Servizio upload fatture xml del Portale Servizi ai Fornitori del Gruppo FSI Guida operativa

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1 Servizio upload fatture xml del Portale Servizi ai Fornitori del Gruppo FSI Guida operativa Upload fatture in formato xml sul Portale Servizi ai Fornitori del Gruppo FSI

2 INTRODUZIONE Ciascun fornitore di beni e servizi del Gruppo FSI può richiedere di essere abilitato al servizio di upload delle fatture in formato xml. Con la richiesta del servizio, il fornitore accetta di adeguarsi al tracciato adottato per le fatture verso la Pubblica Amministrazione con alcuni campi utilizzati su convenzioni del Gruppo FSI...\XML ODA\ALLEGATO A Tracciato Fatturazione XML std PA.xls RICHIESTA DEL SERVIZIO La richiesta del servizio viene gestita nella sezione Anagrafica. 2

3 Si passa alla modifica In questa sezione, appare l elenco dei servizi disponibili. Inserendo il flag sul servizio, viene inviata la richiesta al gruppo anagrafiche di Ferservizi. Le fatture da inviare possono rientrare in due casistiche: fatture riferite ad un ordine d acquisto o fatture per utenze (elettriche, telefoniche, ecc). Nel secondo caso, oltre all adeguamento al tracciato xml del Gruppo FSI, sarà richiesto anche un elenco di tutte le voci che rientreranno nella fatturazione. Prima dell abilitazione al servizio xml, il fornitore sarà contattato dalla struttura di Sistemi informatici di Ferservizi per eventuale richiesta di informazioni supplementari e per eseguire dei test prima della registrazione in effettivo delle fatture. A valle delle verifiche, il fornitore riceverà una mail di comunicazione dell ammissione al servizio. Una volta abilitato, nella sezione Fatture, sarà visibile l opzione Upload XML. 3

4 UPLOAD FATTURE Sarà possibile inviare una fattura singola o un blocco di fatture. Nel secondo caso, le fatture dovranno essere raggruppate in un unico file.zip Cliccando su una delle due opzioni, si apre la pop up per richiamare il file Cliccando su Apri, si effettua l upoload e a conclusione il portale mostra il seguente messaggio: Contestualmente, il portale invia una mail di conferma 4

5 In caso di invio multiplo, con file.zip, la modalità operativa è la stessa. Se nel blocco, sono contenute fatture che generano errore, saranno caricate solo le fatture che superano i controlli formali e scartate le sole fatture che generano errore. Di seguito è riportato un esempio di upload multiplo con una fattura correttamente inviata e due scartate. Anche la mail evidenzia la presenza di errori: Il giorno successivo, la situazione delle fatture potrà essere verificato sulla funzionalità di estratto conto. 5

6 ISCRIZIONE AL PORTALE SERVIZI AI FORNITORI Raggiunta la pagina di autenticazione attraverso il link il nuovo fornitore deve cliccare in basso sul link Per registrarti clicca qui. Fig. 1 Su questa maschera cliccare sull opzione Conferma senza alimentare i campi proposti. Fig. 2 Compilare tutte le informazioni riportate nella maschera dei Dati Anagrafici. Porre attenzione ai seguenti campi: Codice Fornitore: si tratta del codice SAP associato a tale Fornitore sui sistemi contabili delle società del gruppo FSI. Tale campo non è obbligatorio. 6

7 ATI: è necessario inserire il flag, solo nel caso di richiesta di iscrizione da parte di un Fornitore (capo mandataria) appartenente ad una Associazione Temporanea d Impresa (ATI o RTI) già accreditato come fornitori singolo indicare un unico indirizzo al quale saranno inviate tutte le comunicazioni di servizio, l esito di richieste puntuali e le credenziali di abilitazione. Se l indirizzo indicato è PEC, inserire la spunta sulla casella corrispondente. Attenzione: non indicare caselle PEC se non abilitate a ricevere mail da indirizzi non certificati. Fig. 3 Tra le Funzionalità Richieste selezionare i servizi di cui si intende usufruire. In particolare: Gestione Estratto Conto: consente di visualizzare lo stato di avanzamento delle proprie fatture con l indicazione di quelle REGISTRATE, PAGATE o IN LAVORAZIONE. Nell esposizione delle fatture PAGATE sarà disponibile il documento relativo alla Disposizione di pagamento; Visualizzazione Entrate Merci: consente di visualizzare l elenco delle Entrate Merci fatturabili; Inserimento Immagini delle fatture in formato PDF: consente l invio delle proprie fatture tramite upload in formato pdf; 7

