1. SITUAZIONE DEI PROGETTI IN CORSO E PROSPETTIVE

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1 Patologi Oltre Frontiera - ONLUS -ONG Verbale riunione CD Lunedì 27 ottobre 2013 c/o Hotel Ergife a Roma, Congresso Triennale di Anatomia Patologica Inizio ore Sono presenti: Paolo Giovenali, Agostino Faravelli, Laura Viberti, Vincenzo Stracca, Daniela Fenocchio, Stefano Guzzetti, Roberto Monaco, Roberto Pisa, Sergio Arnaud, Stefano Simonazzi, Tiziano Zanin, Antonio Borrell. Odg: 1. Situazione dei progetti in corso e prospettive 2. Relazione Dr:Borrelli sulla gestione organizzativa e segretariale 3. Verbalizzazione delle decisioni già prese sulle sedi regionali 4. Aggiornamento sul l progetto WHO AFRO, 5. Aggiornamento del sito e traduzioni del contenuto. (presentazione preventivi) 6. Sito di refertazione Osi e suo utilizzo nei vari progetti 7. Varie e eventuali Prima dell inizio della riunione si verifica sul conto corrente il rimborso spese per alcuni relatori al congresso di Lisbona da parte dell ESP (364 euro) E stato versato il rimborso del 5 per mille per l anno 2011 con una cifra di euro 1. SITUAZIONE DEI PROGETTI IN CORSO E PROSPETTIVE Gibuti Stracca: c è la possibilità di avere sino a 8 biglietti aerei per il 2014, con soggiorno e rimborso spese per patologi e tecnici, per interventi di almeno 20 giorni. La necessità è soprattutto per l istologia. La attività in Citologia è prevista con missioni Mae per periodi di 4 mesi con diaria giornaliera e contratto Bisogna preparare una call a livello europeo e italiano, con richiesta di conoscenza di lingua francese Viberti e Innocenti dovranno recuperare i nominativi delle persone che avevano dato la disponibilità per il progetto Nigeria e non sono state chiamate. Verrà inviato uno scanner e quindi un viaggio sarà necessario per l installazione e la prova. Sono stati donati 7 microscopi da.per il progetto Gjbuti di cui 2 a doppia visione, Borrelli formalizzerà la donazione e verrà valutata nel bilancio sociale Congo Faravelli e Arnaud: riferiscono che mancano ad oggi, notizie del lavoro svolto da parte di 2 sedi dopo il ritorno dei cito- screeners nei loro ospedali e bisogna effettuare il monitoraggio sull attività svolta: nei primi mesi del 2014, verrà organizzata una missione In questo momento manca lì il collegamento internet. Il dottor Corbetta è in Italia sino al 15 gennaio e andrà organizzata una riunione programmatica con lui entro quella data. Nigeria: Monaco:C è stata la richiesta da parte di un ambulatorio di un microscopio. Finita la fase formativa, si dovrà poi pensare di recuperare il sistema di didattica per utilizzarlo anche in altri progetti Uganda : Stracca riferisce che Leoncini chiede di cercare 2 patologi per marzo- aprile per il Lacor Hospital, la Fondazione Corti paga i biglietti dei viaggi Il presidente ribadisce che i 1 / 5

2 volontari devono essere iscritti all associazione, inviare il curriculum, essere assicurati da noi, secondo il nostro regolamento. Si può valutare di fare una modifica al regolamento e pensare di fornire solo il patrocinio a progetti non direttamente gestiti, come nel caso Lacor Hospital, progetti che però non devono costare impegno umano ed economico per la organizzazione. Apof ha la responsabilità civile di chi lavora all estero. Borrelli: tutti i capo progetto mandano i calendari delle missioni, vengono controllati i cv, l iscrizione e le assicurazioni. Stracca osserva che il progetto Uganda è a tutti gli effetti un progetto APOF e che Leoncini è stato nominato capoprogetto. Propone un incontro con Leoncini per chiarire il suo ruolo e per fargli presente la necessità di adeguarsi a quanto stabilito nel regolamento Tanzania ( Tanga) Zanin: è stato richiesto un nostro intervento per un ospedale della diocesi, si pensa di costituire il terzo polo oncologico della Tanzania, E stato firmato un protocollo di intesa, ci sarà la costruzione di un padiglione, e poi verrà preparato l intero progetto. Il Finanziamento dovrebbe essere comune, verranno cercati eventuali bandi. Mauritania Pisa: è stato richiesto dal ministero della sanità locale l organizzazione di un corso di 9 mesi per i tecnici di anatomia patologia, destinato a 4 tecnici locali ed altri 3 che il ministero propone. La certificazione del corso potrà essere certificata con l università cattolica ( campus biomedico, gemelli), non può essere usata la definizione di master. L arruolamento dei tecnici avviene dalla scuola per infermieri. Il titolo lo darà il ministero. Ci sarà una missione per decidere conclusivamente il tipo di corso e i tempi. Lo scopo sarebbe di preparare figure di assistent pathologists per un aiuto tecnico anche per la macroscopica. Circa l 80 del corso può essere attribuito ai tecnici, servirebbero comunque 2 medici. A fine novembre in occasione della missione si definirà il calendario. Viberti suggerisce di cercare di aumentare il numero di partecipanti ai corsi, dato l impegno umano e economico per un corso di questa durata 2 RELAZIONE DR.BORRELLI SULLA GESTIONE ORGANIZZATIVA E SEGRETARIALE I Settembre e Ottobre Creato ufficio virtuale (gratuito) per la condivisione della documentazione tra lo staff - Introdotta procedura interna tra staff e tesoreria per la lavorazione, il pagamento, l archiviazione e la rendicontazione di tutte le fatture e ricevute - Introdotta procedura di rendicontazione standardizzata per i Progetti: Uganda Kampala, 2 / 5

