Comitato Ecolabel ed Ecoaudit Sezione - EMAS Italia

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1 Comitato Ecolabel ed Ecoaudit Sezione - EMAS Italia PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI AI SENSI DEL REGOLAMENTO CE N. 761/2001 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO DEL 19 MARZO 2001 REV. 1 Roma 13/12/2001

2 Premesso che il regolamento CE n. 761/2001 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 19 Marzo 2001 (di seguito denominato regolamento EMAS) istituisce un sistema comunitario di ecogestione e audit al quale possono aderire volontariamente le organizzazioni, per valutare e migliorare le prestazioni ambientali delle organizzazioni e fornire al pubblico e ad altri soggetti interessati informazioni pertinenti; il regolamento EMAS stabilisce all'articolo 5 che ciascuno Stato membro designa l'organismo competente cui spetta l'esecuzione dei compiti previsti dal regolamento stesso; il decreto del Ministro dell ambiente 2 agosto 1995, n.413 e successive modifiche ed integrazioni istituisce il Comitato per Ecolabel ed Ecoaudit e che al Titolo III - Sezione Ecoaudit attribuisce al Comitatola funzione di Organismo nazionale competente per EMAS (di seguito indicato come Organismo Competente EMAS ); in conformità a quanto stabilito all articolo 14 del citato decreto del Ministro dell ambiente n. 413, l'organismo Competente stabilisce un sistema di quote per far fronte alle spese sostenute, tra l'altro, per la registrazione delle organizzazioni; il regolamento EMAS, agli art. 3,6,7,8 e agli allegati III e VIII, definisce le esigenze inerenti la dichiarazione ambientale e la registrazione delle organizzazioni; la Raccomandazione 2001/680/EC, definisce le linee guida sulle modalità di stesura della dichiarazione ambientale (allegato 1), sulla partecipazione dei dipendenti (allegato 2), sugli aspetti ambientali (allegato 3) e sulle semplificazioni nelle PMI (allegato 4); la Decisione 2001/681/EC, definisce le linee guida sull entità registrabili (allegato 1), sulle verifiche e periodicità dell audit (allegato 2) e sull uso del logo (allegato 3). 2

3 IL COMITATO PER L ECOLABEL E L ECOAUDIT - SEZIONE EMAS ITALIA nella riunione del 13/12/2001 ADOTTA la presente rev. 1 della PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI AI SENSI DEL REGOLAMENTO CE N. 761/2001 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO DEL 19 MARZO

4 PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI AI SENSI DEL REGOLAMENTO CE N. 761/2001 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO DEL 19 MARZO Scopo La presente procedura definisce criteri e modalità per la registrazione delle organizzazioni da parte dell Organismo Competente EMAS. 2. Requisiti La registrazione, ai sensi dell articolo 6 del regolamento EMAS, può essere richiesta da qualsiasi organizzazione (società, azienda, impresa, autorità o istituzione, o parte o combinazione di essi, con o senza personalità giuridica pubblica o privata, che ha amministrazione o funzioni proprie) collocata sul territorio nazionale, che intenda migliorare le sue prestazioni ambientali complessive e che sia in possesso di una Dichiarazione Ambientale convalidata da un verificatore ambientale accreditato ai sensi del Regolamento EMAS. 3. Domanda di registrazione di un organizzazione 3.1 Modalità di inoltro Per ottenere la registrazione, l organizzazione deve inviare all Organismo Competente EMAS una domanda redatta secondo lo schema di cui all allegato I alla presente procedura, corredato dal modulo per la registrazione delle organizzazioni di cui all allegato II, che costituisce parte integrante della domanda di registrazione. La domanda deve essere sottoscritta dal legale rappresentante dell organizzazione ovvero da persona da questi specificamente delegata e deve essere completata con una sua dichiarazione in cui assicuri: l impegno al rispetto delle condizioni imposte dalla presente procedura; la correttezza e completezza delle informazioni trasmesse la conformità alle pertinenti disposizioni legislative in materia ambientale dell organizzazione che richiede la registrazione. 3.2 Contenuti della domanda La domanda deve, in accordo a quanto specificato nell allegato VIII del regolamento EMAS, contenere almeno le seguenti informazioni: denominazione dell organizzazione; Indirizzo dell organizzazione; Persona di contatto; Codice NACE dell attività; Numero di dipendenti; Nome del verificatore ambientale accreditato; Numero e portata dell accreditamento; Data della prossima dichiarazione ambientale; Nome ed estremi per contattare l autorità o le autorità competenti in materia di controllo. 4

