scheda, prima occorre eliminare tutti gli ospiti in essa contenuti. Quando si elimina una scheda, il relativo numero rimane vacante. Argo chiederà quindi se rendere questo numero riutilizzabile oppure no. Se si decide di poter riutilizzare il numero, questo verrà reso disponibile per successivi ospiti. Premendo Stampa si accederà alla schermata relativa alla stampa della scheda di notifica. STAMPA DELLE SCHEDE DI NOTIFICA Le schede di notifica possono essere stampate sia su modulo prestampato che su foglio di carta bianco. In quest ultimo caso, ARGO stamperà la scheda completa così come visualizzata dalla schermata. Pag.38

40 Qualsiasi campo è direttamente modificabile, basta cliccarci sopra ed inserire il nuovo valore. Le modifiche apportate con questo sistema non influiranno nel database e non verranno quindi memorizzate. Anche il testo sulla privacy è modificabile, basta scrivere direttamente nel campo affinché il nuovo testo venga stampato e memorizzato per il futuro. Cliccando su una delle icone delle nazioni presenti sulla destra, è possibile cambiare la lingua del testo. Il testo di ogni lingua è personalizzabile. Cliccando con il destro su un campo si aprirà uno specchietto con delle opzioni: - Disabilita esclude il campo dalla stampa; - Prefisso inserisce un testo prima del valore del campo; - Impostazioni permette di modificare la posizione del campo nella stampa sul modulo prestampato, la dimensione e il tipo di carattere per la stampa. ARGO vuole essere molto flessibile e si lascia all utente effettuare tutte le scelte sulle impostazioni più adatte. Con un minimo di pratica si otterrà la configurazione migliore. Con il tasto Stampa si avvia la procedura di stampa: Le funzioni delle varie opzioni sono intuitive, l unica che necessita una spiegazione è la scelta della stampa dei componenti. Spuntando l opzione Stampa i componenti in una lista separata, verrà stampata la scheda di notifica con il solo capogruppo, i componenti verranno stampati a parte, su un foglio bianco. Questa funzione è utile in caso di gruppi numerosi. Premere Ok per iniziare la stampa. Pag.39

41 STRUTTURA La sezione struttura permette di modificare i dati della struttura ricettiva. Solo i campi Nome struttura, Partita IVA e Codice Fiscale sono bloccati, tutto il resto è modificabile. Fare attenzione alle minuscole/maiuscole nelle credenziali di accesso della Questura e Istat. Per quest ultime, contattare la Sender per conoscere cosa esattamente inserire. Pag.40

42 IMPOSTAZIONI La sezione Impostazioni permette di selezionare delle opzioni relative all uso del programma. Pannello comandi Area di lavoro Pag.41

43 PANNELLO COMANDI Con il tasto Password è possibile modificare la password di accesso al programma. Preferenze Visualizza quattro aree: - La prima riguarda la possibilità di considerare un ospite che si sta inserendo immediatamente come arrivato. Considerato già arrivato vuol dire che all inserimento di un nuovo ospite, ARGO lo inserisce immediatamente come arrivato. Questa opzione è la più comune. Considerato non arrivato implica un ulteriore operazione per segnalare ad ARGO che l ospite è arrivato. Selezionando Chiedere, all inserimento di un ospite, ARGO chiederà se inserirlo come arrivato o no. - Selezionando Chiedi conferma allo spostamento della prenotazione con trascinamento indica ad ARGO di chiedere una conferma ogni qualvolta che dalla sezione Prenotazioni si sposta una prenotazione tramite trascinamento. Questa opzione previene spostamenti accidentali delle prenotazioni. - Info da internet non è ancora implementato. - Tipo conto di default stabilisce come impostare di base i nuovi conti. Giornaliero significa che il riferimento del prezzo è al giorno. Con Totale, il riferimento al prezzo è per tutto il periodo di soggiorno. La scelta è soggettiva in base alle abitudini dell utente. LayOut permette di impostare il colore di sfondo delle varie sezioni e la dimensione del carattere delle scritte all interno degli specchietti delle schede di notifica e delle risorse. Per cambiare un colore premere il tasto >> e verrà visualizzata la schermata per la scelta del colore da impostare come sfondo della sezione. Le scelte verranno memorizzate e per tornare ai colori di base, basta fare doppio-click sul piccolo riquadro del colore. Sempre da LayOut è possibile cambiare l ordine delle sezioni nel menù in alto. Basta premere il tasto per far salire di posizione la sezione. Fare tutte le variazioni che si ritengono più opportune per ottenere una propria configurazione ottimale. Le modifiche avranno effetto con il riavvio del programma. Pag.42

