Verona & Lago di Garda Convention Bureau

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1 Verona & Lago di Garda Convention Bureau STANDARD DI QUALITA DEL COMPARTO Verona & Lago di Garda Convention Bureau si fa garante presso il cliente della qualità dei servizi offerti dalle aziende accreditate. A tale scopo, e sotto la responsabilità dell azienda accreditanda, il presente modulo va presentato congiuntamente alla domanda di accredito al Verona & Lago di Garda Convention Bureau per ognuna delle strutture che ne faccia richiesta (es. il gruppo alberghiero che chiede di accreditare più alberghi, dovrà compilare un modulo per ognuno di essi). Il modulo equivale ad una auto-dichiarazione della tipologia e del livello qualitativo della propria azienda, e dovrà essere aggiornato ad ogni modifica intervenuta, sia essa migliorativa o peggiorativa. La non rispondenza di quanto dichiarato rispetto alla realtà, può essere motivo di esclusione dal Verona & Lago di Garda Convention Bureau. Il modulo va compilato nelle seguenti sezioni: 1. sezione comune 2. sezione specifica (compilare solo la propria sezione di appartenenza, es. sedi congressuali) 2.1. pco e adv con divisione congressuale 2.2. sedi congressuali centri congressi strutture alberghiere palazzi e dimore storiche spazi congressuali diversi 2.3. hotel 2.4. strutture ricettive extra alberghiere e all aperto (senza sale) 2.5. imprese di servizi servizi tecnologici allestitori catering e banqueting imprese o associazioni di assistenza congressuale imprese di spettacolarizzazione servizi complementari parchi tematici e attrattori turistici 2.6. trasporti 1. SEZIONE COMUNE Azienda Legale Rappresentante Referente (se diverso dal rappresentante legale) Ruolo referente Via cap tel fax Questionario conoscitivo sull offerta congressuale veronese Pag. 1 di 10 A cura di Verona & Lago di Garda Convention Bureau Rev. 1 del gg/04/ 2010

2 Tipologia (barrare la voce di appartenenza): centro congressi palazzo o dimora storica albergo con sale congressi spazi congressuali diversi parchi tematici impresa di servizi tecnologici allestitori catering e banqueting impresa o associazione di assistenti congressuali (traduttori, interpreti, stenotipisti, hostess, etc.) impresa di spettacolarizzazione servizi complementari (fotografi, vivaisti, gadgetistica, parcheggi, etc.) servizi di trasporto albergo senza sale congressi strutture ricettive extra alberghiere e all aperto organizzatore (PCO, DMC, Agenzia di Comunicazione, altro) altro: Barrare alternativamente una delle due seguenti opzioni: L azienda è iscritta al Registro delle Imprese della CCIAA L azienda esercita attività di consulente/libero professionista Barrare le voci corrispondenti agli elementi di cui l azienda dispone: struttura commerciale specifica per il settore congressuale documentazione promozionale, informativa e descrittiva esauriente personale qualificato e dedicato almeno parzialmente coperture assicurative obbligatorie per legge regolare posizione con le normative specifiche per il proprio settore (es. 626, I.N.P.S., antimafia, etc.) formulari e contrattualistica adeguata svolgimento assistenza pre/durante/post evento capacità di gestione delle emergenze L azienda aderisce ad associazioni di settore nazionali o internazionali? Si (se si, quale/i: ) No Timbro e firma Legale Rappresentante Rev. 31/05/2010 Pag. 2 di 10