5 3.3 Documentazione allegata alla domanda di registrazione Alla domanda di registrazione dovrà essere allegata almeno la seguente documentazione: la dichiarazione Ambientale convalidata (originale più una copia in formato digitale); una descrizione del programma di verifica ispettiva interna stabilito per l organizzazione nel periodo di validità della registrazione; la dichiarazione del legale rappresentante dell organizzazione di cui al punto 3.1; la ricevuta del versamento della quota di registrazione determinata secondo le indicazioni contenute al paragrafo 6; per le imprese il certificato di iscrizione nel registro delle imprese e dichiarazione resa mediante autocertificazione attestante l assetto societario alla data della domanda (in caso di rinnovo della registrazione il certificato va presentato solo in caso di avvenute variazioni); Modulo contenente le informazioni di cui al punto 3.2 (Allegato 2). 3.4 Presentazione della domanda di registrazione 4. Istruttoria La domanda di registrazione e la documentazione allegata, devono essere trasmesse in duplice copia all Organismo Competente, di cui una in formato cartaceo a mezzo plico raccomandato A.R. o per corriere e l altra in formato digitale, all indirizzo indicato nello schema di domanda di cui all allegato 1. L ANPA comunica al Presidente dell Organismo Competente e all organizzazione il nominativo del responsabile dell istruttoria il quale avrà il compito di esaminare la domanda di registrazione e la documentazione ad essa allegata e di mantenere i contatti con l organizzazione fino alla fine dell iter di istruttoria. L istruttoria svolta dall ANPA consiste nell accertamento che tutte le condizioni stabilite dal Regolamento EMAS, dalle linee guida citate in premessa e dalla presente procedura siano soddisfatte. L ANPA trasmette gli esiti all Organismo Competente entro il termine massimo di trenta giorni dalla data di avvio dell istruttoria. Nel corso dell istruttoria di registrazione l'anpa, anche a seguito di eventuali osservazioni da parte dei membri del Organismo Competente, e/o dai soggetti interessati, può richiedere all organizzazione integrazioni, delucidazioni o modifiche alla documentazione presentata e ne informa il verificatore ambientale che ha eseguito la convalida della dichiarazione ambientale. In questo caso, a decorrere dalla data della richiesta, non si computa, nel termine di cui al punto precedente, il tempo trascorso in attesa dei chiarimenti Trascorsi inutilmente sessanta giorni dalla notifica della richiesta di integrazioni o delucidazioni, o comunque nel caso in cui i chiarimenti pervenuti non consentano la prosecuzione dell istruttoria, la domanda sarà considerata decaduta e l ANPA ne darà immediata comunicazione all Organismo Competente, che a sua volta provvederà ad informare l organizzazione. 5. Registrazione L Organismo Competente, sulla base degli esiti dell istruttoria, si pronuncia sulla registrazione dell organizzazione al più tardi nel corso della seconda riunione successiva alla ricezione degli esiti 5

