Allegato B. Mappatura delle Aree a rischio reato

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1 Allegato B Mappatura delle Aree a rischio reato

2 Reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione L art. 6, comma 2, lett. a) del d.lgs. 231/2001 indica, come uno degli elementi essenziali dei modelli di organizzazione, gestione e controllo previsti dal decreto, l individuazione delle cosiddette attività sensibili, ossia di quelle attività aziendali nel cui ambito potrebbe presentarsi il rischio di commissione di uno dei reati espressamente richiamati dal d.lgs. 231/2001. In occasione dello svolgimento delle attività inerenti il risk mapping, sono state individuate, nell ambito della struttura organizzativa e aziendale di Maran Credit Solution S.p.A., delle aree considerate a rischio reato, ovvero dei settori e/o dei processi aziendali rispetto ai quali è stato ritenuto astrattamente sussistente il realizzarsi delle fattispecie di reato richiamate dagli artt. 24 e 25 del d.lgs. 231/2001. Qui di seguito sono elencate le fattispecie di Attività Sensibili in relazione ai reati contro la Pubblica Amministrazione. Gestione adempimenti previdenziali e assistenziali (relativamente alle comunicazioni e all invio delle dichiarazioni contributive e versamento dei contributi previdenziali; alle comunicazioni agli organi competenti in materia di infortuni, malattie sul lavoro, assunzioni/cessazioni del rapporto di lavoro; alla predisposizione e trasmissione agli organi competenti della documentazione necessaria all assunzione di personale appartenente a categorie protette o la cui assunzione è agevolata; alle visite ispettive). Gestione delle autorizzazioni, permessi e licenze (predisposizione e invio della domanda volta all ottenimento e rinnovo del provvedimento; pagamento alle autorità competenti dei diritti/tasse dovuti al momento della presentazione dell istanza; gestione delle ispezioni/accertamenti da parte delle autorità competenti sul rispetto dei presupposti sottostanti l autorizzazione/licenza). Gestione di finanziamenti/contributi pubblici (richiesta, predisposizione della documentazione a supporto, ottenimento e utilizzo, rendicontazione e monitoraggio delle attività svolte). Gestione del contenzioso (giudiziale e stragiudiziale e coordinamento e gestione dei legali esterni). Gestione degli adempimenti in materia societaria e di privacy. Gestione dei rapporti con l Amministrazione finanziaria e organismi pubblici di vigilanza e controllo di attività regolate dalla legge (visite ispettive, accertamenti, presentazione di dichiarazioni per il versamento delle imposte). Gestione degli adempimenti in materia di sicurezza e igiene del lavoro, in materia ambientale (visite ispettive, accertamenti, presentazione di dichiarazioni). Gestione di beni mobili registrati legati all attività aziendale. Sono altresì state individuate le seguenti aree da considerare strumentali a quelle sopra esaminate in quanto, pur non essendo caratterizzate dall esistenza di rapporti diretti con la Pubblica Amministrazione, possono costituire supporto e presupposto (finanziario e operativo) per la commissione dei reati sopra indicati: 2

3 1. Assunzione, gestione, formazione del personale e incentivazione 2. Assegnazione incarichi di consulenza 3. Selezione e gestione degli agenti/partner commerciale 4. Gestione dei flussi finanziari 5. Acquisto di beni e servizi e gestione dei cespiti 6. Gestione delle utilità (omaggi, pubblicità, sponsorizzazioni, spese di rappresentanza, ecc.) Tutte le Attività Sensibili devono essere svolte conformandosi alle leggi vigenti, ai valori e alle politiche della Società e alle regole contenute nel presente Modello. In linea generale, il sistema di organizzazione della Società deve rispettare i requisiti fondamentali di formalizzazione e chiarezza, comunicazione e separazione dei ruoli, in particolare per quanto attiene l attribuzione di responsabilità, di rappresentanza, di definizione delle linee gerarchiche e delle attività operative. I Principi generali di controllo posti a base degli strumenti e delle metodologie utilizzate per strutturare i presidi specifici di controllo possono essere sintetizzati come segue: Segregazione delle attività: si richiede l applicazione del principio di separazione delle attività tra chi autorizza, chi esegue e chi controlla. Esistenza di procedure/norme/circolari: devono esistere disposizioni aziendali e procedure formalizzate idonee a fornire principi di comportamento, modalità operative per lo svolgimento delle attività sensibili nonché modalità di archiviazione della documentazione rilevante. Poteri autorizzativi e di firma: i poteri autorizzativi e di firma devono: i) essere coerenti con le responsabilità organizzative e gestionali assegnate, prevedendo, ove richiesto, l indicazione delle soglie di approvazione delle spese; ii) essere chiaramente definiti e conosciuti all interno della Società. Tracciabilità: ogni operazione relativa all Attività Sensibile deve essere adeguatamente registrata. Il processo di decisione, autorizzazione e svolgimento dell attività sensibile deve essere verificabile ex post, anche tramite appositi supporti documentali e, in ogni caso, devono essere disciplinati in dettaglio i casi e le modalità dell eventuale possibilità di cancellazione o distruzione delle registrazioni effettuate. Eventuali integrazioni delle suddette aree di attività a rischio potranno essere disposte dall Organismo di Vigilanza nel corso delle attività periodica di risk assessment. 3