44 Con il tasto Comunicazioni vengono visualizzate le date degli ultimi invii alla Questura e Istat. Queste date vengono implementate automaticamente da ARGO all atto degli invii e normalmente non devono essere modificate ma, se occorre, da questa sezione possono essere variate. Con il tasto Modem si accede alle impostazioni per la comunicazione alla Questura con il metodo tradizionale. Questo infatti deve avvenire tramite linea telefonica utilizzando un comune modem 56K (V90). Quasi tutti i dati generalmente non devono essere variati. La porta indica ad ARGO su quale porta seriale è collegato il modem (se il modem è interno normalmente è la porta 3). Tentativi indica quante volte ARGO deve provare a trasmettere i dati in caso di numero occupato. Secondi di attesa è il tempo tra un tentativo ed un altro. su tutti i numeri dell elenco. Il ciclo dei numeri telefonici serve per quelle province che hanno più linee per ricevere i dati. I tentativi di trasmissione verranno fatti ciclicamente I restanti valori normalmente non devono essere modificati. I tasto Predefinite riporta i valori allo stato iniziale. Il tasto Salva del Pannello comandi memorizza tutte le scelte fatte. ATTENZIONE! Se non si preme il tasto Salva tutte le modifiche andranno perse. Pag.43

45 UTILITY La sezione Utility contiene due schermate: Conti e Incassi. CONTI Questa sezione permette di visualizzare tutti i conti registrati dal programma. E possibile scegliere il periodo di interesse, se visualizzare i conti aperti, quelli chiusi o entrambi. Da qui è anche possibile stampare il conto su modulo precompilato. Per visualizzare i conti premere sul tasto Elabora. Si aprirà una schermata dove è possibile scegliere il periodo per i conti che devono essere visualizzati. Al termine dell elaborazione, la tabella verrà riempita con i dati dei conti. Attraverso i due pannelli in basso è possibile scremare la ricerca in base a dei parametri: Da saldare visualizza solo i conti che non sono stati saldati. Saldati solo quelli il cui saldo è a 0 e quindi sono stati pagati. Tutti visualizza sia i conti non pagati che quelli saldati. Solo Inizio visualizza solo i conti la cui data di inizio rientra tra le date della ricerca. Solo Fine visualizza solo i conti la cui data di fine rientra tra le date della ricerca. Tutti visualizza i conti la cui data di inizio o la data di fine rientra tra le date selezionate per la ricerca. Nella tabella centrale vengono visualizzati i dati dei conti. Se, nel campo Referente appare una P significa che il conto è relativo ad una prenotazione e che l ospite o gli ospiti non sono ancora arrivati. L ultima riga della tabella riporta i totali. Per eliminare un conto, selezionare il conto dalla tabella e premere Elimina. ATTENZIONE: il conto non è più recuperabile. Facendo doppio click su un conto o premendo il tasto Visualizza, si accederà al dettaglio del conto e sarà possibile apportare le eventuali modifiche e stamparlo. L illustrazione della schermata del dettaglio dei conti è rimandata ad uno specifico capitolo. Pag.44

46 INCASSI Permette di visualizzare gli incassi, suddivisi per soggiorno e extra, relativi ad un determinato periodo. Premendo Elabora verrà richiesto il lasso di tempo degli incassi da visualizzare e la tabella verrà riempita con gli incassi relativi. Le caselle Soggiorno Extra e Tutti permettono di scremare la visualizzazione solo ai relativi incassi. Con il tasto Elimina si cancella un incasso. Il tasto Stampa permette di stampare ciò che è visualizzato nella lista. Pag.45

47 UPDATE Da questa sezione è possibile fare gli aggiornamenti del programma, aggiornare la data di scadenza della licenza e visualizzare/stampare il contratto. Premendo il tasto Cotrolla Aggiornamenti, ARGO si collegherà tramite internet al server delle Sender per controllare se ci sono degli aggiornamenti da installare. In caso di esito positivo, premere il tasto Scarica ed installa per installare in modo totalmente automatico l aggiornamento. Con la funzione Aggiorna Scadenza si installa la nuova data di scadenza della licenza che può avvenire solo dopo il rinnovo della stessa. Visualizza Contratto permette di visualizzare e stampare il contratto di licenza di ARGO. Pag.46

