Archivi ibridi: soluzioni operative per un problema del presente

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1 Comune di Padova Settore Servizi istituzionali e affari generali Servizio archivistico comunale Archivi ibridi: soluzioni operative per un problema del presente Il sistema di gestione documentale dell Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale Padova, Palazzo Moroni 16 aprile 2012 Direzione Affari Generali P.O. Protocollo Informatico, Flussi documentali e Archivi

2 Fascicoli ibridi, semplificazione o ulteriori complicazioni? Gestione finanziaria Applicativi gestionali Gestione Budget Operativi Atti deliberativi, altro decreti Sistema di gestione documentale

3 L organizzazione della Regione del Veneto per la gestione documentale un unica AOO Giunta Regionale DGR 28/11/2003, n.3648 DPR 28 dicembre 2000, n.445, art. 50. individuazione Aree Organizzative Omogenee e disposizioni per la gestione del flusso documentale Dal 1/1/2004 protocollo unico; registrazione decentrata; circa 700 utenti abilitati; Corsi di formazione: anni 2006 e moduli di 16 ore ciascuno AOO Giunta Regionale Servizio Protocollo e Archivio Generale Unità operative utenti DIREZIONI REGIONALI UOC 1 UOC2 UOC 3 UOC 4 Segreterie Regionali

4 Costruzione del sistema di gestione documentale: le tappe di un percorso verso la dematerializzazione A decorrere dal 1/9/2008 completamento del nucleo minimo di protocollo con la classificazione obbligatoria per la registrazione di un documento Approccio alla gestione documentale mediante progressiva dematerializzazione dei documenti cartacei: SPERIMENTAZIONE OPERA SPERIMENTAZIONE SPEDIZIONI ON LINE TRAMITE SERVIZIO DI POSTE ITALIANE Attivazione P.E.C. CON DGR n del 23/3/2010 Circolare del Segretario Generale della Programmazione, prot.n del 21/06/2011 Estensione del sistema di spedizione on line a tutta la AOO Nella corrispondenza interna tra Strutture Regionali, l immagine dei documenti è immediatamente disponibile per tutte le Direzioni Regionali destinatarie nel Registro di Protocollo Generale, senza necessità di spedire il documento in formato cartaceo, per fax o per istituzionale.

5 Costruzione del sistema di gestione documentale: le tappe di un percorso verso la dematerializzazione DGR N DEL 3 AGOSTO 2011 Piano di formazione per il personale regionale: Allargamento del sistema di gestione documentale a tutte le Strutture Applicazione del sistema DO.GE. alle Strutture della Segreteria Generale della Programmazione, Segreteria Bilancio, Segreteria di Giunta, Direzioni Commercio, Protezione Civile, Energia Utilizzo dell applicativo OPERA per gestire documenti informatici in arrivo, per produrre documenti informatici e per trasmetterli in uscita tramite PEC, Poste Italiane, fax server; Consolidamento del sistema ed avvio della pratica della fascicolazione elettronica e repertoriazione gestione dei fascicoli elettronici ed ibridi Manuale di gestione dei documenti informatici Revisione dei processi interni e dei procedimenti al fine di creare percorsi di workflow strutturato

6 Gestire il documento informatico: Il flusso dei documenti in arrivo I documenti in arrivo dall esterno possono essere ricevuti: Direttamente in modalità digitale, in ingresso tramite la casella di PEC regionale; il documento ricevuto viene conservato nel sistema documentale regionale. In modalità cartacea: in questo caso viene prodotta una copia formato immagine, mediante scansione ai fini gestionali; l originale cartaceo viene consegnato all ufficio destinatario. Protocollo Generale Sistema gestione Documentale O.P.E.R.A.

7 Gestire il documento informatico: il protocollo collegato alla P.E.C. Andamento registrazioni a protocollo delle PEC 2010* Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre Ottobre Novembre Dicembre Tot * PEC entrata in servizio a Maggio

8 Gestire il documento informatico: il protocollo collegato alla P.E.C.

9 Sistema di gestione documentale: applicativo OPERA E il vero cuore dell ufficio virtuale e gestisce tutto il flusso interno dell archivio corrente, organizzandolo in modo strutturato dall origine; Consente la condivisione e lo smistamento dei documenti all interno di una o più restrizioni organizzative, rispettando i ruoli di responsabilità propri del procedimento amministrativo; Ogni documento inserito in OPERA genera una mail di notifica al destinatario. Anche attraverso il proprio dispositivo mobile, servendosi del link pervenuto tramite mail, è possibile visualizzare ed operare sul documento da fuori sede.