4 Reati societari Il D. Lgs. 61/2002 ha esteso la responsabilità amministrativa delle persone giuridiche alla commissione di reati societari da parte di amministratori, direttori generali o liquidatori nonché, in taluni casi, anche da loro sottoposti o altri soggetti che intrattengono rapporti qualificati con la Società (ad es. i suoi revisori). In particolare, come previsto dall art. 25-ter del Decreto, introdotto dal D. Lgs. 61/2002, la società può essere chiamata a rispondere nei casi di commissione dei reati in materia societaria previsti dal codice civile agli articoli La norma precisa che la responsabilità è estesa alla società ove detti reati siano commessi nell interesse della società stessa (1). In proposito, si ritiene fondato recepire l orientamento di autorevole dottrina, secondo cui non tutti i reati societari comportano profili di responsabilità per la società: infatti, vi sono alcuni reati la cui commissione risulta in ogni caso dannosa per la società, la cui economia sarà impoverita o comunque danneggiata, con l effetto che, relativamente ad essi, non si potrà configurare il presupposto di fatto della responsabilità amministrativa della società, cioè la loro commissione nell interesse della società (2) : trattasi in particolare dei reati di indebita restituzione dei conferimenti (art c.c.), ripartizione illegale degli utili e delle riserve (art c.c.) e illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della società controllante (art c.c.), nonché infedeltà patrimoniale (art e 2635 c.c.). Inoltre, come sottolineato anche da Confindustria (3), la riforma dei reati societari e, soprattutto, la previsione di sanzioni a carico delle imprese, ripropone in modo evidente le questioni relative all autonomia, alla collocazione nell organizzazione aziendale, ai poteri ed alla comunicazione da e verso l Organismo; tali questioni diventano ancora più delicate con riferimento ai reati in esame, configurabili quali reati propri (4). Questa circostanza rende infatti problematica la mera previsione che la comunicazione delle predette anomalie sia rivolta proprio agli unici soggetti (apicali) che potrebbero commettere i reati che si tenta di evitare con la medesima comunicazione. Uno dei maggiori problemi del diritto penale dell impresa è quello dell individuazione del soggetto che deve essere considerato destinatario delle norme penali all interno delle organizzazioni complesse. E opportuno premettere come il sistema penale dell impresa sia caratterizzato dalla massiccia presenza dei c.d. reati propri, ovvero quei reati che possono essere realizzati solo da soggetti che rivestono particolari qualifiche extra-penali richiamate dalle norme incriminatici. Tuttavia, l art c.c. equipara al soggetto formalmente investito della qualifica richiesta ai fini dell integrazione della fattispecie di reato anche chi è tenuto a svolgere la stessa funzione, diversamente qualificata, sia chi esercita in modo continuativo e significativo i poteri tipici inerenti alla qualifica o alla funzione, pertanto anche tali soggetti potrebbero essere ritenuti responsabili dei reati in esame. 1 A questo riguardo va notata la diversa formulazione dell art. 5 D. Lgs. 231/2001, il quale prevede che l ente è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio. Secondo la dottrina (cfr. nota successiva), l agire nell interesse di taluno suggerisce l idea che l azione, già nel suo muoversi, sia diretta a realizzare quel ben determinato interesse; laddove la nozione di vantaggio appare più obiettiva, potendosi il vantaggio di taluno realizzare anche indipendentemente dall intenzione di chi compie l azione vantaggiosa. Nell un caso si richiede un intenzionalità riscontrabile ex ante; nell altro un effetto giuridico rilevabile ex post. (Rordorf La responsabilità amministrativa delle società. D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 in Le Società, n. 11/2001, pag. 1297). Secondo tale dottrina, quindi, il D. Lgs. 6/2001 circoscrive la responsabilità amministrativa della società per reati societari alle sole ipotesi di reati commessi con l intenzione, rilevabile ex ante, di realizzare un utilità per la società, non assumendo rilievo, invece, le ipotesi in cui il vantaggio dell ente sia mera conseguenza obiettiva della fattispecie. 2 V. Salafia, La responsabilità delle società alla luce del D.M. n. 201/2003 e delle modifiche al D. Lgs. n. 231/01, in Le Società, n. 11/2003, pag Cfr. Confindustria, Appendice integrativa alle Linee Guida per la costruzione dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. n. 231/2001 con riferimento ai reati introdotti dal D. Lgs. n. 61/2002, Roma, 3 ottobre L art. 25-ter fa infatti espresso riferimento a amministratori, direttori generali, liquidatori o da persone sottoposte alla loro vigilanza. 4