6 dell istruttoria, delibera la registrazione dell organizzazione e ne comunica il numero di registrazione secondo quanto specificato all art.6, punto 1 del regolamento EMAS. L Organismo Competente provvede a dare pubblica informazione dell avvenuta registrazione del organizzazione. 5.1 Validità della registrazione La registrazione dell organizzazione ha validità fino alla data di scadenza indicata nella lettera di comunicazione, di cui al punto 5 della presente procedura, inviata dall Organismo Competente alla direzione dell organizzazione, e nel relativo certificato. Tale data dovrà essere inserita nella Dichiarazione Ambientale stampata per il pubblico dopo la registrazione e costituirà il termine di riferimento per la presentazione della Dichiarazione Ambientale successiva e degli aggiornamenti annuali convalidati. 5.2 Diniego di registrazione Qualora risulti che non siano soddisfatti i requisiti del regolamento EMAS, delle decisioni della Commissione Europea e/o della presente procedura, o nel caso in cui i chiarimenti pervenuti a seguito di richiesta di ANPA non siano considerati soddisfacenti, l Organismo Competente provvede a comunicare all organizzazione la non registrabilità specificandone i motivi. Il richiedente può comunque ripresentare e/o integrare la domanda, dopo aver adottato e attuato le misure correttive necessarie per la rimozione delle condizioni negative che hanno impedito la registrazione. Inoltre qualora l Organismo Competente venga a conoscenza che le attività del verificatore non siano state svolte in maniera tale da garantire che l organizzazione richiedente la registrazione sia conforme ai requisiti del Regolamento, la registrazione è rifiutata fino a quando non sia adeguatamente attestata la conformità dell organizzazione ai requisiti del Regolamento EMAS e ne viene data comunicazione al verificatore ambientale che ha convalidato la dichiarazione ambientale. 5.3 Aggiornamenti della Dichiarazione Ambientale ed estensioni della registrazione 6. Quote Annualmente l organizzazione registrata deve presentare all Organismo Competente EMAS gli aggiornamenti annuali convalidati della Dichiarazione Ambientale. Nel caso in cui le attività svolte dall organizzazione registrata vengano estese ad altri settori, non compresi nella precedente registrazione, o avvengano variazioni rilevanti rispetto alla dichiarazione ambientale precedente, l organizzazione dovrà presentare ex novo la domanda di registrazione. L organizzazione deve presentare nuovamente e per intero domanda di registrazione allegando la nuova versione della Dichiarazione Ambientale convalidata, entro e non oltre 1 mese dalla data di scadenza di cui sopra. In assenza della documentazione prevista l Organismo competente EMAS invia un sollecito scritto all organizzazione interessata. Passati 3 mesi dalla data di sollecito, in caso di mancata presentazione della nuova domanda di registrazione, la registrazione dell organizzazione decadrà automaticamente. Le quote di registrazione sono fissate, con riferimento alla definizione di piccola, media e grande 6

7 impresa così come stabilito nella legislazione nazionale. 6.1 Determinazione delle quote L Organismo Competente EMAS stabilisce le seguenti quote: Euro Euro Euro 50 per le piccole imprese 500 per le medie imprese per le grandi imprese. Le quote per tutti gli altri enti sono fissate di volta in volta dall Organismo Competente EMAS in relazione all entità dell organizzazione. Le quote si riferiscono ad ogni numero di registrazione concessa e devono essere versate per ogni anno di validità della registrazione stessa. 6.2 Modalità di versamento delle quote La quota di prima registrazione deve essere versata all atto della presentazione della domanda di cui al par. 3. Le successive quote devono essere versate all inizio di ogni anno di validità della registrazione. Le modalità del versamento sono stabilite all articolo 14, comma 2, del Decreto del Ministro dell Ambiente 2 agosto 1995 n. 413, e successive modifiche ed integrazioni 6.3 Modifica delle quote L'eventuale modifica delle quote da parte dell Organismo Competente deve avvenire entro il 30 novembre dell anno precedente a quello di applicazione. L Organismo Competente provvede a comunicare alle organizzazioni registrate l avvenuta variazione della quota. 7. Registro delle organizzazioni EMAS L ANPA, provvede, secondo le direttive dell Organismo Competente, alla tenuta del registro contenente l elenco delle organizzazioni aderenti al sistema EMAS. Il registro delle organizzazioni è pubblico e può essere consultato tra l altro nel sito web nell apposita pagina Registro nazionale delle organizzazioni EMAS. Una sintesi del registro è inoltre pubblicato sul sito web nella pagina Comitato Ecolabel Ecouadit. 8. Informazioni connesse alla registrazione L organizzazione che richiede la registrazione EMAS è tenuta a collegarsi alla Banca Dati dell ANPA seguendo le istruzioni riportate nell Allegato 3. Il sistema informatico genera automaticamente il modulo (Allegato 2), contenente le informazioni previste dal Regolamento 761/01 (allegato VIII). L organizzazione registrata è inoltre tenuta a: completare l immissione dei dati della dichiarazione ambientale convalidata nella banca dati dell ANPA seguendo le istruzioni riportate nell Allegato 3; riprodurre il logo EMAS nelle due versioni consentite dal Regolamento per le organizzazioni registrate utilizzando il software, prodotto dalla Commissione UE; sarà cura dell ANPA 7

