GLI ADEGUATI ASSETTI ORGANIZZATIVI

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1 D.LGS. 231/2001: ADEMPIMENTI NELL AMBITO DELLA COMPLIANCE AZIENDALE Torino, 1 dicembre 2011 GLI ADEGUATI ASSETTI ORGANIZZATIVI Convegno «D.lgs 231/2001» - Torino, 01 dicembre 2011 Centro Congressi Villa Gualino

2 ORGANI SOCIALI E CONTROLLI: schema di sintesi AZIONISTI Relazioni annuali e infrannuali Relazione art c.c. Consiglio di amministrazione 1/1 Richiesta di informazioni Collegio Sindacale 2/2 Scambio Informazioni Art septies Report periodico Attribuzione compiti Organi delegati e direzione Deleghe art c.c. Rapporto periodico Rapporto periodico Report periodico Rapporto periodico Società di Revisione 3/3 Relazione art. 24 d.lgs 39/10 Piano di audit Rapporto periodico Controllo Interno 4/4 OdV 231 Attività di audit (inclusa 231 come sottosistema) Rapporto periodico Rapporto periodico Rapporto periodico FUNZIONI AZIENDALI 2

3 Legenda schema precedente 1/1 Consiglio di Amministrazione (art c.c.): - l A.D. cura che l assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia adeguato alla natura ed alle dimensioni dell impresa; - CdA sulla base delle informazioni ricevute valuta: - l adeguatezza degli assetti; - esamina i Piani Gestionali; - valuta il generale andamento della gestione. 3

4 Legenda schema precedente 2/2 Collegio Sindacale (art c.c.) e Vigila: NORME DI CNDCEC COMPORTAMENTO emanate dal - sull osservanza della Legge e dello Statuto; - sul rispetto dei principi di corretta amministrazione; - sulla adeguatezza degli assetti e del loro concreto funzionamento. 4

5 Legenda schema precedente 3/3 REVISIONE LEGALE (D.Lgs. 39/2010): - Esprime un giudizio sul bilancio; - Verifica, nel corso dell esercizio: - la regolare tenuta della contabilità; - la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili. 5

6 Legenda schema precedente 4/4 Controllo Interno: processo svolto sui diversi livelli dell organizzazione, con la finalità di fornire, con ragionevole sicurezza il conseguimento degli obiettivi di: - Economicità; - Attendibilità delle informazioni (Bilancio); - Conformità alle Leggi ed ai Regolamenti. 6

7 Legenda schema precedente 4/4 DEFINIZIONE DI CONTROLLO INTERNO: va inteso come il complesso di regole, procedure e strutture organizzative che devono assicurare ex ante che l attività sociale sia svolta con efficienza ed efficacia nel rispetto delle regole e nella consapevolezza dei rischi gestionali assunti, da valutare coerentemente con i principi di una sana e prudente gestione. 7

8 GLI OBIETTIVI AZIENDALI DI ECONOMICITÀ: è riconducibile al raggiungimento ed al mantenimento di condizioni di EFFICACIA ed EFFICIENZA nella gestione aziendale; DI CORRETTA INFORMAZIONE: diffusione di informazioni attendibili, sia interne (per una corretta procedura decisionale) sia esterne (rappresentata dal bilancio di esercizio); DI CONFORMITÀ (o di compliace): viene identificato con l osservanza delle norme e dei regolamenti propri del settore in cui opera l azienda. 8

9 ECONOMICITÀ L obiettivo di Economicità va inteso quindi come il raggiungimento delle condizioni di equilibrio economico e finanziario con il minor impiego di risorse. - Efficacia: si sostanzia nella attuazione effettiva degli obiettivi indipendentemente dall impiego delle risorse; - Efficienza: si sostanzia nel raggiungimento dei risultati impiegando il minor numero di risorse. 9

10 DOVERI La riforma del Diritto Societario ha affiancato ai doveri di diligenza, ulteriori doveri specifici che riducono l ambito della discrezionalità gestoria: - DOVERI DI PIANIFICAZIONE; - DOVERI DI ORGANIZZAZIONE; - DOVERI DI GESTIONE DEL RISCHIO. 10