10 Sistema di gestione documentale: applicativo OPERA Condivisione dei documenti Gli utenti hanno ruoli e livelli di accesso diversi: Direttore (Dirigente di Direzione); Responsabile (Dirigente di Servizio, Posizione Organizzativa, Ufficio); Segreteria (tutti gli utenti abilitati a supporto dei ruoli di Direttore e Responsabile); Istruttore (tutti gli utenti abilitati appartenenti ad una delle articolazioni organizzative delle Direzioni). Il Dirigente della Struttura, cui è attribuito il livello di accesso DIRETTORE ha disponibile su OPERA tutta la corrispondenza della propria Struttura. Il Dirigente di Servizio o responsabile della P.O./Ufficio ha per la restrizione organizzativa di appartenenza il ruolo di RESPONSABILE e può interagire con la documentazione degli uffici che afferiscono al Servizio. Il ruolo ISTRUTTORE è il ruolo riservato agli istruttori del procedimento: tale ruolo prevede che gli utenti siano abilitati alla gestione dei documenti informatici in funzione non solo del procedimento stesso, ma anche ai fini della loro conservazione, cioè siano abilitati ad effettuare tutte quelle attività di aggregazione logica di documenti attinenti la stessa trattazione, con possibilità di aprire, implementare, chiudere fascicoli e pratiche. Il ruolo SEGRETERIA è il ruolo di supporto al Direttore ed al Responsabile; viene attribuito agli operatori di fiducia in quanto si riservano a tale ruolo uguali funzionalità del responsabile in relazione all ufficio di appartenenza.

11 Gestire il documento informatico: il flusso di produzione e trasmissione dei documenti Ciascun soggetto all interno dell organizzazione regionale può produrre documenti e condividerli con un altro soggetto abilitato ad OPERA Quando la lettera in partenza raggiunge la sua versione definitiva, l autore del documento: o Provvede a convertirlo in formato PDF o attiva i servizi di firma digitale o Provvede all invio al sistema di protocollazione. Il documento viene inviato in formato elettronico direttamente dalla funzionalità di protocollo: 1. Tramite P.E.C. ad altre caselle di P.E.C/caselle istituzionali dichiarate. 2. Il flusso documentale transita a Poste Italiane attraverso un canale dedicato: quest ultima stampa, imbusta e recapita al destinatario la corrispondenza. 3. Invio tramite fax P.E.C. P.E.C. O.P.E.R.A. PROTOCOLLO GENERALE FAX SERVER

12 Sistema di gestione documentale: applicativo OPERA METADATI: INSERIMENTO DOCUMENTO

13 Sistema di gestione documentale: applicativo OPERA Definizione autorizzazioni sul documento

14 Sistema di gestione documentale: applicativo OPERA 14

15 Registrazione di protocollo I documenti firmati digitalmente che sono stati inoltrati in automatico da O.P.E.R.A, al servizio di protocollazione, sono reperibili dalla scelta di menù Documenti da Opera. Cliccando nella scelta di menù verranno elencati i documenti da protocollare 15

16 Registrazione di protocollo ed invio Dal documento di provenienza da Opera vengono riportati automaticamente i dati obbligatori per la registrazione (oggetto,mittente,proponente,destinatari,i.d.c ), viene riportato il documento firmato digitalmente e predisposto l invio che può essere effettuato con tre modalità: tramite il servizio on-line di Poste Italiane o tramite fax (in questi ultimi due casi viene creata una versione stampabile) 16

17 Il sistema di gestione documentale della Regione del Veneto Cos è Do.Ge. E un sistema di gestione documentale che presidia l intero processo dei flussi interni ed esterni dei documenti, dalla loro produzione, alla loro aggregazione logica, alla loro circolazione interna ed esterna alla AOO, alla loro archiviazione e conservazione. Esso nasce dall esigenza di gestire l archivio in una logica di continuità concettuale ed applicativa, sia nella gestione di documenti su supporto cartaceo, sia su supporto digitale, garantendo il rispetto della normativa di settore: Dpr. n. 445/2000 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa D.lgs. n. 82/2005 Codice dell amministrazione digitale D.Lgs. n. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio

