Immagina uno spazio in una nuvoletta (mi piace questa immagine fresca).

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2 Ѐ il 5 luglio e dovresti pensare solo alle tue vacanze vero? Cosa mi dici? Hai ancora molto lavoro non terminato e ti scoccia portarti dietro documenti da correggere e inviare via mail ai tuoi collaboratori? Perché non utilizzi degli Strumenti on line? Ti servirebbe solo una connessione internet, e potresti condividere documenti, utilizzare programmi sempre disponibili on line. Potresti migliorare il tuo modo di comunicare con amici e colleghi, e lasciare finalmente le carte a casa quando sei in vacanza. Non hai mai utilizzato questi strumenti? Ora ti spiego di cosa si tratta. Immagina uno spazio in una nuvoletta (mi piace questa immagine fresca). Ebbene, sembra che stia per arrivare un temporale ah ah ah. Questa nuvoletta si chiama Cloud in forma abbreviata, Cloud Computing per esteso. A cosa serve? Serve a contenere tutti i tuoi lavori e condividerli con i tuoi colleghi/amici tramite internet. Lo so, potresti inviarglieli tramite . Ma loro dovrebbero rimandarti indietro i documenti rivisti e tu avresti un infinito scambio di mail, e con la testa in vacanza potresti incorrere in qualche svista, ne sono certa. Utilizzando la nuvoletta invece potresti depositare tutti i documenti da rivedere in una bacheca virtuale, e renderli accessibili solo a chi deve collaborare con te. I documenti si potrebbero correggere e completare con la collaborazione di tutti nello spesso spazio e sullo stesso documento, ed una volta terminato il lavoro basterebbe scaricare il file, ognuno sul proprio computer, al ritorno dalle vacanze. Non la trovi un ottima soluzione per te? Il cloud è una fantastica risorsa rispetto ad un programma utilizzato su un personal computer: è disponibile sempre, senza limitazione di posti, ma con il solo utilizzo di una rete internet; tutti i programmi possono essere utilizzati da più persone contemporaneamente; persone diverse possono lavorare in contemporanea sullo stesso documento; la collaborazione è immediata e in tempo reale; le modifiche che vengono effettuate sui documenti sono salvate in maniera istantanea per permettere di avere sempre la versione aggiornata degli stessi. Vuoi sapere invece quali possono essere gli inconvenienti nell utilizzo del cloud? Ad esempio che tu non riesca ad avere connessione! 1

3 In quel caso dovrai pensare solo a rilassarti e goderti la vacanza. Un altro inconveniente del cloud potrebbe essere l indisponibilità di un programma per problemi di manutenzioni on line, perché i programmi on line sono aggiornati di continuo per offrirti sempre maggiori risorse. E se smarrisci le credenziali per accedere alla tua nuvoletta (vedi ebook sulla sicurezza), i documenti on line potrebbero venire in possesso di persone che potrebbero farne un uso illecito. Devi fare quindi molta attenzione e tenere in un posto sicure tutte le tue password di accesso. Inoltre potresti essere più soggett@ a malware, perché lavori on line, pertanto i sistemi di protezione contro le infezioni dovranno essere costantemente aggiornati, ok? Apparecchiature e programmi per la collaborazione La collaborazione on line con i tuoi partner di lavoro oltre a poter avvenire attraverso lo scambio di messaggi e documenti, potrebbe avvenire tramite conferenze audio e video. Dovresti quindi dotarti di una webcam, di un microfono e di altoparlanti che sicuramente sul tuo computer e smartphone sono già integrati. Programmi di supporto Il mio programma preferito per lo scambio della messaggistica e per i contatti veloci via web è Skype. Ho spesso un sacco di gente lontana da contattare, e Skype mi consente di comunicare sia tramite voce che video. Utilizzo internet anche per le chiamate vocali certo, tramite un sistema che viene detto VoIP. Quindi quando mi capita un Wi Fi a disposizione, invece di consumare il mio credito, mi faccio una bella videochiamata. Fantastico vero? Se utilizzi un cellulare Android, potrai scaricare l App gratuita di Skype dal sito Google Play (o App Store se invece sei un amante dei prodotti Apple) 2

4 Dal computer dovresti collegarti al sito Dovresti seguire le indicazioni per l installazione di Skype, premendo sul pulsante verde DOWNLOAD SKYPE e alla fine crearti un account Skype premendo su Crea un account. Con questo programma potresti usare il computer o un telefono/tablet per videochiamate con un altro utente, che dovrebbe però aver installato lo stesso programma. È anche possibile fare delle conferenze telefoniche gratuite parlando con più interlocutori (so già che ti stanno per venire parecchie idee a tal proposito). Per chiamare telefoni fissi o cellulari o per fare videoconferenze con più persone, il servizio invece è a pagamento. Ricorda che ogni primo accesso ad un qualunque strumento di collaborazione avviene sempre tramite una registrazione on line, come ti scrivevo prima. Durante la registrazione dovresti scegliere un nome utente e una password (ricorda sempre le regole della sicurezza per la creazione della password), che saranno utilizzati per le connessioni successive. 3

