MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO - MOGC Decreto Legislativo 8 Giugno 2001 numero 231. Parte Generale - PG

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1 0.0 INTRODUZIONE 0.1 Il di riferimento del Modello di Organizzazione Gestione e (D. Lgs. 231/01) della Azienda Speciale Casa Serena risulta essere formalizzato e chiaro, soprattutto per quanto attiene l attribuzion responsabilità (riportata anche in Ordini di Servizio), le line dipendenza gerarchica e la descrizione dei compiti, con specifica prevision principi di controllo, evitando tanto i vuoti di potere, quanto le sovrapposizioni di competenze. I compiti assegnati sono descritti in modo esaustivo e separati tra coloro che svolgono lverse fasi, nell ambito di un processo a rischio. I poteri e le responsabilità sono chiaramente definiti e conosciuti all interno dell organizzazione. Sono definite precise line dipendenza gerarchica e le conseguenti attività di attribuzione delle deleghe controllo gerarchico. Sono presenti meccanismi organizzativi per lo svolgimento delle operazioni a rischio di reato. Viene garantita l effettiva corrispondenza tra i modelli di rappresentazione della struttura e le prassi concretamente attuate. Nell ambito del viene prestata attenzione ai sistemi premianti dei dipendenti (valutazione delle prestazioni, giudizi, eventuali provvedimenti di richiamo emessi ai sensi dei contratti applicabili, dati sulle assenze, eccetera, al fin potere circoscrivere in modo efficace le figure a rischio). Tali sistemi sono necessari per indirizzare le attività del personale operativo e manageriale verso l efficiente conseguimento degli obiettivi aziendali. Tuttavia, se basati su target di performance palesemente immotivati ed inarrivabili, essi potrebbero costituire un velato incentivo al compimento di alcune delle fattispeci reato previste dal D. Lgs. n. 231/ di Partendo dall organigramma della Azienda Speciale Casa Serena, il Consiglio di Amministrazione della Azienda Speciale Casa Serena, in collaborazione con i Responsabili aziendali dellverse Aree organizzative, nonché con l impiego degli esperti dell Ufficio Legale della Azienda Speciale Casa Serena, individua le aree maggiormente esposte al rischio di commissione dei diversi reati presi in considerazione dal Decreto. Pag. 1 di 12

2 Mediante l individuazione delle aree a rischio e la conseguente adozione delle opportune procedure (protocolli), contenute nella Parte Speciale dedicata a ciascuna di esse, il Modello si propon predisporre un sistema strutturato e organico che ha il fin consentire alla Azienda Speciale Casa Serena di intervenire tempestivamente, per prevenire o contrastare la commissione dei reati nelle aree stesse. Le componenti più rilevanti del di della Azienda Speciale 2casa Serena sono: il Codice Etico, che definisce il sistema normativo interno, diretto a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni della Azienda Speciale Casa Serena, in relazione ai rischi - reato da prevenire, e fissa le line orientamento generali, alle quali si deve fare riferimento nel disciplinare le modalità operative da adottare, nei settori sensibili l adozion un formalizzato, con l impiego di strumenti (organigramma aziendale, procedure, reportistica, eccetera) idonei a soddisfare le esigenz: o conoscibilità dei meccanismi organizzativi all interno della Azienda Speciale Casa Serena o formale delimitazione dei ruoli, con individuazione delle funzioni svolte nell ambito di ciascuna attività aziendale o chiara definizione dei poteri organizzativi, che siano coerenti con le responsabilità assegnate, e delle conseguenti line riporto o chiara definizione dei poteri autorizzativi firma, tramite un sistema di deleghe di funzioni procure, per la firma di atti aziendali, che assicuri una chiara e trasparente rappresentazione del processo di formazione attuazione delle decisioni l adozion precise procedure, manuali ed informatiche l individuazion processi di gestione e controllo delle risorse finanziarie nelle aree a rischio Il di della Azienda Speciale Casa Serena si ispira ai principi di: verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione, con particolare riferimento a quelle a rischio - qualunque attività rientrante nelle aree a rischio viene adeguatamente documentata, affinché si possano acquisire, in qualunque momento, informazioni in merito: o alle principali fasi dell operazione o o alle ragioni che hanno portato al suo compimento ai soggetti che ne hanno presidiato il compimento o hanno fornito le necessarie autorizzazioni Pag. 2 di 12

