Manuale ricetta elettronica Lombardia Tariffazione mediante Istruzioni per le farmacie Novembre 2014

Transcript

1 Manuale ricetta elettronica Lombardia Tariffazione mediante Istruzioni per le farmacie Novembre Introduzione I dati delle ricette elettroniche durante la vendita vengono inviati in tempo reale al SAC/SAR (Servizio di Accoglienza Centrale o Regionale) e contemporaneamente vengono memorizzati nel gestionale. E importante prima della tariffazione controllare periodicamente, meglio se quotidianamente per intercettare prontamente le anomalie, le seguenti casistiche segnalate anche nel promemoria del menù principale di Wingesfar e in fase di accesso alla vendita al banco: ricette in scadenza (segnalate nel promemoria giornaliero e all entrata in vendita) ricette sospese ricette con errori nella comunicazione con il server SAC/SAR Nella visualizzazione delle ricette elettroniche è possibile ordinare l elenco delle ricette elettroniche in base allo stato per individuare meglio i promemoria con errori cliccando sul titolo della colonna Stato e posizionandosi all inizio dell elenco. E inoltre possibile tramite il bottone Filtri isolare le ricette non inviate o sospese. Di seguito viene riportata la legenda che spiega il significato dei simboli riportati a video. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 1 di 14

2 I controlli permettono alla farmacia di correggere e/o chiudere la ricetta nei termini previsti dalla legge. Ai fini del rimborso Asl, attualmente, i dati delle ricette elettroniche devono essere aggiunti alla tariffazione in modo che vengano considerati nelle chiusure mensili, in distinta contabile e mazzette e nel file Federfarma. La tariffazione delle ricette rosse segue le medesime modalità finora utilizzate e può essere effettuata in qualunque momento. La tariffazione dei promemoria viene effettuata utilizzando la procedura di inserimento delle ricette SSN rosse, utilizzando però due tipi di ricetta creati ad hoc : Ricette elettroniche : tipo ricetta valido per tutti i promemoria che sono stati gestiti in modalità elettronica. 2. # Promemoria come rossa (no dem): tipo ricetta valido per tutti i promemoria che non sono stati gestiti in modalità elettronica (mazzetta separata con propria numerazione). Una volta tariffate, le ricette elettroniche verranno gestite come le altre ricette (visualizzate; totalizzate; stampate; ecc.). TARIFFAZIONE MANUALE DEI PROMEMORIA NON GESTITI IN MODALITÀ ELETTRONICA Questa modalità è prevista solo in alcuni casi, qualora non fosse possibile dalla vendita al banco gestire la procedura standard con collegamento al SAC/SAR. Per effettuare la tariffazione è necessario utilizzare un apposito tipo ricetta che abbia la particolarità "!" (ricetta elettronica) ed anche la particolarità # Promemoria come rossa (no dem)". Operare nel seguente modo: Effettuare l acquisizione delle ricette con lo scanner usando l apposito tipo ricetta # Ric. El : usa tipo ric. Non elettronica procedere al controllo delle ricette secondo la canonica procedura il programma per questa tipologia di ricetta richiederà di imputare il codice esenzione, il tipo ricetta (esente, pluri ecc), il codice fiscale, la data del medico e di evasione viene richiesta per sicurezza la conferma della validità delle fustelle riconosciute. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 2 di 14

3 TARIFFAZIONE DEI PROMEMORIA GESTITI IN MODALITÀ ELETTRONICA UTILIZZANDO LO SCANNER CON LA PROCEDURA Tale procedura consentirà di inserire in tariffazione i dati di tariffazione di tutti i promemoria acquisiti tramite scannerizzazione e di fare una verifica della corrispondenza tra le fustelle (codice prodotto e targa) presenti sul promemoria e di quelle dichiarate al SAC/SAR in vendita, permettendo di intercettare eventuali promemoria NON inviati o fustelle attaccate male (su un promemoria differente da quello dichiarato all atto di inviare il flusso). Modalità operativa Acquisizione promemoria tramite scanner Verifica / correzione errori CORREZIONE RICETTE CON FUSTELLE O TARGHE REGISTRATE IN MODO ERRATO Verifica eventuali promemoria non tariffati 2. Acquisizione promemoria tramite scanner Per acquisire i promemoria l'operatività è molto simile all'acquisizione delle "ricette rosse": entrare in [Acquisizione ricette] e, una volta impostato il tipo ricetta corretto ""@ Dematerializzata elettronica ", premere [F5] per effettuare l'acquisizione; Durante l'acquisizione, la videata emessa, avrà la seguente interfaccia DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 3 di 14

