PROCEDURA GESTIONE QUALITA PGQ 7.4

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1 1 di 12 Copia N. controllata non controllata Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare scritto dell I.P.S.S.C.T. P. Verri Revisione Capitolo/paragrafo Modificato MODIFICHE AL DOCUMENTO Descrizione Modifica 1 14; 15; TVF 7.4 ; EFS Recepiti aggiornamenti legislativi (D.M. n ) FASI REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE Funzione DSGA RGQ DS Nominativo E. Marcora M.L.Bianchi E. Bolis Data Firma 1 1 Originale firmato nell archivio Sistema Gestione Qualità

2 2 di 12 INDICE 1. SCOPO 2. GENERALITA 3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 4. RESPONSABILITA 5. AMBITO E FASI DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO 6. LOGICHE DI APPROVVIGIONAMENTO 7. RICERCA NUOVI FORNITORI 8. QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI Generalità 8.2 Applicazione dei criteri di qualificazione ai fornitori rilevanti ai fini del sistema di gestione per la qualità. 8.3 Revoca della qualificazione 9. RICHIESTE DI ACQUISTO, RICHIESTE PREVENTIVI ECONTRATTAZIONE ECONOMICA 10. EMISSIONE, APPROVAZIONE E FIRMA DELL ORDINE / CONTRATTO DI ACQUISTO 11. VERIFICA IN ACCETTAZIONE DEI MATERIALI ACQUISTATI E DELLE PRESTAZIONI 12. PAGAMENTO DEL FORNITORE 13. GESTIONE NON CONFORMITA 14. RATING DEL FORNITORE 15. ALLEGATI

3 3 di SCOPO In questo documento vengono descritti i principi metodologici, le norme e le procedure che presiedono alla gestione del processo di approvvigionamento. 2. GENERALITA Le regole di gestione definite nel seguente documento sono da applicare in tutti i rapporti di fornitura attivati dalla Scuola nei confronti dei suoi fornitori. Sono individuate due tipologie fondamentali di forniture: Forniture di beni e materiali Forniture di prestazioni (manutenzioni, assistenze tecniche, telefono, luce, agenzie viaggi. Forniture di prestazioni di esperti/professionisti Sono individuate quattro classi di fornitori: 1. Fornitori non rilevanti ai fini del sistema di gestione per la qualità in quanto non connessi direttamente o indirettamente al servizio di formazione; 2. Fornitori marginali presso i quali vengono effettuati acquisti, funzionali all attività formativa, mediante ricorso alla piccola cassa (fino a ) in dotazione del DSGA e pertanto escusi dal sitema di qualificazione e gestione. 3. Fornitori rilevanti ai fini del sistema di gestione per la qualità. 4. Eventuali fornitori indicati dal Ministero 3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI DS DSGA RGQ Dirigente scolastico Direttore Servizi Generali Amministrativi Responsabile Gestione Qualità 4. RESPONSABILITÀ DS o E responsabile della gestione dell Approvvigionamento

4 4 di 12 o Verifica le competenze dei fornitori di servizi formativi DSGA o Ha la responsabilità della gestione dell elenco fornitori qualificati. o Ha la responsabilità della valutazione dei fornitori. o Emette gli ordini di pagamento o Richiede i preventivi o Inoltra gli ordini di acquisto RGQ o Ha la responsabilità di collaborare, per la parte di SGQ, e di verificare il rispetto della procedura tramite verifiche ispettive interne. 5. AMBITO E FASI DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO In questo documento vengono descritte le logiche di approvvigionamento e le procedure che regolamentano le attività di: ricerca nuovi fornitori; qualificazione dei fornitori; valutazione fornitori contrattazione economica; gestione della normale fornitura; emissione, approvazione e firma dell ordine / contratto di acquisto o fornitura di servizio verifica in accettazione e rating del fornitore; pagamento. Con particolare riferimento: alle responsabilità e alle attività che gli enti interni e i fornitori devono effettuare per soddisfare le richieste in merito alla qualità delle forniture; alle modalità che consentono l aggiornamento relativo all elenco dei fornitori qualificati e abilitati alla fornitura.