8 fornire all organizzazione registrata il relativo CD ROM contestualmente alla comunicazione dell avvenuta registrazione. riportare nella copertina della dichiarazione ambientale pubblicata, il logo EMAS nella versione 2 (contenente il numero di registrazione). L organizzazione registrata è inoltre tenuta a comunicare all Organismo Competente con la massima tempestività le seguenti informazioni: eventuali variazioni nell assetto proprietario dell organizzazione. In caso di variazione dovrà essere prodotta una dichiarazione che impegni la direzione dell organizzazione al mantenimento delle condizioni che hanno portato alla registrazione in caso di incidente ambientale verificato presso l organizzazione registrata, dovranno altresì essere comunicate tempestivamente modalità e tempi di risoluzione ed i provvedimenti adottati per la mitigazione degli impatti. La mancata comunicazione entro 30 giorni comporterà l applicazione delle condizioni di sospensione riportate al punto Rinuncia alla registrazione EMAS La rinuncia alla registrazione EMAS da parte dell organizzazione può essere effettuata in ogni momento, a mezzo di lettera raccomandata A.R. all Organismo Competente. La rinuncia non dà diritto al rimborso della quota già versata. 10. Sospensione dal registro EMAS 10.1 Motivi della sospensione La sospensione dal registro delle organizzazioni EMAS è deliberata dall Organismo Competente nei seguenti casi: violazione al regolamento EMAS; violazione alla presente procedura, o mancato adeguamento ad eventuali sue successive modifiche o integrazioni; qualora l Organismo Competente venga informato dalle autorità competenti in materia di controlli ambientali su violazioni delle pertinenti disposizioni legislative in materia di ambiente; qualora l Organismo Competente venga a conoscenza che le attività del verificatore non siano state svolte in maniera tale da garantire che l organizzazione richiedente la registrazione sia conforme ai requisiti del Regolamento EMAS; mancata comunicazione delle informazioni di cui al numero 8 della presente procedura; qualora l organizzazione utilizzi la dichiarazione ambientale o il logo EMAS in modo da contravvenire all articolo 8 del regolamento EMAS e/o all allegato 3 della Decisione 2001/681/EC della Commissione Europea. Prima di procedere alla sospensione dal Registro EMAS l Organismo Competente EMAS, comunica le motivazioni ed invita l Organizzazione interessata ad esporre eventuali controdeduzioni. 8