48 ANAGRAFICA OSPITI La schermata Anagrafica permette di inserire un nuovo ospite o di variare i dati di un ospite già inserito. Il tasto permette di ricercare un ospite dal database e di inserirlo direttamente. Questa possibilità è utile in caso di ospite abituale. Se, prima di premere il tasto, nel campo Cognome si inserisce anche solo una parte del cognome dell ospite che stiamo cercando, verranno visualizzati direttamente tutti gli ospiti in archivio i cui cognomi iniziano con quanto abbiamo inserito nel campo. Se, ad esempio, dobbiamo ricercare Marcheggiani, possiamo inserire Marche nel campo cognome e premere ospiti il cui cognome inizia per Marche.. Verranno visualizzati subito tutti gli Nel campo sesso può essere inserita la lettera M o F ma anche 1 o 2 oppure premere su per cliccare poi su Maschio o Femmina. Pag.47

49 Il Luogo di nascita si riferisce al comune in caso di persone nate in Italia o alla nazione nel caso di persone nate all estero. Questo perché ARGO è orientato alla trasmissione dei dati alla Pubblica Amministrazione e i protocolli di invio prevedono questa impostazione. I campi relativi alle province si compilano automaticamente e non devono essere inseriti dall utente. Se l ospite è nato in Italia, il campo Stato di nascita si compila automaticamente. Per inserire lo stato di nascita (vale anche per la cittadinanza, lo stato di residenza e di rilascio del documento), si può sia scriverlo direttamente nel campo (ARGO aiuta l inserimento proponendo una nazione inerente alle lettere che scriviamo), sia sceglierlo dalla lista che appare premendo il tasto. Il campo Documento è bloccato. Per inserire un documento bisogna selezionarlo premendo. In ARGO però sono memorizzati 3 tasti di scelta rapida: premendo 1 verrà inserita la scritta Carta di identità, premendo 2 Patente di guida, permendo 3 Passaporto ordinario. Il numero del documento va inserito senza spazi. Premendo il tasto ARGO si collegherà tramite internet al database del Ministero dell Interno è interrogherà il numero del documento. Se questo è inserito come smarrito o rubato, apparirà il relativo messaggio con la data e il luogo in cui è stato segnalato come smarrito o rubato. Nel database del Ministero sono inseriti anche i moduli dei documenti rubati in bianco. Nella cartella del programma (normalmente c:\programmi\argo) è presente il file VeriDoc.exe (icona un punto interrogativo). Questo programma lavora da solo e permette di verificare i documenti indipendentemente da ARGO. Pag.48

50 CONTI I conti sono collegati alle camere. E possibile memorizzare un conto già al momento della prenotazione. Per accedere alla schermata dei conti, premere sul tasto che appare sia nei dettagli della prenotazione, sia nella sezione Risorse oppure premendo Visualizza dalla sezione Utility Conti Pannello comandi Area di lavoro Riepilogo Tasti del conto Dal Pannello comandi si sceglie cosa visualizzare nell Area di lavoro. Il conto è suddiviso in tre sezioni: il soggiorno, gli exra e gli acconti. Con il tasto Saldo viene calcolato l importo dovuto dal cliente suddiviso tra soggiorno e extra e inserito nella sezione Acconti come importo incassato. Pag.49

51 Con il tasto Salva viene salvato quanto è stato inserito. Se non si preme questo tasto, tutti gli inserimenti saranno persi. SOGGIORNI Il conto relativo al soggiorno può essere giornaliero o totale. Giornaliero quando il prezzo è riferito alla singola notte, totale quando è riferito a tutto il periodo del soggiorno. Argo lascia alla singola struttura ricettiva quale metodologia utilizzare. L impostazione di default viene stabilita dalla sezione Impostazioni. La schermata relativa al conto giornaliero è la seguente. Il soggiorno, ovviamente riguarda gli importi da pagare relativi al pernottamento. Per inserire un importo, scrivere una descrizione, ad esempio Doppia, inserire un importo e premere il tasto. In questo modo l importo verrà aggiunto al conto. Possono essere inseriti più importi con descrizioni diverse e il totale degli importi del soggiorno sarà il Prezzo pattuito che sarà visualizzabile direttamente dal dettaglio della prenotazione o dalla sezione Risorse. Il campo descrizione è libero, ci si può scrivere qualsiasi cosa. Argo permette però di memorizzare le descrizioni che vengono usate frequentemente. Per fare ciò premere il tasto a destra della descrizione. Da qui si inseriscono le nuove descrizioni o si modificano quelle esistenti. Queste descrizioni verranno proposte premendo a destra del campo descrizione. Quando si seleziona una di queste descrizioni, il relativo importo verrà inserito nel campo Importo. Pag.50

