Guida al deposito del BILANCIO DI ESERCIZIO ED ELENCO SOCI

Transcript

1 Guida al deposito del BILANCIO DI ESERCIZIO ED ELENCO SOCI Maggio 2012 Conservatore: Dr. Mauro Schiano 1

2 INDICE 1. Istruzioni generali Soggetti obbligati Elenco soci Casi particolari Sanzioni Disposizioni introdotte a carico delle SNC e SAS Bilancio consolidato Società in liquidazione Società estere G.E.I.E Bilancio sociale Recapiti telefonici e siti utili Società cooperative e consorzi Società Cooperative Consorzi Consorzi di garanzia fidi Il formato XBRL (extensible Business Reporting Language) Informazioni generali Società esonerate dalla redazione del bilancio in formato XBRL Strumenti per il controllo e la validazione del formato XBRL Modalità di presentazione Informazioni generali Diritti di segreteria ed imposta di bollo Diritti di segreteria Imposta di bollo Soggetti esenti dall applicazione dell imposta di bollo Depositi a rettifica Sottoscrizione della documentazione e dichiarazioni Informazioni generali Deposito effettuato dal legale rappresentante/amministratore Deposito effettuato da soggetto incaricato File XBRL contenente dati incongruenti con il documento cartaceo Dichiarazione sul verbale di approvazione che prevede la distribuzione di utili Dichiarazioni in tema di imposta di bollo

3 1. Istruzioni Generali 1.1 Soggetti obbligati I soggetti di seguito elencati, entro 30 giorni dalla data di approvazione, sono obbligati a depositare nel Registro delle Imprese della Camera di Commercio dove è ubicata la sede legale (o la sede secondaria per le società estere) il bilancio di chiusura di esercizio: Società per azioni; Società in accomandita per azioni; Società a responsabilità limitata Società consortili, per azioni e a responsabilità limitata; Cooperative e i loro consorzi; Mutue assicuratrici; Gruppi Europei di Interesse Economico (G.E.I.E); Società estere con sede secondaria in Italia; Consorzi con attività esterna; Società Europee; Associazioni iscritte nel Registro delle Imprese (escluse quelle iscritte solo nel Repertorio Economico Amministrativo). Si riportano, di seguito, l elenco dei documenti soggetti a deposito: stato patrimoniale e conto economico (prospetto contabile); nota integrativa; relazione degli amministratori sulla gestione (obbligatoria solo se il bilancio viene redatto nella forma ordinaria); relazione del collegio sindacale (se previsto); relazione del soggetto incaricato del controllo contabile (se previsto); verbale di assemblea (o atto recante la decisione dei soci) che approva il bilancio; relazione della società di certificazione (obbligatoria per le società quotate); eventuale rendiconto (ex art septies c.c.) nel caso di società che costituiscono uno o più patrimoni destinati ad uno specifico affare. Le società per azioni, in accomandita per azioni e consortili per azioni non quotate in mercati regolamentati devono altresì depositare, entro lo stesso termine, l'elenco dei soci riferito alla data di approvazione del bilancio di esercizio (art c.c.). Tuttavia, tali società possono non depositare l elenco dei soci se non si sono verificate variazioni della compagine sociale o dell ammontare delle azioni con riferimento al periodo compreso tra la data di approvazione del bilancio relativo all esercizio appena chiuso e la data di approvazione del bilancio riferito all esercizio immediatamente precedente. In tale ultima ipotesi, comunque, deve essere data comunicazione della riconferma della compagine sociale, alla data di approvazione del bilancio, mediante compilazione del modello S limitatamente alla voce conferma elenco soci Spa precedente. Le società per azioni, in accomandita per azioni e consortili per azioni che depositano per la prima volta il bilancio di esercizio devono depositare anche il modello S unitamente al bilancio anche nel caso in cui la compagine sociale non sia variata rispetto alla data di costituzione della società. 3