9 La sospensione dal registro EMAS, è notificata dall Organismo Competente all organizzazione sia a mezzo telefax sia a mezzo lettera raccomandata A.R., e ha decorrenza dalla data della prima notifica Revoca della sospensione Nel caso previsto al punto c del paragrafo 10.1, l Organismo Competente potrà ritirare la sospensione solo dopo aver ricevuto, dall autorità competente in materia di controlli ambientali, notifica che le violazioni delle pertinenti disposizioni regolamentari in materia di ambiente dell organizzazione, sono state risolte e/o assicura che sono in atto accordi soddisfacenti atti a garantire che non si ripeteranno. Negli altri casi la registrazione è sospesa fino a quando l Organismo Competente non abbia garanzia sulla conformità dell organizzazione ai requisiti del Regolamento EMAS. 11. Cancellazione dal registro EMAS La cancellazione di un organizzazione dal registro EMAS è deliberata dal Organismo Competente, sentita l organizzazione, nel caso di violazione al regolamento EMAS, nel caso di mancata rimozione, nei termini previsti, delle cause che hanno motivato la sospensione della registrazione, ed in caso di mancata presentazione entro i termini previsti della domanda di rinnovo della registrazione o degli aggiornamenti annuali convalidati o del versamento della quota annuale 12. Istanza di riesame L organizzazione che si vede negare, sospendere o revocare la registrazione della propria organizzazione, entro 30 giorni dalla comunicazione dell Organismo Competente può presentare istanza di riesame della decisione all Organismo Competente. L istanza deve essere formalizzata a mezzo lettera, con eventuali documenti allegati, firmata dal legale rappresentante dell organizzazione e recapitata all Organismo Competente tramite Raccomandata A/R.. L Organismo Competente affida all ANPA l esame dell istanza. Sulla base degli esiti dell istruttoria l Organismo Competente EMAS decide quindi l accoglimento o meno dell istanza. 13. Osservazioni dei soggetti interessati Qualora un soggetto interessato esponga per iscritto all Organismo Competente, osservazioni motivate ed oggettive, l Organmismo Competente EMAS trasmette tali osservazioni all ANPA per l istruttoria di merito. Sulla base degli esiti di tale istruttoria l Organismo Competente prende le decisioni del caso. 14. Comunicazione alla Commissione UE L Organismo Competente provvede, tramite l ANPA, a comunicare alla Commissione UE, con cadenza mensile, secondo gli accordi presi in sede di Comitato ex art.14), l aggiornamento della lista delle organizzazioni registrate e l eventuale sospensione o cancellazione di un organizzazione dal registro. Il registro europeo delle organizzazioni è pubblico ed è consultabile tramite internet sull Helpdesk EMAS della Comunità Europea: ( 9

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11 ALLEGATO 1 Schema di domanda per la registrazione dell organizzazione Al Comitato per l'ecolabel e per l'ecoaudit Sezione EMAS Italia Presso ANPA Unità Supporto Tecnico per le attività Cee di ecogestione (EMAS) via Vitaliano Brancati, Roma La scrivente organizzazione con sede in chiede, ai sensi del regolamento CE n 761/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 19 marzo 2001, la registrazione della propria organizzazione ubicata in: A tal fine l organizzazione allega il modulo per la registrazione, debitamente compilato, e dichiara che le informazioni fornite sono corrette. Qualora la domanda venga accettata, l organizzazione si impegna a non usare la dichiarazione di partecipazione ed il LOGO EMAS in modo diverso da quello previsto dal Regolamento EMAS. Data (Firma del legale rappresentante dell organizzazione ovvero di persona da questi specificamente delegata) 11

12 ALLEGATO 2 INFORMAZIONI PER LA RICHIESTA DI REGISTRAZIONE EMAS (Allegato VIII Regolamento CE N. 761/01) N. B. Questo modulo viene generato automaticamente dalla Banca Dati Generalità dell'organizzazione Denominazione dell'organizzazione Codice Fiscale Forma giuridica Data di Costituzione della Società (gg/mm/aaaa) Indirizzo della sede legale Comune CAP Provincia Prefisso di Area Telefono Fax Sito Web Nome della società capofila (se esiste) Classificazione ai sensi del Decreto Min. Ind. 18/9/97 GU 229 del Altra classificazione L'organizzazione è già certificata secondo la norma ISO14001? Se si, data di certificazione ISO14001 (gg/mm/aaaa) L'organizzazione si è già certificata secondo le norme ISO9000? Se si, data di certificazione ISO9000 (gg/mm/aaaa) Sito per il quale si richiede la registrazione (da riempire solo se la registrazione EMAS viene richiesta per un sito industriale) Denominazione del sito Indirizzo Comune CAP Provincia Persona di riferimento Nome, Cognome Ruolo nell'organizzazione Prefisso di Area Telefono Fax Indirizzo di posta elettronica Attività economica per la quale si richiede la registrazione EMAS Breve descrizione dell'attività svolta Codici ISTAT dell'attività economica principale Codici NACE per i quali si richiede la registrazione EMAS Elenco delle autorità preposte ai controlli in campo ambientale Ente Dipartimento/Unità Telefono 12

