ARTeS iscrizione Albi e Registri Terzo Settore della Regione Lazio Guida alle procedure di iscrizione. Rev. 0 del 2 maggio 2012

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1 ARTeS iscrizione Albi e Registri Terzo Settore della Regione Lazio Guida alle procedure di iscrizione Rev. 0 del 2 maggio

2 Il sistema informativo A.R.Te.S. È operativa dal 2 maggio la nuova procedura informatizzata on line per l'iscrizione e la permanenza negli Albi e Registri Regionali del Terzo Settore. All interno del portale area terzo settore, volontariato e servizio civile è stato attivato il sistema informativo A.R.TE.S. Albi e Registri TErzo Settore 2

3 Le novità introdotte dalla procedura informatizzata cosa NON cambia cosa cambia COSA INVIARE La documentazione richiesta per l iscrizione agli Albi e Registri del Terzo Settore e il relativo aggiornamento rimane la stessa. COME INVIARE La documentazione richiesta per l iscrizione agli Albi e Registri del terzo settore e il relativo aggiornamento può essere inviata agli uffici regionali solo via internet. 3

4 I vantaggi della nuova procedura PER I SOGGETTI DEL TERZO SETTORE È più semplice la gestione delle relazioni con l Assessorato Le comunicazioni sono più veloci Le risorse regionali vengono ripartite in modo più efficiente ed efficace PER L ASSESSORATO È più facile monitorare la consistenza, la qualità e l evoluzione dei soggetti del Terzo settore Si acquisiscono informazioni importanti per definire politiche sociali più coerenti con le esigenze del territorio L aggiornamento degli Albi/Registri avviene in tempo reale 4

5 La nuova procedura: un po di terminologia ACCREDITAMENTO È la procedura per l assegnazione delle credenziali necessarie per l accesso al sistema informativo ARTES: nome utente, password, codice PIN). L assegnazione delle credenziali garantisce la sicurezza degli accessi. Solo coloro che sono in possesso dei dati identificativi possono accedere al sistema, inserire dati e dialogare con gli uffici regionali. Accreditamento Rilascio credenziali di accesso -Nome utente -Password -PIN Accesso Ad ARTES 5

6 La nuova procedura: un po di terminologia NUOVA ISCRIZIONE Riguarda gli enti che si iscrivono per la prima volta agli Albi/Registri regionali. Potranno farlo solo on line attraverso il sistema ARTES, seguendo la nuova procedura di iscrizione. 6

7 La nuova procedura: un po di terminologia CENSIMENTO DEGLI ISCRITTI Gli enti già iscritti agli Albi e Registri Regionali del Terzo Settore devono accedere ad ARTES per creare il «proprio profilo web», re-inserendo on line documentazione e allegati. IL CENSIMENTO VALE COME RE-ISCRIZIONE ON LINE DEGLI ENTI ISCRITTI: la procedura da seguire e la documentazione da presentare ai fini del Censimento sono ANALOGHE A QUELLE PREVISTE PER LE NUOVE ISCRIZIONI Solo per l anno 2012, il censimento vale come adempimento da parte degli iscritti dell obbligo di revisione annuale. La presentazione della documentazione dovrà dunque avvenire entro i seguenti termini Tipo iscritto Organizzazioni di Volontariato Associazioni di promozione sociale Cooperative sociali Termine ultimo per la presentazione della documentazione del Censimento 30 giugno 2012 (proroga eccezionale) 31 luglio settembre

8 Schema sintetico della procedura di nuova iscrizione/censimento ACCREDITAMENTO step 1 step 2 NUOVA ISCRIZIONE/ CENSIMENTO COMPILAZIONE FORMULARI ON LINE CARICAMENTO ALLEGATI ON LINE INVIO PER POSTA DICHIARAZIONE DI RIEPILOGO 8

