La trasmissione telematica del primo flusso Emens

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1 ARTICOLI GUIDA al LAVORO La trasmissione telematica del primo flusso Emens Gabriele Bonati * Essendo prossima (2 maggio) la scadenza della prima trasmissione telematica dei flussi Emens (mensilizzazione dei dati Inps), si evidenziano le particolarità contenute nella nuova procedura rispetto alle consolidate istruzioni relative alla compilazione della dichiarazione annuale mod. 770/ semplificato E ntro il prossimo 30 aprile (la scadenza si sposta al 2 maggio essendo il 30/4 e l 1/5 due giorni festivi) i datori di lavoro tenuti alla presentazione del mod. 770/semplificato (parte C dati previdenziali) e i committenti tenuti alla compilazione della denuncia annuale mod. GLA/ C e R, secondo quanto disposto dall Inps (circolare n. 152/2004), sono tenuti a trasmettere allo stesso Istituto previdenziale (per via telematica) i dati retributivi dei singoli dipendenti e collaboratori relativi ai primi 3 mesi del 2005 (gennaio, febbraio e marzo) attraverso la nuova procedura Emens. Dal mese di maggio la trasmissione mensile dei citati dati sarà quindi a regime. L Inps, con il messaggio 23 marzo 2005, n , nel segnalare l incontro con i consulenti del lavoro, finalizzato a raccogliere ogni indicazione e suggerimento utili ad ottimizzare l adempimento della mensilizzazione dei dati, ha confermato che la nuova procedura ha decorrenza gennaio 2005 e che la scadenza del primo invio * Consulente aziendale dei flussi (mesi di gennaio, febbraio e marzo - periodo transitorio) rimane confermata per il 2 maggio, assumendo in ogni caso la più ampia disponibilità a fornire, anche a livello territoriale, la necessaria assistenza e collaborazione per agevolare il nuovo adempimento. L obbligo legislativo - Il nuovo adempimento (che possiamo definire una sorta di mod. 770/semplificato mensile) è stato imposto ai datori di lavoro dall art. 44, comma 9, Dl n. 269/2003 (legge n. 326 del 2003). Detto provvedimento ha stabilito che a partire dal mese di gennaio 2005 i datori di lavori (sono esclusi i datori di lavoro agricolo per gli operai a tempo determinato e indeterminato e i datori di lavoro domestico) sono obbligati a trasmettere mensilmente all Inps, per via telematica, anche per il tramite di un intermediario abilitato, i dati retributivi e le informazioni necessarie per il calcolo dei contributi, per l implementazione delle posizioni assicurative individuali e per l erogazione delle prestazioni. La trasmissione deve avvenire entro l ultimo giorno del mese successivo a quello di riferimento (fatta eccezione per i primi 3 mesi che dovranno essere trasmessi entro il 2 maggio 2005). L avvio della procedura Le istruzioni per l avvio della nuova procedura sono state fornite dall Inps con le seguenti circolari: a) n. 152 del , che riporta in allegato le specifiche tecniche per la predisposizione del file da trasmettere telematicamente all Inps (istruzioni successivamente integrate e modificate per effetto dell evoluzione normativa e per eliminare dati inutili e/o errori di procedura); b) n. 3 dell , che contiene le precisazioni riguardanti le posizioni individuali degli iscritti ai fondi di previdenza diversi dall Ago; c) n. 39 dell , per quanto riguarda le istruzioni transitorie relative all emissione del Cud per i lavoratori che cessano il rapporto di lavoro nel 2005 (in attesa dell approvazione del nuovo tracciatato 2006). Nel sito internet dell Inps è altresì presente un apposito spazio dedicato alla procedura Emens che contiene, oltre alle citate istruzioni tecniche, alcune esemplificazioni di predisposizione del flusso, le domande più frequenti e il software di controllo del file proveniente dalla procedura paghe. Le istruzioni Inps Le istruzioni per la predisposizione del flusso di mensilizzazione dei dati retributivi - Emens - possono essere suddivise in due gruppi, nel primo si evidenziano finalità e le precisazioni di carattere generale mentre nel secondo si evidenzia in dettaglio il contenuto del flusso. Informazioni di carattere generale - Con la circolare n. 152 e 30 Pirola n aprile 2005