3 separazione delle funzioni, con l obiettivo che nessuno possa gestire in autonomia tutte le fasi di un processo, ma vi sia: o una netta differenziazione, all interno di ciascun processo, tra il soggetto che lo inizia, il soggetto che lo esegue e lo conclude e quello che lo controlla o la documentazione scritta di ciascun passaggio rilevante del processo Il Modello della Azienda Speciale Casa Serena è soggetto alle seguenti tipologi verifiche, coordinate dall Organismo di Vigilanza, cui tutto il personale è tenuto a prestare la collaborazione che l OdV riterrà opportuno richiedere: verifiche sugli atti posti in essere: periodicamente, con cadenza tendenzialmente annuale, si procederà ad una verifica dei principali atti e dei contratti di maggiore rilevanza, conclusi dalla Azienda Speciale Casa Serena nelle aree a rischio attività di monitoraggio sull effettività del Modello, che ha lo scopo di verificare quale sia il grado di coerenza tra le prescrizioni del Modello ed i comportamenti concreti dei loro destinatari - a tale fine, viene istituito un sistema di dichiarazioni periodiche, con le quali i destinatari sono tenuti a confermare che non sono state poste in essere azioni non in linea con il Modello stesso - in particolare, i destinatari dovranno dichiarare, sotto la loro responsabilità, che: a) sono state rispettate le indicazioni ed i contenuti del Modello b) sono stati rispettati i poteri di delega ed i limiti di firma i responsabili delle aree a rischio individuate hanno il compito di fare compilare le dichiarazioni ai loro sottoposti trasmetterle all OdV, che ne curerà l archiviazione ed effettuerà a campione il relativo controllo verifiche delle procedure: periodicamente, con cadenza tendenzialmente annuale, sarà verificato l effettivo funzionamento del Modello, con le modalità stabilite dall'odv - inoltre, sarà intrapresa una revision tutte le segnalazioni ricevute nel corso dell anno, delle azioni intraprese dall'odv e dagli altri soggetti interessati, degli eventi considerati rischiosi, della consapevolezza del personale rispetto alle ipotesi di reato previste dal Decreto, con verifiche ed interviste a campione Come esito dell insieme delle verifiche, verrà stipulato un rapporto da sottoporre all attenzione del Consiglio di Amministrazione della Azienda Speciale Casa Serena, in concomitanza con il rapporto annuale predisposto dall'odv, che evidenzi le possibili manchevolezze e suggerisca le azioni da intraprendere. Il di della Azienda Speciale Casa Serena è tale che lo stesso: nel caso di reati dolosi, non possa essere aggirato se non con intenzionalità nel caso di reati colposi, come tali incompatibili con l intenzionalità fraudolenta, risulti comunque violato, nonostante la puntuale osservanza degli obblighi di vigilanza da parte dell apposito organismo Pag. 3 di 12

4 Le componenti sopra descritte si integrano organicamente in un architettura del di che rispetta una seri principi di controllo (trasparenza, verificabilità e coerenza), fra cui: Ogni operazione, transazione, azione risulta essere: verificabile, documentata, coerente e congrua, nonché debitamente registrata Per ogni operazione vi è un adeguato supporto documentale sul quale si possa procedere in ogni momento all effettuazion controlli che attestano le caratteristiche e le motivazioni dell operazione ed individuano chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l operazione stessa. La salvaguardia di dati e procedure in ambito informatico viene assicurata mediante l adozione delle misur sicurezza già previste dal D. Lgs. n 196/2003 s.m.i. (Codice in materia di protezione dei dati personali) per tutti i trattamenti di dati effettuati con strumenti elettronici. L art. 31 del Codice, infatti, prescrive l adozion misur sicurezza tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Nessuno può gestire in autonomia un intero processo Il di garantisce l applicazione del principio di separazion funzioni, per cui l autorizzazione all effettuazion un operazione, deve essere sotto la responsabilità di persona diversa da chi contabilizza, esegue operativamente o controlla l operazione. Inoltre, garantisce che: a nessuno vengano attribuiti poteri illimitati o evitare le eccessive concentrazioni di potere in capo a singole funzioni/attività della Azienda Speciale Casa Serena, o addirittura in capo a singole persone, attuando invece meccanismi quali la separazione funzionale e la contrapposizione degli interessi i poteri e le responsabilità sono chiaramente definiti e conosciuti all interno dell organizzazione i poteri autorizzativi firma sono coerenti con le responsabilità organizzative assegnate Documentazione dei controlli o Verbalizzazione dell effettuazione e degli esiti dei controlli Il di documenta (eventualmente attraverso la redazion verbali) l effettuazione dei controlli, anch supervisione. Pag. 4 di 12

5 1.0 INDICE 0.0 INTRODUZIONE di INDICE IL SISTEMA DELLE DELEGHE E DEI POTERI LA CODIFICA DELLE PROCEDURE DESTINATARI - REFERENTI DELLE OPERAZIONI A RISCHIO - RESPONSABILI DEL CONTROLLO PREVENTIVO - SCHEDA DI EVIDENZA ORGANIGRAMMA AZIENDALE E MANSIONARIO 11 Pag. 5 di 12