5 Ai fini del presente allegato, tenuto conto delle attività concretamente svolte dalla Società, le attività reputate a rischio di commissione dei reati di cui all art. 25-ter del Decreto sono state identificate nelle seguenti: Predisposizione dei bilanci, delle relazioni e delle altre comunicazioni sociali previste dalla legge Gestione rapporti con Soci, Società di revisione e Collegio Sindacale Operazioni sul capitale e destinazione dell'utile Comunicazione, svolgimento e verbalizzazione Assemblee Conflitti di interesse. I Principi generali di controllo posti a base degli strumenti e delle metodologie utilizzate per strutturare i presidi specifici di controllo possono essere sintetizzati come segue: Tracciabilità delle operazioni/atti: ogni operazione o fatto gestionale sensibile e/o rilevante è documentato coerente e congruo, così che in ogni momento sia possibile identificare la responsabilità di chi ha operato (valutato, deciso, autorizzato, effettuato, rilevato nei libri, controllato l operazione). Segregazione delle funzioni: all interno di un processo aziendale, funzioni separate decidono un operazione, l autorizzano, eseguono operativamente, registrano e controllano. Una contrapposizione tra responsabilità risulta teoricamente opportuna in quanto disincentiva la commissione di errori o irregolarità da parte di una funzione ed eventualmente ne permette l individuazione da un altra coinvolta nel processo. Evidenza formale dei controlli: i controlli effettuati all interno di un processo o una procedura sono adeguatamente formalizzati e documentati, così che spossa, anche in un momento successivo, che ha eseguito un controllo ed il suo corretto operare. Identificazione delle responsabilità dell operazione/processo: la responsabilità di una operazione/ processo aziendale è chiaramente e formalmente definita e diffusa all interno dell organizzazione. Formalizzazione e archiviazione dei documenti rilevanti: i controlli sono adeguatamente formalizzati riportando la data di compilazione o di presa visione del documento e la firma riconoscibile del compilatore e/o del supervisore.gli stessi sono archiviati in luoghi idonei alla conservazione, al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi contenuti e di evitare deterioramenti, danni e smarrimenti. Le stesse indicazioni si applicano, per analogia, anche ai documenti registrati su supporto magnetico. Eventuali integrazioni delle suddette aree di attività a rischio potranno essere disposte dall Organismo di Vigilanza della Società nella sua attività di mantenimento del modello organizzativo. 5

6 Reati in materia di salute e sicurezza sul lavoro L attività necessaria di risk assessment effettuata preventivamente alla redazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs 231/01 ha riguardato l individuazione delle aree/attività aziendali in cui sia presente il rischio di commissione dei reati previsti dal decreto. Con precipuo riferimento ai reati di cui all art. 25 septies del D.Lgs 231/01 (omicidio colposo e lesioni gravi e gravissime) le Linee Guida emanate da Confindustria evidenziano, con riguardo alla inventariazione degli ambiti aziendali, come non sia possibile escludere aprioristicamente alcun ambito di attività, poiché tali reati potrebbero interessare la totalità delle componenti aziendali con particolare riferimento alla gestione delle attività relative alle sedi lavorative, accessi, transiti e permanenze nei locali della Società da parte di Dipendenti e soggetti esterni e alla gestione delle attività di manutenzione dei locali e movimentazione di mobili, arredi ed attrezzature. L analisi dei processi aziendali della Società ha consentito di individuare quali attività ritenute sensibili con riferimento ai reati previsti dall art. 25-septies del d.lgs. 231/2001 quelle relative a: 1. Pianificazione del sistema di gestione del servizio di prevenzione e protezione della salute e sicurezza dei lavoratori. 2. Organizzazione della struttura con riferimento alle attività in tema di salute e sicurezza sul lavoro. 3. Sistema di deleghe di funzioni e di individuazione di responsabilità. 4. Individuazione, valutazione e gestione dei rischi. 5. Gestione del sistema di prevenzione e protezione della salute e sicurezza dei lavoratori 6. Attività di informazione in tema di salute, sicurezza e igiene sul lavoro. 7. Rapporti con i fornitori. 8. Gestione degli asset aziendali. 9. Gestione delle emergenze. 10. Controllo e azioni correttive con riferimento alle attività connesse alla salute, sicurezza e igiene sul lavoro. 11. Riesame della Direzione con riferimento alle attività connesse alla salute, sicurezza e igiene sul lavoro. Il Modello, per essere efficacemente attuato, deve essere integrato con il complesso sistema degli adempimenti aziendali nascenti dagli obblighi di prevenzione e protezione imposti dall ordinamento legislativo ed anche dalle procedure eventualmente già presenti. Il richiamo alla procedure già esistenti e l integrazione del Modello con le stesse appare inevitabile ed in osservanza con quanto predisposto altresì dalle Linee Guida di Confindustria, ove si sottolinea anche l importanza di evitare inutili e costose duplicazioni. 6