3 2. SEZIONE SPECIFICA 2.1 ORGANIZZATORI CONGRESSUALI PROFESSIONALI (PCO) 1. SEZIONE COMUNE E AGENZIE DI VIAGGI CON DIVISIONE CONGRESSUALE (DMC) Barrare le voci corrispondenti agli elementi di cui l azienda dispone: campo di azione preminente (es. medico-scientifico, aziendale, etc.) struttura operativa fissa con sede propria attrezzata ad uso ufficio, completa di sala riunioni, con dotazioni tecnologiche e personale qualificato in numero adeguato alla dimensione degli eventi che intende gestire svolge come attività preminente l organizzazione globale di congressi, convention ed eventi aggregativi in genere comprovata esperienza (almeno tre anni di iscrizione dell impresa in Camera di Commercio) ed aver organizzato annualmente almeno 5 eventi nazionali ed internazionali fornitura di servizi tipologicamente adeguati alle specifiche esigenze dei diversi tipi di manifestazione e l individuazione dei fornitori più idonei; farsi garante della buona qualità dei servizi di cui sopra, sia per quelli forniti direttamente sia per quelli forniti tramite fornitori di fiducia; garantire lo svolgimento professionale delle seguenti funzioni quando richieste dal cliente: ricerca e individuazione della sede congressuale; formulazione del budget, gestione contabile ed amministrativa del congresso; conoscenza e applicazione precisa delle Leggi e delle normative che regolamentano il settore congressuale; gestione della segreteria organizzativa; ricevimento e fatturazione delle quote di partecipazione e di iscrizione di congressisti, accompagnatori ed espositori (ove richiesto) progettazione, stesura, coordinamento e supervisione degli stampati; coordinamento della campagna promozionale e di comunicazione/divulgazione (quando richiesto) coordinamento e gestione degli sponsor (quando richiesto) coordinamento e supervisione della sede congressuale coordinamento e supervisione degli allestimenti, scenografia e cartellonistica; scelta, cura e supervisione dei fornitori; pianificazione ed organizzazione del piano trasporti; gestione del servizio di prenotazione alberghiera; scelta, cura e supervisione dei servizi di ristorazione; pianificazione ed organizzazione degli eventi sociali, turistico-culturali ed escursioni; coordinamento, preparazione e supervisione del personale tecnico e di assistenza; essere in grado di fornire, se richiesta dal cliente, specifica fidejussione bancaria a garanzia dei diritti del cliente stesso e dei terzi sulle somme e sui beni affidati alla sua gestione. Rev. 31/05/2010 Pag. 3 di 10

4 L azienda aderisce ad associazioni di settore nazionali o internazionali? Es. AIMP, APICEF, MPI, ITALCONGRESSI PCO ITALIA, SITE, ETC. Si (se si, quale/i: ) No Se sì, ne condivide i relativi standard etici e professionali e i programmi di formazione? Si No 2.2 SEDI CONGRESSUALI Barrare le voci corrispondenti agli elementi di cui l azienda dispone, con riferimento alla propria categoria di appartenenza: Centri congressi (senza camere) più sale di differente capienza tutti i seguenti allestimenti minimi: sedie, palco/pedana, podio, possibilità di oscuramento tutte le seguenti attrezzature tecniche di base: amplificazione, videoproiettore, schermo, cabine interpreti almeno nella sala principale uffici per la segreteria congressuale desk per la registrazione dei partecipanti allacci elettrici riscaldamento aria condizionata linee telefoniche e internet linee internet fisso o wi-fi segnaletica di visione e direzionale assenza di barriere architettoniche ascensori, montacarichi, porte carraie bar servizi igienici in numero adeguato guardaroba area per il servizio di ristorazione e spazi di disbrigo magazzini parcheggi riservati e/o convenzionati Strutture alberghiere congressuali possesso dei requisiti obbligatori e dotazioni minime previsti per la propria tipologia dalla L.R. 33/2002, allegati C-D-E) Rev. 31/05/2010 Pag. 4 di 10

5 almeno una sala congressuale tutti i seguenti allestimenti minimi: sedie, palco/pedana, podio, possibilità di oscuramento tutte le seguenti attrezzature tecniche di base: amplificazione, videoproiettore, schermo uffici per la segreteria congressuale desk per la registrazione dei partecipanti allacci elettrici riscaldamento aria condizionata linee telefoniche linee internet fisse o wi-fi accessibilità a tutti i livelli della struttura senza barriere ascensori e montacarichi bar servizi igienici in numero adeguato guardaroba area per il servizio di ristorazione e office di disbrigo magazzini parcheggi riservati e/o convenzionati Palazzi e dimore storiche (senza camere) almeno una sala polivalente (utilizzabile come sala congressi o per eventi sociali) dispone dei seguenti allestimenti: sedie palco/pedana podio possibilità di oscuramento possibilità di allestire un banco per la registrazione dei partecipanti allacci elettrici riscaldamento aria condizionata possibilità di installazione di linee telefoniche possibilità di installazione di linee internet fisse o wi-fi servizi igienici guardaroba area per il servizio di ristorazione e spazio di disbrigo magazzini parcheggi riservati e/o convenzionati Rev. 31/05/2010 Pag. 5 di 10