6 2.0 IL SISTEMA DELLE DELEGHE E DEI POTERI Il sistema delle deleghe e dei poteri aziendali viene opportunamente regolato, al fin assicurare un processo, di formazione attuazione delle decisioni, chiaro e trasparente. La Azienda Speciale Casa Serena possiede un assetto formalizzato, strutturato ed attuato in base a modalità efficienti di assunzione delle decisioni: esprime in modo chiaro quali soggetti abbiano dei poteri gestionali, per quali tipologi attività e sino a quale estensione economica. I poteri autorizzativi firma sono assegnati in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali attribuite, nonché con il sistema delle deleghe definito, prevedendo, quando richiesto, una puntuale indicazione delle sogli approvazione delle spese. In termini generali, il delle Deleghe e dei Poteri assicura: che l esercizio dei poteri, nell ambito di un processo decisionale, sia svolto da posizioni di responsabilità congruenti con l importanza e/o la criticità di determinate operazioni economiche che al processo decisionale partecipino soggetti che svolgano effettivamente le attività, che sono oggetto dell esercizio dei poteri che le operazioni più delicate, in termini di responsabilità della Azienda Speciale Casa Serena e/o in base a considerazioni di natura economica, possano essere effettuate solo congiuntamente, da due o più persone, provvedendo a disciplinare, a tale fine, le modalità con cui vengono richiesti gli abbinamenti delle firme che la Azienda Speciale Casa Serena venga validamente impegnata nei confronti di terzi (ad esempio clienti, fornitori, banche, amministrazioni pubbliche) solo da un numero ben determinato di soggetti muniti di delega scritta, nella quale siano specificamente indicati i relativi poteri: è a tale fine che si prevede l adozion meccanismi di pubblicità, verso gli interlocutori esterni, delle procure e delle deleghe Pag. 6 di 12

7 3.0 LA CODIFICA DELLE PROCEDURE La Azienda Speciale Casa Serena formalizza in dettaglio le procedure (Parti Speciali del Modello), tese a disciplinare concretamente le modalità per assumere ed attuare le decisioni nei settori sensibili, nei quali risulti più probabile che vengano commessi reati rilevanti ai fini del D. Lgs. 231/2001. Tali procedure assolvono a svariate funzioni: conferire trasparenza e riconoscibilità ai processi decisionali ed attuativi prevedere, con efficacia vincolante, meccanismi di controllo interno (autorizzazioni, verifiche, documentazione delle fasi decisionali più rilevanti, eccetera), tali da rendere più limitata la possibilità di assumere decisioni inappropriate o arbitrarie facilitare lo svolgimento del compito di vigilanza da parte dell organismo interno, in termini di effettività, cioè di reale applicazione del modello di prevenzione Le modalità di assunzione ed attuazione delle decisioni sono certe, non ambigue e tali da facilitare la verifica della correttezza dei comportamenti, assicurando, quindi, alla radice l efficacia e l efficienza del Modello. Le Parti Speciali del Modello della Azienda Speciale Casa Serena risultano essere quell seguito elencate: Gestione, Amministrativo e Finanziario Gestione delle Risorse Umane Gestione Commerciale Gestione degli Approvvigionamenti Gestione dell Erogazione del Servizio Gestione dei Sistemi Informativi e degli Strumenti Informatici Gestione dei Rifiuti Gestione delle Emissioni in Atmosfera Gestione della Comunicazione nei Casi di Sospetta Corruzione Impiego di Lavoratori Stranieri Gestione della Sorveglianza Sanitaria Pag. 7 di 12

8 per ciascuna delle quali vengono individuati: i Destinatari della procedura (Parte Speciale del Modello di Organizzazione Gestione e ) i Referenti delle operazioni a rischio i Responsabili del controllo preventivo i Reati presi in considerazione e gli eventuali riferimenti al Codice Etico, al Codice Anticorruzione ed al Disciplinare gli Standard ed i Presidi di le modalità di attribuzione dei poteri di delega/procura (e le corrispondenti attività di spesa per le operazioni che implicano scambi economici con enti esterni all organizzazione) ed i limiti di firma (singola o congiunta) le modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire o ridurre il rischio di commissione dei reati Pag. 8 di 12