2 GUIDA al LAVORO ARTICOLI Mensilizzazione dati retributivi Inps Decorrenza gennaio 2005 Periodo transitorio Procedura a regime Prima trasmissione entro il 2 maggio 2005 (il flusso dovrà contenere i mesi di gennaio, febbraio e marzo) Per i datori di lavoro entro la fine del mese successivo a quello di competenza; per i committenti e associanti entro l'ultimo giorno del mese successivo a quello di pagamento del compenso Se il termine cade in giorno festivo la trasmissione può essere effettuata entro il primo giorno lavorativo del mese successivo con le indicazioni di carattere generale contenute nella premessa del documento tecnico per la compilazione dei flussi delle denunce retributive mensili, l Inps chiarisce e precisa quanto segue: l modulistica telematica: i dati devono essere trasmessi tramite un nuovo modello di denuncia telematica denominato «Emens», ferma restando la denuncia mensile di mod. DM10/2 (telematico). Trattasi di due procedure ben distinte, anche se l obiettivo futuro è quello di unificarle; l lavoratori interessati: la nuova denuncia mensile interesserà i lavoratori dipendenti (esclusi lavoratori domestici e gli operai agricoli), i lavoratori autonomi e parasubordinati, compresi gli associati in partecipazione (con apporto di lavoro), iscritti nella gestione separata di cui all art. 26, comma 2, legge n. 335/1995; l datori di lavoro interessati: sono tenuti alla trasmissione dei dati mensili tutti i soggetti (non n aprile 2005 necessariamente sostituti d imposta) tenuti, attualmente, alla compilazione del mod. 770/semplificato, parte «C» dati previdenziali e i committenti tenuti a compilare i modelli GLA C/R (dal 2006, redditi/retribuzioni relativi all anno 2005, quest ultimo adempimento sarà soppresso) e gli associanti nei rapporti di associazione in partecipazione (per effetto della modifica apportata all art. 43 del Dl n. 269/2003 dalla legge finanziaria 2005, anche questi lavoratori devono essere iscritti nella gestione separata dei collaboratori); l termini: i termini per la trasmissione delle nuove denunce mensili, fatto salvo il periodo transitorio sopra richiamato, sono fissati: - per i datori di lavoro (lavoro dipendente) entro l ultimo giorno del mese successivo a quello di competenza; - per i committenti e gli associanti entro l ultimo giorno del mese successivo a quello in cui viene effettuato il pagamento del compenso al lavoratore; l modalità di trasmissione: i dati potranno essere trasmessi direttamente dal datore di lavoro/ committente/associante o da intermediari abilitati (gli stessi che attualmente sono abilitati alle trasmissioni telematiche del mod. 770) utilizzando le specifiche tecniche fornite dall Istituto. È altresì disponibile un software di controllo che permette di validare il file predisposto dalla procedura paghe; l composizione della denuncia: la nuova denuncia mensile si compone di un intestazione del flusso (soggetto che effettua la trasmissione) e di 5 sezioni riservate ad accogliere le seguenti informazioni: - sezione azienda; - sezione posizioni contributive dei lavoratori dipendenti (matricola aziendale); - sezione lavoratore dipendente Pirola 31

3 ARTICOLI GUIDA al LAVORO Elemento della procedura Emens denuncia individuale Qualifica Il dato richiesto dalla procedura Emens Qualifica 1: identifica la qualifica del lavoratore oggetto della denuncia (1 = operaio; 2 = impiegato; 3 = dirigente; ecc.) Qualifica 2: la durata della prestazione (F = tempo pieno: P, V e M = tempo parziale rispettivamente orizzontale, verticale e misto) Confronto con le istruzioni del mod. 770/2005 (redditi 2004) La nuova procedura richiede un maggior dettaglio della qualifica 2 con riguardo ai contratti a tempo parziale (nel 770 è richiesto il solo codice P = tempo parziale senza distinguerne la tipologia) Luogo in cui il dipendente svolge la prestazione lavorativa Tfr Assunzione Cessazione Imponibile Settimane Qualifica 3: la durata del contratto (I = tempo indeterminato; D = tempo determinato; S = stagionale) Viene richiesto il«codice Comune» (quello individuato ai fini fiscali, già utilizzato nel Cud per individuare la residenza del lavoratore). Per le attività all estero va indicato il «Codice Stato Estero» (quello individuato ai fini fiscali) Il mod. 770 richiede la provincia di lavoro e per le attività all estero il solo codice «EE» Va indicato, solo nella denuncia relativa del mese di febbraio, l importo, rivalutato, del tratta- Nessun differenza mento di fine rapporto maturato al 31/12 dell anno precedente (si ritiene, come di consueto, al netto dei contributi al fondo pensioni, delle anticipazioni e delle quote eventualmente accantonate al fondo pensione), limitatamente ai lavoratori in forza nel mese. N.B.