11 SVOLGIMENTO DEI CONTROLLI I controlli devono essere svolti tenendo conto: - della natura; - delle dimensioni; - delle caratteristiche operative dell impresa; - dell assetto proprietario; - dell eventuale appartenenza ad un Gruppo 11

12 TIPOLOGIE DEI CONTROLLI 1) CONTROLLO DI MERITO: è riferito al Controllo circa l opportunità e la convenienza economica dell attività gestionale (Potere di Indirizzo): a) Compete ai Soci nei confronti del CdA; b) Compete al CdA nei confronti degli A.D.; Le operazioni/scelte gestionali non sono sindacabili dagli Organi di Controllo eccetto nei casi di scelte irrazionali o in assenza di metodologie valutative relativamente agli impatti economici, finanziari dell operazione. 12

13 CORRETTA GESTIONE Cass. 28 aprile 1997 n 3652 ha sancito che la differenza tra violazione e atto di gestione corretto da parte degli amministratori va ricercato nella OMISSIONE di quelle CAUTELE, VERIFICHE e INFORMAZIONI PREVENTIVE necessarie in relazione al caso concreto. 13

14 TIPOLOGIE DEI CONTROLLI 2) CONTROLLO SULL ADEGUATEZZA DEGLI ASSETTI ORGANIZZATIVI: è riferito al controllo della idoneità del sistema organizzativo aziendale, rappresentato dall ORGANIGRAMMA/FUNZIONIGRAMMA. 14

15 L affidabilità del sistema di controllo interno dipende: dall ESISTENZA di procedure appropriate; dall ESECUZIONE delle procedure da parte di personale idoneo; dalla CORRETTA APPLICAZIONE delle stesse. 15

16 3) DOVERE DI GESTIONE DEL RISCHIO Definizioni: 1. la NORMA ISO GESTIONE DEL RISCHIO : a. intende il RISCHIO come l effetto dell incertezza sugli obiettivi ; b. ritiene una gestione del RISCHIO efficace quando la stessa organizzazione ha chiaro il principio della gestione del RISCHIO teso a proteggere il valore aziendale; 2. il RISCHIO è dovuto al concorso di almeno 3 fattori: a. gli obiettivi: il management deve stabilire la mission ovvero la descrizione della esistenza della organizzazione e come essa debba essere percepita dai suoi membri; b. il pericolo o la minaccia di un potenziale danno; c. la probabilità che si avveri la minaccia. 16

17 3) DOVERE DI GESTIONE DEL RISCHIO Osservazioni: il RISCHIO non può essere quantificato in modo assoluto; la conoscenza riduce il RISCHIO; la valutazione del RISCHIO dipende dagli obiettivi; la sottostima del RISCHIO comporta: una maggiore probabilità del verificarsi del danno; una impreparazione a gestire le conseguenze dell evento dannoso (disastro). 17

18 I RISCHI AZIENDALI La tutela e l integrità del valore/patrimonio aziendale impone che i rischi che possono essere di varia natura siano fronteggiati. Discende quindi che la GESTIONE AZIENDALE vada considerata come un sistema di rischi che devono essere interpretati e prevenuti. 18

19 IL SISTEMA DEI RISCHI Il sistema dei RISCHI: ossia la mappatura dei principali rischi costruita con metodo e tecnicismo per ridurre l impatto dei rischi delle decisioni intraprese per la corretta gestione. Le categorie ricorrenti dei RISCHI: Finanziari; di Approvvigionamento; di Vendita; del Mercato di Lavoro; del Settore ove opera l azienda Ambientali; Inasprimenti Normativi; Reputazionali; Strategici; Operativi dovuti a comportamenti umani. 19