5 5 di LOGICHE DI APPROVVIGIONAMENTO L Istituto P. Verri suddivide gli approvvigionamenti in materiale di consumo e materiale inventariato. TIPI DI APPROVVIGIONAMENTO 1 Materiale di consumo 1.1 materiale di pulizia 1.2 cancelleria e materiale specialistico per le esercitazioni pratiche 1.3 materiale di consumo (accessori per attrezzature d ufficio) 2 Materiale inventariato 2.1 arredi 2.2 attrezzature 2.3 strumenti didattici 2.3 licenze software 3 Fornitura servizi 3.1 convenzioni con Enti esterni 3.2 contratti di assistenza tecnica hardware e software 3.3 contratti con agenzie di viaggi 3.4 contratti per smaltimento sostanze tossiche 3.5 contratti assicurativi 3.6 contratti di prestazioni occasionali d opera 7. RICERCA NUOVI FORNITORI La ricerca di nuovi fornitori è finalizzata a mantenere aggiornate le conoscenze tecniche e tecnologiche relativamente a un determinato settore di iniziativa; tale attività mira a introdurre, nell albo dei fornitori qualificati, nuove aziende capaci di migliorare il livello delle prestazioni rese in termini qualitativi, economici o di servizio.

6 6 di QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI 8.1 Generalità L istituto P. Verri prima di attivare un nuovo rapporto di fornitura effettua la qualificazione del fornitore; tale attività è da intendersi come l'insieme delle operazioni realizzate per accertare se un Fornitore potenziale ha i requisiti idonei a renderlo fornitore effettivo. Nell ambito del parco fornitori vengono individuate quattro classi: 1. Fornitori non rilevanti ai fini del sistema di gestione per la qualità in quanto non connessi direttamente o indirettamente al servizio di formazione. Per questi a differenza dei fornitori riconducibili al servizio di formazione, non sono previste attività specifiche di qualificazione e valutazione periodica. 2. Fornitori marginali presso i quali vengono effettuati acquisti, funzionali all attività formativa, mediante ricorso alla piccola cassa in dotazione al DSGA, pertanto esclusi dal sistema di qualificazione e gestione 3. Fornitori rilevanti ai fini del sistema di gestione per la qualità. 4. Eventuali fornitori indicati dal Ministero Per i fornitori di cui ai punti 1 e 2 la presente procedura non si applica. Per i fornitori rilevanti al fine del Sistema di Assicurazione Qualità ha individuato 4 criteri fondamentali mediante i quali valutare ed eventualmente qualificare i propri fornitori rilevanti: 1) Storico con rapporto di fornitura consolidato Tale criterio prevede, che siano qualificati quei fornitori che risultano aver consolidato un rapporto di fornitura positivo di almeno 3 anni. 2) Analisi delle competenze dichiarate Le informazioni relative al potenziale fornitore sono valutate in base al tipo di certificazione dichiarata e documentata, di cui è in possesso. 3) Analisi dei requisiti di notorietà Le informazioni relative al potenziale fornitore sono valutate, senza bisogno di documentazione appropriata, in base alla conoscenza provata. 4) Analisi delle referenze dichiarate

7 7 di 12 Le informazioni relative al potenziale fornitore sono valutate con una fornitura di prova, corredata di adeguata documentazione di supporto, riconducibile a: 1. curriculum; 2. lavori svolti e provati ed esperienze pregresse; 3. attestati di iscrizione ad albi, collegi, camera di commercio, etc. 4. titoli di studio 5. economicità Il fornitore con il quale la scuola intende instaurare un rapporto di collaborazione deve garantire continuità (in termini di presenza e/o di consegna) nel tempo. Indipendentemente dal criterio utilizzato per la qualificazione, quest ultima acquisisce evidenza nel sistema gestionale attraverso l iscrizione nell elenco dei fornitori della scuola (EFQ 7.4) 8.2 Applicazione dei criteri di qualificazione ai fornitori rilevanti ai fini del sistema di gestione per la qualità. Salvo restando quanto specificato al paragrafo precedente per i fornitori storici, per i nuovi si procede come qui di seguito descritto. La qualificazione dei fornitori con i quali la scuola intende instaurare un rapporto continuativo e di particolare rilevanza economica (fatturato annuo presunto maggiore di ) viene sempre attivata applicando i criterii 2, 3, 4. La documentazione prodotta nella fase di qualificazione (es. brochure, lettere di presentazione, questionari compilati e verbali di qualificazione) viene inviata al responsabile dell approvvigionamento che provvede a: o formalizzare la qualificazione del fornitore attraverso: 1. l indicazione del criterio di qualificazione utilizzato; 2. l abbinamento del fornitore con una o più linee di prodotto / servizio; o inserire il nuovo fornitore nell Elenco Forrnitori Qualificatil (EFQ 7.4) 8.3 Revoca della qualificazione