4 3. Verifica / correzione errori Una volta acquisiti i promemoria, qualora il confronto dei dati tra quanto scannerizzato e quanto erogato dalla farmacia generi delle discordanze, è necessario procedere al controllo visivo dei promemoria. Questa attività è presente nella funzione di [Controllo ricette] che già viene eseguita per le ricette "rosse". Casistiche di errore: Anomalia Descrizione Paragrafo manuale NRE NON presente in archivio! Verifica codice NRE Inserire NRE Non chiusa (erogata) Numero promemoria non riconosciuto o non registrato in vendita al banco 4.1 Controllare la correttezza del numero promemoria riconosciuto dal motore 4.2 Numero promemoria non riconosciuto. Immettere il numero manualmente 4.3 Promemoria di cui non risulta chiusa l erogazione (sospeso?) 4.4 N. fustelle non corrispondente Fustelle prodotti non riconosciute o non corrispondenti con quanto dichiarato al SAC/SAR 4.5 Prodotto non corrispondente Il programma ha riconosciuto una fustella di un prodotto diverso da quanto dichiarato al SAR 4.6 Targa non corrispondente La targa presente sulla fustella o non é stata riconosciuta o é diversa da quella dichiarata al SAR 4.7 Nella videata di analisi delle ricette da verificare sono stati aggiunti i seguenti bottoni: Il bottone Refresh che ritariffa il promemoria corrente (utile nel caso in cui tra la prima tariffazione ed ora sono cambiati gli archivi dell'ente) il bottone Controllo targhe (vedi Controllo targhe) DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 4 di 14

5 Se a seguito della verifica i dati presenti sul promemoria corrispondono con i dati dichiarati al SAR/SAC, confermare in caso contrario, occorre intervenire per correggere quanto dichiarato in sede di erogazione CORREZIONE RICETTE CON FUSTELLE O TARGHE REGISTRATE IN MODO ERRATO Qualora durante il controllo visivo ci si accorga di una targa sbagliata, la farmacia ha la possibilità di correggere la targatura inviata al SAC/SAR, inviando quella corretta tramite l apposita funzione dall elenco delle ricette elettroniche. Tale funzione genera un flusso verso il SAC/SAR di correzione del dato inviato, correggendo di fatto la ricetta. Verifica eventuali promemoria non tariffati E consigliabile effettuare al termine della tariffazione un controllo di aver scannerizzato tutti i promemoria erogati in fase di vendita al fine di evitare una mancata contabilizzazione di un modulo. Tramite la funzione di interrogazione dell archivio ricette elettroniche, usando il pulsante Filtri è possibile isolare le ricette del mese o di uno specifico periodo non ancora tariffate. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 5 di 14

6 4. Casistiche di errore in fase di controllo 4.1 NRE NON presente in archivio! Questo messaggio di errore indica che l'nre scansionato non è stata registrata correttamente l erogazione in fase di vendita oppure quando il motore di riconoscimento ha riconosciuto male un NRE. Nel caso in cui il promemoria non sia stato erogato correttamente in vendita NON può essere tariffato se non dopo averne registrata la corretta erogazione. Premendo [Invio], infatti, viene emessa questa videata Occorre procedere con le operazioni di presa in carico ed erogazione del promemoria in vendita (operazione consentita solo nei termini di validità della ricetta 30gg) DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 6 di 14

7 4.2 Verifica codice NRE Questo errore si verifica nel momento in cui, il motore di riconoscimento, non è riuscito a leggere il codice NRE ma lo ha dedotto risalendo dall'abbinata "codice ministeriale + targa". Come procedere Se l NRE presente nell immagine della ricetta corrisponde con all NRE dedotto dal motore visualizzato nella parte inferiore, confermare il promemoria premendo [Si]; se, invece, non corrisponde, significa che le fustelle sono state attaccate nel promemoria sbagliato inversione fustelle/promemoria, quindi occorre correggere il flusso inviato al SAR/SAC. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 7 di 14

8 4.3 Inserire NRE Questo errore si verifica nel momento in cui viene acquisito un promemoria del quale non si riesce né a riconoscere e né a dedurre il codice NRE. Come procedere Inserire, manualmente o tramite lettore ottico, il codice NRE nell'apposita casella. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 8 di 14