4 1.2 Elenco soci A decorrere dal 30 marzo 2009, ai sensi dell articolo 2478 bis c.c., così come modificato dall art. 16, comma 12-octies, D.L n. 185, convertito in legge 28 gennaio 2009, n. 2, è stato abolito, limitatamente alle società a responsabilità limitata e consortili a responsabilità limitata, l obbligo di deposito per l iscrizione nel Registro delle Imprese dell elenco dei soci. Pertanto, a partire da tale data, le predette società sono tenute al solo deposito del bilancio di esercizio e non devono mai (neppure in caso di riconferma della compagine sociale) compilare ed allegare alla pratica di bilancio il modello S. Si richiama l'attenzione dell'utenza, per le società obbligate alla presentazione dell elenco dei soci, sulla necessità di compilare correttamente e con estrema attenzione la modulistica utilizzata per comunicare la compagine sociale (modello S) con particolare riferimento all'indicazione del codice fiscale e all'ammontare delle azioni possedute da ciascun azionista. Ciò in quanto il sistema che gestisce l'archiviazione e l aggiornamento degli assetti proprietari non procede all'iscrizione degli elenchi soci compilati parzialmente o in modo non corretto. AVVERTENZE Le società tenute al deposito dell elenco soci (S.p.a., S.a.p.a. e società consortili p.a.), qualora sia variata la compagine sociale, devono necessariamente compilare il modello S anche nella parte relativa all indicazione analitica dei trasferimenti di azioni annotati nel libro dei soci, con riferimento al periodo compreso tra la data di approvazione del bilancio relativo all esercizio appena chiuso e la data di approvazione del bilancio riferito all esercizio immediatamente precedente. Si ricorda che il deposito del bilancio di chiusura di esercizio non rientra tra gli adempimenti da assolvere mediante la procedura della Comunicazione Unica. 1.3 Casi Particolari Le società di capitali che iscrivono l atto di trasformazione in società di persone prima dell approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso. Le società di persone che iscrivono l atto di trasformazione in società di capitali sono tenute al deposito del bilancio a decorrere dall anno successivo a quello di trasformazione (ad esempio data trasformazione 1/10/2008 e chiusura esercizio 31/12/2008, il deposito deve essere effettuato nel 2009, entro il termine di legge). Le società di capitali che cessano, per fusione, prima dell approvazione del bilancio non sono tenute al deposito dello stesso. Le società per azioni quotate in borsa, ai sensi dell art. 156 D.Lgs. n. 58/1998 (T.U.F.), unitamente al bilancio di esercizio, devono depositare la relazione della società di revisione recante la firma del revisore contabile, il quale, a sua volta, deve essere iscritto nel Registro dei Revisori Contabili istituito presso il Ministero di Giustizia. NON C'E' OBBLIGO DI DEPOSITARE IL BILANCIO DI ESERCIZIO NON APPROVATO, TUTTAVIA L'UFFICIO NE ACCETTA LA PRESENTAZIONE TRAMITE MODELLO S2 RIQ. NOTE. 4

5 1.4 Sanzioni Importi per violazioni commesse fino al 14/11/2011 Minimo Massimo Pagamento liberatorio 274, ,33 549,34 Importi per violazione commesse dal 15/11/2011 (data di entrata in vigore della riforma dell art c.c. disposta con Legge 11/11/2011, n. 180) con deposito effettuato entro i 30 giorni successivi alla scadenza: Minimo Massimo Pagamento liberatorio 45,78 458,67 91,56 Importi per violazioni commesse dal 15/11/2011 (data di entrata in vigore della riforma dell art c.c. disposta con Legge 11/11/2011, n. 180) con deposito effettuato oltre i 30 giorni successivi alla scadenza: Minimo Massimo Pagamento liberatorio 137, ,00 274, Disposizioni introdotte a carico delle SNC e SAS L articolo 2361, comma 2 c.c., ha introdotto la possibilità che una società di capitali possa essere socio di una società di persone. L articolo 111-duodecies disp. att. del codice civile dispone che, qualora una società di persone sia posseduta interamente da una società di capitali, la stessa deve redigere il bilancio nel rispetto delle norme che disciplinano le società per azioni. Tali società, inoltre, dovranno redigere e depositare nel Registro delle Imprese il bilancio consolidato, così come indicato all art. 26 del D. Lgs. n. 127/ Bilancio consolidato Ai sensi dell art. 25 del D.Lgs. 127/91, le s.p.a., s.a.p.a. ed s.r.l. che controllano, ai sensi dell art c.c., un impresa ovvero gli enti pubblici di cui all art c.c., le società cooperative e le mutue assicuratrici che controllano una s.p.a., s.a.p.a. o una s.r.l., sono obbligati al deposito del bilancio consolidato. Il deposito del bilancio consolidato deve essere effettuato con adempimento separato rispetto al deposito con cui avviene quello relativo al bilancio di chiusura esercizio. Sono esonerate dalla redazione del bilancio consolidato le società che si trovano nelle condizioni previste dall art. 27, comma 1, D.Lgs. 127/91. Le imprese controllanti, a loro volta controllate, sono esonerate dall obbligo di redazione del bilancio consolidato, ai sensi dell art. 27, commi 3 e 5 D.Lgs.127/91, qualora ricorrano le condizioni di cui al comma 4 del medesimo decreto. Le società che sono tenute a depositare il bilancio consolidato devono provvedere al deposito allegando la seguente documentazione: bilancio consolidato (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa); relazione sulla gestione; relazione dell organo di controllo della società controllante. 5