6 2.2.4 Spazi congressuali diversi (es. musei, cantine, ex caserme, sedi inusuali in genere, etc.) almeno una sala congressuale dispone dei seguenti allestimenti: sedie palco/pedana podio possibilità di oscuramento disponibilità di almeno uno spazio per la segreteria congressuale possibilità di allestire un banco per la registrazione dei partecipanti attacchi elettrici riscaldamento aria condizionata possibilità di installazione di linee telefoniche possibilità di installazione linee internet fissa o wi-fi servizi igienici guardaroba area per il servizio di ristorazione: magazzini area dedicata con spazi di disbrigo possibilità di organizzare il servizio in sedi esterne nelle immediate vicinanze (in un raggio di 300 m.) parcheggi riservati e/o convenzionati 2.3 HOTEL (senza sale) Barrare le voci corrispondenti agli elementi di cui l azienda dispone: possesso dei requisiti obbligatori e dotazioni minime previsti per la propria tipologia dalla L.R. 33/2002, allegati C-D-E) apertura annuale si no - apertura da a climatizzati (riscaldamento e raffrescamento) accesso nelle parti comuni ai diversamente abili camere per diversamente abili debitamente attrezzate nella percentuale prevista dalle norme vigenti rispetto delle norme igieniche e di sicurezza vigenti in materia di prevenzione incendi, uscite di sicurezza, impianti elettrici, ecc. Rev. 31/05/2010 Pag. 6 di 10

7 flessibilità negli orari di fornitura dei servizi (es. piccola colazione, pasti, check in check out) disponibilità e cortesia del personale dedicato all accoglienza comfort e tranquillità in tutte le camere, che devono essere dotate di: telefono diretto televisore frigo bar adeguata illuminazione dell ambiente letti con dimensioni superiori a 100 cm (larghezza) scrittoio illuminato almeno 2 prese elettriche utilizzabili (cellulare e PC) bagno con box doccia o vasca kit cortesia in bagno 2.4 STRUTTURE RICETTIVE EXTRA ALBERGHIERE E ALL APERTO (senza sale) Barrare le voci corrispondenti agli elementi di cui l azienda dispone: TIPOLOGIA (es. affittacamere, residence, b&b, campeggi, etc., in base a classificazione ex L.R. 33/2002, sez. II-art. 25 e sez. III-art. 28) possesso dei requisiti obbligatori e dotazioni minime previsti per la propria tipologia dalla L.R. 33/2002, allegati F G L M N R) apertura annuale si no - apertura da a climatizzati (riscaldamento e raffrescamento) accesso nelle parti comuni ai diversamente abili camere per diversamente abili debitamente attrezzate nella percentuale prevista dalle norme vigenti rispetto delle norme igieniche e di sicurezza vigenti in materia di prevenzione incendi, uscite di sicurezza, impianti elettrici, ecc. flessibilità negli orari di fornitura dei servizi (es. piccola colazione, pasti, check in check out) disponibilità e cortesia del personale dedicato all accoglienza comfort e tranquillità in tutte le camere 2.5 IMPRESE DI SERVIZI Barrare le voci corrispondenti agli elementi di cui l azienda dispone, con riferimento alla propria categoria di appartenenza: Rev. 31/05/2010 Pag. 7 di 10