9 ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 1 Accesso a scheda di accreditamento Gli enti che si iscrivono per la prima volta agli Albi/Registri del Terzo Settore devono prima acquisire le credenziali per l accesso ala sistema ARTES: nome utente password e codice PIN. Le credenziali svolgono una funzione di sicurezza: identificano l utente al momento dell accesso al sistema informativo, evitando l ingresso di soggetti non abilitati e inserimenti indesiderati. Accesso alla procedura di accreditamento 9

10 ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 2 Compilazione scheda di accreditamento L utente deve indicare: l albo o registro al quale si richiede l iscrizione dati anagrafici sintetici un indirizzo Attenzione: L indirizzo è importantissimo perché diventerà il principale canale di comunicazione con gli uffici regionali. L indirizzo deve essere: attivo accessibile preferibilmente solo ai soggetti abilitati alla gestione dei rapporti con gli uffici regionali frequentemente controllato anche di tipo P.E.C. purchèaccetti in entrata anche provenienti da indirizzi di posta elettronica non certificata. 10

11 ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 3 Inoltro richiesta accreditamento Ilsistemacomunicacheidatisonostati inviati e che l utente riceverà un messaggio contenente le credenziali. all indirizzo di posta elettronica indicato Attenzione: La procedura di accreditamento non è ancora completata! E necessario aprire il messaggio di posta elettronica ricevuto e seguire le istruzioni contenute. 11

12 ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 4 Completamento procedura accr.mento L utente riceve una in cui sono contenute le credenziali con cui accedere al sistema ARTES: Nome utente (coincidente con l indirizzo indicato) Password Codice PIN Cliccando sul link interno alla e- mail, la procedura di accreditamento si conclude. 12

13 ACCREDITAMENTO NUOVE ISCRIZIONI # 5 Conferma avvenuto accreditamento Il messaggio avvisa l ente dell avvenuto accreditamento. Da questo momento è possibile accedere al sistema ARTES per effettuare l iscrizione, utilizzando i propri nome utente e password. EilcodicePIN? Il PIN serve solo in caso di sostituzione dell indirizzo fornito. In considerazione della sua importanza ai fini del funzionamento del sistema, l indirizzo potrà essere modificato attraverso un apposita procedura solo citando il PIN. 13

14 ACCREDITAMENTO ISCRITTI Procedura speciale L accreditamento degli enti già iscritti ai Registri/Albi del Terzo settore è avvenuta con una procedura in parte speciale in quanto rivolta a soggetti già conosciuti dagli Uffici Regionali: Parte speciale della procedura di accreditamento per gli iscritti: Invio lettera circolare contenente le indicazioni per l accreditamento e i punti chiave della nuova procedura Obbligo di comunicare un indirizzo di riferimento insieme agli altri dati previsti nella scheda di accreditamento - entro il 16 aprile 2012, collegandosi ad una sezione speciale del portale: Una volta forniti i dati di accreditamento, la procedura per gli iscritti ha avuto uno svolgimento analogo a quella illustrata per le nuove iscrizioni (ricezione e- mail con credenziali, attivazione credenziali) 14

15 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 1 Identificazione e accesso ad ARTES Per procedere all iscrizione/censimento l utente deve entrare in ARTES. Per accedere al sistema è necessario identificarsi inserendo il nome utente e la password. 15

16 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 2 Area web riservata all ente Accedendo ad ARTES, l utente entra in un area a lui riservata. Utilizzando le funzioni presenti può gestire tutte le attività collegate all iscrizione e - una volta iscritto all aggiornamento della propria posizione nell albo/registro di appartenenza. 16

17 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 2 Area web riservata all ente Funzionalità dell area riservata Controllare a che punto sono le pratiche in corso Cominciare la compilazione on line della domanda di iscrizione Controllare l avanzamento delle pratiche in corso Consultare e stampare la documentazione inviata agli Uff. Regionali Inviare e ricevere comunicazioni e documenti a/dagli Uffici Regionali utilizzando il sistema di messaggistica interno ad ARTES. Accedendo ad ARTES, l utente entra in un area a lui riservata. Utilizzando le funzioni presenti può gestire tutte le attività collegate all iscrizione e - una volta iscritto all aggiornamento della propria posizione nell albo/registro di appartenenza. 17