6 1.7 Società in liquidazione BILANCI IN FASE DI LIQUIDAZIONE: Le società in liquidazione sono tenute alla presentazione del bilancio annuale per il periodo corrispondente al normale esercizio della società ai sensi dell art c.c.. Qualora si tratti di Società per Azioni, Società in Accomandita per Azioni o Società Consortili per Azioni, le stesse sono tenute alla comunicazione dell'elenco soci secondo le modalità specificate in precedenza. PRIMO BILANCIO DI SOCIETA IN LIQUIDAZIONE: Le società che redigono il primo bilancio di liquidazione devono allegare, altresi', secondo quanto previsto dall art. 2490, quarto comma c.c., la documentazione consegnata dagli amministratori ai liquidatori ai sensi dell art bis c.c.: la situazione dei conti alla data di effetto dello scioglimento; il rendiconto sulla gestione degli amministratori nel periodo successivo alla chiusura dell ultimo bilancio approvato; verbale di consegna degli amministratori Se i suddetti documenti non fossero stati presentati o consegnati al liquidatore e sufficiente una dichiarazione in tal senso. 1.8 Società estere Le società estere devono depositare il bilancio di esercizio esclusivamente presso il registro imprese individuato come ufficio di riferimento in Italia, competente per i dati globali dell impresa, nel cui territorio sia localizzata almeno una delle sedi secondarie. Per ufficio di riferimento deve intendersi l ufficio del registro delle imprese in cui è iscritta almeno una sede secondaria dell impresa soggetta alla legislazione di un altro Stato e che detta impresa elegge come ufficio presso il quale svolgere tutti gli adempimenti pubblicitari relativi al registro delle imprese che la riguardano (deposito dello statuto societario; deposito del bilancio; ecc.). La sede secondaria iscritta nell ufficio di riferimento rappresenta la sede principale di riferimento in Italia delle imprese in questione. L ufficio di riferimento è elettivo e può essere, in ogni momento, individuato dall impresa interessata presso un altra Camera nella cui circoscrizione sussista un altra sede secondaria e nella cui circoscrizione sia trasferita l unica sede secondaria presente in Italia, mediante la semplice presentazione del modulo S2. Il bilancio di esercizio da depositare è quello della società estera (casa madre) e non un rendiconto relativo alle sole attività svolte in Italia; il bilancio e gli eventuali allegati (relazione sulla gestione, relazione dell organo di controllo, relazione del revisore o della società di revisione ecc.) devono essere redatti secondo le norme del paese estero dove è ubicata la sede principale. Le società estere che hanno aperto in Italia un semplice ufficio di rappresentanza (unità locale), non devono presentare alcun bilancio. Se i documenti sono redatti in lingua straniera occorre allegare alla domanda di deposito copia della traduzione asseverata di tutti i documenti, eseguita da un traduttore ufficiale. Occorre altresì allegare copia della dichiarazione resa dal rappresentante in Italia o da un amministratore, attestante l avvenuta pubblicità del bilancio (se prevista) nello stato in cui ha sede la società estera, o ricevuta dell avvenuto deposito, ovvero dichiarare l insussistenza dell obbligo nel modulo note. Bilancio di società controllante con sede all estero effettuato dalla società controllata Qualora il deposito del bilancio consolidato della società controllante sia effettuato in proprio dalla società controllata, come previsto dall art. 27 del D. Lgs. 127/91, e la società controllante abbia sede all estero, i documenti da presentare sono: 6