5 Come creare e registrare documenti on line Ritorniamo alla nuvoletta. Come ti dicevo prima, tu avresti la possibilità di utilizzare degli spazi virtuali gratuiti (diventerebbero a pagamento solo se lo spazio richiesto divenisse di dimensioni personalizzate), che permetterebbero di depositare on line dei documenti. Alcune volte questi documenti restano on line solo per alcuni giorni, il tempo di scambiarli con un altro utente. Alcuni esempi che posso farti sono,, e per chi usa Apple. Quello che uso io di solito è Google Drive, che oltre ad essere un servizio di memoria on line, ha anche un insieme di programmi utili per la collaborazione via internet. La cosa che ti consiglio è di crearti prima un account Gmail (il servizio della posta di Google). Per prima cosa dovresti andare sul sito: e tramite il pulsante azzurro Accedi che trovi sul lato destro in alto alla pagina, accingerti alla registrazione Questo qui Premendo sul pulsante Accedi ti troveresti nella pagina che vedi di seguito. Potresti creare il tuo account premendo su Crea un account Una volta selezionata questa voce dovrai compilare tutti i campi richiesti, scegliere il nome della tua mail, e seguire le indicazioni sino ad arrivare all ultima pagina, che consente l accesso a Google 4

6 Dopo aver effettuato l accesso, il lato destro in alto apparirebbe così: Qui c è la mia foto, ma se l avrai inserita nel profilo apparirà la tua. Se non lo avrai fatto troverai un cerchietto con una lettera, ma va bene uguale. Una volta effettuato l accesso a Google potresti usare tutti i suoi strumenti. La scelta delle App la potresti effettuare tramite il pulsante con i quadratini che vedi qui di seguito: Consente l accesso a tutte le risorse gratuite di Google Premendo su questo pulsante apparirebbe la lista delle App, come ti faccio vedere qui sotto. Eccolo qui Google Drive 5

7 Una volta avuto accesso a Google Drive, la pagina principale apparirebbe in questo modo: Qui ci sono gli strumenti per lavorare on line Qui ci sono tutti i miei documenti condivisi Qui c è il programmino da scaricare per il computer e per lo smartphone/tablet per ricevere gli avvisi sui documenti Il programmino per il proprio pc è utile perché verrebbe creata una cartella sul tuo computer che interagirebbe con tutto quello che c è on line. Vedi sopra i documenti che si trovano nella mia nuvoletta su internet? Ecco qui sono anche nel mio computer 6

8 Nella tua nuvoletta potresti fare tutte le operazioni che vedi elencate sotto I miei file: Se dovessi creare un documento o lo caricarlo dal tuo computer, potrai assegnargli un nome e condividerlo Condividere Per assegnare il nome Non credi che questo strumento sia molto meglio dello scambio di mail di revisione che ti fanno perdere la testa per capire qual era l ultima mail ricevuta? Qui invece è sempre presente la versione aggiornata del documento, ma è possibile anche annullare le ultime revisioni fatte, e tornare ad una versione precedente. Mentre lavori on line, tutte le modifiche vengono salvate automaticamente in maniera istantanea. Premere qui per vedere le revisioni Oppure FILE CRONOLOGIA REVISIONI 7

9 E nella parte destra dello schermo viene visualizzata un area con l elenco di tutte le revisioni che sono state fatte sul tuo documento, e scegliendone una, hai la possibilità di ripristinarla. Uso del calendario di Google Un altra idea interessante per il tuo lavoro on line, di cui voglio parlarti, e che potrebbe servirti per ricordare gli appuntamenti, è l utilizzo del calendario. Ci si arriva sempre attraverso le App Scegli questa App, CALENDAR 8

10 Ed ecco qui la pagina dei calendari dove potresti inserire scadenze/eventi importanti, e/o appuntamenti di cui i tuoi colleghi dovrebbero ricordarsi. Ci sono due possibilità per inserire una scadenza/evento: o premere due volte su una casella della griglia che vedi in alto, oppure premere sul pulsante rosso a sinistra dove c è scritto Nello spazio che vedi sopra, è importante inserire: il titolo dell evento, la data e l orario, dove si svolge l evento, la descrizione dell evento, come devono avvenire le notifiche, e la lista degli invitati (inserendo la loro mail). Una volta compilati tutti i cambi, serve salvare i dati inseriti premendo il pulsante. L evento viene poi notificato a te e agli invitati in base alle impostazioni che avrai inserito nella modalità di notifica. 9

11 Per eliminare un evento basta andare a trovare l evento sulla griglia, premere sull evento e poi sul pulsante. Scegliere anche se avvisare gli invitati dell annullamento. E per le riunioni on line come puoi fare? Le riunioni on line si possono effettuare in maniera gratuita utilizzando HANGOUT e possono essere avviate in modalità chat o modalità video, con più partecipanti contemporaneamente. Ma di questo ti parlerò nel mio prossimo ebook. 10