20 RISCHI DA REATO Ora a questi rischi si sono aggiunti i RISCHI DA REATO connessi con l introduzione del D.Lgs. 231/2001. Ciò comporta che il generale rischio aziendale assume grandezze e dinamicità che rendono più pregnanti controlli per giungere ad un sistema di rischi fatto da rischi residuali, non evitabili, e questo richiede che l impresa si doti di una vera e propria strategia per fronteggiare i rischi di cui si è fatto cenno. 20

21 CONTROLLO DEI RISCHI: Principi I fondamentali PRINCIPI DI CONTROLLO DEI RISCHI sono, in sintesi: a. Adeguatezza delle soluzioni adottate; b. Continuità: funzionamento continuo del presidio dei rischi; c. Separatezza dei controlli della gestione operativa; d. Prevenzione: vigilanza, segnalazione dei rischi; e. Pervasività: diffusione nella struttura organizzativa di opportuni presidi a salvaguardia dei rischi; f. Efficacia: specifiche metodologie per fronteggiare i rischi; g. Tracciabilità: la possibilità di verificare in qualsiasi momento la tipologia degli interventi e delle soluzioni adottate. 21

22 IL MODELLO ED I RISCHI La definizione del MODELLO efficace ed efficiente deve originarsi da un accurato processo di RISK MANAGEMENT. L ATTIVITA DI RISK MANAGEMENT consiste nel MONITORAGGIO CONTINUO, dei RISCHI AZIENDALI relativi alle attività. LIMITE: detta ATTIVITA è ancora percepita come centro di costo non associabile a un percettibile profitto. 22

23 I RISCHI Il rischio inerente è tutto ciò che potrebbe, in via teorica, impedire all azienda di conseguire i suoi traguardi, ipotizzando che il sistema di controllo non sia operativo (cause o minacce latenti). Il rischio residuo è la conseguenza delle minacce/vulnerabilità che riescono a superare il sistema di controllo interno (effetti sugli obiettivi). 23

24 IL CONCETTO DI ERRORE IL CONCETTO DI ERRORE: gli errori sono inesattezze od omissioni di valori o di informazioni qualitative di natura NON INTENZIONALE. IL CONCETTO DI FRODE: le frodi si riferiscono invece a inesattezze di natura INTENZIONALE. La differenza principale tra errore e frode consiste nella intenzionalità. IL CONCETTO DI SIGNIFICATIVITA : è l ampiezza di una omissione o di un errore contenuto nelle informazioni (contabili), a causa della quale, alla luce delle circostanze, diventa probabile che il giudizio di una persona ragionevole che si affida a tali informazioni cambierebbe o sarebbe influenzato dall omissione o errore. 24

25 RISCHIO ACCETTABILE Il D.Lgs. 231/2001 introducendo la previsione della responsabilità amministrativa delle società con un sistema sanzionatorio estremamente severo (pene patrimoniali e sanzioni interdittive) enfatizza il concetto di RISCHIO ACCETTABILE che diventa il fattore primario per la determinazione dei limiti (sia quantificativi che qualitativi) delle misure di prevenzione da introdurre nel sistema dei controlli per evitare la commissione dei reati previsti dal Decreto. La responsabilità amministrativa esprime il rischio di organizzazione e la legge presume che detto rischio possa essere efficacemente affrontato attraverso i MODELLI Organizzativi adeguati. 25

26 FONTI NORMATIVE D.Lgs. n. 231/2011Art. 5 Responsabilità dell ente 1. L ente è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio: a) da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione ed il controllo dello stesso (apicali); b) da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alla lettera a). 2. L ente non risponde se le persone indicate nel comma 1 hanno agito nell interesse esclusivo proprio o di terzi. 26

27 FONTI NORMATIVE D.Lgs. n. 231/2011 Art. 6 Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell ente 1. Se il reato è stato commesso dalle persone indicate nell articolo 5, comma 1, lettera a), l ente non risponde de prova che: a) l organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi; b) il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo; c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione; d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell organismo di cui alla lettera b). 27