7 copia del bilancio consolidato della società controllante. Se il bilancio è redatto in lingua straniera occorre allegare anche copia della traduzione asseverata di tutti i documenti, eseguita da un traduttore ufficiale. dichiarazione resa dal rappresentante in Italia o da un amministratore, attestante l avvenuta pubblicità del bilancio (se prevista) nello stato in cui ha sede la società estera, o ricevuta dell avvenuto deposito, ovvero dichiarare l insussistenza dell obbligo nel modulo note. 1.9 G.E.I.E. I documenti da presentare sono: - copia del bilancio composto dallo stato patrimoniale, dal conto economico e dalla nota integrativa, con le pagine numerate progressivamente. Termine di presentazione: 4 mesi dalla data di chiusura dell esercizio (Art. 7 D. Lgs. 240/91) Bilancio Sociale Ai sensi dell art. 10, comma 2, del D.Lgs. 155/2006 e del D.M (Linee guida per la redazione del bilancio sociale da parte delle organizzazioni che esercitano l impresa sociale), i competenti organi sociali delle imprese sociali approvano il bilancio sociale congiuntamente al bilancio di esercizio. Il bilancio sociale ed i relativi allegati, compresivi del verbale di approvazione, devono essere trasmessi per via telematica al Registro delle Imprese entro 30 giorni dall approvazione. Bilancio sociale consolidato Ai sensi dell art. 4, comma 2, del D.Lgs. 155/2006 e del D.M (Definizione degli atti che devono essere depositati al Registro delle Imprese da parte delle organizzazioni che esercitano l impresa sociale), i gruppi di imprese sociali sono tenuti a redigere e depositare il bilancio sociale in forma consolidata secondo le linee guida stabilite con provvedimento dell Agenzia per le ONLUS Recapiti telefonici e siti utili Per informazioni relative alle modalità di compilazione e trasmissione telematica delle pratiche di deposito di bilancio ed iscrizione elenco soci, si invita l utenza a contattare il servizio regionale di Call Center al seguente recapito telefonico: Per assistenza e quesiti inerenti le pratiche di bilancio: bilancicim@gr.camcom.it Consulenza Fedra e Telemaco Consulenza Firma Digitale Si riportano, inoltre, alcuni indirizzi relativi ai siti da cui scaricare gratuitamente il software necessario per la compilazione delle pratiche informatiche: 1) da cui scaricare la versione più recente di Fedra e tutta la documentazione e le guide Infocamere relative al servizio Telemaco (cliccare su software e poi su download); 2) per la trasmissione telematica delle pratiche digitali al Registro delle Imprese. Per consulenze o richiesta di assistenza in merito all utilizzo del software Fedra è stata inoltre attivata una nuova casella assistenza.fedra@infocamere.it 7

8 2.Società cooperative e consorzi 2.1 Società cooperative - Adempimenti introdotti dall istituzione dell Albo delle Società Cooperative Il D.M. 23/06/2004 ha istituto, presso il Ministero dello Sviluppo Economico, l Albo delle Società Cooperative disciplinando, altresì, il procedimento di iscrizione a cui le stesse devono attenersi per richiedere ed ottenere l iscrizione nell albo. Strutturalmente l albo è distinto in due sezioni: quella delle cooperative a mutualità prevalente (a cui è stata aggiunta una sezione riservata alle società cooperative a mutualità prevalente di diritto, ad esempio le cooperative sociali) e quella delle cooperative diverse (cioè non a mutualità prevalente). Con l istituzione del predetto albo, le Cooperative a Mutualità Prevalente, unitamente alla documentazione prevista per il deposito del bilancio di esercizio, dovranno altresì depositare il modulo C17 al fine di comprovare la permanenza o meno delle condizioni di mutualità prevalente (vedi la precisazione riportata nel riquadro Avvertenza ). Tale modulistica è rappresentata, sostanzialmente, da un file in formato PDF (attualmente versione 3.05), predisposto in osservanza delle specifiche tecniche ed informatiche pubblicate nel sito del Ministero dello Sviluppo Economico compilabile e scaricabile dal sito Telemaco di Infocamere ai seguenti menù: software -> download -> modello Albo Cooperative. Si consiglia, altresì, di scaricare dal sito Telemaco di Infocamere (e di leggere con particolare attenzione) le istruzioni per la compilazione del modello C17 in quanto, nel caso tale modulistica non venga compilata correttamente, il Ministero delle Attività produttive, quale tenutario dell albo sopra richiamato, potrebbe richiedere la presentazione di una nuova denuncia a rettifica o integrazione di quella presentata in modo non corretto. Il modulo C17, debitamente firmato dal soggetto legittimato o incaricato al deposito, dovrà essere allegato alla pratica di deposito del bilancio di esercizio. Nella compilazione dello stesso sarà obbligatorio indicare, nell apposito campo, il numero di iscrizione all Albo delle Società Cooperative. In mancanza di tale informazione, il modello C17 non potrà essere salvato e quindi firmato e allegato alla denuncia di deposito. Tuttavia, qualora il Ministero dello Sviluppo Economico non abbia ancora provveduto ad assegnare il numero di iscrizione, le cooperative interessate potranno utilizzare e riportare nel campo del modulo C17 il seguente numero convenzionale: A Il numero di iscrizione all Albo delle Società Cooperative, se già attribuito dal Ministero dello Sviluppo Economico, potrà essere recuperato da un visura camerale. AVVERTENZA Le cooperative iscritte nella sezione Cooperative a mutualità prevalente di diritto e disciplinate agli artt. 111-septies, 111-undecies e 223-terdecies, comma 1, disp.att. c.c., sono anch esse tenute alla presentazione del modulo C17 ma non a comunicare a mezzo dello stesso i dati di bilancio al fine di confermare o meno la permanenza dei requisiti di mutualità prevalente e la conseguente iscrizione nella specifica sezione di appartenenza. Affinché il modulo C17 possa essere inviato telematicamente dal sistema informatico al competente Ministero delle Attività Produttive per la conclusione dell istruttoria procedurale e l iscrizione nell albo nazionale, nel modello riepilogo della distinta Fedra dovrà comparire necessariamente il codice tipo documento C17 Modulo Albo Cooperative. La mancata o errata indicazione di tale documento preclude la trasmissione telematica al competente Ministero dello Sviluppo Economico. 2.2 Consorzi Per quanto riguarda i consorzi, è bene ricordare che l'art bis C.C. dispone che "Entro due mesi dalla chiusura dell'esercizio annuale le persone che hanno la direzione del consorzio devono redigere la situazione patrimoniale osservando le norme relative al bilancio di 8