9 4.4 Non chiusa (erogata) Questo errore si verifica nel momento in cui viene acquisito un promemoria che, sul SAR/SAC, non è in stato CHIUSO (ricetta sospesa). Premendo [Invio], infatti, viene emessa questa videata Come procedere Gestire la chiusura di erogazione del promemoria verificando che le fustelle dichiarate al SAR/SAC siano corrispondenti a quelle presenti sulla ricetta. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 9 di 14

10 4.5 N. fustelle non corrispondente Questo errore si verifica nel momento in cui, il motore di riconoscimento, non rileva una (come nel caso riportato sopra) o più fustelle. Di conseguenza, il confronto tra i dati letti dal motore e i dati dichiarati al SAR/SAC, non corrisponde. Come procedere Verificare visivamente la corrispondenza della fustella non riconosciuta evidenziata con il punto esclamativo con quanto presente in immagine. Premendo [Invio], infatti, viene emessa questa videata Se corrispondono con i dati dichiarati al SAR/SAC, confermare il promemoria premendo [Si]; in caso contrario, occorre intervenire per correggere quanto dichiarato in sede di erogazione tramite le apposite procedure. intervenire per correggere quanto dichiarato in sede di erogazione tramite le apposite procedure. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 10 di 14

11 4.6 Prodotto non corrispondente Questo errore si verifica nel momento in cui, il motore di riconoscimento, rileva una fustella diversa da quelle dichiarate al SAR/SAC. Premendo [Invio], infatti, viene emessa questa videata Confermando su [Si], appare questa ulteriore videata di conferma Come procedere Prendere il promemoria cartaceo e pennare, con un lettore barcode, la fustella non corrispondente. Se corrispondono con i dati dichiarati al SAR/SAC, confermare il promemoria premendo [Si]; in caso contrario, occorre intervenire per correggere quanto dichiarato in sede di erogazione tramite le apposite procedure. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 11 di 14

12 4.7 Targa non corrispondente Questo errore si verifica nel momento in cui, il motore di riconoscimento, rileva una (come nel caso riportato sopra) o più targhe non corrispondenti. Di conseguenza, il confronto tra i dati letti dal motore e i dati dichiarati al SAR/SAC, non corrisponde. Premendo [Invio], infatti, viene emessa questa videata Come procedere Prendere il promemoria cartaceo e pennare, con un lettore barcode abilitato, la targa errata (nel caso sopra riportato, trattasi della targa relativa alla prima fustella). Nella colonna "Targa immagine" del riquadro dei prodotti, sotto all'immagine del promemoria, viene riportata la targa letta dal motore. La finestra del programma di controllo delle targhe presenta un elenco con tutti e soli i prodotti della prescrizione, ognuno dei quali ha associata la targatura acquisita (ricetta ROSSA) o presente in archivio (PROMEMORIA). DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 12 di 14

13 L utente deve semplicemente rileggere con una penna ottica tutte le fustelle (minsan seguito da targa) incurante dell ordine dei prodotto all interno dell elenco. A seguito della lettura di ogni fustella, il programma mostrerà un icona verde o arancione a seconda che la coppia <minsan, targa> inserita sia identica ad una già presente oppure no. La targatura sarà richiesta nella consueta schermata: Per velocizzare l operatività dell utente è possibile: - Inserire il minsan di un prodotto seguito da tutte le targhe dello stesso prodotto - Inserire solo le targhe nel caso in cui la prescrizione contenga prodotti tutti uguali Questo minsan "preimpostato" è evidenziato in rossa nella parte bassa della schermata: DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 13 di 14

14 Il programma eviterà che si inserisca due volte la stessa fustella così come verificherà che siano immessi tutti e soli i prodotti presenti nell elenco della prescrizione prima di poter convalidare (bottone Conferma) i dati immessi. In caso di errori il bottone Svuota ripristinerà la schermata come in ingresso al programma: Se corrispondono con i dati dichiarati al SAR/SAC, confermare il promemoria premendo [Si]; in caso contrario, occorre 5. SUPPORTO Per chiarimenti relativi alle novità introdotte è possibile contattare l Assistenza tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia tramite il servizio l Help desk Mail presente nella Toolbar Vega oppure all indirizzo supporto.if@vegasp a.it. DTIF189_tariffazione_elettronica_etar_lombardia Pagina 14 di 14