52 Il conto del soggiorno Totale presenta una schermata leggermente diversa. L importo da inserire è quello determinato dall importo giornaliero moltiplicato per il numero di notti del soggiorno. Quando si inserisce un importo relativo ad una notte, Argo effettua il calcolo che inserisce nella relativa casella. Premere il tasto sottostante per inserire l importo nel conto. Il totale pattuito sarà quindi riferito all intero periodo del soggiorno. Pag.51

53 EXTRA Con Extra si intendono tutti quegli importi dovuti dal cliente non relativi al soggiorno: frigo bar, pasti, consumazioni ecc. La schermata è molto semplice ed intuitiva. Per registrare un extra, inserire la relativa descrizione, la data in cui è stato consumato, e l importo. Premere il tasto per inserire l extra nel conto. Pag.52

54 ACCONTI Gli acconti sono gli importi che vengono pagati dal cliente prima, durante o al termine del soggiorno. Gli acconti possono essere riferiti al soggiorno o agli extra quindi il campo Descrizione è a scelta obbligatoria e premendo il tasto è possibile scegliere il tipo. Digitare l importo e premere il tasto per inserirlo nel conto. Pag.53

55 STAMPA Premendo il tasto Stampa si accede alla schermata per la stampa del conto: Questo è il conto così come verrà stampato. E possibile cambiare qualsiasi campo tranne gli importi, basta cliccare sul campo da variare e immettere il nuovo testo. Ad esempio è possibile modificare i campi del destinatario, una voce del conto o la data di emissione. Queste variazioni avranno effetto solo per la stampa e non saranno memorizzate nel database, quindi una volta chiusa la schermata, tutte le modifiche andranno perse. Selezionando Ragruppa Sogg. Gli importi relativi al soggiorno verranno raggruppati in una singola riga con descrizione Soggiorno. Selezionando Raggruppa extra tutti gli importi relativi agli extra saranno raggruppati in una singola riga con descrizione extra. Entrambe le descrizioni posso essere variate a piacimento cliccandoci sopra come descritto in precedenza. Pag.54

56 Premendo Stampa si stampa il conto così come visualizzato. E possibile modificare le impostazioni di stampa e ARGO memorizzerà le variazioni per riproporle la volta successiva. In questo modo, una volta settata la stampa in modo ottimale in base alle esigenze dell utente, non bisognerà più modificare nessun parametro. Pag.55

57 RAPIDAMENTE INSERIRE UNA PRENOTAZIONE - Andare alla sezione Prenotazioni. - Cliccare all interno del pannello in corrispondenza della camera da assegnare e alla data di inizio del soggiorno. - Tenendo premuto il mouse trascinarlo fino alla data di fine soggiorno. - Si aprirà la schermata della prenotazione che deve essere riempita con le informazioni necessarie. - Premere il tasto - Inserire gli importi del conto. - Salvare il conto. - Salvare la prenotazione. ARRIVO DI UN OSPITE CHE HA PRENOTATO - Andare alla sezione Prenotazioni. - Fare doppio-click sulla prenotazione. - Si aprirà la schermata della prenotazione. - Premere il tasto Arrivo. - Si aprirà la schermata dell anagrafica in modalità inserimento. - Riempire l anagrafica e premere Conferma. ARRIVO DI UN OSPITE CHE NON HA PRENOTATO - Andare alla sezione Risorse. - Cliccare sulla risorsa da assegnare. - Dal dettaglio premere sul tasto Aggiungi. - Si aprirà la schermata dell anagrafica in modalità inserimento. - Riempire l anagrafica e premere Conferma. - Per inserire altri ospiti, premere di nuovo Aggiungi e ripetere l operazione. - Premere il tasto - Inserire gli importi del conto. - Salvare il conto. - Premere il tasto Salva in basso al dettaglio. PARTENZA DEGLI OSPITI DI UNA CAMERA (1) - Andare alla sezione Prenotazioni. - Cliccare sull area verde relativa agli ospiti da far partire. - Cliccare su partenza. - Confermare. - Registrare il conto. Pag.56

58 PARTENZA DEGLI OSPITI DI UNA CAMERA (2) - Andare alla sezione Risorse. - Cliccare sulla camera degli ospiti in partenza. - Cliccare sulla casella Elenco ospiti per selezionare tutti gli ospiti. - Cliccare su Partenza e confermare. - Premere Salva e registrare il conto. VISUALIZZARE L ELENCO DEGLI OSPITI IN CASA - Andare alla sezione Ospiti. - Selezionare In casa. VISUALIZZARE L ELENCO DELLE PRENOTAZIONI IN ARRIVO - Andare alla sezione Ospiti - Selezionare In Arrivo - Scegliere la data di inizio e di fine ricerca. - Cliccare su Applica. ARGO Pag.57

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