28 COLPA DI ORGANIZZAZIONE la COLPA DI ORGANIZZAZIONE è l omessa o l insufficiente regolamentazione e/o vigilanza dei processi esposti a rischio di reato ex D.Lgs. 231/2001 (NON EFFICIENTE STRUTTURA DI LEGALITÀ AZIENDALE). Per individuare la responsabilità dell Ente si utilizza il termine ORGANIZZAZIONE poiché l Ente è inteso quale aggregato di individui organizzati in grado di fronteggiare le situazioni complesse. ENTE aggregato di Individui ORGANIZZATI COLPA DELL ENTE Colpa di ORGANIZZAZIONE 28

29 COLPA DI ORGANIZZAZIONE LA COLPA DI ORGANIZZAZIONE: Individua da un punto di vista penalistico e imputativo i processi organizzativi che condizionano le decisioni e mira, come obiettivo, alla evidenziazione della colpevolezza (autonoma cioè slegata dalla persona fisica) della società in termini di inidoneità della sua struttura a prevenire i rischi da reato per carenza/difetto di controllo. Trova la sua applicazione: In strutture aziendali articolate, costituenti il tessuto organizzativo aziendale, dove i processi decisionali sono gestiti da più persone. Allorché si verifichi la violazione del sistema dei controlli organizzativi posti in essere per fronteggiare i rischi di commissione di reati. Oppure la società non ha predisposto un efficace sistema organizzativo teso alla prevenzione del rischio del verificarsi il reato. Si evidenzia come DEFICIT DI CONTROLLO. L adozione del MODELLO consente alla società di sostenere la presunzione di non aver agevolato il compimento del reato. 29

30 COLPA DI ORGANIZZAZIONE D.LGS. 231/2001 La violazione dell obbligo degli enti di dotarsi di un adeguato assetto organizzativo comporta l insorgere di una colpa di organizzazione che: consente di estendere la responsabilità all ente che non ha adottato un assetto organizzativo adeguato ed idoneo a prevenire la commissione dell illecito; evita l attribuzione della responsabilità sulla base di criteri oggettivi/soggettivi; agevola l accertamento delle responsabilità, invertendo l onere della prova della colpevolezza. 30

31 CONTROLLO PREVENTIVO Il sistema di controllo preventivo dovrà essere così articolato: Codice Etico: trattasi di principi di carattere generale che devono contenere, assieme al Modello, un Sistema disciplinare ; Il Sistema Organizzativo: deve essere esplicitato in modo chiaro e devono essere formalizzate l attribuzione di responsabilità, le linee di dipendenza gerarchica e l attribuzione di compiti (organigramma/funzionigramma); Procedure: manuali e informatiche che devono regolamentare lo svolgimento delle attività; Poteri autorizzativi e di firma: devono essere concordati con il Sistema di Responsabilità e devono prevedere i poteri di spesa; Sistema di Controllo di Gestione: deve permettere l immediata segnalazione dell insorgenza di criticità; Comunicazione al personale e sua formazione: sono considerati requisiti fondamentali per un corretto funzionamento del Modello. 31

32 CONCLUSIONI In sostanza il legislatore riconosce che la RILEVAZIONE e l ORGANIZZAZIONE sono aspetti fondamentali della vita dell impresa, indispensabili alla attività di GESIONE. Conseguentemente: una gestione efficiente e conforme alle norme riduce il rischio che la società non possa perseguire la sua missione riducendo così il suo valore; il tutto è in sintonia con l innovato art comma 1 del c.c. che prevede nella relazione degli amministratori, oltre al già operante obbligo di fornire informazioni sulla prevedibile evoluzione della gestione sociale anche quello di descrivere i rischi e le incertezze cui l impresa è esposta. 32

33 COMPOSIZIONE DELL OdV La legge 183/2011 ha inserito all art. 6 del D.Lgs. 231/2011 il comma 4 bis che prevede che nelle società di capitali il Collegio Sindacale può svolgere le funzioni di OdV. E stata così definita la compatibilità del Collegio Sindacale a svolgere l attività di OdV, già peraltro prevista al punto 5.5 delle NORME DI COMPORTAMENTO DEL COLLEGIO SINDACALE emanate dal CNDCEC. 33

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