9 4.0 DESTINATARI - REFERENTI DELLE OPERAZIONI A RISCHIO - RESPONSABILI DEL CONTROLLO PREVENTIVO - SCHEDA DI EVIDENZA I Destinatari della procedura (Parte Speciale del Modello di Organizzazione Gestione e ) sono i singoli Responsabili aziendali delle Aree organizzative a rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto. I Referenti delle operazioni a rischio sono specifici responsabili nominati (e scelti tra i singoli Responsabili aziendali delle Aree organizzative) che, nell ambito delle aree a rischio di commissione dei reati: all interno della Azienda Speciale Casa Serena, diventano i referenti delle operazioni a rischio sono responsabili dei rapporti con soggetti esterni, nell ambito delle operazioni da effettuare curano la compilazion una Scheda di Evidenza, nonché il costante aggiornamento della stessa nel corso dello svolgimento dell operazione I Responsabili del (scelti tra i singoli Responsabili dei processi aziendali che non risultano essere i Destinatari della procedura, o in alternativa tra i membri dell Organismo di Vigilanza e del suo Staff) verificano la corretta compilazione della Scheda di Evidenza da parte dei Referenti delle operazioni a rischio. Pag. 9 di 12

10 La Scheda di Evidenza dell operazione a rischio contiene: la descrizione dell operazione a rischio (e/o dell attività sensibile esposta al rischio di commissione del reato), con indicazione del valore economico della stessa e gli eventuali riferimenti al Codice Etico, al Codice Anticorruzione ed al Disciplinare l ente pubblico competente, sulla procedura che forma oggetto dell operazione, nel caso in cui essa implichi l intervento di un soggetto pubblico il nome del responsabile interno (Referente interno dell operazione a rischio), con evidenziazione della sua posizione nell ambito dell organizzazione aziendale ed una sua dichiarazion essere pienamente a conoscenza degli adempimenti da espletare e degli obblighi da osservare, nello svolgimento dell operazione i nomi di eventuali soggetti ai quali vengono delegate, da parte del responsabile dell operazione, alcune attività, con evidenziazione della loro posizione nell ambito dell organizzazione aziendale ed una loro dichiarazion essere pienamente a conoscenza degli adempimenti da espletare e degli obblighi da osservare, nello svolgimento dell operazione l indicazione delle principali attività svolte per portare a termine l operazione l indicazion eventuali collaboratori esterni incaricati di assistere la Azienda Speciale Casa Serena, nello svolgimento dell operazione, con indicazione delle motivazioni che hanno portato alla scelta di tali collaboratori, degli elementi di verifica assunti sui requisiti degli stessi, del tipo di incarico conferito e del corrispettivo pattuito, nonché una loro dichiarazion essere pienamente a conoscenza degli adempimenti da espletare e degli obblighi da osservare, nello svolgimento dell operazione l indicazion eventuali partner individuati, ai fini della partecipazione congiunta all operazione, con indicazione delle motivazioni che hanno portato alla scelta di tali partner e degli elementi di verifica assunti sui requisiti degli stessi, nonché una loro dichiarazion essere pienamente a conoscenza degli adempimenti da espletare e degli obblighi da osservare, nello svolgimento dell operazione altri elementi e circostanze attinenti all operazione a rischio: ad esempio, movimenti di denaro effettuati nell ambito dell operazione Il Responsabile (referente) dell operazione (a rischio) deve inoltre tenere i rapporti con l Organismo di Vigilanza, nei seguenti termini: informare l OdV in merito all apertura dell operazione e trasmettere allo stesso i dati iniziali della Scheda di Evidenza tenere a disposizione dell OdV la Scheda stessa ed i documenti ad essa allegati, curandone l aggiornamento nel corso dello svolgimento dell operazione informare l OdV della chiusura dell operazione, annotando inoltre tale informazione nella Scheda di Evidenza Pag. 10 di 12

11 5.0 ORGANIGRAMMA AZIENDALE E MANSIONARIO L Organigramma aziendal riferimento per la gestione delle attività riguardanti l attuazione, il controllo ed il miglioramento di quanto previsto dal Modello di Organizzazione Gestione e - D. Lgs. 231/01 e dallo stesso predisposto risulta essere quello di seguito riportato. Consiglio di Amministrazione Collegio Sindacale Revisori Contabili Organismo di Vigilanza Responsabile Prevenzione Corruzione Presidente Consiglio di Amministrazione Direttore Responsabili aziendali Aree organizzative Pag. 11 di 12

12 I ruoli indicati al suo interno fanno riferimento allo svolgimento di compiti ed all attribuzione delle corrispondenti responsabilità per come definite e descritte nella Parte Generale e nelle Parti Speciali del Modello di Organizzazione Gestione e - D. Lgs. 231/01. Per migliore riferimento vedere: PG - - Allegato 4 - Organigramma - Struttura Organizzativa - Declaratori Categoria PG - - Allegato 5 - Responsabili aziendali Aree organizzative Pag. 12 di 12