7 Reati in tema di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita L individuazione nelle aree considerate potenzialmente a rischio reato, ovvero dei settori e/o processi aziendali rispetto ai quali è stato ritenuto astrattamente sussistente il rischio di commissione dei reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita. Tali reati contemplati dall art. 25 octies del D.Lgs. 231/01, introdotti dal Decreto antiriciclaggio, possono comportare la responsabilità dell Ente, oltre che nelle specifiche ipotesi di condotte strumentali a finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico anche qualora non presentino le caratteristiche di trans-nazionalità in precedenza previste. La nuova disciplina prevista dal Decreto Antiriciclaggio prevede inoltre un rafforzamento dei controlli con specifici adempimenti posti a carico delle banche e degli intermediari finanziari, ed in particolare: adeguata verifica della clientela; registrazione e conservazione della documentazione delle operazioni; segnalazione di operazioni sospette; comunicazioni delle violazioni dei divieti in tema di denaro contante e dei titoli al portatore; comunicazione da parte degli Organi di controllo dell Ente delle infrazioni riscontrate. Il Decreto antiriciclaggio prevede sanzioni in caso di violazione degli obblighi di controllo sopra elencati, al fine di istituire una tutela preventiva, che prescinde dal ricorrere nelle concrete fattispecie di ipotesi di riciclaggio, ma che mira comunque ad assicurare il rispetto dei fondamentali principi della approfondita conoscenza della clientela e della tracciabilità delle transazioni, al fine di scongiurare anche il mero pericolo di inconsapevole coinvolgimento degli intermediari finanziari in fatti di ricettazione, riciclaggio e impiego illecito di capitali. La violazione di detti obblighi di controllo, pur sanzionata, non comporta di per sé la responsabilità amministrativa dell Ente ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Tuttavia qualora l operatore dell Ente contravvenisse a detti adempimenti nella consapevolezza della provenienza illecita dei beni oggetto delle operazioni, potrebbe essere chiamato a rispondere per i predetti reati, e potrebbe quindi conseguirne anche la responsabilità amministrativa dell Ente ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Il rischio che si verifichino i suddetti reati nel contesto della Società concerne in particolare: 1. gestione di tutte le transazioni finanziarie (con particolare attenzione all instaurazione e la gestione dei rapporti di incasso, anche continuativi); 2. il trasferimento di fondi; 3. compravendita di beni e/o servizi con controparti considerate a rischio; 4. selezione di fornitori e di partner commerciali/finanziari e gestione dei relativi rapporti con controparti considerate a rischio; 5. negoziazione e stipulazione di contratti di intermediazione con controparti considerate a rischio; 6. assunzione di personale. Eventuali integrazioni delle suddette aree di attività a rischio potranno essere disposte dall Organismo di Vigilanza nel corso delle attività periodica di risk assessment. 7

8 Reati Informatici Le attività nelle quali possono essere commessi i reati informatici e trattati in modo illecito i dati aziendali informatici sono proprie di ogni ambito aziendale che utilizza le tecnologie dell informazione. La Società ha predisposto appositi presidi organizzativi e si è dotata di adeguate soluzioni di sicurezza, in conformità alle disposizioni di Vigilanza ed al Codice della privacy, per prevenire e controllare i rischi in tema di tecnologia dell informazione, a tutela del proprio patrimonio informativo e dei dati personali dei debitori e dei terzi. Le attività nelle quali è maggiore il rischio che siano posti in essere i comportamenti illeciti come sopra descritti è la gestione e l utilizzo dei sistemi informatici e delle informazioni aziendali (c.d. patrimonio informativo ). Si riportano di seguito le attività individuate nella Società dalla attività di risk mapping: Gestione e monitoraggio degli accessi ai sistemi informatici e telematici, nell ambito della quale sono ricomprese le attività di: gestione del profilo utente e del processo di autenticazione; gestione e protezione della postazione di lavoro; gestione degli accessi verso l esterno; gestione e protezione delle reti; gestione degli output di sistema e dei dispositivi di memorizzazione, sicurezza fisica (sicurezza cablaggi, dispositivi di rete, ecc.); Introduzione o trasmissione di dati, informazioni o programmi; Certificazione di firma elettronica; Accesso fisico alla struttura tecnologica. Eventuali integrazioni delle suddette aree di attività a rischio potranno essere disposte dall Organismo di Vigilanza nel corso delle attività periodica di risk assessment. 8

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