9 esercizio delle società per azioni e la depositano presso l'ufficio del Registro delle Imprese". Ai sensi dell art. 3, comma 3, del D.P.C.M l obbligo di deposito della situazione patrimoniale del consorzio si ritiene assolto con il deposito nel Registro delle Imprese: 1. dello stato patrimoniale e del conto economico nel formato elaborabile XBRL; (Lo stato patrimoniale e il conto economico in formato PDF/A deve essere depositato, insieme alla versione in XBRL, solo nel caso in cui la vigente tassonomia non sia sufficiente a rappresentare la situazione patrimoniale); 2. della nota integrativa nel formato pdf/a. Non occorre, invece, che la situazione patrimoniale sia approvata dall assemblea dei consorziati. 2.3 Consorzi di garanzia fidi Per quanto riguarda i Consorzi di garanzia fidi, quelli che hanno come scopo sociale l attività di prestazione di garanzie collettive per favorire la concessione di finanziamenti da parte di aziende e istituti di credito o finanziarie alle imprese associare, è necessario far riferimento alle disposizioni dettate recentemente dall articolo 13, del D.L. n. 269/2003, convertito con la L. n. 326/2003, e in particolare i commi 34 e 35. Questa nuova normativa prevede che: 1. le modificazioni dei consorziati devono essere comunicate soltanto una volta l anno, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio sociale attraverso il deposito dell elenco dei consorziati riferito alla data di approvazione del bilancio; 2. il bilancio d esercizio deve essere redatto con l osservanza delle disposizioni previste per le Spa, approvato dall assemblea entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, e depositato al Registro Imprese entro 30 giorni dall approvazione, corredato dal verbale di approvazione, dalla relazione sulla gestione e dalla eventuale relazione del collegio sindacale, utilizzando la consueta modulistica (mod. B + Int. S). 3. Il formato XBRL (extensible Business Reporting Language) 3.1 Informazioni generali Le società di capitali, le cooperative, le società consortili ed i consorzi con attività esterna sono obbligate a redigere il bilancio nel rispetto delle specifiche previste dal formato elettronico elaborabile XBRL nel caso in cui l esercizio sociale, come previsto dal D.P.C.M , sia stato chiuso successivamente al 16 febbraio Più in particolare, la presentazione in formato XBRL del bilancio di esercizio è prevista per le istanze che riguardano il deposito dei seguenti documenti: bilancio ordinario (codice atto 711) bilancio abbreviato (codice atto 712) bilancio consolidato d'esercizio (codice atto - 713) situazione patrimoniale di consorzio (codice atto - 720) Il 4 febbraio 2011 è stata pubblicata sul sito la nuova versione della tassonomia ( ), ufficialmente operativa dal 30 marzo 2011 a seguito della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale. La nuova versione, che consente di eliminare alcune difformità tra regole della tassonomia precedente ed informazioni del prospetto contabile presentato all approvazione dell assemblea dei soci, contiene i riferimenti della tassonomia da utilizzare obbligatoriamente per la campagna bilanci 2012 Le società obbligate al deposito del bilancio in formato XBRL dovranno allegare alla pratica i seguenti documenti: 1) prospetto contabile: (stato patrimoniale e conto economico) in formato XBRL firmato digitalmente (estensione.xbrl.p7m). Tale file dovrà essere indicizzato con il "codice tipo documento B06 - bilancio XBRL"; 9

