IL MODELLO DI GESTIONE DEL SISTEMA DEI RISCHI AZIENDALI

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1 IL MODELLO DI GESTIONE DEL SISTEMA DEI RISCHI AZIENDALI RISK MANAGEMENT Approvato dal CdA del Dicembre

2 Genesi Modello di Risk Management DP&V, con l emanazione del Modello di gestione del sistema dei rischi aziendali o Modello di Risk Management, si dota di un sistema di Corporate Governance funzionale ad esplicitare in maniera chiara le regole e le procedure atte a disciplinare il comportamento di tutti i suoi stakeholder, nell intento prioritario di garantire l essenziale continuità temporale dell azienda. Il sistema di Risk Management implementato promuove l idoneo modus operandi per garantire, tutti i portatori d interesse, che la gestione aziendale sia ispirata al rispetto della Legge, dei Regolamenti, delle migliori best practice edel Codice Etico. 2

3 Il Risk Management in DP&V DP&V con l emanazione del Modello di Risk Management, raccogliendo gli stimoli promananti dal D.Lgs 231/01, si dota di un sistema di gestione del rischio che mira ad integrare tre aspetti di primaria importanza: 1. I rischi derivanti dal regime di responsabilità amministrativa per gli enti come disciplinato dal Decreto legislativo 231/01 (Modello Organizzativo ex 231/01); 2. Il più ampio sistema di rischi aziendali (Codice Deontologico); 3. L istituzione di un Organo di Controllo cui ricondurre il sistema della Vigilanza e della verifica di adeguatezza del Modello di RiskManagement: l Organismo di Vigilanza. 3

4 Lo sviluppo del Modello di Risk Management A livello operativo, DP&V, ha individuato i suoi rischi generici in relazione alla probabilità che gli stessi possano concretamente manifestarsi. I rischi così individuati sono stati classificati in rilevanti o non rilevanti ai fini del D.Lgs 231/01, trovando all interno del Modello di Risk Management opportuna collocazione nelle sue due parti speciali, ovvero : -Il Modello di organizzazione gestione e controllo dei rischi ai sensi del D.Lgs 8 giugno 2001 n 231; -Il Codice Deontologico. 4

5 LA STRUTTURA DEL MODELLO Definizione ed individuazione del sistema dei rischi aziendali Rischi Giuridici Modello Organizzativo ex 231/01 D.Lgs 231/01 Rischi Generali Codice Deontologico MODELLO di RISK MANAGEMENT 5

6 Il Modello Organizzativo ex 231/01 Fonti del modello Organizzativo, redatto ai sensi dell art. 6 comme 2 del D.Lgs, sono le disposizioni contenute nelle Linee Guida emanate da Confindustria, che applicate, hanno condotto a dare evidenza: 1. Dei reati più aderenti alla realtà DP&V; 2. Dei processi al cui interno si manifesta il rischio che il reato sia consumato; 3. Della mappatura dei processi aziendali; 4. Della verifica dell esistenza di un sistema di controllo a copertura dei rischi in riferimento agli standard previsti dalla Linee Guida di Confindustria; 5. Della Predisposizione di Protocolli Esimenti, ovvero procedure specifiche di controllo e principi di comportamento atti a ridurre il rischio di realizzazione dei reati. 6

7 IL MODELLO ORGANIZZATIVO EX 231/01 Individuazione Rischi Giuridici ex 231/01 FATTISPECI E GIURIDICA Cod. PROCESSO SENSIBILE REATI SOCIETARI Art. 25 TER DELITTI DI CRIMINALIT A' ORGANIZZAT A art 24 ter RS 1 RS 2 RS 3 CO 1 CO2 CO 3 CO 4 CO 5 Predisposizione del progetto di bilancio e dei documenti collegati Gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale e il revisore Unico Gestione e funzionamento degli Organi Sociali Processo di gestione degli approvvigionamenti Processo di gestione della clientela Processo di Entrato ed Uscita dei flussi finanziari Processo Gestione Omaggi e Spese di Rappresentanza Processo di Acquisizione di partecipazioni - costituzione di nuove società SSL 1 SICUREZZA Processo di redazione del Documento di Valutazione dei Rischi SUL LAVORO art 25 septies SSL 2 Processo di nomina dei soggetti cosiddetti rilevanti SSL 3 Servizio Prevenzione e Protezione REATI INFORMATIC I art 24 bis RI 1 Processo di gestione delle risorse informatiche ALTRE FATTISPECIE DI REATO AF 1 Processo di gestione dei Contenziosi giudiziali e stragiudiziali (art 25 nonies D.Lgs 231/01 dichiarazione mendaci all'autorità)) AF 3 Processo di gestione delle risorse finanziarie ( Art. 25 Octies - ricettazione e riciclaggio) Verifica Standard di controllo Confindustria Esistenza di procedure/linee guida formalizzate Tracciabilità e verificabilità ex post delle transazioni Segregazione dei compiti Esistenza deleghe coerenti con responsabilità organizzative Predisposizione Protocolli Esimenti Generali e Specifici Principi di Comportamento e protocolli specifici per la Riduzione del Rischio di Realizzazione dei Reati 7

8 Il Codice Deontologico Il Codice Deontologico contiene Linee Guida comportamentali e procedure di mirate alla gestione e controllo dei rischi di natura generale riconducibili principalmente: 1. Al processo di gestione dei rapporti con i Clienti; 2. Al processo di gestione del personale con particolare riferimento agli aspetti legati alla contrattualistica. il Codice Deontologiche dunque definisce l insieme delle regole morali e delle correlate procedure da seguire reputate le più efficaci per mitigare, e dove possibile eliminare, il rischio che si manifestino situazioni tali da favorire l innesto di effetti negativi per gli andamenti aziendali, scaturenti dai processi sopra individuati. 8