8 8 di 12 Se durante la normale fornitura, da parte di fornitore qualificato, si verificano delle non conformità il DSGA potrà revocare la qualificazione, quando la non conformità ha un impatto significativo sul livello qualitativo dei prodotti forniti o dei servizi erogati. 8.4 Criteri di revoca Sulla base degli indicatori sotto indicati 1. Puntualità delle consegne 2. Qualità materiali o lavorazioni 3. Disponibilità/Flessibilità 4. Prezzo 5. Condizioni di Pagamento 6. Qualora il punteggio indicato nella TVF 7.4 sia inferiore a p.25 si procede alla revoca. Prima di togliere la qualifica ad un fornitore si può decidere di avvertirlo. Una volta tolta la qualifica si può stabilire un tempo, trascorso il quale, si può nuovamente effettuare una valutazione su una fornitura di prova. Il fornitore al quale è stata ritirata la qualifica, può nuovamente essere qualificato, a discrezione della Direzione, trascorsi 12 mesi dalla sospensione della qualifica e previa fornitura di prova. 9. RICHIESTE DI ACQUISTO, RICHIESTE PREVENTIVI E CONTRATTAZIONE ECONOMICA Le richieste di acquisto ( RAC 7.4) per un bene o servizio possono essere inoltrate per iscritto al DSGA o al Responsabile Acquisti, (anche tramite la Commissione acquisti) che provvedono a loro volta a richiedere un preventivo a uno o più fornitori, individuati tra quelli qualificati. Soltanto per le forniture di beni iscritti in conto capitale di norma vanno acquisiti almeno 3 preventivi e l autorizzazione preventiva del Consiglio d istituto. I preventivi devono essere formulati dai fornitori per iscritto. Nel caso siano già disponibili listini e convenzioni tariffarie quadro, la richiesta di preventivo può essere omessa. Le richieste ritenute congrue (anche a valle di eventuali contrattazioni) sono inoltrate, unitamente alla richiesta di preventivo, al Consiglio d istituto.

9 9 di 12 A seguito di offerta approvata il Responsabile Approvvigionamenti predispone l ordine d acquisto (OAC 7.4). 10. EMISSIONE, APPROVAZIONE E FIRMA DELL ORDINE / CONTRATTO DI ACQUISTO La responsabilità dell emissione di un ordine di acquisto (o di un contratto) è del Responsabile Approvvigionamenti per tutto ciò che è ordinato dalla scuola. I documenti relativi agli ordini di pertinenza dell Istituto sono trasmessi dalla Segreteriea Amministrativa al Responsabile Approvvigionamenti per il caricamento dell ordine nel sistema gestionale informatico; tali ordini sono inviati successivamente al fornitore dallo stesso Responsabile Approvvigionamenti. Gli ordini possono essere chiusi o aperti in funzione della tipologia di fornitura e/o della natura del rapporto contrattuale in essere con il fornitore; possono riguardare solo materiali, solo prestazioni o forniture in opera (materiali + mano d opera). La firma sull ordine ha validità di approvazione dello stesso e presuppone sempre la verifica: della coerenza rispetto al budget di esercizio; dei requisiti di qualificazione del fornitore prescelto; dell esistenza di una Richiesta di Preventivo (RPR 7.4); la comparazione di diversi preventivi (PRC 7.4) degli aspetti economici (prezzo, modalità di pagamento, ecc.); del fatto che il fornitore disponga dei dati di acquisto tramite capitolato o contenuto di dettaglio nell ordine; della correttezza formale dell ordine. L approvazione e la firma relativa, a tutti gli ordini emessi dall Istituto è sempre effettuata dal Dirigente Scolastico, dopo l approvazione del Cd I. 11. VERIFICA IN ACCETTAZIONE DEI MATERIALI ACQUISTATI E DELLE PRESTAZIONI