10 2) nota integrativa: in formato PDF/A firmata digitalmente ed alla quale, in calce, dovrà essere apposta la seguente dichiarazione: Il sottoscritto (nome e cognome) dichiara che il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico sono conformi ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società ; 3) verbale assemblea ed eventuali relazioni (organo amministrativo, collegio sindacale..): in formato PDF/A firmate digitalmente. N.B. Nel verbale di assemblea non possono essere presenti omissis di alcun genere. Diversamente, occorrerà allegare l estratto notarile del documento con firma digitale del notaio. Il deposito dellaa Relazione sulla gestione, obbligatorio ai sensi dell'art CC, può essere omesso soltanto quando il bilancio sia stato redatto in forma abbreviata e nella nota integrativa siano state fornite le informazioni richieste dall articolo 2428, nn. 3 e 4 del Codice Civile. ATTENZIONE: come previsto dall art. 5 del DPCM 10/12/2008, per la predisposizione del bilancio in formato XBRL occorre utilizzare la vigente tassonomia. Solo se la tassonomia prevista dalle vigenti specifiche XBRL italiane non sia sufficiente a rappresentare il prospetto contabile secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità, dovrà essere depositato, in aggiunta alla versione in formato XBRL, anche una copia del prospetto contabile (stato patrimoniale e conto economico) in formato PDF/A firmato digitalmente, previa apposizione in calce alla nota integrativa della dichiarazione di cui al successivo paragrafo Società esonerate dalla redazione del bilancio in formato XBRL le società di capitali quotate in mercati regolamentati; le società non quotate in mercati regolamentati che redigono il bilancio di esercizio o consolidato secondo i principi contabili internazionali IAS/IFRS (le banche e gli altri intermediari finanziari vigilati dalla Banca d'italia e le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione di cui all art. 1 del D.Lgs 7/9/2005 n. 209); le società controllate e le società incluse nel bilancio consolidato redatto dalle società di cui ai due punti precedenti; società estere che depositano presso il registro imprese della sede secondaria il bilancio d esercizio (Codice atto 715); deposito del bilancio consolidato della società controllante con sede all estero effettuato dalla società controllata (Codice atto 714, quando la società controllante ha sede all estero) I soggetti non obbligati al deposito del bilancio in formato XBRL devono predisporre tutti gli allegati alla pratica di bilancio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, verbale di approvazione ed eventuali altre relazioni) in formato PDF/A. 3.3 Strumenti per il controllo e la validazione del formato XBRL I software gestionali più diffusi sono stati adeguati alla nuova versione di tassonomia e garantiscono la corretta predisposizione del bilancio in formato XBRL, nonché il superamento dei controlli di validità sopra descritti. Analogamente, nel rispetto della vigente tassonomia, sono stati aggiornati gli strumenti gratuiti: Redazione istanza XBRL: applicazione per la compilazione del file XBRL TEBE: il servizio on-line di validazione e visualizzazione del file XBRL I suddetti strumenti informatici sono entrambi accessibili direttamente dal sito (menù Bilanci -> XBRL -> Strumenti). Per una maggiore sicurezza in merito ad una corretta conversione del prospetto contabile 10