9 Lo sviluppo operativo del Codice Deontologico L approccio operativo che DP&V ha implementato per la redazione del Codice Deontologico è conforme a quello utilizzato per il Modello organizzativo ex 231/01 e, in particolare ha previsto: -Individuazione dei processi correlati alla categoria dei rischi generali per l azienda; -Effettuate le mappature dei processi; -Analisi del sistema di controllo esistente con l obiettivo di individuare evenutali presidi da correggere o aree a rischio non coperte dal sistema di controllo esistente; -Definizione delle linee Guida Comportamentali da perseguire nelle svolgimento delle attività correlate ai processi -Predisposizione di idonee procedure aziendali volte alla regoalmentazione ed al delle aree a rischio. sistematico controllo 9

10 IL CODICE DEONTOLOGICO E IL CONNESSO SISTEMA DI CONTROLLO Processi rilevanti ai fini del sistema dei Rischi Generali dell azienda Processo di Gestione dei rapporti con i Clienti Processo di Gestione del Personale Verifica Standard di controllo Confindustria Presidi di Controllo Diffusione di informazione riguardanti i clienti oltre i confini aziendali tali da procurare un danno all immagine degli stessi o comunque di natura patrimoniale, economica o finanziaria; Monitoraggio continuo dei servizi prestati ai clienti con riferimento all effettivo mantenimento e miglioramento nel tempo degli standard qualitativi offerti. Rispetto delle procedure emanate per la gestione delle assunzioni ; Formazione del personale; Aspetti relativi alla contrattualistica stipulata e monitoraggio delle relazioni intrattenute con Enti Previdenziali, Associazioni di Categoria, Sindacati, istituzioni 10

11 LA VIGILANZA SUL MODELLO DI RISK MANAGEMENT: L ORGANISMO DI VIGILANZA (ODV) Punto centrale perché il Modello di Risk Management abbia efficacia sia per la sua parte denominata Modello di Organizzazione ex 231/01 che per il Codice Deontologico è la presenza di un Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs ma con competenze più ampie. L ODV di DP&V trova la sua collocazione nell Organigramma Aziendale ai massimi vertici come funzione autonoma in Staff al Consiglio di Amministrazione e con flussi informativi costanti da e verso il Collegio Sindacale Consiglio di Amministrazione Collegio Sindacale Organismo di Vigilanza Legenda: Funzione gerarchicamente Subordinata Funzione di Staff _._._._ Flusso informativo 11

12 LA VIGILANZA SUL MODELLO DI RISK MANAGEMENT: L ORGANISMO DI VIGILANZA (ODV) Il Cda di DP&V affida all ODV il compito di vigilare sul sistema dei rischi aziendali promananti dai rischi connessi al D.Lgs 231/01 e dal sistema dei rischi generali L ODV dunque vigilerà: -Sull effettiva applicazione dei contenuti del modello di Risk Management -Sull adeguatezza del modello in relazione a: - Cambiamenti di natura giuridica (ampliamento fattispecie di reato ricomprese nel D.Lgs 231/01; - Cambiamenti di natura organizzativa; - Cambiamenti asserenti al sistema dei rischi generali confluenti nel Codice Deontologico; - Cambiamenti nelle procedure aziendali. L ODV garantirà, dotato di idonei strumenti, l espletamento dei suoi compiti, come sopra indicati: Disponendo di adeguate risorse funzionali alla predisposizione di un efficace sistema di monitoraggio del Modello e quindi delle aree a rischio; Definendo un flusso informativo costante con: CDA, Collegio Sindacale, Funzioni Aziendali interessate, Clienti, Etc..; Ponendosi nei confronti dei Clienti come organo a garanzia del rispetto della regolamentazione dei processi che lo riguardano. Il cliente viene posto in opportuna relazione con l ODV; Per ciò che attiene ai processi sensibili alle fattispecie giuridiche di cui al Decreto Legislativo 231/01, agisce nell espletamento delle proprie funzioni in ottemperanza a quanto previsto dal Decreto. 12

13 L ORGANISMO DI VIGILANZA (ODV) E I FLUSSI INFORMATIVI PREVISTI DAL MODELLO DI RISK MANAGEMENT Staci Italia Bit Orchestra CDA Collegio Sindacale Responsabili Funzioni interessate Organismo di Vigilanza Responsabile del Personale Responsabile Formazione Funzione controllo di Gestione Clienti L ODV di concerto con la Funzione Controllo di Gestione predispone un set di indicatori volti a rilevare l andamento della gestione e del controllo del sistema dei rischi e quindi eventuali anomalie 13

14 Regolamentazione e reporting dell organismo di vigilanza L Organismo di Vigilanza predispone un proprio Regolamento Interno contenente per altro un agenda di lavori semestrale, che condivide con: Consiglio di Amministrazione; Collegio Sindacale. L Organismo di Vigilanza predispone semestralmente una relazione per il Consiglio di amministrazione ed il Collegio Sindacale su: Stato di attuazione del modello di Risk Management; Stato avanzamento dei lavori concernenti il piano delle attività approvate dal Consiglio di Amministrazione come definito nel Modello; Esiti delle verifiche e delle attività di monitoraggio espletate; Segnalazioni ricevute in merito a Violazioni del Modello anche tentate o presunte. 14