- Anche se le istruzioni non lo riportano, il predetto dato può essere assente nella denuncia del mese di febbraio 2005, in quanto il relativo valore sarà già presente nel mod. 770/2005, redditi 2004 (conseguentemente l informazione verrà fornita per la prima volta nel mese febbraio 2006) Va indicato il giorno di assunzione, ovvero il Il dato, nel 770, non è richiesto giorno di cambio di matricola Inps, ovvero il rientro da una sospensione, e il codice identificativodellacausale(1=assunzione;2=cambio matricola; 3 = rientro sospensione; 3E = rientro aspettativa elettorale; 3S = rientro aspettativa sindacale; 9 = altre motivazioni) Va indicato il giorno di cessazione ovvero il Viene richiesto solo il giorno e il mese di cessazione giorno di uscita da una matricola Inps ovvero il giorno di inizio di una sospensione del lavoro e il codice identificativo della causale(1a = licenziamento; 1B = dimissioni; 1C = fine contratto;2=cambiomatricolainps;3=sospensione; 3E = sospensione per aspettativa elettorale; 3S = sospensione per aspettativa sindacale; 9 = altre motivazioni) Indicare l imponibile contributivo complessivo del mese, rilevabile dalla busta paga Per ciascuna settimana (tante sezioni settimana) cadente nel mese (domenica-sabato o minor periodo) individuata con il numero progressivo assoluto (può assumere il valore compreso tra 1 e 54) (1), deve essere indicato: il tipo di copertura: X = totalmente retribuita (ovvero parzialmente retribuita senza diritto alla contribuzione figurativa); 1 = totalmente non retribuita (con diritto alla contribuzione figurativa); 2 = parzialmente retribuita (con diritto alla contribuzione figurativa); 0 = per annullare un diverso tipo copertura precedentemente comunicato. L imponibile è suddiviso in competenze correnti e in altre competenze Si deve compilare il numero complessivo delle settimane retribuite nell anno e occorre segnalare se i mesi dell anno sono tutti retribuiti ovvero occorre barrare i mesi non retribuiti; si deve indicare il numero annuo delle settimane ridotte per gli eventi con diritto alla contribuzione figurativa; per singolo evento occorre indicare il numero delle settimane totalmente non retribuite (sett. 1) e il numero delle settimane parzialmente retribuite (sett. 2) 32 Pirola n aprile 2005

4 GUIDA al LAVORO ARTICOLI Elemento della procedura Emens denuncia individuale Settimane Differenza accredito Il dato richiesto dalla procedura Emens Nessun dato (sezione non presente) quando la settimana è totalmente non retribuita senza diritto alla contribuzione figurativa. Il codice evento: per le settimane contraddistinte dai codici tipo 1 e 2 dovrà essere indicato il codice che identifica l evento (v. tabella riportata nel documento tecnico presente nel sito internet dell Inps) che dà diritto alla contribuzione figurativa (ordinaria o convenzionale) Contribuzione figurativa ordinario: dovrà essere indicato l imponibile contributivo, nell intero mese, perso a seguito degli eventi che danno diritto al normale accredito contributivo figurativo (un informazione per ogni codice evento). Confronto con le istruzioni del mod. 770/2005 (redditi 2004) Per le settimane a retribuzione ridotta con diritto alla contribuzione figurativa vene riportato l ammontare complessivo delle retribuzioni ridotte Bonus per il posticipo del pensionamento Contribuzione figurativa convenzionale: dovrà essere indicato, per i relativi eventi (contraddistinti dai codici MBx) il numero delle settimane da utilizzare per la determinazione della retribuzione convenzionale ai fini dell accredito figurativo. Il valore va espresso in centesimi (esempio: ore di assenza per allattamento - cod. MB1 - pari a 22 ore - orario di lavoro settimane 40 - nel campo in argomento dovrà essere indicato il valore 055) Occorre indicare l importo del bonus erogato nel mese (anche con gli eventuali arretrati) e, solo per la prima volta, l anno e il mese di decorrenza del beneficio. N.B.