11 nel formato XBRL, si raccomanda l uso di TEBE anche agli utilizzatori di software gestionali che provvedono automaticamente alla conversione. Inoltre, sul sito (sezione Amministrazione Digitale -> Dematerializzazione -> XBRL), sono disponibili il software e la correlata documentazione per la predisposizione dell'istanza in formato XBRL. Per l'utilizzo di TEBE è necessario disporre di una connessione Internet attiva. Le istruzioni operative per l'uso di TEBE sono disponibili nella relativa pagina all interno del sito a cui si accede al servizio Telemaco. 4. Modalità di presentazione 4.1 Informazioni generali Alla presentazione della pratica per il deposito del bilancio di esercizio si può provvedere mediante: modalità telematica: utilizzando il servizio Telemaco, la procedura telematica proposta da Infocamere; supporto informatico (floppy disk o CD-Rom ecc.): da depositare o direttamente presso gli sportelli dell Ufficio del Registro delle Imprese (solo il mercoledi' previo appuntamento) o a mezzo del servizio postale (raccomandata A.R.). I software gratuiti attualmente disponibili per effettuare il deposito sono: Fedra ver. 6.5 o successive (o software compatibile), in grado di realizzare una pratica telematica che, una volta firmata digitalmente, sarà successivamente inviata tramite Telemaco. Il software Fedra Plus è scaricabile gratuitamente dal sito (cliccare su Software e quindi Download). BILANCI ON-LINE: software via internet accessibile dall indirizzo: (cliccare su Bilanci e quindi Nuovo Bilancio) Questa modalità è utilizzabile solo nel caso di bilancio con elenco soci a conferma di quello relativo all esercizio precedente oppure bilancio senza elenco soci (ad esempio per le S.r.l. e Cooperative). 5. Diritti di segreteria ed imposta di bollo 5.1 Diritti di segreteria Il diritto da versare all Ufficio del Registro delle Imprese per il deposito del bilancio ed elenco soci è pari ad 62,70, se il deposito è formalizzato per via telematica, ovvero pari ad 92,70, se effettuato su supporto informatico (Floppy disk o CD-Rom ecc). 5.2 Imposta di bollo L ammontare dell imposta di bollo è unico e pari ad 65, Soggetti esenti dall applicazione dell imposta di bollo Sono esenti dal versamento dell imposta di bollo: le Cooperative Sociali di cui alla L. n. 381/1991, ex D. lgs. 4/12/1997 n. 460; i soggetti ONLUS ex art. 17 D. lgs. 4/12/1997 n Depositi a rettifica Il diritto da versare a rettifica del deposito di pratiche di bilancio già presentato è pari ad 30,00, se effettuato per via telematica, ovvero pari ad 50,00, se avvenuto su supporto 11

12 informatico (Floppy disk o CD-Rom ecc.). Il deposito effettuato a rettifica sconta l imposta di bollo, se dovuta, in misura pari ad 65,00. AVVERTENZE Per le cooperative sociali il diritto da versare ammonta a: 32,70 (se presentato per via telematica); 47,70 (se presentato su supporto informatico Floppy disk o CD-Rom ecc.) Per coloro che adempiono al deposito per via telematica, si consiglia di verificare frequentemente l importo del proprio conto prepagato con riferimento alla voce diritti e bolli. Per coloro che intendono depositare le pratiche allo sportello, occorre effettuare un unico versamento (omnicomprensivo di bolli e diritti) sul c/c postale n intestato alla Camera di Commercio di Grosseto, consegnadone la relativa attestazione. 6. Sottoscrizione della documentazione e dichiarazioni 6.1 Informazioni generali Si richiama l attenzione dell utenza sull importanza di apporre sull istanza di deposito e su tutta la documentazione allegata alla pratica alcune dichiarazioni esattamente come di seguito specificato. Ciascun documento allegato dovrà riportare in calce allo stesso le attestazioni di firma. L'istanza di deposito del bilancio di esercizio può essere firmata alternativamente: da un amministratore (dal liquidatore per le società in liquidazione) (Si precisa che se la pratica viene inviata da soggetto diverso da quelli indicati, lo stesso dovrà apporre, altresi', la propria firma digitale sulla distinta fedra) da un professionista incaricato ai sensi dell'art. 2, comma 54 della legge 350/ Deposito effettuato dal legale rappresentante/amministratore Ogni documento allegato alla pratica (nota integrativa, verbale di assemblea e relazioni varie), con la sola esclusione del prospetto contabile redatto in formato XBRL, dovrà recare la seguente dichiarazione attestante la conformità dello stesso al documento originale: Il sottoscritto legale rappresentante/amministratore pro tempore dichiara che il presente documento informatico è conforme all originale trascritto sui libri sociali della società. 6.3 Deposito effettuato dal soggetto incaricato Ai sensi dell art. 2, comma 54 Legge n. 350/2003, che ha modificato l art. 31, commi 2 quater e 2 quinquies Legge n. 340/2000, il deposito nel Registro delle Imprese dei bilanci e degli altri documenti di cui all art c.c. nonché degli ulteriori atti societari per la cui redazione la legge non richieda espressamente l intervento del notaio, può essere effettuato da dottori commercialisti o ragionieri e periti commerciali regolarmente iscritti nell albo professionale di appartenenza. Tali soggetti, in possesso di dispositivo di firma digitale, devono essere stati incaricati alla presentazione della pratica dal legale rappresentante/amministratore della società e presentare la denuncia compilando la distinta a proprio nome, prestando attenzione a riportare nel campo in qualità di la seguente dicitura: SOGGETTO INCARICATO EX ART.2, COMMA 54 L.350/03. Il professionista incaricato dovrà rendere le seguenti dichiarazioni: 12