18 Il sistema di gestione documentale della Regione del Veneto

19 Il patrimonio archivistico: la gestione dei documenti cartacei

20 Il patrimonio archivistico: la gestione dei documenti cartacei Versamenti Adamento dello scarto espresso in quintali Buste Anno ,96 348,28 290,48 223,84 222,8 166, , Buste Consultazioni La Biblioteca dell Archivio Generale della Regione del Veneto conserva un cospicuo patrimonio librario e fa parte del Polo Regionale del Veneto del Sistema Bibliotecario Nazionale. L'attuale consistenza della Biblioteca è di circa volumi, tra cui oltre 2000 libri antichi e di pregio Anno

21 Il sistema di gestione documentale della Regione del Veneto ARC.O L INFRASTRUTTURA ARCHIVISTICA L applicativo Arc.O che sta alla base della organizzazione e della gestione archivistica della documentazione prodotta dalla Regione del Veneto, rappresenta il fulcro del progetto DO.GE. Organizzazione Archivio Consente di regolamentare la vita del documento mediante l integrazione di strumenti classici della dottrina archivistica e nuovi requisiti indispensabili per la regia del documento digitale, perseguendo politiche coordinate per la memorizzazione e conservazione: Titolari di classificazione Massimari dei tempi di conservazione Registro applicativi gestionali che producono documenti informatici Metadati del documento e delle sue aggregazioni Gestione Archivio Generale Consente la gestione del bene culturale archivio nel rispetto del D. Lgs. n. 42/2004 mediante specifiche funzionalità per la sua tutela e la valorizzazione: Gestione inventario; Gestione digitale documenti storici; Consultazione del patrimonio archivistico e servizi all utenza; Gestione topografico dell archivio; Gestione archivio di deposito; Gestione procedure di scarto.

22 Costruzione del sistema di gestione documentale: la componente di organizzazione logica Arc.O. Archivio Organizzato 1 registro di protocollo, 1 sistema di classificazione omogeneo per tutta la AOO; visibilità degli indici di classificazione ristretta in relazione alle competenze di ciascuna struttura regionale Titolario di classificazione AOO Regione del Veneto Segreteria UOC 1 Direzione UOU 1 Direzione UOU 2 Direzione UOU 3

23 Costruzione del sistema di gestione documentale: le regole per la conservazione Tempi di Conservazione Metadati La conservazione digitale a norma delibera CNIPA n. 11/2004

24 Costruzione del sistema di gestione documentale: il repertorio dei fascicoli INDICE DI CLASSIFICAZIONE PRATICA PRATICA 2 PRATICA 3 INDICE DI CLASSIFICAZIONE PRATICA 1 PRATICA 2 PRATICA 3 PRATICA 4

25 O.P.E.R.A. la gestione del fascicolo informatico

26 O.P.E.R.A. la gestione del fascicolo informatico Fascicolo Indice di classificazione Repertorio fascicoli Sottofascicolo

27 Consultazione del patrimonio archivistico: la ricerca dei documenti

28 Il patrimonio archivistico: digitalizzazione della cartografia e dei documenti antichi Ogni scheda descrittiva viene collegata al documento

29 La consultazione del patrimonio archivistico: i documenti informatici

30 La consultazione del patrimonio archivistico: i documenti informatici

31 La consultazione del patrimonio archivistico: i documenti informatici

32 DO.GE. per il Veneto Il progetto DO.GE., presenta uno sviluppo flessibile e modulabile del sistema documentale, che ne consente il massimo riuso in altre pubbliche amministrazioni del territorio. Esso è stato progettato per realizzare e soddisfare: Le politiche di cooperazione tra Regione ed Enti Locali - stabilite dalle Linee guida progettuali per lo sviluppo della società dell informazione del Veneto 2007/2010 e dalla L.R. 19/2008 Norme in materia di pluralismo informatico, diffusione del riuso e adozione di formati per documenti digitali aperti e standard nella società dell informazione del Veneto; Il supporto ad altre Amministrazioni del Veneto, mediante le azioni che la Giunta Regionale, con propria DGR n del 23/3/2010, ha previsto di realizzare per lo sviluppo della dematerializzazione mediante l erogazione di servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma di documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata; Le necessità specifiche del servizio di deposito e conservazione a norma di documenti, sia cartacei che digitali, al fine di consentire in futuro la costituzione di un polo archivistico regionale, così come previsto nell accordo Stato-Regioni sottoscritto in data 25/3/2010, per la realizzazione del Sistema Archivistico Nazionale.

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