10 10 di 12 Per i materiali in arrivo si procede ad una verifica ordine fornitura accertando, per quanto è possibile, anche gli aspetti qualitativi (integrità imballi, corrispondenza con dati tecnici di acquisto, ecc.). Per i materiali la verifica in accettazione trova riscontro nella firma sulla bolla di consegna, che abilita successivamente l Amministrazione al pagamento della fornitura. La verifica della fornitura inventariabili avviene mediante collaudo da parte dell apposita commissione, documentato nell apposito verbale di collaudo (VCO 7.4) Per gli esperti esterni il DS esamina il curriculum, verifica con una intervista le competenze dichiarate e le valida inserendo, allegato al curriculum, un verbale di validazione. 12. PAGAMENTO DEL FORNITORE Il pagamento delle fatture di fornitura è sempre effettuato dal DSGA e dal DS dell Istituto tale attività viene effettuata dopo aver riscontrato: l esistenza dell ordine di acquisto e della fattura per i materiali; l esistenza della copia della fattura per le prestazioni firmati per accettazione dai responsabili delle verifiche. 13. GESTIONE NON CONFORMITA 13.1 Individuazione delle cause della non conformità Nel caso di valutazioni tecnico professionali negative sui materiali e/o prestazioni di fornitura esterna si procede con la verbalizzazione della non conformità sull apposito rapporto (RNC 8.3) Analisi della non conformità e definizione delle azioni correttive Il responsabile che ha individuato la non conformità, con il supporto del RGQ, contatta e/o incontra il rappresentante del fornitore per analizzare la cause della non conformità e definire le relative azioni correttive atte a evitare che il problema si ripresenti in futuro. Le azioni correttive definite sono formalizzate direttamente sul rapporto o sul verbale della riunione e controfirmate dal fornitore.

11 11 di 12 Nel caso si sia rivelato impossibile adottare soluzioni efficaci per impedire il ripetersi diprestazioni negative, il Responsabile può ritenere opportuna la richiesta di esclusione del fornitore dall elenco dei fornitori qualificati. Il rapporto di non conformità fornisce informazioni che sono utilizzate ai fini delle rivalutazioni periodiche del fornitore. 14. RATING DEL FORNITORE L Istituto P. Verri effettua il rating dei propri fornitori principali (fatturato annuo superiore a ); tale attività si basa sulla valutazione delle prestazioni fornite da parte DS, DSGA, o da persona delegata, tenendo conto dell andamento delle forniture e delle eventuali criticità / non conformità. (TVF 7.4) Per quanto riguarda la valutazione delle prestazioni dei fornitori di servizi (Esperti e Professionisti ) l Istituto effettua il rating dei propri esperti mediante: Questionari di soddisfazione del cliente Accertamento del raggiungimento degli obiettivi misurabili tramite prove di verifica intermedia o finale dell apprendimento Mancanza reclami da parte del cliente Registrazioni della presenza e della puntualità (TVE 7.4 e EFS 7.4) 15. ALLEGATI OAC 7.4 Ordine d acquisto EFQ 7.4 Elenco fornitori qualificati EFS 7.4 Elenco fornitori servizi formativi TVF 7.4 Tabella valutazione fornitori TVE 7.4 Tabella valutazione esperti QVF 7.4 Questionario valutazione fornitori RNC 7.4 Rapporto Non conformità e Azione correttiva RPR 7.4 Richiesta preventivo PRC 7.4 Prospetto comparativo RAC 7.4 Richiesta acquisto VCO 7.4 Verbale di collaudo

12 12 di 12 Buono di carico Buono di prelevamento