13 NEL MODELLO NOTE DELLA MODULISTICA il sottoscritto..., tramite apposizione della propria firma digitale dichiara di essere stato incaricato dal/i legale/i rappresentante/i della società a richiedere la presente iscrizione, ai sensi dell art. 2 comma 54 della legge 350/2003. Dichiara inoltre di essere iscritto all albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili della provincia di.. al n. e che non sussiste nei suoi confronti alcun provvedimento disciplinare in corso che ne impedisca l esercizio della professione. Qualora il professionista sia in possesso del Certificato di Ruolo potrà limitarsi ad attestare nel Modello Note l incarico ricevuto. IN CALCE AD OGNI DOCUMENTO (ad esclusione prospetto contabile in formato XBRL) Il/la sottoscritto/a Dott./Rag dichiara che il presente documento informatico è conforme all originale trascritto sui libri sociali della società. 6.4 File XBRL contenente dati incongruenti con il documento cartaceo Qualora il file informatico XBRL differisca dal documento cartaceo approvato dall assemblea, il soggetto che provvede al deposito del bilancio di esercizio presso il Registro delle Imprese deve riportare, in calce alla nota integrativa del file in formato PDF/A, la seguente dichiarazione: lo stato patrimoniale ed il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art del codice civile 6.5 Dichiarazione sul verbale di approvazione che prevede la distribuzione di utili A prescindere dal soggetto che provvede ad effettuare il deposito (legale rappresentante/amministratore o soggetto incaricato), nel caso in cui il verbale di assemblea che approva il bilancio preveda la distribuzione di utili e sia stato, pertanto, sottoposto alla prescritta registrazione presso il competente Ufficio dell Agenzia delle Entrate, dovrà essere apposta in calce al relativo documento digitale, anche la seguente dicitura: Il sottoscritto legale rappresentante/amministratore pro tempore (oppure Il/la sottoscritto/a Dott./Rag ), dichiara che il presente documento informatico è stato registrato presso l Agenzia delle Entrate di. in data..al numero Dichiarazioni in tema di imposta di bollo E possibile assolvere al versamento dell imposta di bollo in più modi: a) Bollo virtuale assolto in entrata Se l imposta è corrisposta in modo virtuale tramite l autorizzazione accordata alla Camera di Commercio di Grosseto, tutti i documenti informatici soggetti ad imposta di bollo dovranno riportare la seguente dicitura: Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di Grosseto - autorizzazione prot. n. 1395/93/8 del 08/02/1993 e succ. integrazioni. Resta ovviamente inteso che, qualora l atto vada depositato presso altra Camera di Commercio, gli estremi dell autorizzazione dovranno essere quelli relativi alla Camera competente a ricevere il deposito della pratica di bilancio. Tali estremi sono recuperabili direttamente nel software Fedra Plus. 13

14 b) Bollo virtuale assolto all origine Si possono verificare due ipotesi: 1) qualora il professionista sia stato autorizzato al pagamento del bollo in modo virtuale tramite apposita autorizzazione del Ministero delle Finanze, sarà sufficiente indicare nella configurazione di Fedra e nelle copie conformi degli atti il numero di autorizzazione e l avvenuto pagamento dell imposta apponendo la seguente dichiarazione: Imposta di bollo assolta in modo virtuale all origine tramite l autorizzazione n del Ministero delle Finanze Dipartimento delle Entrate di 2) qualora l imposta di bollo venga assolta dall utente secondo le modalità fissate nell art. 2 del D.M. 127/2002, cioè previa presentazione al competente Ufficio dell Agenzia delle Entrate di una dichiarazione con l indicazione del numero presunto degli atti da presentare durante l anno, indicando sulla distinta e sugli atti gli estremi relativi alla presentazione di tale dichiarazione: Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite presentazione della dichiarazione inviata in data. all Agenzia delle Entrate di 14