3 Nigeria e Zambia - Avviato costante monitoraggio bandi di finanziamento - Introdotta procedura mensile di verifica ex post di tutte le movimentazioni bancarie (controllo incrociato rendicontazioni progetti e verifica di eventuali errori nei pagamenti) - Avviate, da ottobre, riunioni mensili di staff Prossimi mesi - Introduzione di procedura standardizzata per la verifica delle polizze assicurative del personale volontario impiegato all estero - Introduzione di procedura standardizzata per la predisposizione e la verifica dell inquadramento (regolarità iscrizione, avvenuto ricevimento curriculum ecc) di tutto il personale volontario impiegato all estero - Intervento su questione dei differenti elenchi soci APOF ed introduzione libro soci - Introduzione libro inventario per la valorizzazione in bilancio delle attrezzature in proprietà APOF - Selezione e formazione nuova risorsa in sostituzione di Vasile - Prosecuzione ricerca di sede in comodato uso gratuito a Roma 3 / 5

4 - Successiva attivazione nuova sede Roma Sede Operativa Roma Aggiornamento su opzioni aperte S. Camillo Forlanini: disponibilità ancora aperta AFRON: disponibilità tolta: l organizzazione ha affittato nuova sede che non consente condivisione spazi Comunità S. Egidio: mandata lettera di richiesta, in attesa di risposta S. Maria della Pietà: disponibilità aperta, ma in corso cambio destinazione uso dei locali con la ASL, procedura che può durare mesi/anni Altre strade in corso di verifica ma nulla di concreto emerso ad oggi Limite: assenza di budget (affitto stanza in ufficio verrebbe euro/anno). Stracca suggerisce di dare mandato a Morena di contattare direttamente ogni socio, verificare la posizione e aggiornare nel giro di due mesi il database dei soci. 3 VERBALIZZAZIONE DELLE DECISIONI GIÀ PRESE SULLE SEDI REGIONALI Le sedi regionali hanno lo scopo di raccogliere adesioni, fare found raising, organizzare eventi o 4 / 5

5 iniziative locali, non sono sedi con autonomia finanziaria 4 AGGIORNAMENTO SUL PROGETTO WHO AFRO, Stracca: permane il problema di collaborazione con Dangou, abbiamo risposto alle obiezioni che l ufficio legale del who aveva fatto al nostro progetto. Dangou non ha dato nominativi per interlocutori diversi da lui. Stracca va a Durban e spera di contattarlo Il riaggiornamento sarà dopo quell incontro. 5 AGGIORNAMENTO DEL SITO E TRADUZIONI DEL CONTENUTO. (PRESENTAZIONE PREVENTIVI) Simonazzi: per l aggiornamento del sito e le traduzioni del contenuto sarebbero necessari circa euro E importante il rinnovo del sito soprattutto per problemi di sicurezza. Con la redazione bisogna fare un incontro per decidere cosa mantenere. La piattaforma del sito è della connexia, per mantenere l aula virtuale bisogna pagare circa 800 euro/ anno, apof acquisirà questa piattaforma dal 2014 e concederà l uso anche ad aitic. Si propone un tavolo tecnico per riordinare il materiale della citologia: simonazzi, arnaud, giovenali, viberti. 6 SITO DI REFERTAZIONE OSI E SUO UTILIZZO NEI VARI PROGETTI Sono presenti Elio Di Paolo e Giovanni Scioti della ditta Osi OSI presenta una proposta di cessione definitiva della proprietà del programma con importo una tantum di circa euro per la licenza definitiva e permanente e con proposta di manutenzione forfettaria con un costo di circa euro per 5 anni. Il sistema è stato utilizzato da 5 anni per lo Zambia e l applicativo dovrebbe essere lo stesso per tutti i laboratori. Verosimilmente non tutti i progetti sono disponibili a prendere osi e le interfacce con sistemi già esistenti vanno studiate e create. I rappresentanti osi chiedono di presentare una lista di richieste relative ad implementazioni o modifiche sul programma, in particolare sul sistema query Il formale interlocutore con loro è Anna ferrari. Pisa: è gia presente un programma creato per anat pat in formato web, ma il grande vantaggio di Osi è quello di consentire l utilizzo in lingua inglese e francese. 7 VARIE E EVENTUALI Già esaurite 5 / 5