18 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 3 Compilazione domanda 18

19 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 3 Compilazione domanda Il sistema visualizza la lista della documentazione obbligatoriada presentare per l iscrizione. I Moduli sono schede da compilare direttamente on line. Si accede cliccando sui rispettivi titoli. Gli Allegati sono documenti esterni che vanno trasformati in file (scansionati) e poi caricati. Si accede cliccando sui nomi dei documenti. Il sistema segnala all utente quali parti della documentazione sono già completate e quali no (controllo formale). 19

20 Pulsanti di navigazione, per spostarsi da una pagina all altra La nuova procedura: come funziona NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 4 Come si compilano i moduli La compilazione on line dei moduli è guidata passo a passo. Chiarimenti per la compilazione dei singoli campi. Il contenuto cambia a seconda del campo da compilare. Il pulsante «chiudi» riporta alla pagina iniziale contenente la lista della documentazione. 20

21 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 5 Come si caricano gli allegati 21

22 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 5 Come si caricano gli allegati 1 inserire la descrizione del file che si allega Esempio: caricamento del file contenente l atto costitutivo dell ente. Attenzione: tutti i documenti originali su carta (contenenti firme, timbri, ecc.) dovranno essere preventivamente trasformati in file tramite scansione. Allegare il file selezionando il pulsante «conferma». Il pulsante «annulla» cancella l operazione: il file non viene allegato. 3 sfogliare il proprio PC selezionare il file dell atto costitutivo da allegare cliccare su «apri» 2 22

23 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 6 Completamento docum. di iscrizione A questo punto si può procedere alla stampa della dichiarazione di riepilogo che deve essere inviata agli Uffici Regionali per completare l iscrizione. 3 1 Il sistema segnala quando tutti i moduli e gli allegati obbligatori risultano formalmente completi e caricati. Il sistema abilita la stampa dei singoli moduli. 2 23

24 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 7 Stampa dichiarazione di riepilogo Inserire: luogo + firma Allegare: copia doc. identità del sottoscrittore + Il sistema predispone automaticamente la dichiarazione di riepilogo della documentazione di iscrizione in pdf. Il legale rappresentante dell ente deve: firmare la dichiarazione per assumersi la responsabilità (ex DPR 445/2000) della veridicità di quanto dichiarato/allegato inviarla per posta agli Uffici Regionali per 24 completare la procedura di iscrizione/censimento.

25 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 8 Invio telematico domanda di iscrizione DOPO la stampa della «dichiarazione di riepilogo» è possibile trasmettere per via telematica la domanda di iscrizione/censimento. Con il pulsante «trasmetti» la domanda viene inviata agli Uffici Regionali. 25

26 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 9 Ricevuta di trasmissione della domanda Alla ricezione della domanda telematica il sistema visualizza la «ricevuta di trasmissione». Codice di trasmissione, identificativo dell invio, da utilizzare in caso di comunicazioni con gli uffici regionali. Istruzioni per il completamento della procedura di iscrizione (in particolare modalità di invio cartaceo della dichiarazione di riepilogo). Altre informazioni utili attinenti alla procedura di iscrizione/censimento. 26

27 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 10 Stampa ricevuta di trasmissione La ricevuta di trasmissione può essere stampata. 27

28 NUOVA ISCRIZIONE/CENSIMENTO # 11 Attività successive all invio della domanda Una volta inviata telematicamente, la documentazione non è modificabile. L utente può consultare la documentazione inviata cliccando su «compila l istanza». E possibile seguire lo stato della domanda di iscrizione dalla propria area riservata. Eventuali comunicazioni e integrazioni documentali possono essere inviati attraverso il sistema di messaggistica interno ad ARTES. 28

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