8 2.5.1 Imprese di servizi tecnologici capacità di garantire l applicazione degli standard quantitativi e qualitativi stabiliti dagli organismi internazionali (ISO, DIN, CEI, etc.) capacità di fornire materiale illustrativo e schede tecniche capacità di fornire la propria consulenza in termini di progettazione dei servizi capacità di assicurare la fornitura di sistemi tecnologici ed apparecchiature adeguate e in piena efficienza capacità di assicurare la presenza di personale qualificato in grado di gestire le esigenze del cliente nelle diverse fasi di erogazione del servizio (allestimento, manifestazione e disallestimento) farsi garante del funzionamento e della qualità dei servizi erogati Allestitori capacità di fornire materiale illustrativo e schede tecniche capacità di fornire la propria consulenza in termini di progettazione dei servizi capacità di garantire la sicurezza e la qualità dei materiali forniti capacità di assicurare la presenza di personale qualificato in grado di gestire le esigenze del cliente nelle diverse fasi di erogazione del servizio (allestimento, manifestazione e disallestimento) farsi garante del funzionamento e della qualità dei servizi erogati Catering, Banqueting e Ristorazione capacità di assicurare il rispetto delle leggi nazionali e comunitarie che regolamentano l erogazione dei servizi ed in particolare le norme di igiene capacità di fornire materiale illustrativo e informativo relativamente all attività svolta capacità di fornire la propria consulenza in termini di individuazione e progettazione dei servizi capacità di offrire al cliente la possibilità di scegliere tra le diverse modalità di servizio (a buffet, al tavolo, ecc.) e le varie tipologie di menu (vegetariano, kasher, ecc.) capacità di assicurare la presenza di personale qualificato in grado di soddisfare le diverse esigenze del cliente durante il servizio farsi garante del funzionamento e della qualità dei servizi erogati e del personale utilizzato Imprese, Associazioni o singolo progessionista di assistenza congressuale: traduttori (traduzione di testi scritti, trattative commerciali, ecc.) Rev. 31/05/2010 Pag. 8 di 10

9 interpreti (interpretariato simultaneo, consecutivo, sottovoce (chuchotage, di trattativa) stenotipisti (trascrizione di testi in diretta, da registrazioni, in real time o in differita, ecc.) hostess (segreteria, accoglienza, assistenza in sala, accompagnamento, ecc.) struttura operativa fissa con sede propria attrezzata ad uso ufficio, con dotazioni tecnologiche adeguate e personale in numero commisurato alla dimensione degli eventi ai quali intende fornire i propri servizi capacità di fornire materiale illustrativo e informativo relativamente all attività svolta capacità di fornire la propria consulenza in termini di organizzazione dei propri servizi capacità di garantire i requisiti minimi relativamente ai professionisti ai quali affiderà l incarico Imprese di spettacolarizzazione capacità di assicurare il rispetto delle normative e degli standard stabiliti dagli organismi nazionali (SIAE) e internazionali (ISO, DIN, CEI, ecc.) capacità di fornire materiale illustrativo e schede tecniche capacità di fornire supporti cartacei o multimediali relativi agli artisti o alle attrazioni proposte capacità di fornire la propria consulenza in termini di progettazione dei servizi; capacità di assicurare la fornitura di sistemi tecnologici ed apparecchiature adeguate e in piena efficienza capacità di assicurare la presenza di personale qualificato in grado di gestire le esigenze del cliente nelle diverse fasi di erogazione del servizio (allestimento, manifestazione e disallestimento) farsi garante del funzionamento e della qualità dei servizi erogati Servizi complementari (fotografi, vivaisti, gadgetistica, parcheggi,.) struttura commerciale, reperibile nelle giornate lavorative e in grado di fornire al cliente risposte informative e impegnative capacità di fornire materiale illustrativo capacità di fornire la propria consulenza in termini di progettazione dei servizi capacità di assicurare la presenza di personale qualificato in grado di gestire le esigenze del cliente nelle diverse fasi di erogazione del servizio farsi garante del funzionamento e della qualità dei servizi erogati 2.6 TRASPORTI Barrare le voci corrispondenti agli elementi di cui l azienda dispone: capacità di garantire adeguate coperture assicurative dei mezzi e dei passeggeri Rev. 31/05/2010 Pag. 9 di 10

10 capacità di garantire l applicazione degli standard quantitativi e qualitativi stabiliti dagli organismi internazionali (ISO, DIN, CEI, ecc.) capacità di fornire materiale illustrativo e schede tecniche capacità di fornire la propria consulenza in termini di progettazione dei servizi farsi garante del funzionamento e della qualità dei servizi erogati capacità di fornire mezzi decorosi e puliti capacità di assicurare la puntualità del servizio capacità di fornire un parco macchine rinnovato capacità di garantire la costante manutenzione dei mezzi capacità di assicurare la presenza di autisti qualificati in grado di gestire le esigenze del cliente, dimostrando flessibilità e cortesia Rev. 31/05/2010 Pag. 10 di 10