-Si ritiene che gli arretrati relativi ai mesi di novembre e dicembre 2004 non debbano essere indicati nella procedura Emens in quanto saranno riporta per competenza nel mod. 770/ 2005, redditi 2004 Progressivo settimana, esempio: Gennaio 2005 Febbraio 2005 Sabato 1 gennaio = settimana febbraio = settimana gennaio = settimana febbraio = settimana gennaio = settimana febbraio = settimana gennaio = settimana febbraio = settimana gennaio = settimana febbraio = settimana gennaio = settimana 6 Richiede solo l ammontare del bonus (dati contabili e identificativi del lavoratore); - sezione committente (per collaborazioni ordinarie e occasionali; venditori a domicilio, autonomi occasionali e associati in partecipazione); - sezione collaboratori (comprende anche gli associati in partecipazione). Va inoltre segnalato che nella sezione «lavoratore dipendente» è n aprile 2005 presente uno spazio denominato «sezione mese precedente» con il quale sarà possibile modificare alcune informazioni trasmesse nel mese precedente che sono variate successivamente all elaborazione della busta paga; l esposizione dei dati (criteri generali): i valori numerici devono essere indicati senza punti; i valori riferiti alle date vanno indicati nella forma «anno - mese - giorno»; gli elementi che non contengono valori possono essere omessi; l i vincoli delle denunce individuali: una denuncia individuale sostituisce quella precedente se inviata nel corso dello stesso mese; una denuncia individuale viene rifiutata se trasmessa in un mese diverso, la sostituzione deve essere effettuata con apposito flusso di rettifica/variazione; una Pirola 33

5 ARTICOLI GUIDA al LAVORO Elemento della procedura Emens Collaboratori Tipo rapporto e codice attività Imponibile Aliquota e codice altra assicurazione Periodo Confronto con le istruzioni Il dato richiesto dalla procedura Emens del mod. 770/2005 (redditi 2004) e denuncia GLA Indicare il codice che identifica il contratto stipulato con il lavoratore autonomo (rilevabile dalla cato da un solo codice (attività) Nel GLA il rapporto veniva identifi- tabella riportata nel documento tecnico) e il codice, ove richiesto, che identifica l attività oggetto del citato contratto Indicare l ammontare dei compensi imponibili Stessa informazione assoggettati a contribuzione, nel limite del massimale, tenendo conto del principio di cassa (compreso, per i collaboratori, il principio di cassa allargato) Indicare l aliquota contributiva utilizzata e, nel caso in cui l aliquota indicata corrisponde a quella ridotta del 10% o 15%, occorre indicare anche il codice corrispondente all altra assicurazione obbligatoria cui è titolare il lavoratore (pensionato o fondo di previdenza obbligatorio - tabella riportata nel documento tecnico dell Inps) Il Cud non richiede tali informazioni, mentre il GLA prevedeva sia l aliquota sia i codici altre forme assicurative «Dal - al» da indicare nella forma anno, mese e Stessa informazione giorno, si ritiene utilizzando gli stessi criteri prevista attualmente per la compilazione del Cud e GLA Codice certificazione Occorre indicare, nel caso in cui le parti si siano Informazione non richiesta avvalse della possibilità di certificare il contratto, secondo quanto disposto dal Dlgs n. 276/ 2003, art. 75, il codice che identifica la commissione di certificazione (001 = Dpl; 002 = Provincia; 003 = Università; 004 = enti bilaterali) 34 denuncia erroneamente trasmessa può essere eliminata utilizzando l attributo elimina = «S»; l frazionamento della trasmissione: le denunce dei lavoratori dipendenti e parasubordinati possono essere inviate con un unico flusso ovvero frazionate in flussi diversi; può essere frazionata in più invii anche la singola azienda e posizione contributiva. Conseguentemente, nel rispetto dei termini di trasmissione, l aggregazione o la segmentazione della denuncia può essere effettuata liberamente nel rispetto della struttura logica del flusso; l le conseguenze derivanti dall introduzione della nuova procedura: il nuovo adempimento permetterà di semplificare i rapporti tra Inps e datore di lavoro; di definire rapidamente le prestazioni; di abolire (quando la nuova procedura sarà a regime) i mod. SA/ SOST e SA/INT; di sopprimere i