13 Fax 13

14 ALLEGATO 3 BANCA DATI INTERATTIVA PER LE ORGANIZZAZIONI EMAS 1. Come accedere al questionario e alla banca dati Il questionario si rivolge a tutte le organizzazioni (società, enti, ditte, imprese, autorità o istituzioni o parte o combinazione di essi, controllate o no, pubbliche o private che abbiano amministrazioni e funzioni proprie) già registrate o che desiderano registrarsi EMAS. Per poter accedere al questionario ogni organizzazione, deve richiedere una password riempiendo l'apposito modulo di accesso. La password verrà inviata dall ANPA via all indirizzo di posta elettronica della persona di riferimento indicata nel suddetto modulo.la compilazione del modulo e la navigazione all interno del questionario non comportano per le organizzazioni l'obbligo di registrazione ai sensi del Regolamento EMAS. Quelle che intendono registrarsi EMAS devono compilare la sezione Dati Generali del questionario, stampare il modulo di registrazione, tramite l apposito tasto nella pagina Gestione Questionari", ed inviarlo debitamente firmato al Comitato per l Ecolabel e l Ecoaudit - Sezione EMAS Italia insieme alla domanda di registrazione e ai relativi allegati. Una volta all'interno del questionario l'organizzazione, di seguito utente, ha la possibilità di scegliere un anno di riferimento e iniziare la compilazione delle sezioni del questionario relative all'anno prescelto (l'anno di riferimento selezionato comparirà all'inizio di ogni sezione). L utente ha inoltre la possibilità: di salvare il questionario in formato draft in qualunque momento senza aver ancora risposto a tutte le domande previste; di accedere nuovamente al questionario (tramite la sua username e la sua password) per completare le risposte e/o modificare i dati già immessi precedentemente (senza limiti di tempo!). L'utente può compilare più questionari ed inserire dati riguardanti anni diversi digitando di volta in volta l'anno di riferimento. Una volta terminata la compilazione di un questionario è possibile inviarlo all'anpa tramite il tasto invia questionario della pagina gestione questionari. L'utente potrà modificare le proprie risposte e/o riempire campi di un questionario fintanto che non avrà effettuato il submit dei dati: da quel momento in poi non sarà più permessa alcuna modifica e/o inserimento all'interno di quel questionario ma solo la sua visualizzazione. Qualora l'utente si rendesse conto di eventuali errori all'interno di questionari già inviati, potrà richiedere in qualunque momento all'anpa la correzione dei dati. Per qualunque informazione l utente potrà consultare, all'interno del questionario, il manuale utente, il glossario, le Faq, o inviare una di richiesta di chiarimenti digitando il pulsante "informazioni" nella barra di navigazione in alto. 2. Requisiti di sistema Per una corretta visualizzazione ed utilizzazione del questionario on line è necessario disporre dei browser Internet Explorer e/o Netscape nelle versioni 4.x o successive. Per accedere ai reports della Banca Dati è necessario avere installato sul proprio computer Microsoft Excel versione '97 o successiva (se non si dispone di MS Excel '97, è possibile scaricare gratuitamente il Viewer dal sito internet della Microsoft). Allo scopo di mantenere sicure le transazioni, alcune informazioni saranno protette da certificato digitale. Assicurarsi che il proprio browser sia abilitato ad utilizzare protocolli di autenticazione e codificazione dati. 14