8 Inserimento fatture in formato xml: consente l invio delle proprie fatture tramite upload in formato xml; Servizio Iscrizione upload nuovo fatture Fornitore xml del Portale del Gruppo Servizi FSI ai al Fornitori Portale Servizi del Gruppo ai Fornitori FSI Servizi ai professionisti consente l invio delle prenotule da parte dei professionisti e la visualizzazione dei dati utili alla Certificazione Unica per il lavoro autonomo. Nel caso di richiesta di attivazione del servizio di inserimento fatture in formato.xml, sono esposti i documenti tecnici relativi al tracciato per la fatturazione in xml. Inoltre si aprirà una pop up di accettazione del tracciato xml standard PA con le regole specifiche di Ferrovie dello Stato Italiane. Fig. 4 Nel caso invece di richiesta di attivazione dei Servizi ai Professionisti, è necessario indicare, tramite una spunta, i Codici di Ritenuta d Acconto da considerare. INSERIMENTO ALLEGATO Per perfezionare la richiesta è necessario scaricare in locale il modulo di iscrizione precompilato con i dati inseriti nel form, cliccando su Crea Pdf. Ipotesi Mantenere la sessione internet aperta Il modulo così scaricato sul proprio PC, dovrà essere timbrato e firmato da un legale rappresentante o da una persona procurata. A questo punto il modulo compilato dovrà essere allegato cliccando sul tasto Sfoglia. Al termine di tutte le attività, è possibile cliccare sull opzione Invia. Arriverà una mail all indirizzo indicato nel form Ipotesi Terminare la sessione internet per completare l iscrizione in un momento successivo Dopo aver cliccato sull opzione Crea Pdf e aver salvato il modulo sul proprio PC, è possibile interrompere il processo di iscrizione cliccando su Invia. Arriverà una mail all indirizzo indicato nel form con l indicazione dell ID RICHIESTA da utilizzare successivamente. 8

9 Per completare l'iscrizione sarà poi necessario accedere nuovamente al sito e nella sezione Dati di autenticazione cliccare su "Per registrarti clicca qui" ed inserire l'id RICHIESTA ricevuto all'indirizzo indicato nella scheda. Cliccare su Conferma. Fig. 5 Il form che appare espone i dati precedentemente inseriti. I dati non sono modificabili in questa fase. Se fosse necessaria qualsiasi modifica, occorrerà eliminare la richiesta e crearne una nuova. Per eliminare la richiesta cliccare su Elimina Richiesta Fig. 6 Per perfezionare la richiesta di iscrizione occorre allegare il modulo in pdf con i dati anagrafici della società, precedentemente scaricato sul proprio PC, timbrato e firmato da un legale rappresentante o da una persona procurata. Cliccare sul tasto Sfoglia per ricercare il file da allegare. Al termine di tutte le attività, è possibile cliccare sull opzione Invia per terminare il processo di iscrizione. Arriverà una mail all indirizzo indicato nel form con l allegato inserito sul Portale Servizi ai Fornitori e con l indicazione che la pratica sarà presa in esame dagli operatori e sarà inviata una nuova con le credenziali di accesso al Portale servizi ai fornitori. Se prima di ricevere le credenziali via mail, il fornitore prova a iscriversi nuovamente o ad inserire l ID della richiesta per visualizzare la propria pratica, il Portale Servizi ai Fornitori lo bloccherà con un messaggio di errore. 9

10 Con l arrivo della mail con le credenziali, potete accedere al sito inserendo il Login e la Password ricevute. Fig. 7 RIFIUTO DELLA RICHIESTA DI ISCRIZIONE Nel caso la richiesta di iscrizione venga rifiutata, arriverà una mail con motivazioni riportate. Sarà possibile procedere con una nuova richiesta di iscrizione. 10

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