modelli GLA/R e GLA/C. Le circolari Inps non lo riportano ma la mensilizzazione dovrebbe comportare anche la soppressione del modello DS/22; l certificazione Cud per i cessati 2005: l Inps ha precisato (circ. n. 152/2004 e n. 39/2005) che continuerà ad essere obbligatorio compilare la certificazione Cud ma che dovrà necessariamente essere allineata alle denunce trasmesse con i flussi «Emens» (si veda anche il provvedimento di approvazione del Cud 2005 per i redditi 2004). Il Cud 2006 dovrà contenere: retribuzione imponibile ai fini previdenziali, ritenute previdenziali e periodo di riferimento. Anche il modello 770/ semplificato/2006 verrà opportunamente semplificato in funzione di quanto già trasmesso con la procedura «Emens». L Inps ha ulteriormente precisato che nel periodo transitorio di avvio della mensilizzazione dei dati retributivi i datori di lavoro potranno: rilasciare il Cud nel tracciato 2005 secondo le consuete modalità; oppure (in alternativa) attestare i dati previdenziali secondo il tracciato Emens, riportando, su stampa formato A4, i dati che hanno costituito il flusso Emens di mensilizzazione per il soggetto interessato (risulta più semplice continuare a rilasciare, in attesa del nuovo tracciato, il Cud versione 2005). Informazioni di dettaglio - Le informazioni richieste nell elemento «denuncia individuale» e in quello «collaboratore» (vale a dire i dati analitici retributivi e assicurativi di ciascun lavoratore subordinato o collaboratore - si veda il documento tecnico aggiornato al reperibile Pirola n aprile 2005

6 GUIDA al LAVORO ARTICOLI INPS - MESSAGGIO 22 MARZO 2005, N Oggetto: Incontro con il Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro. Nell ambito delle collaborazioni avviate tra Inps e aziende/intermediari in occasione dell avvio della trasmissione mensile dei flussi retributivi, si è svolto un incontro con i rappresentanti del Consiglio Nazionale dei Consulenti del lavoro, allo scopo di raccogliere ogni indicazione utile all ottimizzazione delle attività in corso e alla rimozione di eventuali ostacoli. I rappresentanti dell Istituto, nel confermare il rispetto del termine di avvio di gennaio 2005, previsto dalla norma per la predisposizione dei dati retributivi mensili, nonché la scadenza del 2 maggio p.v. per il primo invio dei flussi, hanno assicurato la più ampia disponibilità a fornire la consueta assistenza e collaborazione, anche a livello territoriale, per agevolare i necessari adempimenti. I Consulenti del Lavoro, nel condividere le finalità della norma, hanno rappresentato alcune esigenze, particolarmente in relazione alla scadenza dei termini, alla preventiva e tempestiva disponibilità di una procedura di controllo relativa alla trasmissione dei flussi mensili ed al coinvolgimento, nell operazione, delle Software Houses. A tal proposito si è concordato di programmare a breve un incontro congiunto con il Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro e Assosoftware, associazione con la quale l Istituto ha di recente sottoscritto un verbale di intesa, per monitorare il buon andamento delle operazioni. Al fine di dare concreta attuazione anche a livello locale agli accordi raggiunti a livello centrale, le sedi si attiveranno per le necessarie iniziative, organizzando momenti di raccordo con le aziende, i Consulenti del lavoro, le Associazioni di categoria, gli altri intermediari e le Software Houses operanti sul territorio. nel sito internet dell Inps) rappresentano la parte più importante del flusso Emens e pertanto vanno analizzate con attenzione, per verificare se dalla procedura paghe utilizzata dette informazioni possono essere ricavate senza obbligare gli operatori ad interventi manuali, e vanno confrontate con le istruzioni che i datori di lavoro erano abituati ad utilizzare, in modo riepilogato, nella dichiarazione di mod Da tale confronto emerge che nella procedura di mensilizzazione alcuni dati sono stati maggiormente esplosi, altri sono stati semplificati e altri ancora devono essere forniti utilizzando nuovi criteri di calcolo. Al fine di evidenziare tali differenze abbiamo proposto, nelle pagine precedenti, una tabella che mette a confronto (Emens - 770) alcune particolari informazioni richieste nel flussi di mensilizzazione.